TGIフライデーズが部門横断型 戦略的プロジェクトの質と量の向上に成功

メレディス・セルデン(Meredith Selden)

プロセス統合ディレクター

キムバリー・オッテ(Kimberly Otte)

メニュー刷新プロジェクトマネージャー

TGIフライデーズ(TGI Fridays)—TGIフライデーズは、世界60か国で900店舗以上のレストランのフランチャイズ・ライセンス契約を展開する企業だ。74,000人を超える従業員を抱えるカジュアルダイニングのトップ企業であり、ブランドスローガンは「ここは、いつでも金曜日だ」である。

導入の理由

TGIフライデーズの米国グループ内では、マーケティングおよび機能横断型の戦略的プロジェクトが増加している。

これらのプロジェクトは、マーケティング、戦略オペレーション、開発、財務、部品調達、ITからなる巨大なチームに割り当てられ、その規模は単独のものから数百に上る タスクまでさまざまだ。成果物はレストランに配布する印刷物が多いため、スケジュール内や予算内での納品のためには十分なリードタイムが不可欠だ。新メニュー開始などのプロジェクトの場合は、具体的な販売数の上昇率や、 実施後の増刷ゼロを目指すなどの戦略的メトリクスに照らして見積もられる。

Wrike導入前は、これらのプロジェクトをWordや Excelのテンプレート、そしてメールを介して行っていた。「Excel ですべてのタスクの詳細を管理しようとしても無理でした」とメレディス・セルデン氏(プロセス統合ディレクター)は話す。「1つのファイルで15のタブを同時に管理していました。しかし、プロジェクトの重複やクリティカルパスの把握ができませんでした。メールでの見落としも多かったです。 一番新しい 添付ファイルすら見つけられなかったり、それがそのまま旧情報になってしまったりしました」とキムバリー・オッテ氏(メニュー刷新プロジェクトマネージャー)は語る。

セルデン氏とチームは、WrikeとSmartsheetやJIRAの比較を実施し、最終的にWrikeを選択した。「一番、直感的に使えると感じたことからWrikeに好感を持ちました。プロジェクトチームのメンバー10人と一緒にWrikeのテストを実施しました」とセルデン氏は話す。

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一日中ずっとですよ。タイムラインビュー内の従属タスクを管理することができるので、クリティカルパスを特定し、 タイムラインの スナップショットを取得し、 これを同じページで スポンサー獲得のために共有できるんです。

メレディス・セルデン(Meredith Selden)

プロセス統合ディレクター

Wrikeのおかげで何もかもがレベルアップしました。これまで、詳細やタスクを すべて追跡し続け、発売日に何もかもが確実に滞りなく準備できている状態にするのは 大変だったのですが、Wrikeのおかげで、この業務の精度が上がり、その結果、コストの削減につながりました。

メレディス・セルデン(Meredith Selden)

プロセス統合ディレクター

成功の理由

セルデン氏とオッテ氏は 部署ごとの段階的な発表プランや試験的なWrike部門を立ち上げた。

「テスト段階には、はっきりと意見を言う影響力の大きいユーザーにも何人か参加してもらい、 開始前に意見をもらうことにしました。そして、各部署にそのためのトレーニングコースを設置しました。Powerpointのスライドまで用意して、旧プロセスから新プロセスへの移行にソフトウェアを どのように役立てたいのかじっくり説明しました。その後、ヘビーユーザーについては、毎日あるいは毎週、個別にフォローアップしました」とセルデン氏は語る。 &IT学習開発部は最初のトレーニンググループに入っていた。すでにJIRAやBasecampのようなプロジェクト管理システムやファイルシェアリングシステムを過去に使用した経験があったため、他よりも適応が早かった。

新商品の発売を最適化し、現場で結果を出す

セルデン氏とオッテ氏は、Wrikeを新メニュー発売という複雑なプロセスの最適化に用いた。通常、複数の部署にまたがる30人の機能横断型チームを参加させ、900店舗を超えるレストランに反映させる作業だ。セルデン氏は、プロジェクトのテンプレートをWrikeで作成し、詳細の理解、割り当て、スケジュール作成を徹底させ、ミスを防止した。「 メリットを一番感じたのは、遂行力の質です。Wrikeのおかげで何もかもがレベルアップしました。これまで、詳細やタスクをすべて追跡し続け、 発売日に何もかもが 確実に滞りなく準備できている状態にするのは大変だったのですが、Wrikeのおかげで、この業務の精度が上がり、その結果、コストの削減につながりました」とオッテ氏は語る。

スピードが上がり、管理上の負担が減ったおかげで、Wrikeの導入後は、 スタッフの増員もなく約3分の1ほど戦略的プロジェクトの稼働数が増加した。

この成功が地方にあるレストランの現場にも成功をもたらした。「私たちは、レストランの人々の生活を手助けするために存在しています。すぐに手立てを提供できなければ、 信頼を失ってしまいます」とオッテ氏は話す。「過去6か月間、 現場からのフィードバックもよくなってきています。レストランにも私たちの誠意が伝わっているのです。私たちは迅速に、そして質の高い対応を心がけています」とセルデン氏は語る。「テストへの参加は志願してくれたものです。この他にももっと参加を熱望するレストランが手を挙げている状態です。もしフランチャイズ 加盟店の最大グループが参加希望となれば、他のグループもそれに続くかもしれません」

セルデン氏は次のように付け加えた。「現在、私たちはWrikeの範囲をマーケティングプロジェクトから全米プロジェクトへ拡大している最中です。そうなれば、すべての部署でプロジェクトの遂行にWrikeが活用できるようになります。これにより、リソースの見積りが視覚的に把握しやすくなり、制約 の特定やその解決が可能となります」

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役員や経営陣のプロジェクト可視性の向上

レポート機能とダッシュボードは、役員や機能横断型チームにプロジェクトの状況を伝える目的で併用する。「状況については、すべてWrike内で管理する取り決めをしました」とセルデン氏は話す。「VP用として、完了および期限切れのタスクの合計数を表すチャートを含めたパフォーマンスメトリクスを共有しています。トップレベルのフォルダーを横断するカスタムチャートの作成用に分析ビューを使用しています。これはプロジェクト遂行のための重要なチャートで、特定のチームのみが使用できるようカスタマイズされています。この措置はブランド戦略のためのもので、IT、財務、デジタルチームも参加し、特定の日ごとに期限切れのタスクを 調べます。この作業は、作業負荷を調べ、期限切れタスクを 評価するのに役立ちます。

チームの新メンバーの適応スピードがアップ

セルデン氏は、Wrikeを利用し、チームの新メンバーの 機能横断型プロジェクトへの適応スピードのアップを図っている。「以前より容易にチームの新メンバーを組織に参加させられるようになりました。そのため、 業務の組み立てやさまざまな業務の流れを十分検討し、マイ・ワーク タブ上でタスクを選んで指示するという方法でタスクを振り分けることが可能となりました」

Wrikeを使えば、可視性と共通理解が高まる。

キムバリー・オッテ(Kimberly Otte)

メニュー刷新プロジェクトマネージャー

愛用する理由

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チーム・& 役員で共有する ダッシュボード

セルデン氏はダッシュボードをチームのプロジェクト追跡用に準備している。「 ダッシュボードはチーム全体で共有し、すべてのプロジェクトにおける重要なマイルストーンの表示に利用しています」とセルデン氏は話す。「今後はモバイルアプリ上でダッシュボードを確認するようになります。期限切れとなったものが分かるカスタムダッシュボードもVP用に用意しました。これを使えば、VPも ミーティングで 素早くプロジェクトの確認ができます」

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プロジェクトテンプレート

Wrikeのプロジェクトテンプレートの使用で、大型の機能横断型プロジェクトの 管理が大幅に 改善された。「もっと早くからプロジェクトをWrikeで進められていたら、 皆、テンプレートを見つけてくれていたでしょう 」とオッテ氏は語る。「テンプレートの 閲覧ができ、関係者は 全員、 情報の共有が可能です。目標はかならず 達成 できる、というようなある種の 平和的なムードが漂い、起こるべきことがすべて 実際に起こっているような 確かさがあります」

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自分にピッタリの&柔軟なビュー

各自、自分の好みのビューを使用して仕事を管理している。「 私は自分のマイ・ワークタブが気に入っています。このタブのおかげで、重複しているものを見つけることができます。ものすごく役立ってます」とオッテ氏は話す。「 ストリームという 機能があるので、最新のアップデートやファイル共有が 適用されるんです。 Wrikeのこの機能は大好きです。いつでも 最新で有益なファイルが見つかります。ドキュメントが変更されればわかるので、本当に便利です。あと、タスク終了をチェックするのも気分がいいですね」とオッテ氏は語る。

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