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ケリーサービス社が
Wrikeを利用して
プロセスを最適化

ケリーサービス社が<br />Wrikeを利用して<br />プロセスを最適化
本社所在地
ミシガン州トロイ
事業分野
人事および人員配置
Wrikeの導入部門
実装チーム
Wrike導入前の主な課題
可視性、ワークフローの最適化、チームや支社間のコラボレーション
特に活用しているWrikeの機能
テンプレート、タスクのタグ付け、業務プロセスに応じたワークフローの作成
Wrikeを導入した理由
ケリーサービス社のチームが求めていたのは、オンラインサポート、チュートリアル、導入サービスを備えた使いやすいツールでした。つまり、クライアントとの共同作業が可能で、プロジェクト、フォルダー、サブフォルダー別にタスクを構成でき、ステータスが一目で確認できるツールです。
ケリーサービス社は、米国を拠点とする国際人事グループです。イノベーションにおいて25年以上にわたる実績を誇り、これまで業界を牽引し続けています。現在、メキシコを拠点とする13の支社には12,000名以上の従業員が在籍していて、人材の採用や配属業務のほか、柔軟な人事およびコンサルティングの業務を行っています。

導入時の状況

Wrikeはケリーサービス社のチームがすべてのプロジェクトのステータスをリアルタイムに、明確に把握するのに役立ち、これによりチームは機動力の高い効率的なプロセスを実現できました。

ケリーサービス社は人事部門のパイオニアと考えられており、国内外のクライアントに専門的なサービスを提供しています。また、顧客の望む高品質のサービスを提供するため、多岐にわたる部門間の効率的なコラボレーションを大事にしています。つまり、採用/配属部門をはじめとして、取引先登録部門や運用/課金チームにいたるまで、可視性と多くの専門分野にわたる明確な部門間の連携を必要としているということです。

しかし、こうした複数チームによる大規模な運用には、困難が伴います。「規模が大きくなるにつれて、進捗会議の時間は長くなり、各クライアントごとにプロジェクトの進捗状況を把握することはほとんど不可能になっていました」とケリーサービス社のインプリメンテーションサクセス・パートナー、ヴェロニカ・サンチェス氏は言います。そして、こう付け加えます。「各プロセスの進捗を把握しようと、膨大な数のセルを使用して情報を1つのExcel文書に集めていたため、この文書は新バージョンの作成時に古くて使えなくなったり、複雑すぎて理解できないものになったりしていました。」

また、ワークフローを最適化し、チームと支社の間のコラボレーションを強化するために、どの段階でもプロジェクトのステータスを把握しておくということがますます困難になっていました。サンチェス氏は「Wrikeの導入前は、契約のレビューに何日もかかり、各プロセスの状態を判断することが非常に困難でした」と言います。そこで明らかになったのは、ケリーサービス社のチームには、オンラインサポート、チュートリアル、導入サービスを備えた使いやすいツールが必要だということでした。つまり、クライアントとの共同作業が可能で、プロジェクト、フォルダー、サブフォルダー別にタスクを構成でき、ステータスが一目で確認できるツールです。サンチェス氏はこう付け加えます。「Wrikeは私たちの要望をすべて満たしてくれたため、私たちは複数のプロジェクトに携わり、導入プロセスに合わせてカスタマイズし、進捗状況をリアルタイムで確認することができるようになっています。その上、チームにとって非常に使いやすいものになっています。」

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Wrikeの実装チームのおかげで、ツールの導入プロセスをスピードアップし、Wrike内のワークフローを最適化することができました。

導入の成功

ケリーサービス社はWrikeの実装チームと共同で、導入プロセスの推進とプロセスの合理化を成功させました。

ケリーサービス社はWrikeを使用することにより、プロセスを簡素化し、すべての段階でプロジェクトを見通すことができるようになりました。サンチェス氏は次のように述べています。「以前は各タスクの状況を確認するのに2、3時間かかっていた会議が、Wrikeにより全員で情報を共有できるようになったおかげで、10分のセッションで済むようになりました。新規顧客での導入事例の追跡がよりダイナミックに行えるようになり、管理もしやすくなりました。部門間の壁を超えた真のコラボレーションが可能になり、各従業員の役割と責任範囲が明確に定義されるようになりました。」さらにこう続けます。「現在、Wrike内に構成しているプロセスのおかげで私たちは日々向上しています。私たち自身のニーズやクライアントのニーズにも対応できています。」

サンチェス氏とチームのメンバーは、急速な変化によりチームの安定性が損なわれる可能性があることに気付いていたため、組織内でのWrikeの導入を発表するための効果的な告知計画を立てました。彼女は次のように述べています。「私たちは2週間にわたって、3日ごとに通知を送り、Wrikeの特徴、Wrikeのようなツールが必要な理由、Wrikeを使用した場合に得られる利点について、説明しました。」Wrikeの導入支援サービスは、変化への抵抗と闘う上でも重要な役割を果たしました。「導入支援サービスのおかげで、私たちはツールの導入を促進することができました。また、このサービスのおかげで私たちはWrikeの機能について知ることができ、ワークフローの設計や改善のための戦略を練る上でも力になってくれました。」

ケリーサービス社はWrikeにより、各プロジェクトのこれまでの進展を保存し、情報を一か所で集中的に管理することが可能になります。タスクのステータス、日付、コメント、すべての関連文書をチーム全体で共有できます。「Wrikeはまた、時間と労力を大幅に節約しながら、障害をすばやく検知することで、精密な制御を維持して実装を成功させる上でも役に立ちます。」とサンチェス氏は言い、次のように続けます。「クライアントにプロジェクトのステータスを知ってもらう必要がある場合、ガントチャートを見せるだけで、現在起きていることや今後起きることを簡単に目で確認してもらうことができます。」また、ケリー社でのリクエストフォームの使用により、プロセスの機動力が高まっているため、Wrikeは同社の他部門でも広く使われるようになっています。

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以前は3時間以上もかかっていた進捗会議が、Wrikeのおかげで10分のセッションで済むようになりました。

チームの強み

テンプレート

Wrikeのテンプレート機能を使用すると、リクエストから自動プロジェクトを作成し、既定のフレームワークを設定することができ、タスクを一から開始する必要がなくなります。サンチェス氏はこう言います。「私たちは、必要な情報をすべて指定し、そのためのタスクを自動作成してくれるリクエストフォームを手に入れました。もう、これまでのようにプロジェクトやタスクを複製する必要はありません。すべて自動でしてくれるのです。」

タスクのタグ付け

タスクのタグ付け機能を使用すると、各段階のステータスを一目で把握し、容易に更新することができます。ケリーサービス社では、各タスクを1つまたは複数のフォルダーに構成することが極めて重要でした。ラベリングにより、この作業を容易に行い、必要に応じてタスクを構成することができます。

業務プロセスに応じたワークフローの作成

業務プロセスに応じたワークフローの作成は、ケリーサービス社が各プロジェクトの手順を定義するのに役立ち、そのため、次の手順が明瞭で高速なものになり、チーム全体から把握できるようになります。サンチェス氏は言います。「 各プロジェクトの状況を把握することで、実装の監視時間が節約できています。」

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お客様のニーズをお伺いしながら、最適な活用例をご提案いたします。

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