Guest Author
Sometimes we delegate topics to people who are smarter than us. Win-win! Check out their awesome work.
«А если в чем-то сомневаетесь, то упрощайте». — Эрик Рис «Бизнес с нуля» Все малые предприятия стремятся повысить рентабельность и объемы продаж, но немногие из молодых руководителей знают секреты и хитрости, позволяющие сократить затраты для максимального повышения прибыли. Предлагаем вашему вниманию три способа, которые помогут вашему малому предприятию сократить затраты и не помешают его бесперебойной работе. 1. Пользуйтесь бесплатными предложениями Зачем платить за то, что можно получить бесплатно? Вот как можно избежать некоторых затрат: Переходите в облако. Многие облачные приложения легко масштабируются, оптимизируются и отличаются высокой эффективностью, так что начинайте пользоваться Google Docs, Microsoft Office Live Workspace, Amazon Cloud Drive, Onedrive и DropBox, чтобы лучше справляться с бумажной работой. Создайте и поддерживайте бесплатный сайт. Чтобы сделать свой сайт, вовсе не обязательно нанимать веб-дизайнера и платить ему кучу денег. Такие приложения, как Strikingly, позволяют создавать сайты и управлять ими совершенно бесплатно. Ваш сайт должен расти вместе с компанией, и по мере вашего развития простая начальная страница может превратиться в интернет-магазин, блог или консультационный центр для потребителей. Профессионально управляйте проектами. Wrike — это онлайн-инструмент, который позволит вам управлять практически всеми аспектами вашего бизнеса. Такие возможности, как информирование выездных бригад в реальном времени, интерактивные диаграммы Ганта и уникальная интеграция с электронной почтой, помогут вам с легкостью решать все повседневные задачи и управлять бизнес-процессами. Пользуйтесь услугами практикантов. Прием на работу студентов поможет вам повысить эффективность рабочих процессов и не разориться на зарплате. Вы сможете продвигать в жизнь культуру непрерывного обучения, нанимая молодые умы, готовые работать и набираться опыта за скромное вознаграждение. 2. Освойте искусство получения скидок Скидку можно получить в самых неожиданных местах и ситуациях, нужно только спросить! Вы удивитесь, когда узнаете, сколько компаний готовы делать вам подарки ради стимулирования продаж. Вот несколько возможностей для получения скидок: Заново обсудите условия аренды. Даже если это длительная аренда, вам стоит попытаться пересмотреть условия договора. Возможно, именно снижение арендной платы на короткий срок поможет вам удержаться на плаву в трудные времена. Лишь бы только ваши попытки выторговать кратковременную скидку не испортили длительные отношения с арендодателем. Оптом или в розницу? Оптовые закупки могут оказаться вовсе не такими выгодными, как вы думаете. Возможно, не так уж и умно расплачиваться с поставщиком каждый месяц, если годовой платеж может принести вам значительную скидку, но если вы пожадничаете и закупите тысячу шариковых ручек, паста в них засохнет быстрее, чем вы их испишете. Каждый раз тщательно обдумывайте, как согласуется та или иная оптовая закупка с интересами бизнеса. Проверьте страховые выплаты. Если вы поторгуетесь при заключении договора страхования, это может принести вам неплохую выгоду, особенно если договор продлевается. Обращайтесь к независимому агенту, который поможет вам найти наилучшие условия для вашей компании. 3. Избавляйтесь от лишнего Ненужные расходы подстерегают нас повсюду. Хорошая лупа, немного вина и ночь, проведенная наедине со старыми добрыми бухгалтерскими книгами, помогут вам значительно сократить ежемесячные затраты (главное — не слишком увлекайтесь вином!). Ищите подписку на услуги, без которых можно обойтись, пени за просроченные арендные платежи, а также плату за обработку платежей по кредитным картам и членские взносы. Вот еще несколько способов избавиться от лишних затрат: Расходуйте меньше бумаги. Знаете ли вы, что 40% офисной бумаги уничтожаются в течение суток после печати? Облачные хранилища позволят вам сэкономить бумагу, которая обычно тратится на копии документов, и заодно спасти некоторое количество деревьев. Сокращайте все расходы, которые не являются жизненно необходимыми. Конечно, встречаются маркетинговые возможности, на которые не грех и потратиться, но не поддавайтесь искушению заменить обивку кресел в комнате отдыха. Тщательно контролируйте товарно-материальные ценности. Чем больше денег вложено в имущество, тем меньше остается на счету. Позаботьтесь о том, чтобы приобретать действительно необходимое оборудование. Экономьте электроэнергию. Используйте энергосберегающие лампочки и электроприборы, соответствующие международному стандарту энергоэффективности. Вы не только сэкономите на счетах за электричество, но и сможете получить налоговые льготы. А если хотите сберечь еще больше энергии, всегда можно запросить бесплатную проверку у электроэнергетической компании. Добивайтесь успеха Бережное расходование бумаги, использование скидок и работа с бесплатными онлайн-инструментами позволят вам не только сэкономить деньги, но и получить значительные конкурентные преимущества. Сокращение расходов — дело не быстрое, так что не перекрывайте себе кислород слишком сильно и верьте в успех. Ничто само не сделается, поэтому я закончу свою статью еще одним высказыванием Эрика: «Читать — хорошо, а действовать — еще лучше». — Эрик Рис «Бизнес с нуля» Об авторе: Эндрю Мао (Andrew Mao) работает в группе развития компании Strikingly, создавшей уникальный конструктор сайтов для стартапов и предпринимателей. Разработка сайта с помощью Strikingly даст вам мощное преимущество над компаниями, создающими свои сайты без этого замечательного инструмента. Чем тратить 15 тысяч долларов или больше на разработку сайта, лучше создайте бесплатный сайт с помощью Strikingly.
Искусство управления проектами во многом зависит от компании, в которой вы работаете. В некоторых организациях управление проектами — тяжелый труд, включающий в себя руководство большими командами и множеством сложных проектов.
У фриланса есть свои достоинства: над вами нет начальников, вы наслаждаетесь гибким рабочим графиком, работаете в личном офисе, где все — от положения рабочего стола до освещения и температуры — организовано по вашему вкусу. О чем обычно забывают упомянуть, так это о серьезных трудностях, с которыми сталкиваются фрилансеры, а особенно — менеджеры проектов. Поиск работы — это еще цветочки, а в качестве ягодок вы получите непредсказуемый доход, необходимость укладываться в сроки, при том что многочисленные заказчики даже не знают о существовании друг друга, и полную ответственность за собственные ошибки. Отныне вся ответственность лежит на вас. Это окрыляет и приводит в ужас одновременно. Но если вы подумываете о том, чтобы стать менеджером проектов на фрилансе, прочтите наши шесть рекомендаций, которые помогут вам преуспеть. 1. Не теряйте рабочих навыков Даже если вы проработали в профессии много лет, сейчас вы пытаетесь все начать заново, но уже на собственных условиях. Проблема в том, что быстрое развитие технологий, изменение организационной структуры компаний и новые подходы к управлению превращают наши попытки идти в ногу со временем в постоянно ускоряющуюся гонку. Для вас чрезвычайно важно оставаться открытым для новых идей. Это не значит, что вы должны начинать утро с прочтения стопки научных журналов. Ограничьтесь чтением блогов по управлению проектами или запишитесь на курсы лидерства. Постоянное обучение (и получение соответствующих сертификатов) поможет вам создать репутацию специалиста с передовым, новаторским мышлением, а именно в таких менеджерах проектов обычно заинтересованы компании. 2. Создайте себе имя Фрилансер с минимальным опытом и отсутствием связей вряд ли окажется желанным кандидатом в глазах любого работодателя. Но это не значит, что ваши планы обречены на провал! Хотя гораздо лучше уходить во фриланс, накопив приличный профессиональный опыт, и у новичка есть возможности выделиться из толпы. Для расширения круга знакомств посещайте конференции, общайтесь с признанными профессионалами в социальных сетях и вступайте в интернет-сообщества по управлению проектами. Рекламируйте в интернете и себя любимого, и свою работу и, самое главное, постоянно демонстрируйте уверенность в себе, даже если никакой уверенности не чувствуете. Всегда есть шанс, что кто-нибудь перепостит вашу запись в социальной сети, примет ваш запрос в LinkedIn или ответит на телефонный звонок, и это еще на шаг приблизит вас к желанной работе. 3. Составляйте портфолио Если вы претендуете на роль менеджера проектов, и у вас за плечами нет реальных проектов, на которые вы могли бы сослаться, то вас не будут принимать всерьез. В этой сфере очень важен опыт: управление кратковременными и долгосрочными проектами, рисками и кризисными ситуациями, командное управление и навыки эффективной коммуникации. И тут лучше всего вам помогут примеры из практики, личные рекомендации и конкретные данные. Неважно, год вы в профессии или десять лет, вам нужно завести портфолио, как только вы устроитесь на первую работу и заполнять его до самой пенсии. 4. Выберите часы для удаленной работы Фриланс подразумевает длительные периоды удаленной работы; в этом сама суть фриланса, а удаленная работа создает собственные проблемы. С самого начала выберите для себя рабочие часы, чтобы избежать ночных авралов. Любой опытный менеджер проектов скажет вам, что задержки возникают часто, проблемы — еще чаще, а ошибки так и вовсе — дело обычное. Но переутомление из-за слишком длительного рабочего дня не только увеличит вероятность ошибки, но и помешает вам справиться со сложной ситуацией в нужный момент. 5. Будьте на связи Постоянный обмен информацией — это лучший инструмент, который только может быть у менеджера проектов на фрилансе. Обязательно поддерживайте открытый диалог с заказчиком по всем вопросам, связанным с работой над проектом. Любая мелочь — от ежедневного письма по электронной почте со сводкой новостей до еженедельного отчета о статусе проекта — избавит вас от лишней головной боли и поможет продемонстрировать вашу ответственность и надежность. Дополнительный совет: заранее предупреждайте о возможных сложностях и проблемах. Это сделает ваши успехи еще более ценными в глазах работодателя. 6. Знайте, с кем вы работаете Единственный способ понять, что именно потребуется для выполнения проекта, это четко знать цели и принципы организации-заказчика. (Также эта информация подскажет, будет ли полезным проект для вашего профессионального роста и какое место он займет в вашем портфолио.) А это значит, что вам нужно понимать, как согласуются потребности заказчика с вашими профессиональными амбициями и ценностями. Успешные рабочие отношения основаны на взаимном доверии и понимании, и это справедливо в том числе для фриланса. Если вы не понимаете, чего хочет клиент, то с самого начала ставите себя в проигрышное положение. Настройтесь на успех Удаленная работа может стать слишком серьезным испытанием для менеджера проектов на фрилансе, тем более что ему приходится управлять командой и очень много общаться. Но наши рекомендации помогут ему успешно приступить к делу и выстроить благополучную карьеру, которая, возможно, превзойдет все его ожидания. Об авторе Хелен Сабелль (Helen Sabell) — сотрудница College for Adult Learning и сторонница постоянного обучения на протяжении всей жизни. Она разработала и провела множество программ подготовки лидеров и курсов профессиональной подготовки как в Австралии, так и за рубежом.
Евгений Салтыков, руководитель проектного офиса, сертифицированный руководитель проектов (PMP, PME), делится советами и принципами организации продуктивных встреч. Ну вот и последняя часть нашего экскурса в тайм-менеджмент и планирование. У меня есть пара-тройка лайфхаков, которые в самом начале очень сильно помогли мне с планированием времени — я старался следовать им ежедневно. Через какое-то время я стал это делать автоматически. Рассказываю о моих ТОП-3 лайфхаках, которые вам тоже советую использовать: «Якорь» Определите для себя ежедневную активность, которую вы будете считать залогом вашего успешного дня. И каждый день обязательного её выполняйте, как ритуал. Таким образом, вы превратите даже самое небольшое событие в ключ к вашему успеху. Например, у меня таким якорем выступает чашка черного свежемолотого кофе без сахара в начале дня (уже более 10 лет). «Есть лягушек по утрам» Определите самое неприятную ВАЖНУЮ задачу на сегодня и "съешьте" её в начале дня. Вам станет гораздо комфортнее — все остальные активности будут восприниматься по-другому. У вас не будет такого яркого отторжения в их исполнении, ведь ту самую задачу, которая не вызывает у вас большого энтузиазма, вы уже сделали. Обоснованное «нет» Говорите НЕТ дополнительным нереальным обязательствам и задачам. Старайтесь контролировать новые запросы и ограничивать их количество. Памятка подготовки к встречам Используйте памятку для планирования своих встреч, и вы повысите эффективность своего рабочего дня. По возможности чередуйте дни для встреч с днями в офисе — это сократит время на дорогу из офиса на встречу и обратно. Уточните время проведения и формат встречи, её актуальность до момента начала и заранее закажите пропуск (если это необходимо). Встречу могут перенести и вы об этом не узнаете. На уровне топ-руководителей такое может произойти – не каждый руководитель грамотно управляет своим календарем. Поделитесь со всеми участниками информацией из п. 2 (описана выше). Если вы организатор, попросите участников подготовиться к встрече заранее. Это поможет провести cовещание более продуктивно. Лучшие встречи – не те, где задают вопросы, а те, где предлагают решения в ответ на поставленные вопросы. Запланируйте необходимые встречи в своем календаре, а также все необходимые подготовительные мероприятия: заложите время на подготовку, дорогу и формирование протокола, если вы ответственны за него. Вы увидите, сама встреча – это лишь малая часть всего процесса участия в ней. Приезжайте за 5-10 минут до начала встречи, а в случае непредвиденной задержки не забудьте заранее сообщить об опоздании или необходимости переноса. В течение 24 часов после встречи подготовьте протокол. Пока вы помните итоги встречи, это позволит вам грамотно и оперативно делегировать исполнение поручений и решений, принятых на переговорах. И помните, что «Тime Management не исключает гадости, он позволяет уменьшить их до приемлемого количества». — Александр Фридман, Менеджмент-консультант. Оставайтесь с нами, подписывайтесь, обсуждайте и делитесь нашими статьями! _________________________________________________________________ Автор статьи: Салтыков Евгений, руководитель проектного офиса, сертифицированный руководитель проектов (PMP, PME). Евгений имеет опыт управления проектами и программами в госсекторе в IT/Telecom более 10 лет. Реализовывал такие проекты как «Портал госуслуг Москвы (pgu.mos.ru)», «Единая система в сфере закупок (zakupki.gov.ru)». Активный член PMI и автор статей на habr.com.
Бизнес не идет? Все было нормально, а потом что-то пошло не так? Стартапы, как бутоны, тихо вянут, не успев раскрыть лепестки? В чем же дело поможет понять наш приглашенный эксперт из сервиса CallBackKiller, предприниматель Саркис Даллакян. Почему, почему, почему… Как быстро увеличить продажи в любом бизнесе вроде бы понятно: нужно запустить трафик, подготовить конверсионную площадку, включить режим “Турбо” с помощью всеми любимого CallBackKiller, ловить входящие лиды и закрывать их в деньги. После этого останется лишь выполнить свои обязательства и реинвестировать деньги обратно в трафик: то есть повторить всю цепочку. Однако почему же у одних получается запускать миллионные продажи в короткие сроки, а у других нет? Почему 99% компаний умирают в первые полгода своего существования, так и не выбравшись из области «малого бизнеса»? Мы долго искали ответ на этот вопрос, и вот к чему пришли. Эти тезисы выстраданы потом и кровью, мы лично испробовали их на себе и знаем, о чем говорим. Итак, представим, что вы запустили стартап В любом стартапе — будь то интернет-проект либо булочная лавка, будут звенья цепи, с которыми вы обязательно столкнетесь в период построения и развития бизнеса. Это поставщики, клиенты, партнеры и сотрудники. Рассмотрим тонкости взаимодействия с каждым из них. 1. Поставщики Если у вас интернет-проект, они могут поставлять оборудование (железо), интернет-хостинг, писать программы и тексты, разрабатывать дизайн лендинга. Если булочная — привозить продукты: муку, яйца, сахар, дрожжи. Неважно, что они поставляют, главное, что они могут задержать поставку, выполнить работу некачественно, привезти то, о чем вы не договаривались или то, о чем они «думали, что вы договаривались». Человеческий фактор, что вы хотите! Чтобы не стать героем мема «ожидание – реальность», важно помнить золотое правило: 2 поставщика лучше, чем 1. А 3 – лучше, чем 2! Поставщиков по каждому из направлений должно быть МИНИМУМ 2-3. 2. Клиенты Клиенты бывают разные. Абсолютно разные. Даже такие, которые в случае, например, со строительством и ремонтами могут уехать в отпуск, так и не приняв проект. Либо же объявить вам на полпути, что финансирование на время приостанавливается, ибо случились некие трудности. А если вы заранее вложили в проект свои средства? В этом случае вы зависнете в воздухе, и все ваши планы с вашим бизнесом пойдут «по одному месту». А если вы перешли в роль поставщика и поставили ту продукцию, о которой вы думали, что договаривались, а клиент имел в виду совсем другое? Ну, вы знаете этот прикол: “без четкого ТЗ результата ХЗ”. Например, клиент вам сказал привезти соль, только не уточнил какую. Он имел в виду соль крупную, а вы ему привезли сыпучую мелкую. И как тут быть? Очень многие стартапы в погоне за быстрыми деньгами упускают один из важных этапов в бизнесе: выстраивание правильных договорных отношений с клиентами. Важно помнить одно: договор – это не просто шаблонный документ, это ваши договоренности с клиентом, за которые с вас всегда могут спросить. Соблюдайте дисциплину в документообороте, и ваш успех будет неизбежным. 3. Партнеры Партнеры в бизнесе – это отдельная история. Партнера невозможно уволить и быстро нанять на его место нового. Его невозможно заставить что-либо сделать против его воли. Он может расслабиться, когда увидит быстрый рост продаж за сравнительно короткий промежуток времени. На нем зациклены ключевые бизнес-процессы, без которых ваш бизнес в совокупности не имеет возможности к существованию. Словом, партнер в бизнесе – это бомба замедленного действия. Это граната, возле которой вы понимаете, что может все взлететь на воздух, включая и ваш бизнес. Большинство стартапов закрывается в первые полгода своего существования только потому, что партнеры не смогли ужиться в проекте вместе. Да, так просто! 4. Сотрудники Казалось бы, что может быть проще? Разместил вакансии на HH, Работа.ру и прочих популярных ресурсах, включая Авито, – и ждем идеального кандидата. А раз уж у нас стартап, то идеальным будет каждый! Это точно — мы же в себе так уверены! В итоге может случиться следующее: в ближайшие несколько месяцев вы, основатели, будете работать практически круглосуточно, для того чтобы погасить расходы на зарплатную часть; вы столкнетесь с ситуацией, когда необходимо будет уволить человека и нанять на его место следующего. Если вы ни разу этого не делали – это будет большим стрессом; сотрудник может заболеть. Он не робот, не машина – с ним может случиться всякое. Если ваши бизнес-процессы выстроены таким образом, что из-за неисполнения обязательств одного страдает вся компания/проект – значит, у вас не бизнес. А теперь перечитайте написанное выше. Если СЕГОДНЯ, прямо сейчас у вас нет как минимум двух, а лучше трех вариантов каждого из пункта – значит, ждем беды. И каждый раз, когда беда настанет – ваш бизнес будет проседать. Расходная часть на маркетинг, офис, включая сотрудников, будет оставаться прежней каждый день. А вот доходная часть ввиду остановки производственных циклов либо иных бизнес-процессов будет проседать, и это приведет вашу компанию к краху. “Умершие стартапы” — реальные кейсы 1. Неправильный выбор поставщиков: Bazar.bz – планировался огромный гипермаркет вроде «ОЗОНА», только BAZAR. Основная ошибка стартапа – мы вышли на рынок, нашли первого поставщика с наиболее расширенным ассортиментом и начали продавать. Через месяц мы выяснили, что: маржа низкая; расходы на доставку и транспорт – высокие; затраченное время — намного больше, чем хотелось бы: заработка по сути нет — уходим в ноль либо имеем небольшой плюс. большей части из представленных товаров просто не было на складе. Итог – проект развалился. Решение проблемы: искать стабильных и надежных поставщиков – минимум 3-5 человек, дающих хорошую оптовую стоимость. Развивать навык и умение просчитывать экономику и планировать финансовые показатели проекта еще до его запуска. 2. Разные цели у нас и у клиентов. Если особо не вдаваться в подробности, было сделано все, вплоть до размещения «наружки» – рекламы в ТЦ. Основной упор мы сделали на крупные контракты — от 5 миллионов рублей и выше. Главная проблема стартапа и запуска агентства недвижимости заключалась в клиентах. А именно – в скорости принятия ими решения. Нам деньги нужны были здесь и сейчас, а клиенту, чтобы купить квартиру за 3-5-10 миллионов, – требовались месяцы. Мы этого не учли, и проект так и завис, не начавшись. Решение проблемы: составлять подробный портрет целевой аудитории, знать, какими бывают ваши клиенты и чего они хотят. 3. Человеческий фактор — отношения с партнерами Проект – «БУНКЕР42.РУ». В конце 2013 года нас с другом Сергеем посетила идея: «А что если проводить закрытые сеансы кино в необычных местах?». Мы начали искать площадки, где можно воплотить идею в жизнь и заработать на этом. После долгих поисков наткнулись на “БУНКЕР-42” на Таганке. После длительных просмотров места, телефонных переговоров приняли спонтанное оперативное решение — надо срочно продавать и все организовывать. Мы не спали сутками, делали крутой и смешной дизайн баннеры, рекламу в группах ВКонтакте. Вскоре мы поняли, что нам нужен сайт-одностраничник. Сделали его за считаные дни. Доменное имя bunker42 в зоне RU было свободным — бери не хочу! Мы и взяли. Вскоре работа закипела: клиенты начали звонить, пошли продажи билетов на закрытые показы кино через купонаторы. Пошли также случайные продажи — люди случайно набирали bunker42.RU и попадали на нас. Вот тут-то мы и разбогатеем, сказали мы с Сергеем и твердой рукой запустили еще одну акцию на купонаторе. Но не прошло и двух дней, как раздался звонок от неизвестного дяденьки, который грозно потребовал сворачивать активность и пригрозил нам судом, штрафом и бог знает чем. Дескать, в “Бункер” звонят люди и спрашивают о вас — вы кто такие? Давайте, до свидания! А у нас за 3 дня уже 5 продаж случилось — что делать? Пока мы думали и размышляли, через пару часов на официальном сайте bunker42.com появилась статья о том, что мы мошенники, которые всех обманывают. Я пытался дозвониться до представителей руководства данного заведения — договориться, объясниться, но меня начали очень жестко игнорировать. Все вдруг резко «уехали в отпуск». После нескольких звонков юристов Bunker42 все же убрал с сайта наши имена и номера телефонов, но огромная обида осталась. В итоге мы так и закрыли проект, так как столкнулись с непредвиденными обстоятельством под названием «жизнь» и люди в ней. Нам пришлось отдать деньги клиентам обратно. А через еще пару дней мы увидели на купонаторе уже официальную акцию от BUNKER42.com. Решение проблемы: сначала согласуйте все, а потом идите в бой. Не все бизнесмены готовы поддержать вашу инициативу, даже если она направлена на прямое увеличение их прибыли. 4. Проблемы с сотрудниками О, это отдельный пункт! Эта любимая история-мечта любого бизнесмена и предпринимателя — найти себе управляющего, менеджеров, персонал, которые все за него сделают. И продадут, и договор заключат, и денег принесут, и сделают все вовремя и без косяков».Но на практике, думаю, у каждого были случаи, когда сотрудники не хотели работать или подводили работодателя. У нас таких кейсов минимум 10 штук, разговариваем обычно об этом на личных консультациях. Если у вас стартап, или действующий бизнес, проект, и вы испытываете трудности – оставить заявку на бесплатную консультацию можно на нашем сайте www.bimpulse.ru Итак, мы рассказали об основных причинах, почему 99 процентов стартапов умирают в первые полгода. Помните – все решаемо, а самый лучший день на свете — сегодня! Все в ваших руках! _________________________________ Все мы любим получать подарки, особенно если это действительно то, что нам нужно. Какой бизнес откажется получить дополнительных клиентов? Поэтому мы рады анонсировать подарок от нашего партнера сервиса обратного звонка “CallbackKILLER”. Получайте дополнительные заявки с вашей посадочной страницы. Поставить его на сайт очень просто с помощью инструмента “Код”. 2 000 рублей вы можете получить на свой аккаунт в “CallbackKILLER” прямо сейчас, используя промокод wrike-cbk. Бонус получат первые 300 пользователей. Торопитесь! Пройдите регистрацию и активируйте промокод.
Евгений Салтыков, руководитель проектного офиса, сертифицированный руководитель проектов (PMP, PME), рассказывает о том, как наиболее эффективно спланировать работу. В продолжении небольшой статьи про пожиратели времени и парадоксы планирования, предлагаю ознакомиться с графиками поистине великих людей (зеленые секторы — это время, отданное профессии). Такой анализ нам подтвердит в очередной раз, что отдавать все возможное время на работу — это неверный шаг, нужно оставлять время на саморазвитие. Сами переработки снижают качество выполняемой работы и повышают стоимость ваших ошибок. Компания платит денежную компенсацию за переработанные часы, а в дальнейшем и за потерянное качество. Источник: mindbodygreen.com Как планировать работу наиболее эффективно Ниже я приведу всего 4 шага, которые помогут вам организовать планирование активностей наиболее эффективно: Фиксируем все вводные. Всю информацию из головы переносим на носитель информации (будь то бумага, интеллект-карта или to-do-списки). Оставляем голову для того, чтобы думать, а не хранить информацию. Вы удивитесь полученному эффекту! Получившийся набор вводных группируем по общим признакам. Получаются общие тематические «кучки». В этих «кучках» задачи декомпозируем на мелкие и управляемые мероприятия. Мы получаем более точные оценки для дальнейшего планирования, делегирования и контроля. Если какое-то мероприятие целиком зависит от вас, сохраняйте его себе в календарь. Логически связываем мероприятия для выстраивания конечных последовательностей исполнения задач. Мы с вами получили план по реализации задач. Жизнь обязательно внесет свои коррективы. Нам, конечно же, придется его пересматривать. Но для эффективной ориентации в делах нужно расставить приоритеты. Причем делать это придется постоянно. Для кратковременного планирования отлично подходит матрица Эйзенхауэра. Тридцать четвертый президент США делил лист на четыре квадрата и обозначал по осям срочность и важность задач. В матрице я указал основные действия, которые следует выполнять в зависимости от принадлежности задачи конкретному типу. Определив приоритеты, необходимо периодически их пересматривать, чтобы не потерять что-то более важное. После этого ставьте задачи себе в график начиная с типа А-В-Б. Учтите, что для включения в задачу нужно порядка 15-20 минут, чтобы в нее погрузиться. Не забывайте о своих индивидуальных биоритмах— нет никакого смысла после обеда ставить высокоинтеллектуальные задачи. Организм будет занят перевариванием пищи и ему будет не до мыслительных процессов. Если речь идет о постоянно повторяющихся ежедневных задачах, советую сгруппировать их по блокам (работа с почтой, звонки и т.п.) и выполнять их совместно. Начните с заполнения порядка 50% вашего графика с учетом обеда. Через некоторое время вы сможете планировать 80%, остальные 20% оставьте на риски. У меня обязательно есть план на день, неделю, личные (включая семейные) планы на месяц и на год. Возможно, вам подойдут еще и полугодовые планы. В следующей части я расскажу про самые эффективные лайфхаки, используемые мной, и правила подготовки к встречам. _________________________________________________________________ Автор статьи: Салтыков Евгений, руководитель проектного офиса, сертифицированный руководитель проектов (PMP, PME). Евгений имеет опыт управления проектами и программами в госсекторе в IT/Telecom более 10 лет. Реализовывал такие проекты как «Портал госуслуг Москвы (pgu.mos.ru)», «Единая система в сфере закупок (zakupki.gov.ru)». Активный член PMI и автор статей на habr.com.
Деб Ли, консультант по цифровой продуктивности, обладатель сертификата Certified Professional Organizer (CPO), докладчик и сертифицированный консультант Evernote, рассказывает о лучших программных инструментах, которые необходимы малым предприятиям для повышения производительности и конкурентоспособности. Она рассказывает, на какие возможности следует обратить внимание при выборе наилучшего приложения для вашей компании.
Вы, как и любой другой предприниматель, вкладываете душу в свой бизнес и готовы пойти на все, чтобы он благополучно рос и развивался. Все ваше внимание отдано разработке продукции, формированию команды и клиентской базы, и не всегда понятно, что из этого важнее. Но и для стартапа, и для давно действующего предприятия продолжение работы над созданием бренда остается жизненной необходимостью. Наша компания amoCRM пользуется услугами маркетологов, чтобы опережать соперников в условиях жесточайшей конкуренции в Области залива Сан-Франциско. Но поиск подходящего маркетингового агентства оказался для нас неожиданно трудной задачей. Мы искали агентство, которое заботилось бы о каждом потенциальном клиенте, как и мы заботимся о своей клиентуре. Я поделюсь с вами опытом, накопленным за время наших поисков, чтобы уберечь вас от ошибок и напрасного труда. Начинаем поиск Поскольку мы живем в эпоху Google, наш поиск маркетинговых агентств начался в интернете — с выбора 20 компаний, у которых была лучшая реклама Google Ads. Со временем мы рассчитывали сократить количество кандидатов до пяти, но двадцать агентств для начала дали нам достаточное разнообразие вариантов. Начать с Google AdSense нас заставила довольно прагматичная причина: агентства, вкладывающие средства в такую рекламу, наверняка заинтересованы в каждом потенциальном клиенте. Мы обратились в каждое из этих двадцати агентств — либо по электронной почте, либо через заполнение анкеты на веб-сайте. Мы дали краткое описание нашей компании, написали о стратегии бренда и планах развития. У нас еще не было детальной маркетинговой стратегии, но мы уже прикинули ориентировочные сроки, цели и бюджет. От 30% агентств мы так ответа и не дождались. То ли они решили, что мы не представляем для них ценности, то ли поскупились на внедрение системы CRM, помогающей отслеживать потенциальных клиентов, — мы никогда уже об этом не узнаем. Впрочем, это помогло нам сузить границы поиска и приблизиться на шаг к партнерству нашей мечты. Еще одно агентство мы забраковали, потому что у них не работала форма на сайте и очень трудно было отыскать контактную информацию. Оценка маркетинговых агентств Оставшиеся 70% агентств ответили на наш запрос довольно быстро. В первую же неделю с нами связались их директора по работе с клиентами и генеральные директора, так что мы прямо почувствовали себя важными шишками. Все они хотели договориться о телефонном разговоре или о личной встрече. Никто не прислал нам общих предложений с присовокупленным прайс-листом. На нас произвело сильное впечатление их желание пообщаться лично и обсудить бизнес-цели нашей компании, прежде чем предлагать какой-то план. Все они продемонстрировали тот уровень внимания к потенциальным клиентам, который мы хотели получить. В нашем бизнесе развитие взаимоотношений не менее важно, чем первый контакт. К несчастью, представители четырех «впечатляющих» агентств исчезли у нас с горизонта и больше не появились. Возможно, они попросту о нас забыли, потеряли наши контакты или сочли нас недостойными дальнейших усилий, но, как говорится, любой пинок толкает нас вперед. На следующем этапе телефон у нас просто разрывался от звонков: мы побеседовали с представителем каждого из оставшихся в списке агентств и даже провели несколько встреч. Мы хотели, чтобы наша концепция идеально отражалась в стратегии бренда, и после всех вопросов и ответов мы остановили свой выбор на шести агентствах. Это ровно 30% от первоначального списка. Все они представили нашему вниманию очень творческое и грамотно составленное маркетинговое предложение, при этом три агентства из шести уложились в недельный срок. Это был именно тот уровень внимания и преданности делу, на который мы рассчитывали. Еще двоим потребовалось в два раза больше времени на составление предложения, и вскоре мы отыскали среди этих агентств нашего идеального кандидата. Четыре совета по поиску идеального маркетингового агентства для вашей компании 1. Поинтересуйтесь послужным списком Прошлые успехи или неудачи могут многое сказать о компании, так что чем больше сведений вы соберете о проектах, выполненных маркетинговым агентством для других клиентов, тем лучше будете представлять, что оно может сделать для вас. Агентство, гордящееся своими достижениями, обязательно предложит клиентам примеры из практики, аналитические данные или другие показатели. 2. Не откладывайте обсуждение бюджета на потом Маркетинг — это творческая сфера, и разработка маркетингового плана без четкого представления о выделенном бюджете может привести к краху любое партнерство. Каким бы скромным ни был ваш бюджет, не стыдитесь его. Никто заранее не знает, где ему повезет. Возможно, вам придется обратиться в другое агентство, и именно оно окажется для вас настоящей находкой! 3. Будьте готовы к переговорам ...и говорите, говорите, говорите! Без постоянно открытого канала связи маркетинговое агентство не сможет разработать предложение, адаптированное под ваши запросы и цели. Ищите агентство, представители которого хотят узнать о вас столько же, сколько и вы о них. 4. Выясните серьезность их намерений Маркетинговое партнерство не может быть кратковременным. А это значит, что сотрудники агентства, которое станет вашим партнером, должны не просто выполнять отличную работу, но и постоянно быть на связи, отвечать на вопросы и разрешать проблемы. Вы можете оценить их преданность делу по усилиям, которые они прилагают на стадии заключения договора. Насколько быстро они отвечают на запросы? Успешно ли они взаимодействуют с вами? Поиск идеального маркетингового агентства — дело не быстрое, но помните: нельзя соглашаться на меньшее! Ваш бренд — это ключ к успеху и то, что отличает вас от конкурентов, поэтому вам нужно маркетинговое агентство, понимающее, что вы собой представляете. Выбор маркетингового агентства может оказаться для вас самым важным деловым решением. Об авторе Джен Андерс (Jen Anders) — менеджер по маркетингу в компании amoCRM, занимающейся разработкой и поддержкой CRM-системы для малого бизнеса.
Тот, кто придумал усаживать сотрудников в офисные ячейки, освещенные флуоресцентными лампами, понятия не имел, от чего на самом деле повышается производительность. Естественное освещение, уединение, физический комфорт и свобода обустраивать рабочее место по своему вкусу повышают мотивацию и эффективность, а ощущение, что вы одновременно заперты в клетке и выставлены напоказ, — нет. С тех пор как развитие технологий сделало возможным удаленную работу, преимущества гибкого рабочего пространства кажутся все более привлекательными. Но свобода настроить рабочее место по своему вкусу может и не принести плодов, если вы не знаете, какие обстоятельства пробуждают в вас творческое начало, а какие, напротив, препятствуют творчеству. Инновационный подход Мало кому хочется тратить силы на организацию системы хранения, но если вы не постараетесь удобно и разумно разместить все рабочие принадлежности, то будете тратить время впустую, теряя блокноты, спотыкаясь о кабели и бегая в магазин, чтобы купить неожиданно закончившуюся бумагу. Размещайте вещи на настенных полках, чтобы они всегда были поблизости и на виду, но не мешали работе. Протяните кабели вдоль стены или проложите их в коробах, чтобы они не путались под ногами. Заведите классную или лекционную доску, чтобы ваши ближайшие цели всегда оставались перед глазами. Близость к природе Проводить время с сотрудниками и клиентами — это суровая необходимость. А как насчет проведения времени рядом с огромным окном? Солнечный свет способствует вдохновению и повышает настроение, а свежий воздух полезен для здоровья. По данным Управления по охране окружающей среды (EPA), воздух в помещении в 2-5 раз более токсичен, чем воздух на улице. Если у вас нет возможности работать рядом с открытым окном, заведите в офисе домашние растения, чтобы они делали воздух более чистым. Выбор вдохновляющих цветов Это правда, что белый цвет визуально расширяет пространство и повышает уровень освещенности. Но правда и то, что глубокие, насыщенные тона оказывают стимулирующее воздействие. Между ними есть великое множество оттенков, многие из которые помогают настроиться на рабочий лад. Если вам нравятся нейтральные цвета, присмотритесь к перламутрово-серому или цвету слоновой кости. Но если вам по душе яркие краски, выбирайте мягкие оттенки для стен и насыщенные для деталей интерьера. Создавая помещение для работы, прислушивайтесь к мнению ученых, а не к своим цветовым предпочтениям. Место для переговоров Даже специалистам, работающим удаленно, время от времени приходится встречаться с клиентами или работать над проектами вместе с коллегами. Убедитесь, что при необходимости ваше рабочее место подойдет и для командной работы. Подготовьте удобные кресла и базовый набор офисных принадлежностей для сослуживцев. Заполните холодильник напитками для угощения клиентов. Подготовьте все необходимое для проведения видеоконференций: купите второй монитор, который позволит вам быстро переключаться между программами. Забота о спине Столы-конторки плохо подходят для маленьких помещений, а эргономичные кресла могут быть дорогими, но проблемы с позвоночником обойдутся вам куда дороже: мало того, что ваша продуктивность снизится, так еще и придется заниматься лечением. Не жалейте денег на то, чтобы сохранить правильную осанку и избежать боли. Я надеюсь, эти советы помогут вам создать прекрасный удаленный офис, где вы сможете работать вдохновенно и продуктивно. Об авторе Брин Хантпалмер (Bryn Huntpalmer) — мать двоих детей из Остина (Техас, США). Она пишет и редактирует статьи для сайта Modernize.com,и дает профессиональные рекомендации владельцам жилья, желающим осуществить крупные проекты в собственном доме. Другие статьи о мотивации и продуктивности Еще больше советов и рекомендаций по повышению продуктивности, сосредоточенности и уровня мотивации можно найти в следующих статьях: Как запись целей помогает увеличить продуктивность и Как создать идеальную среду для удаленной работы (инфографика).
Когда в конце 18-го и начале 19-го века Америку захлестнула промышленная революция, менеджеры предприятий стали плотнее интересоваться продуктивностью труда. За последующие десятилетия Конгресс США принял нормативы безопасности, предназначенные для улучшения условий работы и ограничения количества рабочих часов в день. В то же время социологи начали исследовать факторы, влияющие на продуктивность, и результаты их экспериментов отражаются и в том, как осуществляется рабочий процесс столетия спустя. Все эти исследования привели к открытию важных фактов о человеческом поведении, мотивации и о том, как эти факторы затрагивают нашу продуктивность. Эффект Хоторна Одно из самых известных исследований продуктивности было призвано с точностью установить факторы, влияющие на результаты индивидуальной работы. Ученые распределили испытуемых по двум группам: контрольной группе и группе, работавшей в условиях, определяемых исследователями. Шаг за шагом экспериментаторы повысили освещение, изменили количество рабочих часов, перенесли время перерывов и изменили ряд других факторов. Эксперимент показал, что, какое бы изменение они ни совершали, продуктивность неизменно росла, тогда как контрольная группа оставалась на прежнем уровне. Что еще интереснее – продуктивность повышалась после любых изменений, как положительных, так и отрицательных. Результат остался прежним и после возврата к исходным условиям. Как выяснилось, сам факт того, что предприятие рассматривало возможность перемен и проявляло заботу о своей рабочей силе, значительно повысил мораль работников. Даже когда изменения приходились им не по душе, рабочие, помня о запланированных руководством улучшениях, прилагали максимум усилий, что напрямую увеличивало их производительность. Иерархия потребностей Маслоу В 1943 году психолог Абрахам Маслоу опубликовал работу, в которой обрисовал 5-уровневую иерархию индивидуальных потребностей. В ее основе лежала простая идея: если человек не может удовлетворить самые базовые, простые нужды, у него не появится стремления достичь чего-то на более высоком уровне. Чтобы повысить продуктивность среди сотрудников, нужно начинать с самого низа и удовлетворять потребности в порядке их появления в иерархии. 5 уровней Физиологический: на работе это главным образом еда, питье и удобство непосредственно рабочего места. Безопасность: речь идет не только о безопасности жизни, но и о финансовой стабильности, здоровье и благополучии в целом. Принадлежность: чувство связи с коллегами по работе, формирование дружеских отношений. Уважение: уверенность в своих силах, уважение со стороны других. Саморазвитие: чувство того, что человек может достичь любой поставленной цели, и мотивация к достижению новых уровней успеха в рамках компании. Удовлетворение потребностей на каждом уровне иерархии позволяет создать благоприятную атмосферу и ведет к росту эффективности работников. Теория ожиданий Теория ожиданий подробно рассматривает мотивацию и стремление рабочих реализовать свой полный потенциал. В 1964 г. ученый Виктор Врум предположил, что люди делают выбор, исходя из своих соображений о том, приведет ли их линия поведения к желаемому результату. По сути все наши выборы сводятся к трем базовым элементам: Ожидания: вера в то, что вложенные усилия дадут желаемый результат. Часто на этот фактор влияет уровень личной уверенности и предполагаемая сложность поставленной задачи. Инструментальность: вера в то, что вы будете вознаграждены за приложенные усилия. Валентность: насколько вы цените предполагаемую награду. Работникам нужна уверенность в том, что их усилия не останутся незамеченными и в случае достижения или превышения поставленных нормативов будут поощрены чем-то ценным. Работодателю требуется определить, какую награду хотят получить его работники, ясно дать понять о наличии такой награды и на постоянной основе выдавать ее за выдающиеся успехи. [staffpicks] Более высокая зарплата не повышает продуктивность Само собой напрашивается предположение, что денежные поощрения ведут к большей производительности и удовлетворенности от работы – и недавние исследования фокусируются на взаимосвязи денег, награды и настроения работников. Удивительно то, что те же самые исследования демонстрируют: хотя связь между удовлетворенностью и эффективностью определенно имеется, деньги не играют здесь особой роли. Вот подборка любопытной статистики: 87% работников не концентрируются на работе Недовольные сотрудники работают на 10% хуже Недовольные и неэффективные сотрудники приводят к общим убыткам в размере 500 млрд долларов в год Удовлетворение работой увеличивает продуктивность на 12% Так как же сделать своих работников счастливыми и тем самым улучшить результаты их труда? Ответ прост: требуется не просто повышать зарплату, а вкладывать деньги в программы поддержки сотрудников. Эта тенденция проявляется повсеместно – все больше работодателей предлагают такие бонусы, как отпуск по уходу за ребенком, неограниченные оплачиваемые отгулы, центры по уходу за здоровьем и возможность работать из дома. По сути это все тот же эффект Хоторна. Чувствуя, что о них заботятся, работники вкладывают в свой труд больше сил. Все эти теории сводятся к простой истине: работникам любой отрасли и поколения хочется осознавать, что их ценят и уважают. Компании, которые не жалеют денег на удовлетворенность своих сотрудников, замечают прирост продуктивности. Инвестирование в бонусы, широкую поддержку работников, улучшение условий труда дает гораздо лучший результат, нежели простое повышение зарплаты, потому что исследования снова и снова подтверждают, что довольные сотрудники – это эффективные сотрудники. Об авторе Майк Хански – писатель для сайта Bid4papers. Секрет его высокой продуктивности прост: занимайся тем, что тебе нравится. И не забудь беруши. Именно в этом порядке. Повысьте мотивацию своей команды, отдав рутинную работу Wrike. Попробуйте бесплатно.
Когда дело касается управления командой маркетинга, руководитель должен оставаться на виду и участвовать в совместной работе. Но в то же время не стоит и впадать в другую крайность — когда вы так активно включаетесь в работу, что пытаетесь контролировать любую мелочь. Если участники команды будут чувствовать, что вы стоите у них над душой, оценивая каждый их шаг, то очень скоро вы остановите в них любые творческие порывы. Это два противоположных конца спектра. Но, как вы уже знаете, избежать обеих этих крайностей — задача не из легких. Как же стать эффективным руководителем отдела маркетинга? Опасность чрезмерного контроля Желанием контролировать все и вся страдают многие. Вполне естественно полагать, что, присматривая за своими подчиненными, вы получите более высокие результаты и качественную работу. Да, увлечься контролем очень легко — независимо от того, осознаете вы это или нет. Это объясняет, почему 80% людей сильно преувеличивают свои лидерские способности. Но склонность к излишнему контролю может привести к весьма неприятным последствиям для команды. Снижение доверия. Вам нужна сильная команда. Но если вы все время будете демонстрировать, что есть всего два мнения — ваше и неправильное, вы неизбежно лишитесь их доверия. Ухудшение творческого процесса. Руководитель должен поддерживать творческий потенциал в любой команде, особенно в маркетинге. Перегрузка. Руководителю приходится решать множество задач. Если вы взвалите на себя слишком много проектов, это только помешает результатам вашей работы. «В долгосрочной перспективе это будет хуже для компании. И в краткосрочной, возможно, тоже. Почти невозможно хорошо выполнять работу своих подчиненных вдобавок к своей собственной», — говорит Айра Колб в статье для Business Insider. Отсутствие мотивации и недовольство. Согласно опросам, 70% сотрудников не любят свою работу, а основной причиной этого называют чрезмерный контроль. Все это — весьма убедительные причины избегать чрезмерного контроля. Но самую большую опасность представляет последний пункт этого списка. Но возникает другой вопрос: если вы не хотите стоять за плечом у каждого сотрудника, значит ли это, что вам нужно самоустраниться? Ловим равновесие Конечно нет. Вместо этого нужно найти точку равновесия, удобную для вас и вашей команды. «Я думаю, что эффективные руководители склонны активнее участвовать в общей работе, — говорит Пэм Косанки, маркетинговый директор Renters Warehouse. — Не стоит контролировать любую мелочь или с головой уходить в процесс, но нужно следить, чтобы люди, стратегии и процессы функционировали как единое целое и чтобы цель работы не терялась в общей суете». «Самые эффективные руководители в сфере маркетинга всегда на виду, — добавляет Кит Джонстон, глава отдела маркетинга в Peak Sales Recruiting. — Они ежедневно общаются с различными командами и большое внимание уделяют результатам работы сотрудников. Управление отдельными группами они доверяют руководителям среднего звена, но обеспечивают руководство и поддержку и менеджерам, и участникам команд». Думаете, что не сможете нащупать золотую середину? У нас есть несколько советов, как повысить вашу эффективность в роли руководителя и помочь вам не пересечь тонкую линию, отделяющую уверенное руководство от излишнего контроля. Как улучшить свои навыки руководства 1. Понимайте свою команду Степень вашей погруженности в работу зависит от особенностей вашей команды и ее отдельных участников. Так что первый шаг на пути к эффективному руководству — научиться хорошо понимать, как запустить рабочий механизм вашей команды. «Самые эффективные руководители в сфере маркетинга всегда учитывают ситуацию и обстоятельства, — говорит Джонстон. — Они учатся понимать, что мотивирует их команду, что придает ей импульс и какую форму общения она предпочитает, и в соответствии с этим выстраивают свой стиль руководства». Лучшее, что вы можете сделать — не просто руководить, а понять, какой именно стиль руководства нужен вашей команде. Как этого добиться? Для этого есть множество тактик, например такие: Честно и открыто обсуждайте с командой ее цели, поставленные задачи и стратегии решения. Спрашивайте мнения сотрудников о вашей манере руководства. Наблюдайте за тем, как работают и общаются друг с другом участники команды. Вы даже не представляете, сколько всего вы сможете узнать! Найдите время и проведите с каждым участником команды оценку сильных сторон, чтобы лучше понимать друг друга. 2. Применяйте ситуационное руководство Когда вы научитесь понимать свою команду, модель ситуационного руководства подскажет вам, как подстроить свой стиль управления под потребности сотрудников. «Я — сторонник подхода Кеннета Бланшара к ситуационному руководству, и этот подход служил мне верой и правдой на протяжении моей карьеры», — говорит Джордж Шильдге, генеральный директор Matrix Marketing Group. Если вы не знаете, что такое ситуационное лидерство, то по сути это адаптация своего стиля управления к уровню развития команды, которой вы руководите. Источник Эта модель охватывает четыре стиля руководства, которые обозначены сочетанием буквы и цифры: S-1 Директивный: односторонний поток информации от руководителя к группе. S-2 Наставнический: руководитель убеждает группу. S-3 Поддерживающий: руководитель включает группу в процесс принятия решений. S-4 Делегирующий: руководитель распределяет задачи среди членов группы. Этот подход также определяет различные уровни зрелости и готовности завершить работу. В этом видео вы найдете отличное объяснение модели: Проще говоря, этот подход гласит, что не существует единственно правильного стиля руководства для любой ситуации. «Например, если сотрудник недавно пришел в компанию или работает слабо, я бы применил директивный подход, — делится опытом Шильдге. — Если же у сотрудника богатый опыт и он хорошо справляется с задачами, я стану использовать делегирующий подход». Резюме: вам не нужно учить наизусть все основы ситуационного руководства (если только вы не рассчитываете удивить гостей за столом!). Главное, помните, что вы не обязаны придерживаться одного подхода к управлению. Для разных ситуаций и участников команд могут потребоваться разные подходы. Оцените обстоятельства, а уже затем решайте, как дать команде нужное направление. 3. Не теряйте лес за деревьями Как бы вас не тянуло с головой уйти в решение повседневных задач команды, помните, что не они — ваши главные приоритеты. Если слишком увлекаться мелочами, это неизбежно приведет вас к избыточному контролю. «Руководителю отдела маркетинга нужно сосредоточиться на том, чтобы цели кампании всегда совпадали с общими целями подразделения, — говорит Косанки. — Как бы ни был крут рекламный ролик или кампания в целом, спросите себя: действительно ли она работает и соответствует своей изначальной цели?». «Пока команда занята своими повседневными делами, руководитель должен внимательнее изучать данные и решать, когда начать, когда остановиться и когда продолжить», — добавляет Косанки. Постоянное внимание к общей картине позволит вам избежать чрезмерного контроля над мелкими задачами и удержать команду на верном пути благодаря постановке стратегических целей. В конце концов, это и есть ваша работа. 4. Поддерживайте культуру открытого общения Сотрудники высоко мотивированы и довольны своей работой, когда чувствуют себя ценными участниками команды, а это значит, что вам нужно сохранить атмосферу открытости и честности, чтобы любой сотрудник мог обратиться к вам за помощью или с предложением новых идей. «Я придерживаюсь политики открытых дверей, и это помогает мне получать большую отдачу от подчиненных, — говорит Шильдге. — Так мне обеспечен приток оригинальных идей от участников команды. И никто не боится опозориться или выставить себя идиотом. На самом деле я поощряю открытый диалог, который помогает делиться любыми идеями — и хорошими, и плохими». Что для этого нужно? «Развивайте культуру открытого общения, сотрудничества между отделами и создавайте цепь обратной связи», — советует Шильдге. Вот несколько способов сформировать культуру открытого общения в своей команде: Поддерживайте политику открытых дверей. Можете даже установить определенные часы, когда участники команды смогут зайти к вам и побеседовать. Проводите еженедельные совещания для организации мозговых штурмов и обмена советами и мнениями. По мере возможности используйте поддерживающий стиль руководства, чтобы вовлекать участников команды в процесс принятия решений. Регулярно запрашивайте у подчиненных обратную связь. Организуйте новые задачи таким образом, чтобы сотрудники чувствовали себя подготовленными и обладали всей необходимой информацией. «Когда мы получаем новое рабочее задание, ему нужно присвоить очередность и правильно организовать», — рассказывает Питер Меллер, директор по маркетингу и коммуникациям в юридической компании Scarinci Hollenbeck. 5. Демонстрируйте свою заинтересованность «По моему опыту, если команда не видит, что я кровно заинтересован в работе, их мотивация и вклад в работу значительно снижаются, — говорит Меллер. — Хороший руководитель включается в работу команды над стратегией или проектом и готов пройти весь путь до конца». «Один из важнейших аспектов в маркетинге и управлении — это настрой команды», — соглашается Джонстон. Увы, для некоторых команд именно в этом и заключается самая большая проблема. Вы участвуете в важных совещаниях, видите, как принимаются ключевые решения, и понимаете направление развития компании. Но важно помнить, что ваша команда может быть совершенно не в курсе происходящего. Опрос Harris Interactive, в котором участвовали 23 000 сотрудников, показал, что лишь 37% понимают, чего и зачем пытается добиться их работодатель. Не стоит ожидать, что участники команды будут проявлять инициативу и хорошо работать без вашего надзора, если они совершенно не понимают, каких целей нужно добиваться. Так что не забудьте объяснить им, как их работа вписывается в общую картину. Хотите знать, как помочь участникам команды осознать свой вклад в общее дело? Вы найдете подробные советы в этой статье. По этим же причинам не стоит забывать о собственной ответственности. Качество работы вашей команды — отражение качества вашей работы как руководителя. Когда дела идут не лучшим образом, нет смысла обвинять в этом подчиненных. Потому что на самом деле виноваты будете вы. Принятие ответственности поможет вам сохранить доверие и заинтересованность команды. «Вот что важно: хороший руководитель в маркетинге — это хороший участник команды», — говорит Меллер. Дело за вами Вы хотите поддержать и улучшить работу своей маркетинговой команды. Но в то же время не хотите стоять у них над душой и загубить их творческий дух. Найти равновесие непросто, но вы справитесь с этой задачей, если подойдете к ее решению обдуманно. Вот что нужно эффективному руководителю: Понимать свою команду. Отказаться от единого подхода к руководству. Держать в голове общую картину. Демонстрировать свой настрой на работу с командой и достижение целей. Поддерживать открытое и честное общение. Всегда держите в уме эти пять принципов, и они помогут вам не переступить тонкую грань между успешным руководством и чрезмерным контролем. Об авторе: Кэт Бугард (@kat_boogaard) — писательница со Среднего Запада, круг интересов которой включает в себя такие темы, как карьера, самостоятельное развитие и жизнь фрилансера. Она ведет колонку в Inc., пишет статьи для The Muse, редактирует The Everygirl и живет активной жизнью в Интернете.
Евгений Салтыков, руководитель проектного офиса, сертифицированный руководитель проектов (PMP, PME), рассказывает о том, как выявить пожирателей времени, и делится принципами, которые помогут скорректировать процесс планирования. В недавнем прошлом (в середине 2010-х годов) это словосочетание было одним из самых хайповых в сфере личностного развития. Но ажиотаж прошел достаточно быстро (буквально за год-два). Могу предположить, что это связано с непростой схемой установления правил тайм-менеджмента в личной жизни и, конечно же, лени следования этим правилам, ведь так сложно начать себя ограничивать в чем-то привычном. В этой короткой статье (рассчитанной на одну чашку кофе) я расскажу об основных пожирателях вашего времени, на которые следует обратить пристальное внимание и стараться их избегать, а также о некоторых парадоксах планирования, в которые попадает большинство не знающих о них. ПОЖИРАТЕЛИ ВРЕМЕНИ Ниже я перечислю основные пожиратели, известные мне. Попробуйте спроецировать их на ваш рабочий день. Для этого фиксируйте в течение дня то, чем вы занимаетесь, с указанием периода. Предлагаю следующий формат: Время начала | Время окончания | Чем занимался 10:00 10:15 Разговор по телефону с Боссом 10:16 10:28 Сходил покурить, обсудить с коллегами Босса В итоге у вас получится занятный график одного выбранного дня. Делитесь эмоциями, пишите о том, что чувствуете — не нужно канцеляризмов, дайте волю своему подсознанию. Скорее всего, это будет нетиповой день. Но типичные временные ловушки будут выявлены, и они с большей вероятностью будут присутствовать почти во всех ваших днях. У каждой ловушки будет корневая причина, которая может быть найдена достаточно просто. Задайте себе вопрос «Почему я этим занимался?» — этой причиной и будут пожиратели времени. К слову, вы можете начать эту активность не в рамках рабочего, а в рамках светового дня от момента «чистки зубов» до «ухода на сон». Ниже я приведу наиболее встречаемые пожиратели времени. А в комментариях напишите номера, которые оказались и в вашем графике (потом приведем статистику среди наших читателей блога): 1. Активные пожиратели (действия): 1.1. Отвлекающие телефонные звонки/электронные письма во время работы. 1.2. Коллеги, приходящие во время выполнения вами задач, а иногда и приходящие с новыми задачами. 1.3. Внезапные совещания (когда возникают срочно, без возможности нормально к ним подготовиться). 2. Пассивные пожиратели (причины): 2.1. Неясные цели (когда не знаете цели выполняемых работ). 2.2. Нет приоритетов задач (когда теряетесь в задачах). 2.3. Не согласована методика достижения цели (когда выполнение работы производятся не оптимальными способами для задачи). 2.4. Большое количество задач, требующих высокой концентрации (когда не понимаете, на чем стоит концентрироваться). 2.5. Отсутствие мотивации (когда у вас нет желания заниматься задачей). 2.6. Недостаточно организованное хранение информации (когда тратите дополнительное время на поиск и обобщение необходимой информации). 3. Внешние пожиратели (окружающая среда): 3.1. Шум в рабочем помещении (когда на рабочем месте некомфортно). 3.2. Недостаточная координация с другими коллегами (все вокруг пытаются потушить «возникший пожар»). 3.3. Тлеющие конфликты между сотрудниками/подразделениями. 4. Внутренние пожиратели (собственная неорганизованность): 4.1. Неумение говорить обоснованное “Нет” не соответствующим задачам (когда берете на себя дополнительные задачи, не справившись с текущими). 4.2. Недостаточное делегирование работы подчиненным (когда делаете все сами). 4.3. Недостаточная самодисциплина. 4.4. Перфекционизм (стремление собрать ВСЮ информацию до принятия решения). ПАРАДОКСЫ ПЛАНИРОВАНИЯ Вспомните, как обычно выглядит ваш рабочий процесс: — вы заняты конкретной задачей; — количество вводных растёт, и вы начинаете нервничать; — начинаете терять контроль происходящего; — ускоряетесь в выполнении задач; — снижается концентрация внимания и качество решений; — проблем становиться больше — мы нервничаем еще больше. Круг замкнулся. Ниже я приведу основные принципы, которые помогут скорректировать подход, описанный выше. Если опаздываем, начинаем терять контроль, сразу же необходимо ТОРМОЗИТЬ! Остановитесь, сверьте приоритеты, спланируйте выполнение того, что сейчас критичнее. Поймите, за единицу времени качественно делать можно только одно дело. Как бы вы не старались работать значительно быстрее, чем среднестатистический специалист, не получится. Нужно делать то, что наиболее критично в данный момент. В следующей части обсуждения тайм-менеджмента мы рассмотрим рекомендации к планированию своих активностей. Лайкайте, читайте, делитесь и обсуждайте! _________________________________________________________________ Автор статьи: Салтыков Евгений, руководитель проектного офиса, сертифицированный руководитель проектов (PMP, PME). Евгений имеет опыт управления проектами и программами в госсекторе в IT/Telecom более 10 лет. Реализовывал такие проекты как «Портал госуслуг Москвы (pgu.mos.ru)», «Единая система в сфере закупок (zakupki.gov.ru)». Активный член PMI и автор статей на habr.com.