Automatisierung richtig genutzt: Erfolgsbeispiele führender Marketingfachleute

Als Marketingspezialist hat man es in Zeiten der digitalen Revolution nicht leicht. Informationen entstehen in Lichtgeschwindigkeit, Anfragen drücken auf allen Kanälen herein und für jede Werbekampagne braucht es Dutzende Assets.

An die 61 % der Marketingspezialisten fühlen sich unter Druck, ihren Wert zu beweisen, und 39 % sagen, sie machen mindestens 5 Überstunden pro Woche, um mit der Arbeit nachzukommen.

Die Routinearbeit ist chaotisch und hindert Teams daran, effizient zu arbeiten und Zeit für strategische Überlegungen zu finden. Hinzu kommt Kontakt mit den Kunden. Der stellt selbst extrem leistungsfähige Teams vor Probleme.

Automatisierung bzw. die Möglichkeit, manuelle Arbeiten guten Gewissens an eine Maschine zu delegieren, wird für Marketing-Teams zunehmend zum entscheidenden Faktor, wenn sie die Produktion und die Effizienz in der digitalen Wirtschaft steigern wollen. Tatsächlich könnten Aufgaben, die 45 % der Mitarbeiterzeit beanspruchen, durch den Einsatz bewährter Technologien automatisiert werden, so eine Studie von McKinsey & Company.

Sehen wir uns einmal an, wie führende Marketing-Teams wie Airbnb heute Automatisierung dazu nutzen, zeitaufwändige und repetitive Routinearbeit zu reduzieren und die Wiederholbarkeit und Vorhersehbarkeit ihrer Ergebnisse zu maximieren.

1) Eine Single Source of Truth aufbauen

Gemäß unserem Umfragebericht The Stress Epidemic: Employees Are Looking for a Way Out steigert die Unmöglichkeit, Informationen zu finden, die Stressbelastung von 27 % aller geringbelasteten und 42 % aller hochbelasteten Mitarbeiter. Die Suche nach fehlenden Informationen verbraucht außerdem Zeit und Ressourcen, die für höherwertige Aktivitäten eingesetzt werden könnten.

Indem alle projektbezogenen Informationen an einem einzigen, allgemein zugänglichen Ort gespeichert werden, können Mitarbeiter bequem finden, was sie benötigen. Dadurch wird auch verhindert, dass Teams mit überholten Daten arbeiten oder Probleme bei der Versionskontrolle von Dateien entstehen.

Anstatt von ihren Teams zu verlangen, Informationen manuell von einer Plattform zur anderen zu kopieren, tauschen führende Marketer Integrationsmöglichkeiten Daten automatisch zwischen Systemen aus und schaffen so eine einzige zuverlässige Datenquelle – eine Single Source of Truth. „Bei jedem Tool, das wir einsetzen, sehe ich mir genau an, ob es eine gute API hat, damit wir soweit wie möglich automatisieren können“, berichtet Hoon Kim, Creative Production Manager bei Airbnb.

Die Anwendung ist nicht nativ integrierbar? Kein Problem. Tools wie Zapier oder Workato ermöglichen die Verbindung verschiedener Anwendungsprogramme und die Ausweitung Ihrer Single Source of Truth. So werden zum Beispiel durch Wrikes Zapier-Integration mit HubSpot HubSpot-Formulare automatisch in Wrike Aufgaben umgewandelt und dem entsprechenden Mitarbeiter zugewiesen.

2) Den Arbeitseingangsprozess straffen

Marketing-Teams verschwenden sehr viel Zeit mit der Konsolidierung von Anfragen aus mehreren Plattformen und mit der Zuweisung dieser Anfragen an die geeigneten Leute. Je mehr Anfragen eingehen, desto zeitaufwändiger und monotoner wird dieser Prozess.

Kollaborative Arbeitsmanagement-Plattformen wie Wrike helfen dabei, den Eingangsprozess über Dynamic Request Forms (dynamische Anfrageformulare) zu automatisieren. Diese Formulare sammeln alle benötigten Informationen, indem sie – basierend auf den in Echtzeit eingegebenen Daten der Anfragenden – entsprechende Formularfelder anzeigen.

Nachdem sie eingereicht worden sind, werden die Wrike Formulare automatisch zu dem jeweiligen Ordner geleitet und dem für diese Arbeit am besten geeigneten Teammitglied zugewiesen. Es kann durch die Formulare sogar eine voreingestellte Projektvorlage gestartet werden. Und das Beste daran? Alle projektbezogenen Informationen befinden sich an einem zentralen referenzierfähigen Ort!

Laut dem Marketing Executive’s Guide to Leading Business Transformation berichten fast 50 % der Wrike Marketing-Kunden, dass der Einsatz von Wrike „spürbare Auswirkungen“ auf Struktur und Effektivität ihrer Arbeitsprozesse gehabt habe. Mehr als ein Viertel berichteten sogar von „höchst markanten Auswirkungen“.

3. Wiederkehrende Abläufe in Vorlagen verwandeln

Blog-Posts, Werbekampagnen, Messeauftritte: Marketer haben es immer wieder mit den gleichen Projekten zu tun. Auch wenn sie sich im Detail unterscheiden, die benötigten Schritte bis zum Endergebnis sind immer die gleichen – warum als Zeit damit verbringen, die Abläufe für jedes neue Projekt immer wieder von vorne zu entwickeln?

„Die Berichte in Wrike sind toll, weil man endlich sieht, wie oft man eine bestimmte Art Arbeit macht und wie lange man dafür braucht“, erklärt Kim. „Und dann weiß man auf Basis der Daten, bei welcher Art Arbeit eine Automatisierung sich am meisten lohnt.“

Identifizieren Sie die Art der Projekte, mit denen Ihr Team es am häufigsten zu tun hat, und erstellen Sie dafür mit Wrike Vorlagen für den Arbeitsablauf. Bei jedem neuen Projekt müssen Sie diese Vorlagen dann einfach nur klonen. Wichtige Komponenten wie Abhängigkeiten, Aufgabendauer, Verantwortliche und Berichte werden dann einfach kopiert.

Vorlagen für Prozesse sparen leistungsfähigen Marketing-Teams viel Zeit, sodass Ressourcen für komplexere oder speziellere Projekte zur Verfügung stehen. Durch ihren Einsatz wird es auch leichter, Leistungen im Laufe der Zeit zu messen und zu verbessern, sodass Ihr Team wiederholbare Gewinne erzielen kann.

4) Leistungsengpässe entfernen

Ein Blick in Ihre Arbeitsmanagement-Daten zeigt nicht nur repetitive Aufgaben, sondern hilft auch, häufige Hindernisse zu entdecken. Bleiben Projekte immer beim gleichen Projektschritt hängen? Gibt es Probleme bei einer bestimmten Übergabe? Nutzen Sie die Automatisierung, um solche durch menschliche Fehler verursachten Hürden zu überwinden.

So bemerkte Kim zum Beispiel, dass die vielen eingehenden und ausgehenden Versionen bei der Erstellung von PDFs zu Verwirrung und Problemen bei der Versionskontrolle führten. Prüfanfragen wurden per E-Mail an Freiberufler geschickt, die dann per E-Mail meldeten, „alle Änderungen gemacht“, und eine neue PDF anhängten.

Dieser manuelle Feedback-Prozess verursachte mehrere Probleme. Nachrichten gehen in der E-Mail-Flut unter, Beteiligten ist oft nicht klar, dass das Projekt auf ihre Freigabe wartet, und in den diversen Posteingängen befinden sich verschiedene Dateiversionen.

Heute erfolgen Überprüfungen und Freigaben bei Airbnb in Wrike. Wenn in einem Dokument Änderungen markiert sind, wird der Freiberufler automatisch benachrichtigt. Die Änderungen werden dann direkt in Wrike vorgenommen und die aktualisierte Datei wieder hochgeladen. Der nächste Beteiligte wird benachrichtigt, dass er jetzt an der Reihe ist. Bearbeitungen lassen sich bequem verfolgen, erforderliche Änderungen werden gemacht, und die ganze Kommunikation sowie alle Dateien werden an einem einzigen Ort gespeichert.

So steigerte Airbnb mit Automatisierung seinen Output

Airbnb Plus ist eine Premium-Auswahl besonders reizvoller Häuser und Wohnungen mit bemerkenswerten Gastgebern. Fotografie spielt bei der Plus-Initiative eine große Rolle. Es braucht also Banner, begeisternde Pinterest-Bilder und vieles mehr.

Jedes Mal, wenn ein neues Foto oder Pin dazukam, fügte das Team dieses in eine eigene Google-Präsentation ein. Alle Besprechungen rund um visuelle Nachbearbeitung und Nutzung erfolgten über die Präsentationsnotizen. Mit der Zeit wurde die Präsentation so groß, dass es jedes Mal volle zwei Minuten dauerte, sie zu öffnen!

Hoon Kim erkannte schnell, dass dieser höchst manuelle Prozess nicht skalierbar war, und überlegte, wie sich der Prozess aus Fotoauswahl, Überprüfung, Freigabe und Nutzung durch Integration der verschiedenen Team-Tools straffen ließe. Jetzt sieht der Prozess wie folgt aus:

Harnessing_the_power_of_automation_how_leading_marketers_make_it_work_2Airbnb stellt seine neuen Bilder zunächst in Orange Logic ein, seine digitale Asset-Management-Plattform (DAM). Die Bilder werden in der DAM geprüft und die zur Verwendung ausgewählten in einen eigenen DAM-Ordner verschoben. Dann werden die Bilder automatisch organisiert und an Wrike als eine „neue“ Aufgabe weitergeleitet, die nun überprüft werden kann.

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Der Aufgabenstatus ist nun jeweils in einem speziellen Wrike Dashboard klar sichtbar und die beteiligten Personen werden per E-Mail benachrichtigt, sobald ein Bild zur Überprüfung bereitsteht. Alle Änderungen werden in Wrike verfolgt und die endgültigen Bilder klar gekennzeichnet.

Kim uns seinem Team ist es gelungen, aus einem verschlungenen verwirrenden Prozess einen strukturierten, organisierten Workflow mit Automationsanteil zu machen. Das ist gut für das Kreativ-Team von Airbnb Plus. Denn das kann jetzt wesentlich schneller Bildmaterial freigeben.

You’ve Got the Power

Automatisierung klingt vielleicht nach Magie, aber jedes Marketing-Team kann sie Realität werden lassen. Schluss mit dem Projektstress und ewigen Überstunden, es gibt Wege, die Arbeitsbelastung Ihres Teams durch Automatisierung zu lindern.

Untersuchen Sie einmal die vier in diesem Blog-Post behandelten Bereiche, um zu sehen, ob es Möglichkeiten gibt,

  • Mit Hilfe von APIs manuelle Dateneingaben und den Zeitaufwand für die Suche nach Informationen reduzieren
  • Straffere Arbeitseingangsprozesse und Automatisierung der Projektzuteilung
  • Das Rad nicht jedes Mal neu erfinden, sondern bei den häufigsten Projekten mit Workflow-Vorlagen arbeiten
  • Die Möglichkeit menschlicher Fehler durch die Automatisierung von Erinnerungen und Benachrichtigungen zu Aufgaben soweit möglich ausschließen

Sie wollen mehr darüber wissen, wie Airbnb mit Wrike seine Prozesse und globale Produktion skaliert? Den vollständigen Anwendungsbericht finden Sie hier.

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