Тайм-менеджмент, или как управлять своей жизнью (часть 1 из 3)

Евгений Салтыков, руководитель проектного офиса, сертифицированный руководитель проектов (PMP, PME), рассказывает о том, как выявить пожирателей времени, и делится принципами, которые помогут скорректировать процесс планирования. 

В недавнем прошлом (в середине 2010-х годов) это словосочетание было одним из самых хайповых в сфере личностного развития. Но ажиотаж прошел достаточно быстро (буквально за год-два). Могу предположить, что это связано с непростой схемой установления правил тайм-менеджмента в личной жизни и, конечно же, лени следования этим правилам, ведь так сложно начать себя ограничивать в чем-то привычном.

В этой короткой статье (рассчитанной на одну чашку кофе) я расскажу об основных пожирателях вашего времени, на которые следует обратить пристальное внимание и стараться их избегать, а также о некоторых парадоксах планирования, в которые попадает большинство не знающих о них.

ПОЖИРАТЕЛИ ВРЕМЕНИ

Ниже я перечислю основные пожиратели, известные мне. Попробуйте спроецировать их на ваш рабочий день. Для этого фиксируйте в течение дня то, чем вы занимаетесь, с указанием периода. Предлагаю следующий формат:

Время начала | Время окончания | Чем занимался

10:00                     10:15                      Разговор по телефону с Боссом

10:16                    10:28                      Сходил покурить, обсудить с коллегами Босса

В итоге у вас получится занятный график одного выбранного дня. Делитесь эмоциями, пишите о том, что чувствуете — не нужно канцеляризмов, дайте волю своему подсознанию. Скорее всего, это будет нетиповой день. Но типичные временные ловушки будут выявлены, и они с большей вероятностью будут присутствовать почти во всех ваших днях. У каждой ловушки будет корневая причина, которая может быть найдена достаточно просто. Задайте себе вопрос «Почему я этим занимался?» — этой причиной и будут пожиратели времени.

К слову, вы можете начать эту активность не в рамках рабочего, а в рамках светового дня от момента «чистки зубов» до «ухода на сон».

Ниже я приведу наиболее встречаемые пожиратели времени. А в комментариях напишите номера, которые оказались и в вашем графике (потом приведем статистику среди наших читателей блога):

1. Активные пожиратели (действия):

  • 1.1. Отвлекающие телефонные звонки/электронные письма во время работы.
  • 1.2. Коллеги, приходящие во время выполнения вами задач, а иногда и приходящие с новыми задачами.
  • 1.3. Внезапные совещания (когда возникают срочно, без возможности нормально к ним подготовиться).

 2. Пассивные пожиратели (причины):

  • 2.1. Неясные цели (когда не знаете цели выполняемых работ).
  • 2.2. Нет приоритетов задач (когда теряетесь в задачах).
  • 2.3. Не согласована методика достижения цели (когда выполнение работы производятся не оптимальными способами для задачи).
  • 2.4. Большое количество задач, требующих высокой концентрации (когда не понимаете, на чем стоит концентрироваться).
  • 2.5. Отсутствие мотивации (когда у вас нет желания заниматься задачей).
  • 2.6. Недостаточно организованное хранение информации (когда тратите дополнительное время на поиск и обобщение необходимой информации).

3. Внешние пожиратели (окружающая среда):

  • 3.1. Шум в рабочем помещении (когда на рабочем месте некомфортно).
  • 3.2. Недостаточная координация с другими коллегами (все вокруг пытаются потушить «возникший пожар»).
  • 3.3. Тлеющие конфликты между сотрудниками/подразделениями.

4. Внутренние пожиратели (собственная неорганизованность):

  • 4.1. Неумение говорить обоснованное “Нет” не соответствующим задачам (когда берете на себя дополнительные задачи, не справившись с текущими).
  • 4.2. Недостаточное делегирование работы подчиненным (когда делаете все сами).
  • 4.3. Недостаточная самодисциплина.
  • 4.4. Перфекционизм (стремление собрать ВСЮ информацию до принятия решения).

ПАРАДОКСЫ ПЛАНИРОВАНИЯ

Вспомните, как обычно выглядит ваш рабочий процесс:

— вы заняты конкретной задачей;

— количество вводных растёт, и вы начинаете нервничать;

— начинаете терять контроль происходящего;

— ускоряетесь в выполнении задач;

— снижается концентрация внимания и качество решений;

— проблем становиться больше — мы нервничаем еще больше.

Круг замкнулся.

Ниже я приведу основные принципы, которые помогут скорректировать подход, описанный выше.

  • Если опаздываем, начинаем терять контроль, сразу же необходимо ТОРМОЗИТЬ! Остановитесь, сверьте приоритеты, спланируйте выполнение того, что сейчас критичнее.
  • Поймите, за единицу времени качественно делать можно только одно дело.
  • Как бы вы не старались работать значительно быстрее, чем среднестатистический специалист, не получится.
  • Нужно делать то, что наиболее критично в данный момент.

В следующей части обсуждения тайм-менеджмента мы рассмотрим рекомендации к планированию своих активностей.

Лайкайте, читайте, делитесь и обсуждайте!

_________________________________________________________________

Автор статьи: Салтыков Евгений, руководитель проектного офиса, сертифицированный руководитель проектов (PMP, PME). Евгений имеет опыт управления проектами и программами в госсекторе в IT/Telecom более 10 лет. Реализовывал такие проекты как «Портал госуслуг Москвы (pgu.mos.ru)», «Единая система в сфере закупок (zakupki.gov.ru)». Активный член PMI и автор статей на habr.com

комментарии 0

Для просмотра данного контента необходимо согласиться с использованием cookie-файлов.

Узнайте подробности