Guest Author
Sometimes we delegate topics to people who are smarter than us. Win-win! Check out their awesome work.
Те, кто ведет дневник, отмечают его огромную пользу и редко расстаются с этой полезной привычкой. Дневник — ценнейший инструмент, помогающий наметить цели, выразить как положительные, так и отрицательные эмоции и напомнить себе о вещах, которые вас вдохновляют. Еще это хороший способ следить за своим развитием: отмечать успехи и держать в поле зрения еще не выполненные задачи. В дневнике можно записывать наблюдения, выражать устремления, отмечать свою реакцию на события и, в конечном счете, вести хронику личностного роста. Польза ведения дневника для персональной продуктивности неоспорима. По сути, это постоянная тренировка способностей планировать и стратегически мыслить, выражать свои мысли и проводить самоанализ. Вот несколько способов улучшить свою эффективность с помощью дневника: Отслеживание целей Достичь целей будет гораздо легче, если вы их запишете. Исследование, проведенное в Доминиканском университете, показало, что студенты, документирующие свои цели, достигают их гораздо чаще, нежели те, кто не обладает такой привычкой. Сам процесс записи заставляет вас задуматься о том, какие цели стоит преследовать. Кроме того, список дел, записанный на бумаге, можно воспринимать как ваше официальное обязательство перед самим собой. Недаром говорят: «Что написано пером, того не вырубишь топором». И наконец, записи в дневнике будут напоминать вам о себе каждый раз, когда вы собираетесь написать что-то новое. Ведение списков дел В дневник также удобно записывать срочные задачи. Допустим, вы собираетесь поступить в колледж или вуз и должны написать ряд вступительных работ и собрать рекомендации, или ищете новую работу и составляете резюме. Может быть, вы хотите начать вести блог и думаете о том, что вам для этого понадобится. Что бы ни было у вас на уме, запись в дневнике поможет вам самоорганизоваться, чтобы сделать все запланированное. Самоанализ В дневнике можно записать мысли о собственной продуктивности. Задайте себе следующие вопросы: Какие задачи вы уже выполнили? Сколько времени это заняло? Что еще остается сделать? Что замедляет вашу работу? Что делает работу быстрее? В какое время дня вы наиболее продуктивны? В какое время дня вы наименее продуктивны? Достаточно ли вы спите? Хорошо ли вы питаетесь? Находитесь ли вы под влиянием стресса? В чем причина этого стресса? Как можно организовать себя и свое рабочее пространство, чтобы работать быстрее и чувствовать себя лучше? Выделив время на обдумывание и анализ всего, что вы делаете в течение суток, вы сможете избавиться от привычек, которые вам мешают, и развить те, которые помогают быть эффективнее. «Выпускание пара» У всех случаются плохие дни, когда из-за неприятных мыслей тяжело сосредоточиться на работе и продуктивность оставляет желать лучшего. Что же делать, если беда нагрянула прямо перед важным дедлайном? Порой, чтобы справиться с негативными эмоциями, достаточно просто записать их. Если вы расстроены, чувствуете раздражение или погрязли в работе, то прервитесь и излейте душу дневнику — это может оказать целебное воздействие. Важно давать выход эмоциям, и их выражение в дневнике поможет вам удержаться от того, чтобы выплеснуть накопленный негатив на кого-то еще. Описав свои чувства, вы обнаружите, что оставить их в прошлом и спокойно продолжить работу стало гораздо проще. Источник вдохновения Вдохновение нужно всем. Отведите особое место в дневнике для фраз и текстов, которые вас мотивируют. Например, туда можно записывать свои планы и позитивные утверждения, такие как: Я умный и способный человек. Меня любят и ценят. Я живу в гармонии и мире с окружающими. Я положительно влияю на свою профессиональную среду. Что бы вы ни записывали — от цитат людей, которых вы уважаете, до мотивирующих утверждений и просто текстов, которые приятно писать — дневник имеет огромный потенциал, чтобы задать отличный настрой для всего дня. Кладезь прошлого опыта Если вы давно ведете дневник, перечитывать старые записи может быть очень приятно — и полезно. Вы можете проследить за собственным развитием, отметить проблемы, которые вы успешно решили, и обратить внимание на те, которые до сих пор вас преследуют. Еще это шанс почувствовать гордость за свои достижения, а также задать себе вопрос о том, почему некоторые цели так и остались невыполненными. Дневник поможет проанализировать, почему вы не смогли достичь желаемого. Была ли цель изначально невыполнимой или вы просто сбились с пути? Что можно сделать иначе, чтобы воплотить мечту в жизнь? Еще не убеждены? Не верьте нам на слово — начните вести собственный дневник и посмотрите, к чему это приведет. Об авторе. Неутомимая поклонница самосовершенствования Меган Хикс постоянно ищет новые пути повышения своей работоспособности. В настоящее время Меган — автор контента в компании WriteThisEssay.
Мы представляем вам перевод поста приглашенного автора Андреа Фрайрир о многозадачности. Любой современный офис, будь то домашний кабинет или огромный корпоративный опенспейс, полон всевозможных отвлекающих факторов. Переписка по электронной почте, общение в чате, социальные сети — наш мозг всегда найдет, чем заняться помимо работы. Однако проблема в том, что, переключаясь между различными задачами, мы не становимся эффективнее. Нашему мозгу приходится постоянно «переключать передачи», истощая свои резервы и затрачивая больше усилий на менее качественно выполненную работу. Наша многозадачность может иметь самые разные формы выражения, но во всех случаях неизбежно связана с потерями. Естественно, полностью победить этого «монстра» невозможно, но мы можем попробовать лучше понять его влияние на нашу производительность, выявить наиболее уязвимые типы личности и постараться свести негативные последствия к минимуму. 3 типа многозадачности Проблема обмена сообщениями во время управления автомобилем привлекает к себе серьезное внимание со стороны общественности, однако это лишь один из примеров, когда мы пытаемся заставить свой мозг работать одновременно по нескольким направлениям. По данным специализированного исследования Американской ассоциации психологов, существует три типа многозадачности (1). Одновременное выполнение двух задач. К этому типу можно отнести разговоры по телефону за рулем или переписку по электронной почте во время вебинара. Переключение на другую задачу при незавершенной первой. Например, вы работаете над задачей, требующей серьезной концентрации, и получаете другое, более срочное задание. Это одна из самых неприятных сторон многозадачности, которой, к сожалению, сложнее всего избежать. Выполнение двух или более задач непосредственно друг за другом. На первый взгляд, здесь не идет речь о многозадачности, однако нашему мозгу требуется определенное время, чтобы переключиться. Выделить худший среди этих типов сложно, поскольку все они снижают нашу производительность и повышают степень умственного утомления. Зная их, вы сможете подготовиться и сохранить концентрацию в непростой ситуации. Миф о многозадачности человека По данным исследований, лишь 2% людей эффективно используют возможности многозадачности. По иронии судьбы, именно им многозадачность требуется обычно реже других. Проблема в том, что все мы относим себя к этим 2% и используем свой мнимый талант в качестве обоснования тому, что мы беремся одновременно за несколько дел. В действительности, недавние исследования доказывают, что люди, часто выполняющие одновременно несколько задач, демонстрируют худшую производительность.(2) Ученые с кафедры психологии Университета Юты постарались проникнуть в глубины этой проблемы: «Мы выяснили, что люди склонны заметно преувеличивать свою способность к выполнению нескольких задач одновременно. Так, большинство участников исследования оценили свой уровень многозадачности как превышающий средний. На самом деле, эти предположения не имели под собой никакой почвы, поскольку опрошенный существенно переоценивали свои реальные способности в этой области». Не рассчитывайте, что вы относитесь к 2% многозадачных людей и сконцентрируйтесь на максимально качественном выполнении единственной задачи. Настолько ли однозадачность лучше? Переключаясь между разными задачами, мы не замечаем незначительных потерь времени, однако эти мгновения очень быстро накапливаются. Вот, что показывают исследования Американской ассоциации психологов: «Подобное переключение может занимать лишь десятые доли секунды, однако при постоянном повторении потери времени могут быть колоссальными. Таким образом, несмотря на кажущуюся эффективность, многозадачность, как правило, сопряжена с дополнительными затратами времени и повышением риска ошибки. По данным Мейера, даже мимолетное торможение работы мозга при переключении между задачами может обернуться потерями до 40% рабочего времени сотрудника». Хотели бы вы вернуть обратно эти потерянные 40%? Элементарные подсчеты показывают, что, отказавшись от многозадачности, вы сможете сэкономить до 16 часов рабочего времени в неделю. Уверены, это стоит того, чтобы отложить свой телефон в сторону. 4 типа личности, наиболее подверженные негативному воздействию многозадачности Естественно, кому-то из нас труднее справляться с проблемой многозадачности, чем другим. В упомянутом выше исследовании Университета Юты были выделены 4 типа личности, обладатели которых в большей степени склонны к многозадачности: Люди, ориентированные на подход и преимущества. Люди, рассматривающие потенциальные преимущества многозадачности и ее возможности. Люди, которые ищут новых ощущений. Люди, которым требуется постоянное стимулирование и нравится новизна, связанная с переменой вида деятельности. Те самые 2% и те, кто к ним себя относит. Люди, которые считают себя способными к многозадачности, с большей долей вероятности будут прибегать к такому подходу по сравнению с теми, кто оценивает свои возможности не выше среднего. Но, как мы видим, наша оценка собственных способностей обычно расходится с действительностью. Люди, которые испытывают проблемы с концентрацией. Если вы легко теряете внимание и не можете отвлечься от внешних раздражающих факторов, вам может быть непросто устоять перед проблемой многозадачности. Если вы можете отнести себя к любой из этих категорий, не отчаивайтесь. Вы всегда можете оптимизировать свою многозадачность и даже сократить потери времени вдвое, что само по себе уже большое достижение. Первые шаги на пути к эффективному управлению многозадачностью Во-первых, нужно принять, что полностью избавиться от многозадачности практически нереально, по крайней мере сразу. Мы рекомендуем ограничить такие периоды определенным временем дня. Для начала постарайтесь создать пространство, которое затрудняло бы одновременное выполнение нескольких задач. Применяя эти две стратегии одновременно, вы сможете компенсировать потери времени, связанные с многозадачностью. 1. Выделите и сегментируйте сложные задачи Определите наиболее сложные из ваших повседневных задач и установите отдельное время и пространство для их выполнения без отвлекающих факторов. В частности, к ним можно отнести новые задачи. По данным Американской ассоциации психологов, чем более сложная и менее знакомая задача вам достается, тем больше времени вы будете тратить на переключение между несколькими задачами. В таких ситуация следует сконцентрироваться исключительно на одном деле, что позволит вам сэкономить много времени и энергии. 2. Используйте многозадачность при выполнении хорошо знакомых дел Если вы никак не можете отказаться от выполнения нескольких задач одновременно, делайте это тогда, когда работаете с хорошо знакомыми или часто повторяющимися задачами. Это позволит свести к минимуму затраты времени на переключение между ними и в какой-то степени удовлетворить естественную потребность в многозадачности. Это особенно важно, если вы можете отнести себя к одному из четырех описанных выше типов. При решении сложных задач вам нельзя отвлекаться на другие дела, но почему бы не попробовать сделать это, когда работа становится гораздо проще? Сколько времени вы сможете сэкономить? Определите ситуации, в которых издержки многозадачности слишком велики: Вы стремитесь заслужить поощрение за большой объем проделанной работы? Каждое уведомление на компьютере немедленно приковывает к себе ваше внимание? Вы беспокоитесь о том, чтобы не пропустить последние новости в социальных сетях? Что бы вас ни отвлекало, вы можете отказаться от этого при решении самых сложных задач и сконцентрироваться на действительно важном. Более глубокое понимание проблем, связанных с многозадачностью, позволит вам предпринять необходимые действия, чтобы свести к минимуму ее негативное влияние на вашу производительность. Сколько времени вы можете сэкономить? Источники: 1. Американская ассоциация психологов: http://www.apa.org/research/action/multitask.aspx Sanbonmatsu DM, Strayer DL, Medeiros-Ward N, Watson JM (2013) Who Multi-Tasks and Why? Multi-Tasking Ability, Perceived Multi-Tasking Ability, Impulsivity, and Sensation Seeking. PLoS ONE 8(1): e54402 2. Rubinstein, Joshua; Meyer, David, E.; and Evans, Jeffrey E. Executive Control of Cognitive Processes in Task Switching. Journal of Experimental Psychology: Human Perception and Performance 2001, Vol. 27, No. 4, 763-797. Об авторе: Андреа Фрайрир (Andrea Fryrear) занимается контент-маркетингом в MarketerGizmo, анализируя профессиональные аспекты маркетинговой деятельности. Ее любимая тема — адаптивный маркетинг, который, по мнению Андреа, открывает новые возможности как для профессионалов, так и для бизнеса. Подробнее вы можете узнать на странице Андреа в LinkedIn.
Могут ли привычки вам мешать? Не попали ли вы в ловушку правил, которые на самом деле не приносят вам никакой пользы? Сказать по правде, да. И когда это происходит, так любимый вами распорядок становится вашим врагом. Из этой статьи вы узнаете, почему нам так мила предсказуемость и к каким положительным последствиям может привести нарушение привычного уклада.
В последнем посте цикла о том, как стать успешным руководителем проектов, мы поговорим о том, какие существуют способы и возможности развития в области управления проектами. Сразу отметим, что наши рекомендации имеют смысл только тогда, когда у вас уже наработан хотя бы минимальный опыт в управлении проектами. Как же развиваться руководителю проекта? Есть много способов, в том числе: Подробно изучать предметную область, в которой вы работаете. Даже если это не ИТ, где все меняется очень быстро, а, например, нефтяной бизнес или строительство. В любой отрасли постоянно появляется что-то новое, что вы можете использовать в текущих или будущих проектах. Общаться с коллегами из других компаний, посещать профессиональные конференции по управлению проектами, а также вступать в профессиональные сообщества. Цель у всех этих способов одна — расширение кругозора. Опыт, получаемый в одной компании, обычно узок. Не зря в сфере консалтинга в части опыта год идет за три, как в горячих точках. Зачастую, переосмыслив опыт коллег, получается радикально улучшить управление проектами в своей компании. Изучать и пробовать новые ИТ-инструменты. На рынке существует огромное количество инструментов как для управления проектами (например, Wrike), так и для командной работы, создания инфографики, коммуникации и так далее (тот же MindManager), которые могут значительно упростить работу и сделать ее намного более эффективной. Поэтому используя такие инструменты, вы одновременно перестраиваете процессы командной работы, лучше понимаете принципы взаимодействия сотрудников. В конечном счете, эффективнее управляете проектом и достигаете наилучшего результата. Работать с извлеченными уроками. Нужно понимать, почему что-то пошло так, а не иначе, что вы в следующий будете делать также, а что совершенно по-другому. Анализ извлеченных уроков проекта — один из самых мощных инструментов развития, которые есть у руководителя проекта. А если эти же уроки потом обсудить с коллегами или на конференции, эффект как минимум удваивается. Учиться на краткосрочных курсах, закрывая конкретные пробелы в знаниях. Например, курсы на 2-3 дня будут иметь смысл, если вам не хватает опыта в управлении продуктом, тестировании, управлении рисками проекта и так далее. Главное — тут же начать применять полученные знания, а не положить очередной сертификат на полку и забыть о нем. Читать книги по бизнесу, хорошие и разные. Как бы банально это не звучало, но почти в любой популярной книге, от "Психологии убеждения" Роберта Чалдини до “Пиши, сокращай” Максима Ильяхова, можно почерпнуть конкретные действия или инструменты, которые позволят улучшить какой-то аспект вашей работы. А, возможно, и полностью пересмотреть подход к ней. Важно не просто прочитать и положить книги на полку, а проанализировать полученную информацию и начать использовать на практике. На различных ресурсах регулярно публикуются подборки книг по любым направлениям, от коммуникации до управления продуктом. От этих списков можно отталкиваться, изучая конкретное направление. Самое главное — практика. Все перечисленные способы развития и обучения имеют смысл только в том случае, если вы постоянно делаете проект за проектом (а не "сделал проект, полгода позанимался рутиной, взял еще один"). Поэтому применяете полученные знания в своей работе, анализируете "сработало или нет, а если нет, то почему?". Оставляете для себя то, что работает именно для вас. Постоянно повышайте сложность выполняемых проектов В другом случае, начнется стагнация — проекты превратятся в процессную рутину "делай раз, делай два, делай три, вот результат", и профессиональное развитие остановится. Если внутри компании нет возможности получить более масштабные проекты — возможно, настал тот самый момент, когда нужно подумать о смене работы? Не обязательно выполнять все вышеперечисленное. Но регулярная практика и развитие — это залог интересной профессиональной деятельности, позволяющей видеть постоянно улучшающиеся результаты своей работы. Удачи вам! _________________________________ Автор статьи: Юлия Бажанова, PMP, руководитель проектного офиса, главный редактор Управление-проектами.РУ— некоммерческого сообщества людей, которые являются профессионалами в управлении проектами или только хотят этому научиться, а также профессионалов из смежных областей: управления продуктом, бизнес-анализа, тестирования, разработки и проч.
Итак, в прошлом посте мы обсудили мотивацию и необходимые знания для того, чтобы стать руководителем проектов. Сегодня же давайте поговорим о том, как получить проекты и набрать портфолио. Этап 1. Получаем проект Зачастую кажется, что для того, чтобы вам доверили вести какой-то проект в компании, у вас уже должен быть опыт управления проектами. Но где его взять? Получается замкнутый круг, из которого просто так не вырваться. В жизни же все наоборот: рабочих рук всегда меньше, чем задач. Именно поэтому самый простой способ— подойти к руководителю и предложить взять и выполнить какую-нибудь небольшую для компании задачу. Ее даже необязательно называть проектом. Все, что нужно— это чтобы вас назначили ответственным. Если у задачи нет сроков или бюджета — не беда. Эти ограничения всегда можно поставить на этапе планирования, чтобы потом попробовать ими управлять на практике. Практически у любого руководителя найдется такая задача, а то и не одна, и он ее вам с удовольствием отдаст. Часто даже не нужно ничего согласовывать —сегодня мало какие задачи специалист выполняет автономно. Большинство из них все-таки связаны с взаимодействием с другими сотрудниками и установленными ограничениями. Именно поэтому их можно попробовать выполнить с соблюдением всех канонов проектной деятельности. Если все-таки такой задачи нет, то всегда можно обратиться к коллегам из соседнего отдела, офиса или найти ее в интернете. В профессиональных сообществах нередко ищут ассистентов руководителей проектов либо руководителей проектов на неполный рабочий день. Конечно, нужно быть готовым к тому, что, возможно, для выполнения первых проектов вам какое-то время придется работать сверхурочно (рабочую-то нагрузку с вас при этом никто не снимает). Как мы обсуждали в предыдущем посте, вопрос в вашей мотивации. Этап 2. Анализируем полученный опыт После выполнения каждого такого проекта стоит остановиться и проанализировать результаты. Что в итоге получилось? Что не вышло и почему? Какие инструменты вы использовали? Чтобы вы сделали сейчас по-другому? Чему новому вы научились? Что вам бы хотелось опробовать применить в следующем проекте? Каких знаний вам не хватило? Идеально, если на этом этапе рядом с вами будет более опытный коллега, который сможет выступить для вас наставником, а также поможет вам выбрать и правильно применить те части методологии управления проектами, которые нужны именно в вашем проекте. Он их разберет вместе с вами и проанализирует ваш опыт. В таком случае обучение пойдет в разы быстрее и результаты не заставят себя долго ждать. Конечно, нужно не забывать о благодарности и о том, что ваш наставник, скорее всего, тоже делает это вне его рабочих обязанностей. Даже если официально такая роль не выделена в вашей компании, вы всегда можете попросить о помощи более опытного коллегу, пригласив его на обед или на кофе (в большинстве случаев вам не откажут). Этап 3. Осваиваем теорию и ИТ-инструменты Если вы не сделали этого раньше, то именно сейчас имеет смысл посетить какие-то вводные курсы или тренинг по управлению проектами. Теперь это будет для вас не просто набором бессмысленных терминов и процессов, а "ляжет" на ваш опыт и поможет лучше осознать, что и зачем вы делали. Курс необязательно должен быть очным — это может быть и онлайн-школа, бесплатное обучение на Coursera или на Pluralsight. Если такой курс вы уже проходили, нелишне будет вернуться к нему, посмотреть свежим взглядом на материалы и проанализировать, что и с каким результатом вы попробовали применять, а что — нет. Также на этом этапе стоит попробовать применять в работе самые простые ИТ-инструменты для управления проектами (например, Wrike) для получения общего понимания того, как именно они могут вам помочь в работе. Третьей составляющей будет изучения тех аспектов отрасли, в которой вы работаете, знаний о которых вам не хватает для грамотного управления проектами. Этап 4. Оформляем свой опыт и двигаемся дальше После того, как вы самостоятельно реализовали 2-3 проекта по приведенной выше схеме, можно говорить о том, что вы готовы заниматься этим профессионально (если, конечно, эти проекты не отбили у вас желания стать руководителем проекта). На этом этапе, даже если вы не планируете менять работу, хотя бы для себя имеет смысл переписать свое резюме с фокусом на управление проектами, описать свои достижения и компетенции. Это поможет осознать свои сильные и слабые стороны, и станет отличным подспорьем в дальнейшем обсуждении вашей новой роли. Таким образом, после выполнения первых проектов вы получаете релевантный опыт, понимание связи практики и теории и хорошее резюме. С таким багажом уже можно обсудить с руководителем полученный опыт и ваши ожидания и карьерные возможности в текущей компании. Как показывает практика, специалистов, которые самостоятельно взялись за проекты и успешно их завершили, чаще всего замечают еще до того, как они сами начинают этот разговор. Как правило, таким работникам предлагают какие-то новые возможности в компании. Если же на текущем месте возможности перевода на новую должность нет, то можно попросить перераспределить ваши текущие обязанности в пользу управления проектами. О том, что эта область вам интересна, стоит сказать не только непосредственному начальнику, но и заказчикам и спонсорам ваших проектов. Возможно, у них найдется что-то интересное? Если все же нет, то наверняка на другом месте работы ваши новые навыки будут оценены по достоинству. Тем более, новое резюме у вас уже будет готово. _________________________________ Автор статьи: Юлия Бажанова, PMP, руководитель проектного офиса, главный редактор Управление-проектами.РУ— некоммерческого сообщества людей, которые являются профессионалами в управлении проектами или только хотят этому научиться, а также профессионалов из смежных областей: управления продуктом, бизнес-анализа, тестирования, разработки и проч.
Сегодня профессия руководителя проекта — одна из самых востребованных как на российском, так и на зарубежном рынке труда. И, конечно, всех новичков в этом непростом деле волнует множество вопросов. Что нужно сделать, чтобы стать руководителем проектов? Требуется ли для этого высшее образование? Что первично — теория или практика? Можно ли стать руководителем проекта без опыта работы? Чтобы развеять сомнения и ответить на все эти вопросы, мы встретились с Юлией Бажановой, PMP, руководителем проектного офиса и главным редактором сообщества Управление-проектами.РУ. В цикле из трех статей Юлия рассказывает о том, как стать успешным руководителем проектов и что для это нужно. Очень хочется, чтобы можно было сказать "нужно прочитать вот эти 2 книги и сходить вот на этот курс, и все— вы готовый руководитель проекта". Но, к сожалению, настолько простого рецепта нет. Поэтому в первой из трех статей мы поговорим о том, что нужно для того, чтобы стать руководителем проектов. Главное — мотивация! Первый вопрос, который вам нужно себе задать: а какова моя мотивация? Профессия руководителя проекта — достаточно молодая, и не все понимают, что за ней стоит. Многим кажется, что "это работа, где все делают другие, а ты просто раздаешь указания", "руководителям проектов много платят", "это модно и современно", "быстрый карьерный рост в проектном управлении обеспечен" и так далее. Однако это не совсем так. Хороший разработчик зарабатывает больше руководителя проекта. Покомандовать в современных матричных структурах не получится, а модность и современность профессии не означает, что вам будет комфортно в этой роли. Так почему же вы хотите стать руководителем проектов? В качестве примера хорошей мотивации можно привести следующее — вы хотите создавать что-то новое, делать то, чего в этой (или другой) компании до вас еще никто не делал, вести людей за собой и делать так, чтобы их глаза также горели идеей, как ваши и так далее. Если это про вас— идем дальше! "Проектный" склад ума Второе, что стоит сделать — это проанализировать свой предыдущий опыт, чтобы понять, действительно ли вам стоит попробовать себя в профессии руководителя проекта. Вам скучно сидеть на одном месте или вы с удовольствием делаете одно и то же, постоянно совершенствуясь? Вы любите и умеете организовывать работу других людей, или вам проще следовать определенным регламентам, разработанным другими? Для вас важно видеть конкретный результат своей работы или правильный и отлаженный процесс со всеми его нюансами? Стресс или серьезный сбой какого-то рабочего процесса заставляет вас мобилизоваться? Либо в такой ситуации вам некомфортно, и все, чего вам хочется, чтобы все как можно скорее вернулось на исходные позиции? Чтобы ответить на приведенные выше вопросы, например, вспомните институт— вы были или хотели быть старостой или хоть раз организовывали мероприятие для группы? Вы хоть раз брали на работе инициативу по организации, например, экологического пикника или внедрения новой практики? Важно понимать, что "процессный" склад ума — это не плохо, но в проектной деятельности вам будет некомфортно от постоянного стресса и ежедневных изменений. Если динамично меняющаяся среда вокруг— это ваше, то однозначно стоит попробовать! Знание основ управления проектами в вашей отрасли Если с мотивацией и проектным складом ума все в порядке, стоит погрузиться чуть глубже, и ознакомиться с самыми основами управления проектами. Для этого необязательно идти на какие-то курсы. Можно послушать несколько вебинаров и почитать тематические ресурсы по управлению проектами, при желании— изучить стандарт PMI или IPMA. На выходе должно быть понимание: Что же такое проект и в чем состоят его ограничения В чем заключается задача руководителя проекта и зачем он вообще нужен Что представляет собой жизненный цикл проекта в вашей отрасли, и что должно происходить на каждом его этапе Какие знания вам нужны, чтобы успешно управлять проектом на всех этапах Я не зря подчеркиваю важность понимания жизненного цикла в зависимости от отрасли. Например, в разработке программного обеспечения и в строительстве школы жизненный цикл проекта будет очень и разным. "Универсального" управления проектами не существует. Что бы не говорили стандарты, и ценность профессионала определяется не только его опытом в управлении проектами, но и опытом в конкретной отрасли. Именно поэтому высшее образование в управлении проектами — точно не самая необходимая вещь, которая нужна на старте. Опыт выполнения некоммерческого проекта Исключительно для того, чтобы потом не расстраиваться от неверно принятого решения — можно сделать псевдо-проект с применением всей изученной теории, чтобы попробовать применить изученную теорию на практике. Например, построить летний домик на участке. Или запустить жене, которая любит вышивать, интернет-магазин, в котором будут продаваться ее работы. Или даже организовать семейный отпуск, пройдя все проектные этапы, от инициации и планирования до завершения. Это позволит и потренироваться, и лучше понять "зачем это все". Если после всех перечисленных шагов вы поняли, что управление проектами — это "ваше", и что вам это интересно— в следующем посте мы цикла мы расскажем о том, как получить первые проекты и набрать портфолио. _________________________________ Автор статьи: Юлия Бажанова, PMP, руководитель проектного офиса, главный редактор Управление-проектами.РУ— некоммерческого сообщества людей, которые являются профессионалами в управлении проектами или только хотят этому научиться, а также профессионалов из смежных областей: управления продуктом, бизнес-анализа, тестирования, разработки и проч.
Недавно у нас прошел вебинар с Денисом Фадиным о том, как спланировать и запустить идеальный проект. Мы обсудили как работать с заказчиком и ключевыми стейкхолдерами, а также составлять и актуализировать план проекта. Давайте разберемся, на что должны обратить внимание руководители проекта, чтобы ничего не упустить. PROJECT-ХАК 1: КОМУ НУЖЕН ТВОЙ ПРОЕКТ? Как руководитель проекта вы должны убедиться в том, что у проекта есть Заказчик. Это должен быть конкретный человек, а не целое подразделение или рабочая группа. Вы обязательно должны назначить встречу Заказчику и еще раз обсудить все детали. Обязательно зафиксируйте то, что ожидается от проекта, и поделитесь информацией со всеми заинтересованными лицами. PROJECT-ХАК 2: СУТЬ ПРОЕКТА ДОЛЖНА БЫТЬ ПРОСТА И ПОНЯТНА Суть проекта должна отражать его цель, быть краткой и понятной для всех участников проекта. Прежде всего, она должна включать: Цели проекта; Результаты проекта; SCOPE проекта (его содержание); Архитектуру проекта; Дорожную карту проекта (roadmap проекта или визуальное представление стратегии реализации проекта). Пример реализованного в банке проекта Как мы видим на данном примере, суть проекта отражена в последовательности шагов, которые должны выполняться клиентом и сотрудником в определенном порядке. PROJECT-ХАК 3. ЧТО ВАЖНЕЕ ДЛЯ ЗАКАЗЧИКА И СТЕЙКХОЛДЕРОВ? На стадии инициации и планирования проекта важно расставить приоритеты. Могут возникнуть определенные риски или сложности (например, увеличение сметы или срыв запланированных сроков проекта). Изначально обговорите это с заказчиками и стейкхолдерами и приоритезируйте те показатели, которые имеют для вас ключевое значение. PROJECT-ХАК 4: ЦЕЛИ, ЗАДАЧИ, РЕЗУЛЬТАТЫ, КРИТЕРИИ УСПЕШНОСТИ И КПЭ ПРОЕКТА Определите цели проекта. Обязательно начинайте их формулировать с глагола в начальной форме и совершенном виде (а именно, какую задачу вы хотите решить). Цель должна находится вне проекта — то есть результат проекта не может быть самой целью. Частые ошибки при формулировании. В цели указывается перечень задач, которые помогут ее достигнуть, или же сами результаты. Определите задачи проекта — это иерархическая структура работ (WBS, work breakdown structure). Что именно нужно сделать, чтобы цели проекта были достигнуты? Частые ошибки при формулировании. Указывается слишком детальный перечень задач. Результаты проекта. Они бывают качественные (их лучше формулировать в виде объекта, физического или виртуального — например, возведен, зарегистрирован, согласован) или количественные (ключевые показатели эффективности в числовом значении). Частые ошибки при формулировании. Формулируются только количественные результаты проекта или указывается статус качественного результата проекта. Также зачастую возникает ситуация, когда указывается слишком большой перечень количественных результатов, многие из которых являются расчетными от других. Критерии успешности проекта: Достигнуты все результаты проекта — если не достигнут хотя бы один результат, то проект нельзя считать успешным и завершенным. Допустимая норма превышения бюджета от запланированного, а также сроков выполнения проекта. Допустимый уровень качества результатов проекта, удовлетворенности пользователей и клиентов (NPS, CSI) и так далее. Частые ошибки при формулировании. На стадии инициации проекта команда забывает сформулировать критерии успешности проекта. Другая ситуация, что они могут быть ограничены только один критерием — достигнуты все результаты проекта. Также могут отсутствовать допустимые нормы превышения бюджета или сроки проекта — то есть, при малейшем превышении проект считается неуспешным. PROJECT-ХАК 5: ДЕЛАЙТЕ ТОЛЬКО РЕАЛИЗУЕМЫЕ ПРОЕКТЫ Прежде всего, ставьте реализуемые цели, которые вы можете достигнуть в рамках проекта. Как это сделать? Сокращайте SCOPE проекта; Максимально увеличивайте объем выделяемых ресурсов и сроки на реализацию проекта. PROJECT-ХАК 6: ПЛАНИРУЙТЕ С УМОМ Важно понимать, что план — это не догма, а живой документ, который требует постоянной актуализации. Не нужно планировать то, что может очень сильно изменится. На стадии инициации проекта разбейте его на ключевые вехи и отслеживайте ход проекта. Это позволит на любом этапе получить необходимую информацию и при необходимости своевременно вносить корректировки. PROJECT-ХАК 7: ЧТО ТАКОЕ ИДЕАЛЬНО СПЛАНИРОВАННЫЙ ПРОЕКТ? Руководитель проекта должен стремиться к тому, чтобы после стадии инициации и планирования рабочая группа четко понимала цели и суть проекта, тогда такой проект смело можно будет назвать идеальным. Для того, чтобы еще больше углубиться в тему, рекомендую следующий список литературы и полезных ресурсов по управлению проектами: «Deadline. Роман об управлении проектами», Том ДеМарко. Книга для руководителей проектов любого масштаба, которая поможет разобраться с процессами на стадии инициации и запуска проекта. «Управление проектами от А до Я», Ричард Ньютон. Пошаговая инструкция, с чего начинать и чем завершать работу над любым проектом. Каждая глава представляет собой следующий, новый этап развития проекта. «Управление проектами в стиле ДРАЙВ», Федор Афанасьев. Краткий практический курс, пройдя который вы освоите основные принципы и сможете выработать практические навыки управления проектами. «Управление проектами», В.Богданов. Книга для менеджеров, которые решили автоматизировать управление проектами в своем бизнесе и внедрить систему управления проектами. «Управление проектами для неофициальных проект-менеджеров», Кори Когон, Э Союзетт Блейкмор, Джеймс Вид. О принципах, практических примерах и инструментах реального и высокоэффективного управления проектами, которые могут быть использованы в организациях любого уровня. «Руководитель проектов. Все навыки, необходимые для работы», Рэндалл Инглунд, Альфонсо Бусеро. Хорошо структурированное прикладное пособие по развитию всех необходимых навыков менеджера проектов. «Основы проектного менеджмента. Классическое руководство», Джозеф Хигнии. Руководство по проектному менеджменту, основанное на классическом своде знаний PMBOK. «Управление проектами. Быстрый старт», Ким Хэлдман. Книга об основах проектного менеджмента для новичков. «Управление проектом на одной странице», Кларк Кэмпбелл. Автор делится секретами успешного управления проектами и лучшими практиками. Художественная литература, из которой можно почерпнуть проектную смекалку: «Повесть о Ходже Насреддине», Леонид Соловьев. Полезные ресурсы: Блог «Управление проектами.РУ». Профессиональное сообщество для тех, кто умеет или хочет научиться хорошо управлять проектами. Также в блоге есть колонка Wrike c практическими кейсами. 100 правил руководителя проектов NASA. ________________________________________________________________________________________ О спикере: Денис Фадин, IPMA Level B, PMI PMP, Certified Agile Professional, серебряный призер международного конкурса «Young Project Manager of the Year 2018». Руководитель направления крупного российского банка. Опыт управления проектами — более 8 лет.
Управление проектами — дело очень сложное. Так как при выполнении любого проекта в игру вступает множество различных факторов, менеджеру проектов приходится быть очень гибким и изобретательным. В отличие от разработчиков, инженеров и архитекторов, занимающихся только технической стороной, менеджер проектов должен быть знаком со всеми техническими деталями, а также учитывать и социальные, и корпоративные аспекты. Более того, ему часто приходится управлять несколькими проектами одновременно. Кроме всего прочего менеджер проектов должен позаботиться о том, чтобы между подразделениями поддерживались открытые каналы связи, чтобы различные команды могли координировать свои действия, и чтобы любые возможные риски не остались незамеченными. Естественно, на этой почве вырастает множество проблем. Вот три главные проблемы, с которыми приходится сталкиваться буквально каждому менеджеру проектов, и несколько путей их решения. Проблема №1. Обновление графика работ по проекту Излишне говорить о том, что у каждого проекта должен быть график, позволяющий всем участникам следить за ходом работ и возложенными на них обязанностями, а также отмечать пройденные вехи. Именно менеджер проектов должен вести учет всей деятельности участников команды, обновлять статус проекта и выступать в роли связующего звена между командой и всеми заинтересованными лицами, в том числе представителями высшего руководства. Однако такие административные задачи требуют огромных временных затрат, в то время как менеджер проектов мог бы использовать свои опыт и навыки для выполнения гораздо более полезной работы. Решение. Автоматизируйте обновления графика везде, где это возможно, чтобы вам не пришлось тратить время на сбор данных вручную. Если вы будете проводить совещания для выяснения статуса задач каждого из участников, у вас уйдет на это большая часть рабочего времени. Есть специальные инструменты для управления проектами и совместной работы, которые позволят участникам вашей команды самостоятельно отмечать выполненные задачи и пройденные вехи, а вам — получать отчеты и обновления статуса в режиме реального времени. Вы сможете меньше времени тратить на административную рутину и направить все свои усилия и опыт на выполнение более важных задач. Проблема №2. Многозадачность Когда у вас столько дел, многозадачность может показаться вам единственным выходом. Но на самом деле она снижает вашу эффективность, отрицательно влияет на качество работы и может привести к серьезным нарушениям графика. Всего лишь один сбой неизбежно отразится на зависимых задачах, которые нельзя будет начать до завершения первой задачи, и так далее, и так далее. Задержки будут нарастать, как снежный ком. Решение. Делайте все возможное, чтобы сократить число проектов, находящихся в работе одновременно. Старайтесь выполнять одновременно не более 25-50% от общего количества проектов, чтобы сократить задержки и повысить качество работы. Вам же станет легче, если вы будете разделять свое внимание между меньшим числом проектов. Также воспользуйтесь преимуществами многочисленных онлайн-инструментов, способных облегчить вашу ношу. Приложение для обмена мгновенными сообщениями, такое как Slack, позволит общаться в реальном времени, архивировать сообщения и легко находить нужную информацию, если вам потребуется вспомнить что-то важное из конкретного разговора. Проблема №3. Ожидаемая продолжительность проекта Если у вас нет волшебного хрустального шара (а если есть, не могли бы вы одолжить его нам?), вы никогда заранее не узнаете, сколько времени может занять выполнение конкретной задачи. Но вы можете сообщить клиентам и руководству предполагаемую дату выполнения, основанную на имеющейся у вас информации. И на вас будет возложена ответственность за соблюдение указанного срока. Есть несколько различных методов, помогающих оценить время, которое потребуется вашей команде на выполнение проекта. Но если вы просто назначите для каждой отдельной задачи предполагаемый срок выполнения, ваши прогнозы могут не оправдаться. А это значит, что участникам команды придется наверстывать время, пытаясь уложиться в график. И это может привести не только к стрессу, но и к снижению качества, превышению бюджета или к опасности сорвать срок сдачи. Решение. Вместо того, чтобы спрашивать у участников, когда они рассчитывают завершить свои задачи, попробуйте метод двух точечных оценок. Преимущество этого метода заключается в том, что он позволяет нарушить предварительный срок благодаря временному буферу, позволяющему несмотря ни на что сдать проект вовремя. Учтите: этот метод вовсе не гарантирует, что вы сможете сдать вовремя любой проект, но он может послужить вам в качестве страховки. Эти полезные стратегии и инструменты позволят вам лучше планировать и выполнять свои проекты, а также повысить эффективность работы команды, снизить стресс и неизменно оправдывать (и даже превышать!) ожидания ваших клиентов. Об авторе: Диана Кларк (Diana Clark) — специалист по цифровому маркетингу и менеджер маркетинговых проектов. Она работает вместе с командой таких же талантливых маркетологов на портале Aussiewriter. Ей нравится предлагать людям бизнес-рекомендации и делиться своими идеями в блоге.
Когда начинается новый проект, работы у вас по горло: составление графика, планирование зависимостей и вех, поиск нужного программного инструмента, составление бюджета и распределение ресурсов. Но одна из самых трудных (и важных) задач — это поиск тех людей, с которыми вы будете сотрудничать. Ведь в конечном итоге успех проекта не может зависеть только лишь от финансирования, целей и идей. Если вы с самого начала проконсультируетесь с нужными людьми, то, возможно, избежите лишних трудностей при выполнении проекта и сможете получить лучшие результаты. Вот с кем следует сотрудничать, чтобы успешно выполнить проект: 1. Пользователи С кем еще консультироваться, как не с людьми, которые станут пользоваться результатами проекта? Узнайте все их требования и ожидания — и чем подробнее, тем лучше. Если ваш проект адресован определенной группе пользователей, ваша главная цель — удостовериться, что выполнение проекта принесет им значительную выгоду. 2. Профильные эксперты В большинстве случаев под профильными экспертами подразумеваются ИТ-специалисты или инженеры, но на самом деле это может быть кто угодно, обладающий необходимыми навыками и опытом: технический специалист, архитектор, специалист по анализу данных, разработчик, бизнес-аналитик, тестер и так далее. 3. Финансовые специалисты Четкое представление о финансовой стороне дела — очень важная составляющая часть управления проектом. Сотрудники финансового отдела могут проверить ваш бюджет и модели, а также помочь в разрешении возникающих проблем, например, связанных со ставками оплаты, формулами и т. д. Кроме того, они могут помочь вам составить бизнес-кейс проекта, проверив предполагаемые экономические выгоды. 4. Высшее руководство Принимая решение о целях и стратегии выполнения проекта, всегда советуйтесь с высшим руководством. Вы должны быть уверены, что ваш проект согласуется со стратегическими целями компании. Это важно и для того, чтобы заручиться надежной поддержкой спонсоров проекта, от которых будет зависеть его успех. 5. Юридический отдел Если вы работаете над новым функционалом или обновлением системы безопасности, нужно заранее обсудить все возможные юридические проблемы. Даже если у вас есть полное нормативно-правовое обоснование проекта, вы можете не знать заранее о будущих изменениях программного кода или рабочей процедуры. К счастью, юристы могут не только проинформировать вас о том, что следует ожидать, но и разрешить любые проблемы, связанные с соблюдением законодательных требований. 6. Офис управления проектами Распределение ресурсов, ожидания, шаблоны, модели... Опытные менеджеры проектов помогут вам подобрать наилучшие методики и найти похожие проекты, которые вы сможете использовать в качестве образца. В офисе управления проектами обычно есть база данных с функцией поиска, так что вы сможете отыскать всю необходимую информацию. 7. Вы сами Прислушивайтесь к собственной интуиции! Ваш самый ценный ресурс — это не только проектная группа, но и ваш профессиональный опыт. Воспользуйтесь им для создания наилучшей стратегии выполнения проекта и достижения целей. Об авторе: Кейт Симпсон (Kate Simpson) — профессиональный писатель и редактор. Она работает в группе поддержки сайта Assignment masters, где занимает должность старшего разработчика контента и ведет несколько проектов, а также возглавляет команду редакторов.
Если вы владелец предприятия и страдаете чрезмерным перфекционизмом, то волей-неволей вам приходится выполнять лишнюю работу. Ведь желание достичь наилучших результатов и желание быть идеальным — это разные вещи, хотя руководители и владельцы компаний часто их путают. В то время как наличие высоких стандартов и целей может лежать в основе эффективной бизнес-стратегии и быть отличным способом для повышения мотивации сотрудников, перфекционизм является препятствием для достижения успеха. Хотите знать, как такой образ мышления может повредить вашему бизнесу? Вот пять примеров. Вы никогда не рискуете На протяжении многих лет вы принимаете решения, влияющие на рост и эффективность вашего бизнеса. При этом вам в голову могут приходить инновационные идеи или у вас может возникнуть желание сделать рискованный выбор, но если вы перфекционист, то вы задавите этот порыв в зародыше. Хотя при принятии крупных решений необходимо взвешивать все «за» и «против», творчество и развитие остаются важными составляющими успеха, а это значит, что без определенного уровня риска нельзя обойтись. Также для сохранения конкурентоспособности нужно быть готовым адаптироваться к изменениям, происходящим в вашей отрасли. Изучайте показатели, советуйтесь по поводу сложившейся ситуации и принимайте информированные решения, но не отвечайте сразу «нет». Вы не нравитесь людям Не секрет, что с перфекционистом не так-то просто сработаться. Если вы всегда и во всем стремитесь к совершенству, то скорее всего требуете такого же подхода и от ваших подчиненных (или они чувствуют, что вы ждете от них именно этого). Это может превратить вас в деспотичного и придирчивого начальника, уверенного, что только его представление о проекте или окончательных результатах является единственно верным. Но никому не нравится работать на диктатора, и если ваши сотрудники не уважают вас как лидера и не испытывают к вам теплых чувств, вы рискуете потерять отличных специалистов. Остановитесь и подумайте о том, как ваша склонность к перфекционизму отражается на ваших сотрудниках. Пусть они узнают, что вы доверяете им и даете нужную степень свободы для выполнения их рабочих обязанностей. И помните, что их идеи и их представления об успехе ничуть не хуже ваших. Вы боитесь неудач Причиной перфекционизма может быть страх оказаться несостоятельным. В опросе, проведенном среди тысячи взрослых американцев, список самых распространенных страхов возглавила боязнь неудачи. И если вы управляете предприятием, то перфекционизм может стать для вас способом преодолеть эту боязнь: «Если все идеально, то ничего плохого не случится. Если все идеально, значит, можно быть уверенным, что я все сделал правильно». Конечно, лучше использовать страх в качестве мотивирующей силы, чем опускать руки, но, выбрав такой путь, вы рискуете оказаться в плену своих иллюзий. Если это случится, вы перестанете понимать, что такое хорошо выполненная работа. В конечном итоге вы никогда уже не будете довольны своими действиями и не сможете справляться со страхами, разрушающими и вас, и ваш бизнес. Вы ненавидите, когда вам возражают Как бы отчаянно вы ни стремились к идеалу, ваши идеи, результаты вашего труда и ваши навыки руководителя не идеальны. Потому что идеал недостижим! Если вы обижаетесь на отзывы о вашей работе или с порога отвергаете чужие идеи, то тем самым вы тормозите развитие вашего бизнеса. «Истинным идеалом для современных специалистов является гибкость, и проявляется она в совместной разработке революционных инноваций. Даже если ваши методы безупречны, их всегда можно улучшить за счет чужих идей», — утверждает один из экспертов по малому бизнесу на сайте The Office Club. Самые успешные руководители из любых отраслей постоянно адаптируются к новым научным достижениям и изменяющимся обстоятельствам, но если вы перфекционист, такой подход может быть для вас недоступен. Вы не укладываетесь в сроки Перфекционисты часто испытывают потребность в том, чтобы тщательнейшим образом проверить любую мелочь. Как бы ни было необходимо контролировать и проверять результаты работы ваших подчиненных, чрезмерный контроль часто мешает сотрудникам соблюдать поставленные сроки, ведет к снижению продуктивности и даже может вызвать у людей желание сменить работу. Утвердив проект, поручите его выполнение одному из ведущих специалистов и просто отойдите в сторону. Для начала делайте это хотя бы один раз в неделю, пока не привыкнете. Со временем вы избавитесь от излишнего беспокойства, ваша склонность к перфекционизму начнет постепенно ослабевать, и это пойдет на пользу и вашей команде, и вашему бизнесу. Об авторе: Джессика Тифелс (Jessica Thiefels) пишет статьи на протяжении последних десяти лет, и пять из них — в сфере маркетинга. Она — профессиональный блоггер и публикуется на таких интернет-площадках, как Ms. Career Girl, LifeHack, ThinDifference, Manta и StartupNation. Читайте ее в Твиттере: @Jlsander07.
Читать об ошибках других — истинное наслаждение. Главное, чтобы помимо злорадствования, из этой статьи вы вынесли важный урок о том, как правильно делать email-рассылки. Команда ePochta, разработчик программ для email-маркетинга, собрала для вас список актуальных проблем email-маркетологов 2019-го года. В продолжение первой части читайте о распространенных заблуждениях подготовки email-кампании. 7. Всех под одну гребенку: универсальная email-рассылка Еще один сюрприз 2019-го ― это гиперсегментация. И зачастую маркетологи игнорируют это. А вот те, кто следует трендам получили прирост ROI за счет ее внедрения. Сегментация ― это распределение клиентов на группы по определенным критериям, чтобы в итоге сформулировать наиболее релевантное предложение. Распространенные виды сегментации по: Полу; Возрасту; Геолокации; Активности/неактивности на сайте; Истории покупок. Но сейчас лишь одного из вышеперечисленных критериев недостаточно. Гиперсегментация ― это сочетание нескольких параметров (например, имени, пола и интересов). Можно настроить автоматическую сегментацию электронной почты, предоставив пользователю выбрать контент, который он/она хочет получать. Бренд Nike сегментирует подписчиков в форме подписки. Они уточняют пол, возраст и день рождения. Таким образом, предложения будут отвечать запросам получателя. 8. “Безымянный клиент, купи!” “Привет, нет времени объяснять, просто купи!” — примерно так выглядят email-рассылки ленивых маркетологов, которые знать не хотят свою ЦА. Казалось бы, персонализация сообщений давно стала обычным делом. Но не для всех. Часто маркетологи ограничиваются упоминанием имени получателя в начале письма, но этого недостаточно. Удивляйте своих подписчиков не только поздравлением с Днем рождения (например, и названием их любимого товара). Это создаст впечатление личной беседы, и клиент почувствует себя особенным и значимым для вас.В этом сообщении отправитель сделал акцент не на имени клиента, а на товарах, которые были в корзине. 9. Уникальность бренда в email-маркетинге Некоторые маркетологи настолько консервативны, что их сообщения похожи на средневековые грамоты. Будьте смелее, выделяйтесь. Клиент должен узнавать письма от вашей компании точно так же, как и голос любимого певца. Создайте собственный стиль общения, который импонирует вашим подписчикам и вовлекает во взаимодействие. Например, используйте юмор или персонажа, от чьего имени вы будете обращаться к подписчикам. Тот, кто составлял текст этой рассылки определенно обладает тонким чувством юмора. Такой стиль создает легкость и непринужденность общения. Уверены, что такая рассылка зацепит клиентов и они перейдут по ссылке в поиске отдыха мечты. 10. С чего начать общение с пассивными подписчиками email-рассылки Неправильно забывать о клиентах, которые не проявили себя. Представьте, что это своеобразный вызов. Сделайте все, чтобы расшевелить их и привести к покупке. Будьте активными с неактивными! Один из вариантов письма реактивации. Компания указывает сколько времени клиент не посещал сайт и приглашает пойти за покупками. 11. Суровый email-маркетинг: новички разберутся сами Еще одно частое заблуждение маркетологов. Только представьте, они не приветствуют новых подписчиков! То есть что такое onboarding письма? Как они работают? Гугл их знает. А потом удивляются низкой конверсии. Представим ситуацию: посетитель впервые оказался на сайте и подписался на рассылку. Но вместо приветствия, он видит призыв “купи!”. Уделяйте должное внимание людям, которые еще не знакомы с вашим брендом. Поприветствуйте их, расскажите о себе. Так вы сможете добавить +1 в список лояльных клиентов. Приветственное письмо от зоомагазина "Четыре лапы”, приятное впечатление от которого не сможет разрушить даже кривой список. 12. Отсутствие CTA Тест на внимательность. Посмотрите на эти 2 примера письма. Найдите элемент, из-за которого пострадает вторая рассылка. Правильно — отсутствие Call-to-Action кнопки. Ведь, если нет призыва к действию, то и делать получателю ничего не нужно. Кнопка призыва должна быть: Четкой. Прочитав текст призыва, пользователь сразу должен понять, что от него хотят. Заметной. Размер и место кнопки тоже имеет значение. Не делайте ее маленькой или огромной. Обратите внимание на мобильную версию. В этом случае кнопка должна быть большой для удобства нажатия. Размещайте либо под самим сообщением, либо на изображении. Важно, чтобы кнопка не была в самом начале. 13. Email рассылки — это не про телефоны Видимо именно так думают специалисты по email-маркетингу, которые не оптимизируют дизайн рассылки под мобильные устройства. Да, некоторые клиенты скучают по временам первых гаджетов. Но не стоит потакать их ностальгии в рамках email-рассылки. В обязательном порядке сделайте так, чтобы сообщения отображались корректно как на десктопе, так и на мобильных устройствах. И не забывайте о мобильной версии сайта. Пример сообщения бренда Virtus на компьютере и смартфоне. Заключение Email рассылка ― это душа бренда. Использовав хотя бы половину наших советов, вы значительно улучшите качество работы, и бренду не придется краснеть за ваши рассылки. Поверьте, ваши клиенты оценят это. ________________________________________________________________________________________ Автор статьи: Ирина Подорван, контент-менеджер компании ePochta, которая предоставляет профессиональные программы для СМС и Email маркетинга. Отличается нестандартным взглядом на обычные вещи. Обожает креативный копирайтинг, яркий контент и новые веяния в маркетинге.
Ох уж эти маркетологи. Сколько ошибок в подготовке email-кампании потопило, казалось бы, идеальные предложения. А главное, что многие даже не замечают свои проступки и удивляются низким продажам и плохим отзывам о компании. 18 лет команда ePochta, разработчика программ для email-маркетинга, наблюдает подобную ситуацию. Проанализировав email-рассылки коммерческого сегмента, мы составили для вас список главных ошибок, которые email-маркетологи допустили в 2019-м. Читайте статью, чтобы узнать как правильно зарабатывать на email-маркетинге. Email-маркетинг в 2019. Факты Мы собрали для вас выжимку статистики, которая показывает общую картину состояния email рассылки, как инструмента продвижения в этом году. Как вы видите, есть моменты, над которыми стоит поработать. Исправив ошибки, вы сможете оказаться в числе тех, кто повышает ROI за счет инструментов email-маркетинга. Примеры типичных ошибок маркетологов в подготовке email-кампании Много статей написано об ошибках в email-маркетинге и о том, как их избежать. А история повторяется. Только вдобавок к старым промахам, список пополнился и новыми упущениями. В этом году в email маркетинге произошли значимые перемены, и вот как их встретили: 1 ошибка. Несоблюдение правил GDPR Услышав эти четыре буквы, многие представляют только огромные суммы штрафов и приходят в ужас. А зря, ведь на практике нужно просто внести изменения в стратегию сбора и обработки email-адресов клиентов. Общий регламент по защите данных (англ. General Data Protection Regulation) ― постановление Европейского Союза, направленное на усиление защиты и унификацию персональных данных пользователей. После внедрения правил GDPR Европейская комиссия опубликовала суммы штрафов компаний, которые нарушили требования регламента: Немецкий оператор социальной сети был оштрафован на €20 000 за небезопасное хранение данных клиентов. Польскую брокерскую компанию оштрафовали на €220 000 за то, что не предупредили жителей об обработке их персональных данных. И даже сам Google был оштрафован на €50 000 000 за то, что рекламные объявления показывались без согласия пользователей. Золотые правила в создании email-рассылок Чтобы обезопасить себя и клиентов, следуйте этим простым правилам: Не покупайте базы адресов. Говорите о том, что будете рассылать и как часто. Предупреждайте пользователей, какие данные вы будете обрабатывать, зачем и на какой срок. Позвольте им отписаться от рассылки. Взгляните на данную форму подписки. В этом примере нарушены некоторые из вышеперечисленных правил. Подписчику не говорят какие материалы он будет получать в рассылке, как часто, не спрашивают разрешения на обработку персональных данных. Rusbase заботится о подписчиках и предлагает несколько вариантов форм подписки в зависимости от тематики писем: Каждая из форм содержит информацию о тематике и частоте рассылки. Пример формы отписки от ЛитРес Соблюдайте закон и клиенты почувствуют вашу заботу. Это скажется как на уровне доверия, так и на прибыли компании. 2 ошибка. Хаос в email-маркетинге Представьте, в Instagram вам пишет незнакомый человек: “Пока. Маша зовут меня. Купи слона. Зовут тебя как? Привет”. Приблизительно так воспринимают письма, которые отправляют без продуманной поочередности рассылки. Подобный хаос приведет лишь к разрушению как отношений с клиентами, так и репутации бренда. Учтите, что отсутствие календарного плана отправки писем характерно спамерам, которые ленятся тратить на это время. Поэтому не удивляйтесь, если в ответ на очередную email- рассылку вы получите поток жалоб на спам. Как создавать цепочки писем: стратегические советы Определитесь с целью, которую преследуете, отправляя email. К примеру: Произвести первое впечатление и рассказать, что ждет подписчика в следующих письмах. Рассказать о компании/бренде, преимуществах и особенностях. Уведомить об акциях, распродажах, скидках. Отреагировать на действия клиента: регистрацию/оплату. Вернуть к неоконченному действию: брошенной корзине, не оформленному заказу. Главная задача ― подтолкнуть к покупке. Продумайте серию писем. Их контент будет зависеть от этапа общения с получателем. Например: Серия welcome-сообщений. Информационные письма. Мотивирующие к взаимодействию: опрос о пожеланиях клиента. Реактивационные и др. Просмотрите статистику предыдущих рассылок. Как пользователи реагировали на ваши предложения. Ну и конечно же выберите надежный сервис, например, MailChimp, BenchMark или программу для email рассылки, к примеру, ePochta Studio. 3. Email-маркетолог из палеолита Времена меняются, а вы все еще в каменном веке делаете email-рассылки вручную. Технический прогресс не стоит на месте. В интернет-маркетинге нет места консерватизму. К примеру, ведению базы клиентов в блокноте в то время, как искусственный интеллект (ИИ) самостоятельно рассылает электронные письма конкурентов. Обратите внимание, что привлечение ИИ в email-маркетинг: сократит время отправки, настроит правильно цепочки писем, даст советы по товарам для подписчиков. Используя блага современности, вы демонстрируете готовность подстроится под запросы рынка. Будьте уверены, ваш бюджет, отдел маркетинга, равно как и пользователи оценят это. 4. Email маркетинг — это движение В буквальном смысле. Одного лишь ИИ недостаточно для того, чтобы быть на вершине трендов email-маркетинга. Одним из лучших методов привлечения внимания этого года признаны анимированные сообщения. При грамотном использовании, они вовлекают получателей. Добавьте GIF или CSS, но не перестарайтесь. Анимация показывается только после того, как загрузится. Поэтому её вес не должен превышать 800 кб. Помните, анимация не должна мигать со скоростью света и пестрить цветами, как хвост павлина. Это может раздражать пользователя. Возьмем, к примеру, динамичное письмо онлайн магазина LOFT: С помощью анимации в предновогоднем письме, пользователю предлагают узнать, что говорит гороскоп на первый месяц 2019-го года. Нажимая на свой знак зодиака, вы получаете предсказание. 5. Простота в email-маркетинге: оформление текста письма Ваше письмо должно быть читабельным. Не стоит оформлять текст сообщения всеми цветами радуги. Во первых, есть риск, что письмо запылится в папке “Спам”. Во-вторых, если оно и дойдет к получателю, то он физически не сможет его прочитать. Есть еще “умники”, которые заменяют буквы символами. Это красная тряпка для спам-фильтров. Чтобы письма от вашей компании открывали и переходили на целевой лендинг, не допускайте подобных ошибок: Проблемы этого письма: Разноцветный текст Подчеркивания Много восклицательных знаков Разный шрифт 6. Дизайн “вырви глаз” В 2019 году в тренде минимализм. И ваши email-кампании тоже должны выглядеть лаконично и просто. В рамках брендинга лучше, когда рассылка и сайт оформлены в едином стиле. Grammarly использует корпоративные зеленый цвет, желтый, разные оттенки синего и жирный шрифт. Просто и со вкусом. Заключение Это неполный список промахов маркетологов в 2019, но уже понятно, что их немало. А точнее 13, вторую часть которых вы найдете в следующей статье. Изучите их и проанализируйте свою стратегию, чтобы убедиться, что компании не придется краснеть за ваши email-рассылки. ________________________________________________________________________________________ Автор статьи: Ирина Подорван, контент-менеджер компании ePochta, которая предоставляет профессиональные программы для СМС и Email маркетинга. Отличается нестандартным взглядом на обычные вещи. Обожает креативный копирайтинг, яркий контент и новые веяния в маркетинге.