シーメンス社でのプロジェクト管理におけるWrikeの使い方 | Wrike
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シーメンススマートインフラストラクチャーとWrike:グローバル規模でプロセスを標準化し、プロジェクト展開を自動化

シーメンススマートインフラストラクチャーとWrike:グローバル規模でプロセスを標準化し、プロジェクト展開を自動化
お客様
シーメンススマートインフラストラクチャー
本社所在地
スイス、ツーク
ユーザー数
14,000名
事業分野
自動化と制御システム、エネルギーシステム、送電網の管理と電力供給、ソフトウェア、スマートストレージソリューションの構築
Wrike導入前の主な課題
サイロ化されたシステム、分散した国際チーム、大規模なプロジェクト、テクノロジーが連携されていないことで高まるセキュリティリスク
特に活用しているWrikeの機能
  • 一目で分かる直観的なダッシュボード
  • カスタムワークフローとテンプレート
  • モバイル対応のSaaS
  • SAPとの連携
  • エンタープライズグレードのセキュリティ
  • 24時間年中無休のプレミアムサポート
Wrikeの導入部門
プリセールス、セールス、プロジェクト管理および実行、委託、エンジニアリング、エンタープライズビジネス、ビジネスエクセレンス、財務、調達、品質管理、環境・衛生・安全、およびサードパーティサプライヤーや顧客などの外部関係者
Wrikeを導入した理由
セキュリティの向上、システムの合理化、プロセスの標準化、およびグローバルな運用を実現するコラボレーティブなワークマネジメントシステムであるため

1847年にドイツのベルリンで創業したシーメンスは、産業、インフラストラクチャー、モビリティ、ヘルスケアに重点を置くテクノロジー企業です。資源効率性の高い工場や柔軟な対応力のあるサプライチェーン、スマートビルディングやスマートグリッド、より清潔で快適な交通機関、および先進医療向けのテクノロジーを開発している同社は、経済の基幹を形成する産業を変革できる力を顧客与えることで、数十億人の日常生活を改善しています。同社は全世界で約293,000名の従業員を擁しています。

シーメンススマートインフラストラクチャーは、現在および未来のためのインテリジェントで適応性のあるインフラストラクチャーの市場を形成しています。エネルギーシステム、ビルディング、産業を結び付けることで、都市化と気候変動の差し迫った課題に対処します。スマートインフラストラクチャーにより、発電の時点から電力消費に至るまでを網羅した製品、システム、ソリューション、サービスで構成され、唯一の情報源を持つエンドツーエンドの包括的なポートフォリオが顧客に提供されます。

シーメンススマートインフラストラクチャーでは、グローバル標準化チームが、米国、欧州、ドイツ、中東・アジア太平洋という4つの地域の20か国以上で、内部運営を改善し、プロジェクト展開とサービス提供の各プロセスを整合する役割を担っています。

14,000名
20か国以上のユーザー数
10%
生産性の向上
250個
カスタムワークフロー

抱えていた課題

シーメンススマートインフラストラクチャーのプロジェクト実行プロセスオーナーであるヘンス・ライトナー氏は次のように説明しています。「当社の主な課題は、大規模なプロジェクトの実行だけではありません。50ドル~10万ドル規模の多数の小規模なプロジェクトも実行しており、そのようなプロジェクトで効率よく利益を上げることも課題です。当社のプロジェクトの量と多様さに対応するのは簡単ではありません。さらに、これらのプロジェクトには、委託、調達、ビジネス管理、エンジニアリング、品質管理、EHS管理、サードパーティの請負業者やインストールパートナー、顧客管理をはじめとする複数のグループが関与します」。

ライトナー氏は続けて次のように述べています。「競争力を高められるよう作業時間を削減し、同時に世界規模でコラボレーションツールを提供したいと考えていました。それまでは、標準、信頼性、データセキュリティがそれぞれ異なるさまざまな入力ツールが使用されていました。私たちは、効率性を向上し、経営目標を達成するための優れた方法を見つける必要性を認識していました」。

シーメンススマートインフラストラクチャーのグローバル製品マネージャーであるクリスティーナ・フィシャー氏は次のように述べています。「当社のプロジェクトマネージャー、そのチーム、地域の関係者は、それぞれの専門分野でもある顧客プロジェクトを実行し、不可欠なビジネス価値を外部顧客に日々創出しています。各自がその任務に集中できなければいけません。当社には、一元化された最先端のコラボレーションプラットフォームをプロジェクトマネージャーに提供することで、顧客プロジェクトの実現に関与するすべての従業員を結び付け、顧客のために透明性と整合性を向上するというビジョンがありました」。

Wrikeの導入による解決

約4年前に、グローバル標準化チームはグローバルなワークマネジメントツールを探し始めました。ライトナー氏は次のように振り返っています。「この過程で重視したのは、ツールのユーザー満足度、使い勝手、直観性でした。『このツールは使いやすいね。業務に必要なサポートが得られるツールだ。』と言ってもらえることを望んでいました」。

複数のツールを評価した後、ライトナー氏のチームは、Wrikeの汎用性のある直観的なワークマネジメントおよびコラボレーションプラットフォームを選択しました。この選択により、作業時間が大幅に削減され、競争力が強化され、従業員の満足度が向上し、投資収益率が最適化され、整合性のある優れたソリューションによる恩恵が顧客にもたらされました。

北米チームの業務標準担当マネージャーであるダミアン・ロブレス氏は次のように述べています。「私の経験からすると、米国地域でチームに導入したすべてのツールの中で、Wrikeは非常に良く受け入れられています」。

シーメンススマートインフラストラクチャーでのWrikeの実装は、4年近くに及ぶ俊敏なアプローチを特徴としています。このアプローチの中で、20か国を超える国々における継続的な導入、国ごとにカスタマイズされたユーザーのオンボーディング、地域の代表と活動的な国によるフィードバックループを使用した長期間の新機能開発などが実施されました。

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「使い勝手の良さは助けになりますが、Wrikeの強力な連携とセキュリティは大きな価値をもたらします」。

データセキュリティの強化とグローバル標準化の促進

「Wrikeを利用する以前は、従業員は皆、つながりのない入力ツールを使用していました。コラボレーションやコミュニケーションに関しては、チャットグループを立ち上げるか、クラウドストレージを使用してプロジェクト文書を共有していました」。ライトナー氏はこのように述べています。サイロ化されたシステムを使用すると、コミュニケーションが断片化され、探し求めている情報や貴重な情報を見つけ出す上での障壁となり、セキュリティリスクが高まる可能性があります。

ライトナー氏は強調します。「セキュリティは重要です。Wrikeは当社の企業標準に沿っているため、ユーザーは、セキュリティ侵害やコンプライアンス問題を恐れることなく、あらゆる機密データをWrikeに追加できます」。

フィシャー氏は次のように付け加えています。「プロジェクトマネージャーは、モバイルに対応したWrikeの信頼性とセキュリティを信頼することができます。これは、 Wrikeを選択した非常に大きな理由です。たとえば、私たちは、タブレットでWrikeを使用している現場のエンジニアから良いフィードバックを得ています。タブレット上でエンジニアは、顧客に直接文書に署名してもらったり、作業文書に変更を加えたり、あるいは外出中の同僚に手直しについて伝えたりすることができます」。

グローバル標準化チームは、プロジェクトの実行プロセスとチームのコラボレーションをWrikeのデジタル作業スペースに統合することで、データセキュリティを強化し、標準化のグローバルコアを実現し、ローカルな国際チームが任意の場所で働くことができるようにしました。

直観的なインターフェースが導入を後押し

ワークマネジメントソリューションを評価する際、グローバル標準化チームは使い勝手や使いやすさも重視しました。

フィシャー氏は次のように述べています。「Wrikeは簡単に理解して使用できます。たとえば、ダッシュボードでは、チームの編成であれ、データのフィルタリングであれ、作業を管理する方法をカスタマイズできます。チームは、現在何に取り組んでいるか、リスクを緩和する必要があるか、タスクをエスカレーションする必要があるかなどを一目で確認できます」。

Wrikeのプラットフォームを導入したシーメンススマートインフラストラクチャーは、プロジェクトとタスクの管理における透明性を向上し、プロジェクトとサービスの品質を向上する直観的な方法を手にしたことで、結果的に効率化が促進されました。ライトナー氏は次のように説明しています。「プロジェクトの作業時間を削減するには、Wrikeを適切に導入する必要があります。当社はKPIに基づいて導入のダッシュボードを構築しましたが、このダッシュボードで、定義済みの量的指標と質的指標によって導入を評価する方法を発見しました。地域の実情に合わせて導入の目標を設定し、各地域にダッシュボード経由で導入を追跡するよう依頼しているため、各国との定期的なタッチポイントで行動のフォローアップや計画が可能です」。

Wrikeを使用することで、ライトナー氏とフィシャー氏のチームは、作業の予定時間を企業戦略やプロジェクトあたりの作業時間の削減などの目標と連携させる方法を示すことができます。

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「Wrikeは、企業で使用するのに不可欠な役立つ機能を、追加の設定なしですぐに使える状態で提供してくれます。私たちは、各支店の職務別チームの枠を越えてコラボレーションとタスク管理が最適に機能するようにダッシュボードを設定します。カスタムワークフローと条件付きのリクエストフォームも、地域の効率的な作業管理を支援し、適切に拡張されます。さらに、Wrikeのリソース管理における予定時間の見積りも役立ちます。期限やタスクの変更はガントチャートで表示されるため、追跡や統合を簡単に行うことができ、プランニングも容易になります」。

プロセスを標準化し、ローカル作業の柔軟性を維持するカスタムワークフロー

シーメンススマートインフラストラクチャーは、複数の地理的地域で幅広いソリューションとサービスを提供しているため、チームの多くは、それぞれ異なる方法で作業します。また各チームには、プロジェクトの実行時に考慮すべき異なる要件や制約があります。

ライトナー氏は次のように述べています。「Wrikeでは、その国の実情に合うように、プロジェクトテンプレートとエンドツーエンドのワークフローを作成します。当社は、顧客プロジェクトの規模と複雑性がプロジェクトに反映される、柔軟性のあるプロジェクトテンプレートを作成しました。さらに、快適性、セキュリティ、火災時の安全確保、エネルギーおよびパフォーマンスサービスという4つの異なるビルディング統制に従って、Wrikeをカスタマイズしました。たとえば、火災時の安全確保プロジェクトでは、火災時の安全確保に特化した数多くのタスクがあります。それに加えて、プロジェクトは、データセンター、病院、ホテル、産業集合地帯といった顧客のタイプごとに異なる可能性があります」。Wrikeの汎用性のおかげで、国や支店のローカルチームは、地域の要件に従ってプロジェクトを柔軟に実行でき、同時にグローバル標準も遵守できます。

シーメンススマートインフラストラクチャーは、主要なAPIとの連携を構築してプロジェクトの受け入れを合理化しており、Wrikeの柔軟性も活用しています。フィシャー氏は次のように述べています。「当社はSAPシステムとの連携を利用しています。プロジェクトが予定されると、適切なプロジェクトテンプレートを使用してプロジェクトがWrikeで自動的に作成され、データが入力されます。次に、SAPに割り当てられているプロジェクトマネージャーが、Wrikeでも自動的に割り当てられます」。このような繰り返しの管理タスクを自動化できる機能のおかげで、ローカルチームは迅速な作業が可能になり、該当国は、企業に利益をもたらす戦略的な取り組みに集中できます。

コラボレーションとサポートの向上

シーメンススマートインフラストラクチャーのグローバル標準化チームは、Wrikeがコラボレーションをサポートし、チームがより適切に共同で作業できるよう支援する方法を高く評価しています。フィシャー氏は次のように述べています。「コラボレーションは重要なヒューマンファクターです。当社では、全員がコラボレーティブなデジタルプラットフォームでの作業に関与し、熱心に利用しています。すべては、繰り返しになりますが、Wrikeが便利で、効果的で、コラボレーティブなツールだからです。その結果、全世界に分散する当社の専門家同士の有意義な連携が促進されています」。

グローバル標準化チームは、Wrikeのプレミアムサポートも高く評価しています。ライトナー氏は次のように説明しています。「皆が迅速に応答し、積極的に関与していることを嬉しく思います。当社には、変更を積極的に受け入れ、問題をエスカレーションする熱心なカスタマーサクセスマネージャーもいます」。ロブレス氏は同意し、次のように付け加えました。「非常に多くの説明動画、ヘルプ記事、そしてWrikeユーザーコミュニティによるサポートはとても役に立ちます」。

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「Wrikeは、当社のビジネスニーズを満たすように、容易に構成できる柔軟なシステムインフラストラクチャーを提供しています。当社のユースケースは組織ごとに多様ですが、私たちは皆、プロジェクトに取り組んでおり、主要な機能でグローバルな標準化を行い、世界中の実装でベストプラクティスを置き換えることができます」。

Wrike の導入がもたらした成果のまとめ

Wrikeの汎用性のあるコラボレーティブなワークマネジメントシステムは、グローバル標準化チームだけでなく、シーメンススマートインフラストラクチャーの地域や国の関係者が、作業コストを削減し、システムを合理化し、コラボレーションを向上するのに役立ちました。シーメンススマートインフラストラクチャーは、Wrikeを20か国以上の14,000人を超えるユーザーに導入することで、生産性を10%程度向上することを目指しています。

「Wrikeは考えられる最適な方法でコラボレーションできるよう支援し、作業の改善に必要なサポートをチームに提供してくれます。当社はグローバル規模でツールの提供を開始でき、連携されたセキュアなツールも提供できました」。ライトナー氏はこのように締めくくっています。

また、ロブレス氏は次のように付け加えています。「Wrikeを使うことでユーザーは行き詰まるようなことがないため、ユーザーは常に現在のユースケースを改善する方法を模索しています。さらに、各自の作業予定時間の価値がより明確に理解されています」。

フィシャー氏は次のように説明しています。「該当のユーザーが、標準化プロセスの一定の手順を確実に遵守し、承認し、参照できるようになりました。Wrikeは、まさにチームが適切に共同で作業できるよう支援してくれます」。

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