Airbnb расширила сервис «Впечатления» на 38 городов, используя Wrike

Хун Ким

Руководитель креативного отдела

Airbnb — популярная платформа для путешественников, которая позволяет пожить в любой точке земного шара в качестве местного жителя и окунуться в культуру и быт страны. Оценка компании составляет 31 млрд долларов США (по данным TechCrunch от 9 марта 2017 года).

Их история

Осенью 2016 года компания Airbnb объявила о запуске нового сервиса «Впечатления», для которого потребовалось создать контент о 50 городах мира.

«Впечатления» (Experiences), новый проект Airbnb, помогает путешественникам не просто найти жилье, но и окунуться в местную культуру и жизнь. Например, можно побывать в музыкальных клубах Гаваны с известным певцом, поймать волну в Санта-Монике в компании местного серфера или изучить культуру самураев у мастера кэндо в Токио. Для продвижения «Впечатлений» в Airbnb наладили производство серии трейлеров с описанием экскурсий при участии представителей принимающей стороны.

После запуска проекта в сентябре исполнительный директор Брайан Чески решил расширить количество городов-участников с 12 до 50 к концу 2017 года. Руководитель креативного отдела Хун Ким получил задачу оптимизировать рабочий процесс так, чтобы сделать возможным создание к этому сроку 4800 единиц контента, включая фотографии, видео, цифровые и печатные постеры и тексты.

Решение, которым команда пользовалась в то время, представляло собой гигантскую онлайн-таблицу, и никакого масштабирования не предусматривало. Оно не подходило для быстрого внесения изменений и создания многочисленных версий, над которыми одновременно работали сотни пользователей, не позволяло управлять сложными процессами и общением трех команд и координаторов от проекта.

«Таблица постоянно висла. В итоге пользователи стали создавать копии документов для работы с собственным небольшим набором данных, которые быстро теряли актуальность, так как не были привязаны к основному документу. Постоянно случались какие-то накладки, — говорит Ким. — Мы понимали, что дальше так работать невозможно».

Company story photo/image
Для специалистов, которые работают над проектом изо дня в день, процесс значительно упростился

Хун Ким

Руководитель отдела креатива

Ким занялся поисками комплексного решения для организации работы, которое объединило бы в единый рабочий центр Salesforce, Google Drive, Gmail и систему управления цифровыми материалами. Также требовалась возможность управлять созданием материалов, и решение этой задачи оказалось самым трудным в процессе запуска проекта. Кроме того, Киму требовался масштабируемый инструмент, чтобы не только управлять огромным количеством нового контента, но и поддерживать быстро растущую команду.

Ким и его сотрудники узнали о Wrike на конференции Adobe Max. Этот инструмент не только соответствовал строгим стандартам безопасности Airbnb, но и предлагал уникальное сочетание функций, актуальных для команды: организацию и поиск материалов и участников команды по местоположению, планирование разработки контента и его согласование с принимающей стороной и координаторами проекта в головном офисе, отслеживание обсуждений проекта, решений и утверждений, отслеживание статуса готовности материалов в рамках отдельных рабочих процессов и возможность видеть прогресс всей работы в реальном времени.

Airbnb отдал предпочтение Wrike из-за его масштабируемости. «До того, как мы начали пользоваться Wrike, все пытались работать в единой системе, и ничего не получалось, — вспоминает Ким. — Каждый занимался своей частью работы и не общался с остальными. Это приводило к бесконечным ошибкам и беспорядку».

Когда все данные хранятся в Wrike, мы можем положиться на него в плане повышения качества наших материалов, их согласования и мониторинга эффективности нашей работы.

Хун Ким

Руководитель отдела креатива

Их победа

Wrike позволил Airbnb преобразовать и расширить работу над «Впечатлениями», нарастить объемы и скорость работы, одновременно сократив затраты на производство контента.

Гибкая единая система — это понятный рабочий процесс и удобный обмен информацией

Киму требовался инструмент для управления проектами, который объединил бы группы сотрудников и процессы и дал возможность администраторам проекта координировать работу команды в головном офисе, продюсеров, фотографов и операторов на съемках в городах, а также доступ к архивам в офисах Airbnb по всему миру. Кроме того, ему был нужен простой и удобный интерфейс для ускорения работы над проектами.

Два специалиста Wrike, менеджер по поддержке клиентов Мэтт Уильямс и консультант по внедрению Реджина Кэссенс, вместе с Кимом разработали подробные и быстрые рабочие процессы разработки и утверждения контента, которые требовались Airbnb.

«Как только мы стали полностью использовать всю функциональность Wrike, единая экосистема стала воплощаться в реальность. Участники нашей команды смогли сосредоточиться на собственных рабочих процессах, при этом не теряя из виду общую картину дел», — говорит Ким.

Гибкость Wrike позволила Киму настроить рабочее пространство команды таким образом, чтобы основное внимание сотрудников было направлено на выполнение первоочередных задач, а не огромного проекта целиком. «Когда ищешь информацию, важно точно знать, где ее искать и у кого спрашивать, — объясняет Ким. — Если разбить список из 800 объектов на небольшие фрагменты, работать с ним становится намного легче».

Проект «Впечатления» демонстрирует возможности масштабирования Wrike

Целью Кима было упростить рабочие процессы с помощью Wrike, чтобы команды могли выполнять больше проектов без расширения штата. Ким стремился ускорить работу, избавившись от простоев между этапами производства, наладив совместную работу и сделав ее прогресс более наглядным. «Теперь нам не нужен огромный штат сотрудников для этого проекта, — говорит Ким. — А для специалистов, которые работают над проектом изо дня в день, процесс значительно упростился».

Благодаря Wrike совместная работа команд значительно ускорилась. «Раньше команды работали каждая в своем углу, и каждый старался справиться самостоятельно. Теперь, благодаря Wrike, можно попросить о помощи других участников. Можно упомянуть коллег по имени в комментарии и очень быстро получить ответ на свой вопрос».

Company story photo/image

Контроль состояния проекта и поиск рабочей информации

Команды отслеживают статус проектов и сообщают коллегам, что закончили свою часть работы, используя панели задач и отчеты. «Нас избавили от потоков писем и совещаний с выяснением статуса той или иной задачи. Теперь можно просто взглянуть на панель задач и узнать, как обстоят дела на том или ином участке, а освободившееся время использовать более продуктивно».

«Основное преимущество Wrike — то, что он избавил нас от лишних розысков и запросов, — добавляет Ким. — Раньше мы много времени тратили на поиск данных, но благодаря Wrike каждый сам может найти все необходимое, и это экономит нам массу времени».

«Одно из главных преимуществ Wrike состоит в том, что можно посмотреть на проекты и задачи с разных сторон, — говорит Ким. — Возможность по-иному взглянуть на данные помогает нам быть гибче в вопросах организации работы. Так что если нам приходится менять процесс, то это просто маленькая подстройка, а не перекраивание всей машины».

Хун Ким

Руководитель отдела креатива

Любимые возможности

Power icon

Профессиональное внедрение

Совместно с Реджиной Кэссенс из команды профессиональных услуг Wrike Ким настроил в Wrike рабочие процессы. «Настраиваемые рабочие процессы очень удобны, особенно если использовать их вместе с панелями задач и статусами, созданными специально для нас. На основе этих статусов мы теперь составляем отчеты, — рассказывает Ким. — Понимание рабочего процесса значительно упрощает нашу повседневную работу».

Power icon

Автоматическое создание проекта с использованием Wrike API и настраиваемых полей

Отдел Кима совместно с командой по внедрению Wrike использовали Wrike API для автоматической синхронизации проекта Experiences с Salesforce и Wrike. Ким хотел ускорить процесс и устранить ошибки, связанные с человеческим фактором, избавившись от необходимости вводить данные вручную.

API также применялись для загрузки контента в описания задач Wrike и настройки специальных шаблонов для назначения исполнителей на основе данных о местном рынке. «Мы могли анализировать задачи в зависимости от типа путешествия, пункта назначения и так далее», — говорит Ким.

Power icon

Наглядность для принятия важных решений

Wrike дал Киму и его команде такой уровень прозрачности, которого не обеспечивало предыдущее решение. Ким получил возможность использовать фильтры просмотра и открывать доступ к отчетам в режиме реального времени. «Теперь руководители могут проверить общее состояние и статус рынка или рынков, чтобы определить объем работ и увидеть, где возникает простой. Раньше нам приходилось рассылать множество писем вручную, — рассказывает Ким. — Нужно было зайти в папку, посчитать, сколько проектов ты сделал, а теперь достаточно просто указать на своей панели задач, сколько путешествий уже совершены».

Power icon

Увеличение объема работ без потери качества

Теперь руководство Airbnb может отслеживать ход работ и выявлять замедляющие факторы и несогласованность между различными регионами. «Благодаря такой наглядности и прозрачности по всей вертикали нам проще принимать решения. Мы можем сразу сказать, где нужно ускориться и где слишком много отзывов в обработке, и нужно действовать энергичнее, а также мы получили возможность отслеживать качество», — говорит Ким.

Постоянно контролируя проекты, команда Airbnb определяет, где можно улучшить процесс без риска снизить качество или сорвать сроки. «Один из плюсов высокой прозрачности в том, что мы можем проверить эффективность и оценить, где можно снизить затраты и сэкономить время, при этом не жертвуя качеством», — объясняет Ким. Начав работать с Wrike, команда сумела повысить качество работы, сократив расходы и оптимизировав процессы выполнения задач.

Power icon

Быстрое согласование контента

Раньше проверка материалов тормозила всю работу, но с переходом на Wrike процесс утверждения стал быстрее и проще. «Один из приятных бонусов Wrike — инструмент согласования», — рассказывает Ким.

Wrike позволяет указывать статус проверки независимо от статуса разработки. «Мы можем понять, где возникла задержка с назначением проверяющего, и увидеть, выполнена ли проверка, — говорит Ким. — Так что мы знаем свои задачи, свои проекты, знаем, где лежат файлы и куда их класть, и можем проверить всю сделанную работу в единой системе».

Power icon

Поддержка agile-подхода к управлению командой

Команда «Мероприятий» регулярно пересматривает организацию рабочих процессов по мере их расширения и вносит последовательные улучшения. Ким обнаружил, что Wrike отлично вписывается в этот подход, упрощая настройку разрешений, шаблонов и настраиваемых полей и автоматизацию работы в целом.

«Одно из главных преимуществ Wrike состоит в том, что можно посмотреть на проекты и задачи с разных сторон, — говорит Ким. — Возможность по-иному взглянуть на данные помогает нам быть гибче в вопросах организации работы. Так что если нам приходится менять процесс, то это просто маленькая подстройка, а не перекраивание всей машины».

Другие истории

Успевайте больше
с системой управления проектами Wrike!

Рабочий адрес эл.почты
/