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ニューサウスウェールズ大学は Wrike の導入で各部局のタコツボ化を防ぎ、部門横断型の連携を実現しました

ニューサウスウェールズ大学は Wrike の導入で各部局のタコツボ化を防ぎ、部門横断型の連携を実現しました
所在地
オーストラリア、ニューサウスウェールズ州
事業分野
大学、教育・研究機関
従業員数
約 6,000 名
ユーザー数
275 名
主な導入部門
渉外関係部門:大学外部とのコミュニケーション・連携を担う
Wrike を導入した理由
業務情報を集約し「どの情報が最新のものか?」というロスをなくせる、業務量の管理
特に活用している Wrike の機能
リクエストフォーム、カスタムステータス、カスタムワークフロー、ダッシュボード、高度な API 連携機能による自動通知
事業概要
最先端の研究と高度な教育、産業分野でのイノベーションで知られ、世界のトップ 50 の大学に名を連ねている。学生数 59,000、研究コミュニティ数 7,000、職員数 6,000 名。
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Wrike のおかげで、今後手を付けていかなければならないタスクの一覧を見える化できました。これにより、各担当者が業務量をコントロールしながら、異なる依頼元からの業務の優先順位と納期を交渉し、締め切りまでにタスクを完了させていけるようになりました。仕事のクオリティが上がっただけでなく、過労などで燃え尽き症候群に陥ってしまうようなメンバーも減らすことができました。

活用事例のハイライト

  • Wrike 導入の背景
    • オーストラリアの大学間での学生獲得競争が激しくなり、大学の規模の拡大を目指す上で生産性の向上が大きな課題となっていた
    • 特に対外的なコミュニケーションとマーケティングを一手に担う渉外関係部門では、人員を大幅には増やせない中で、複数の学部からのさまざまなリクエストを効率的に管理し、優先順位付けするプラットフォームが必要だった
  • Wrike の活用を浸透させるために行った工夫
    • これまでに Wrike を活用していなかった関係部門と、これまでの業務フローの問題点などを話し合うワークショップを開催
    • 部局横断での導入規模を 275 名に拡大し、Wrike のカスタマーサクセス担当者と導入支援コンサルタントの力を借りて集中的なトレーニングを実施
  • Wrike を導入した成果
    • 集中トレーニング実施後の3ヶ月で、Wrike を活用したコラボレーションの量が 250% 増加
    • 何千人もの高校生が参加する大規模なオープンキャンパスイベント「UNSW Open Day」で、スプレッドシート管理や属人的な業務体制を脱し、Wrike で進捗管理から細かな職員間のやりとりまでをカバー
    • ドロップダウン式のリクエストフォームで業務依頼時点での情報の抜け漏れを削減
    • 業務に合わせて作成したカスタムワークフローに Wrike Integrate を組み合わせて、各タスクのステータス変更を業務の依頼元に自動で通知することで事務連絡の工数を大幅に削減
    • ダッシュボードで、今後処理しなければならない業務と現在のステータスを把握し、チームのキャパシティに応じて業務量を管理

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