成果を増やし、忙しいだけの仕事を減らす:Wrikeの自動化エンジンの導入

リモートワークやハイブリッドワークが標準になりつつある中、多くの企業が経済状況の変動に適応する必要性に迫られており、従業員はより多くの仕事をより速く、そしてより賢くこなすことを求められるようになっています。 

こうしたプレッシャーを念頭に置いて、マネージャーたちは有意義なビジネスの成果を出すため、必要不可欠とはいえない反復作業を削減する方向に進んでいます。 チームやプロジェクトが大きくなるにつれて、付帯的なコストや反復作業は飛躍的に増加します。 こうした状況は全員の活力を奪い、反復作業に忙殺される従業員の意欲を喪失させています。 機敏に対応し、より少ない労力で多くの成果を出すことが求められる状況で、競争力の高さと重要性を維持するための企業の能力を奪いかねません。

反復処理を自動化することにより、従業員は管理作業に割く時間を減らし、重要度の高い作業により多くの時間を割くことができるようになります。 専門サービス自動化ツールを使用すると、次のような作業を削減することができます。 

  • 完了したプロジェクトのアーカイブ 
  • 進捗報告会議(段階的廃止) 
  • 同僚への引き継ぎ作業の連絡
  • その他 

また、チームの作業負荷から反復作業をなくせば、年間の作業時間を平均何百時間も削減することができます。これも1つの生産性の改善方法です。

Wrike Integrateはあらゆる複雑なマルチアプリワークフローのために作成された、Wrikeのプロジェクト管理自動化アドインです。これと一緒に自動化エンジンを使用することにより、Wrike内で自動化できる反復プロセスを特定することができます。 

機能の詳しい説明に入る前に、Wrike Integrateについて簡単に紹介します。

Wrike Integrateの概要

Wrike Integrateはクラス最高の、コードの少ない(または不使用の)プラットフォームで、無制限の組み込みコネクターを使用して、Salesforce、Tableau、Microsoft OneDrive、Marketo、HubSpot、Slack、Adobe Creative Cloud、Jiraなど、Wrike以外の400以上のアプリと同期させることができます。 Wrikeの使いやすく強力なAPIにより、使用中のアプリケーションとWrikeとの接続がシンプルになり、ワークフローが自動化されるため、自信を持ってプラットフォーム上でビジネスを構築することができます。 ドラッグ&ドロップ式の直感的なインターフェイスにより、データを同期させ、ワークフローを自動化しながら、チームは本来の作業に集中し、より多くの成果を達成することができます。 この機能は間違いなく強力なものですが、Wrike内のシンプルで日常的なワークフローはどうでしょうか。

それが、自動化エンジンが担う役割です。

Wrikeの自動化エンジン 

自動化エンジンはWrikeプラットフォームに組み込まれた専門の自動化ツールで、頻繁に使用するワークフローを自動化し、ただ忙しいだけの運用上の仕事をすぐに削減することができます。 アカウント管理者はトリガーとアクションを使用して自動化ルールを規定することにより、カスタムリマインダーと通知を作成し、作業を移動して構成します。そして、作業ステータスと割り当てを更新し、承認ワークフローを開始させ、プロジェクトのリスクレベルに基づいて対処することができます。

  • 自動化トリガー:トリガーとは、ルールの適用を促すシステム内の変化のことです。 
  • 自動化アクション:トリガー条件が満たされたときにエンジンが実行する次のステップです。 

自動化エンジンはBusinessおよびEnterpriseプランで利用可能となっており、スペース、プロジェクト、フォルダー、タスクに対してルールを適用できます。

 

管理者とチームマネージャーにとっての自動化の利点

Wrikeの新しいエクスペリエンスにより、構成可能でシンプルなビューが利用でき、プロジェクトやチームメンバーを追加していくにつれて、エクスペリエンスもより個別化されていきます。 新しい自動化エンジンと組み合わせることで、ステータス、優先度、リスクに基づいて作業を構成し、フォーカスすることができます。 また、プロジェクトが変化したりタスクが停滞し始めたときに、すべてを完全に掌握できるように、全体的なタイムラインに対する障害やリスクがただちに通知されます。 

以下に、Wrikeの自動化エンジンの一般的な使用例を示します。

部門レベル

ステータスに基づいて、作業を作業スペースの別の部分に自動的に構成

  • 完了した作業を自動的にアーカイブします。
  • ステータスに基づいて、あらかじめ決められたフォルダーに作業を自動的に移動し、レポートやダッシュボードに反映させることができます。

ステータスの変化時に作業を進行

  • プロジェクトのステータスに基づいてリソースを自動で割り当てます。
  • 承認待ちフォルダーに移動し、通知し、チームのメンバーに@メンションします。

タイムラインの変化に潜在的なリスクがある場合に対処

  • プロジェクトのリスクが特定のリスク予測に変化したときに、高リスクフォルダーに移動する、通知する、@メンションする、またはリソースを割り当てるなどの対処を行います。
  • プロジェクトのリスクが変化した場合、リスク確認フォルダーに移動する、通知する、@メンションする、またはリソースを割り当てるなどの対処を行います。

チームレベル

カスタムリマインダーの作成

  • 作業が停滞した場合
  • 取り組んでいる作業があるステータスに達した場合
  • プロジェクトまたはタスクのどこかが更新された場合

すぐに作業の自動化を開始

基本的な1回限りの統合を超えて、Wrike IntegrateとWrikeの新しい自動化エンジンを使用した包括的なワークフローの自動化に移行します。 アプリやチームのサイロ化を防止し、手作業によるワークフローの労力やエラーを削減しましょう。 

Wrikeの自動化エンジンを使用すると、シンプルなルールにより日常的なワークフローを自動化できます。 Wrikeの使用が初めての場合、BusinessまたはEnterpriseトライアルをお試しください。使用経験がある場合は、すぐに自動化エンジンの使用を開始いただけます。

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