デアウエスト社でのプロジェクト管理におけるWrikeの使い方 | Wrike
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デジタルクリエイティブエージェンシー、自社のアジャイルな作業構造に対応するソリューションを発見

デジタルクリエイティブエージェンシー、自社のアジャイルな作業構造に対応するソリューションを発見
本社所在地
英国ブリストル
事業分野
エージェンシー
従業員数
309名
ユーザー数
20名
特に活用しているWrikeの機能
ダッシュボード、権限レベル、レポート作成、リクエストフォーム、ワークフロー
Wrikeを導入した理由
Dareは、クライアントに監査証跡と信頼できる唯一の情報源を提供する分かりやすく使い勝手の良いソリューションを提供しているという理由で、Wrikeを選択しました。
Dareは、英国のブリストルを拠点とするデジタルクリエイティブエージェンシーです。世界有数の意欲的なブランドのためにプラットフォームと製品を構築しています。デザイン、エンジニアリング、行動科学を結集させることで、ブランドの効率性、効果、創造性を向上できるよう支援しています。

導入時の状況

効率の悪さとあちこちに散在する情報が要因で、Dareは新しいソリューションを探し始めました。

Dareは、プロジェクトに対してアジャイル手法を取ることで有名なエージェンシーです。アジャイル手法は、頻繁な検査と調整を促進する制御されたプロジェクト管理プロセスです。納期が厳しく、リクエストが頻繁な場合、すべてのプロジェクトそれぞれを把握しておくことが重要ですが、アジャイル手法によりそれが可能になります。Dareのブリストルのチームは12人の専任チームメンバーで構成され、さらにフリーランサーが定期的に参加します。

Dareのブリストルの拠点では、すべてのプロジェクトでスクラムフレームワークを使用しているため、チームは可能な限り効率的に作業でき、最終段階での変更にも柔軟に対応します。チームは2015年にアジャイル手法を採用しましたが、この手法に完全に対応できるソリューションが必要であることをすぐに認識しました。アジャイル手法で作業し、クライアントとのコラボレーションを円滑化し、あらゆる部分での透明性を確保できるソリューションです。

Dareは別のプロジェクト管理ソリューションを使用していましたが、そのソリューションにはDareのプロセスに対応できる機能がありませんでした。マネージングパートナーのファーガス・アダム氏は次のように振り返っています。「会話はすべて、タスクレベルではなくプロジェクトレベルだったことから、代わりに受信ボックスを使用しましたが、受信ボックスでは検索が非常に困難であったため、情報の検索は悪夢でした」。

加えて、Dareが使用していた管理プロセスは冗長で時間がかかりました。例えば、請求処理システムは、クライアントのプロジェクトに費やすことができたはずのチームの時間を浪費していました。

チームが使用していたプロジェクト管理ソリューションでは、チームプロジェクトに関する情報が必ずしも一元管理されておらず、特定の要素に関する詳細が明確ではありませんでした。アダム氏は次のように振り返っています。「私たちはジョブレベルで情報を使用するのに慣れていましたが、個々のタスクレベルへの移行は非常に有益だったと思います」。

透明性の欠如と手作業のプロセスがプロジェクトの妨げとなっていたことが要因で、アダム氏は別のソリューションを探し始めました。利用可能なさまざまな選択肢を調査した後、Dareは、クライアントに監査証跡と信頼できる唯一の情報源を提供する分かりやすく使い勝手の良いソリューションを提供しているという理由で、Wrikeを選択しました。DareはWrikeを導入し、すべてのビジネス情報を古いプラットフォームから数日のうちに移行しました。

導入の成功

Wrikeは、コストの削減と信頼できる唯一の情報源の構築に役立ちました。

WrikeをDareのブリストルの拠点に実装したことで、予想もしていなかった変化がもたらされました。アダム氏は次のように振り返っています。「Wrikeを使用し始めたとき、Wrikeで何ができるかをあまり把握していませんでした。少し深く探究し始めただけで、素晴らしいメリットの一部が明らかになり、それらのメリットが、現在、素晴らしい変化をもたらしています。少し後になるまで気付かなかったワークフロー、ダッシュボード、レポートなどの機能は、今や当社の業務のまさに中心的機能です」。

費用対効果に優れたソリューション

Wrikeの実装により、時間が節約されただけでなく、同社の支出も削減されました。すべてのプロジェクトをWrikeで管理することで、チームはすべての業務を一元管理でき、複数のプラットフォーム上で動作していた他の複数のツールの使用をなくすことができました。Wrikeは素晴らしいソリューションであると同時に、費用対効果にも優れていました。

すべての関係者のための一元化されたプラットフォーム

Dareは、英国の有名な再生エネルギープロバイダーに大規模なウェブサイト開発を売り込むことに成功し、サイトを8~9週間後に稼働させることになりました。信じられないほど短期間のプロジェクトであり、すべてを完全にオープンかつ透過的にすることのみが、これを実行できる唯一の方法であるとチームは判断しました。クライアントにWrikeを開放し、コラボレーターとして参加してもらうことを決定した瞬間でした。「Wrikeがクライアントとコミュニケーションを取るための主要な唯一の実質的フォームになったため、この瞬間からまさに勢いが増し始めました」。

Dareはフリーランサーを定期的にプロジェクトで活用しており、そうした人たちは時には世界中のどこにでもいる可能性があります。Wrikeは、遠く離れた場所にいることもある彼らとのコラボレーションと連携を促進してきました。チームは最近、米国を拠点とするクライアント向けのアプリに取り組みました。アダム氏は次のように説明しています。「フリーランサーに参加してもらい、最終的にシアトルから相当離れた森にいる人物を採用することになりました。これをすべてWrike経由で行い、すべての開発タスクをWrikeで管理しました。すべてを一元管理できるこのようなツールがなければ不可能だったでしょう」。

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「以前より多くの作業を迅速にこなすことができるようになり、Eメールの数が減少しました。顧客との情報確認の必要もなく、すべてが作業の効率化に貢献しています」。

連携により自動化が促進

Dareは、WrikeのSlack連携が開始される前に、Zapierを通して独自のSlack連携を構築していました。「当社は、メールの代わりにSlackを社内のコミュニケーションツールとしてできる限り使用しています。そのため、この両ツールの間でフラグを立てられることは非常に有用です」。この連携により、タスクやプロジェクト連携の変更に関する最新情報がWrikeで自動的に開発者に提供されます。さらに、Zapier経由でOpsGenieと連携されることで、ウェブサイトの監視で検出されたあらゆる問題が管理されます。クライアントのサイトが停止した場合、OpsGenieが自動的にその情報を得て、Wrikeでチケットを発行します。チームはWrikeでそれを把握して、進行状況を追跡できます。

分かりやすいワークフローを使用した柔軟で連携されたシステム

Wrikeを使用することで、Dareは独自のカスタムワークフローを構築して、さまざまなプロジェクトを管理し、優先順位を付けることができました。「すべてが2週間のスプリントで行われるため、優先順位付けの機能は間違いなく私たちの働き方の中核を成す機能です。優先順位付け機能により、クライアントにとって何が最も優先されるかをしっかりヒアリングできるようになりました」。

チームは、さまざまなワークフローをプロジェクトのさまざまな要素を考慮して構築しました。クライアントのプロジェクトでは、問題の特定からプロジェクト完了までの、13段階に及ぶワークフローがあります。さらにチームには、ジョブのコストを算出するワークフローが別にあり、概算見積りから正確な見積り、契約締結に至るまでが網羅されます。この作業は、ジョブプロセスと並行して行われます。つまり、プロジェクトの終了時に、管理者の作業が手に負えないほどの量であったり、多大な時間がかかったりすることはありません。

労力のかからない管理タスクプロセス

Wrikeの実装後、単調で退屈な、しかしなくてはならないタスクが変わりました。請求プロセスはまとめられ、簡素化されました。これまで実装されていた手間のかかるシステムの代わりに、チームは受信した請求書をWrikeで管理できるようになりました。クライアントは、PO番号、金額、日付、担当者が入力された請求書が読み込まれるリクエストフォームに転送されますが、これらはすべてWrikeで処理されます。そのため、チームはその情報を使用して請求書を数秒で管理できます。「これまでは非常に時間がかかっていたので、恐らく1か月あたり2~3人日が削減されました」。 Dareは、外部サプライヤーによる請求書のアップロードに別のフォームを使用していますが、処理と支払いが容易になるように財務チームのワークフローが構築されたため、より多くの時間を本来の業務に費やすことができるようになりました。Wrikeでは、チームメンバーは同僚の不在期間と、休暇を取得すると問題になりそうな時期を確認できるため、DareはWrikeを使用してスタッフの休暇さえも決定しています。

チームの強み

レポート

Wrikeのレポートでは、プロジェクトの概要を確認できるため、顧客の期待をより適切に管理できます。すべての情報がリアルタイムの情報であるため、正確性が保証され、クリエイティブなチームの時間が節約され、チームは重要な業務に集中できるようになります。

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「ここでは18か月間、誰もステータスレポートを書いていません。ステータスレポートはすべて自動化されているためです。そのため非常に多くの時間を節約でき、精度も大幅に向上しています」。

カスタムワークフロー

Wrikeではニーズを満たすワークフローを作成できます。Dareは12の異なるワークフローを使用して、未着手の明細から請求プロセス、個人のやることリストに至るまでをすべて管理しています。

的を絞ったコミュニケーション

Wrikeを使用すると、チームは個々のテーマについて的を絞った会話をすることができます。Dareは、さまざまなレベルで個々のタスクに焦点を合わせながら、複数のフォルダーでタスクをタグ付けすることによって作業を容易に見つけることができます。

さまざまな業界・職種での導入事例をご紹介できます

お客様のニーズをお伺いしながら、最適な活用例をご提案いたします。

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