Microsoft SharePointとWrikeの強力なファイル共有連携を活用する

Wrikeは、ビジネスアセットに対する管理、共有、コラボレーションを容易にするための、SharePointファイルストレージ連携機能をリリースしました。 WrikeとSharePointの連携によって、Wrike内でのSharePointのサイトやグループの閲覧、タスクおよびプロジェクト内でのSharePointファイルおよびフォルダーへのリンク作成、Wrikeの機能を使用した横断的なアセットの取得が可能になります。

コンテンツチームがファイルをどのように管理、共有してコラボレーションするかは、日常業務をスムーズに進めるために最も不可欠な要素です。

このニーズはコンテンツチームだけのものではなく、企業全体のニーズです。 企業紹介、デジタルコンテンツ、広告文、製品およびブランドに関する資料の作成能力は、作業中の文書で社内を横断してコラボレーションできるかという組織全体の能力に行き着きます。 しかし、文書での共同作業と、プロジェクトやタスクの追跡用ワークマネジメントソリューションが連携されていない場合は、作業が妨害され、分断されます。

エンドツーエンドのプロジェクト管理プロセスを成功に導くためには、ワークマネジメントツールをファイル共有およびコラボレーションモデルと連動させる必要があります。 筆者は、この連動機能がチームにもたらす活力や、それが現代企業のすべての役割やチームにどう関係していくかについて、身をもって体験しました。

すでに400を超えるWrikeの連携機能ファイルストレージプラットフォームや他のMicrosoftツールを含む)を利用して、チーム向けの統合作業スペースの構築を続けていくことが極めて重要だと考えています。 Microsoft SharePointとWrikeの連携は、Wrikeのコミュニティから長年にわたり待ち望まれていた機能の1つです。 この連携によって、ワークマネジメントプラットフォームをファイル共有やコラボレーションと同期する際に非常によく起こる問題が解決されます。 以下、チームが基本的アセットでより効果的にコラボレーションするための機能を見ていきましょう。

ファイル上でのコラボレーションの方法を改革すべき理由

2020年の終わりに、弊社のCEOとマーケティング担当SVPは、2021年の「The Future of Work」イベントで、未来の仕事の在り方や備え方、チームにとって最も実用的な観点でのその意味について、他の業界リーダーと議論しました。

弊社のパネルでは、新しいテクノロジーの活用からハイブリッド型労働の受け入れまで、さまざまなトピックを扱いました。 その中で、何度も繰り返し主張されたことが1つありました。それは、社員がどこにいようとも、生産性を高めコラボレーションを進めるためには、調和のとれたデジタルワークプレイスを作り出すことが重要だということです。

Microsoft SharePointとWrikeの連携は、その観点で開発された機能の1つで、より連携された仮想作業スペースをサポートするものです。 ファイル共有、アセット管理、文書コラボレーションのためのソリューションとして普及しているSharePointは、社内を横断して管理されるファイル上でより効率的に作業するために不可欠なツールです。

SharePointとWrikeの連携により、以下のような操作を実行できます。

  • SharePointのサイトやグループをWrike内で閲覧し、フォルダーやファイルを容易に見つける。
  • Wrikeのフォルダー、プロジェクト、またはタスク内で、SharePointアセットへのアクティブなリンクを添付する。
  • Wrikeの校正および承認機能を利用して、作業中のPDFファイルや画像ファイルでコラボレーションする。

機能性とファイルのアクセス性が向上したことで、社内を横断した生産性とチーム向けの高度なデジタルエクスペリエンスがサポートされ、基本的な作業に容易に取り掛かることができます。

Microsoft SharePoint連携は有効なすべてのWrikeアカウントでご利用いただけます。タスクへのSharePoint文書の添付を開始する際に、認証情報の入力を求められます。 また、アカウント管理者は、[Admin settings]でこの連携機能のオン/オフを自由に切り替えることもできます。

SharePointファイルをWrikeにすぐに添付する

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任意のタスクまたはプロジェクトの関連ファイルにアクセスできることは、横断的に作業をする上で不可欠です。 連携機能によって、画面を閉じることなく、Wrikeアクティビティに関連付けられたすべてのアセットを容易に探してナビゲートできるようになりました。

Wrikeのタスク、プロジェクト、またはフォルダー内で、ナビゲーションバーの[Attach files]選択項目をクリックすると、SharePointオプションが表示されます。 この添付機能を使用して、自分がSharePoint上で共有または作成した任意のファイルやフォルダーへのアクティブなリンクを作成できます。

関連する文書、ファイル、アセットをWrikeの各アクティビティにリンクできるため、よりスムーズなプロセス、作業中のファイルへの容易なアクセス、より効率的なコラボレーションを実現できます。

Wrikeを閉じずにSharePointリソースを閲覧する

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あらゆるチームや企業がそれぞれ独自の方法でファイルを管理し、専用のフォルダー構造や命名規則が使用される場合も多いようです。 このような構造をワークマネジメントスペース内でナビゲートできる必要があります。

タスクまたはプロジェクト内の[Attach files]ドロップダウンメニューから[SharePoint]オプションをクリックすると、閲覧用パネルが開きます。 このパネルから、SharePoint上のグループ内やサイト内にあるすべてのファイル、フォルダー、アセットを閲覧できます。

SharePoint上で自分が共有または作成したすべてのフォルダーやファイルにこのポップアップメニューからアクセスできるため、Wrikeウィンドウを閉じずにアセットを特定して添付することができます。 ナビゲーションバー内の[Following]タブと[All]タブを切り替えて、SharePointリソースを探すことができます。 [All]オプションを使用すると、概要レベルですべてのサイトとグループに一度にアクセスでき、[Following]タブを使用すると、フォロー中のSharePointロケーションに絞って表示できます。 また、検索フィールドを使用して必要なファイルをすぐに見つけることもできます。

重要な文書でコラボレーションする


ファイルとフォルダーをWrikeのプロジェクトやタスクに添付したら、アセットでのシンプルで生産的なコラボレーションを始めることができます。

Wrikeのプロジェクト内やタスク内で、SharePointリンクを新しいタブに開き、そのSharePointロケーション内にある最新版をプレビューできます。 SharePoint上で編集が行われた場合にも、ユーザーには常に最新版のファイルが表示されます。 添付されたSharePointリンクから、現在作業中のファイルに常にアクセスでき、編集や変更が行われればその更新内容がすぐに反映されます。

また、Wrikeの校正および承認機能も使用できます。これらの機能は現時点では、SharePointからWrikeに添付されたPDFおよび画像に対して利用できます。 校正機能をアドオンまたはWrike for Marketersの機能として利用していない場合でも、タスク内またはプロジェクト内でSharePointのPDFおよび画像ファイルをプレビューすることができます。

文書上でコラボレーションするためにどのような方法を選択したとしても、常にSharePointファイルの最新版へのリンクが添付されるため、チームでリアルタイムで作業して文書を仕上げ、プロジェクトをより早く完了させることができます。

アセット上でのより優れた作業方法

Microsoft SharePointとWrikeの連携はすべてのWrikeユーザーにご利用いただけます。チーム全体でこの連携機能を利用することで、ファイル共有の連携とコラボレーションで生じる問題を解消できます。

Wrikeは極めて多くのアプリケーションと連携しており、それにはMicrosoftのOffice 365製品一式も含まれます。 複数あるツールを統合して一つだけのデジタルワークエクスペリエンスを作り出すことが、未来の仕事とハイブリッド型人材にとってなぜ不可欠となるのかについてはすでに議論されています。 ワークマネジメントプラットフォーム内で自分の基本的ツールを利用できる一貫したデジタル作業スペースをご自分やご自分のチームのために構築できたら、どんなに素晴らしいことでしょう。 他のチームはすでに、コラボレーションに対応したワークマネジメントの機能とMicrosoftツールの連携によって、プロジェクトを推進しアクティビティの規模を高めて成長を促しています。

ここではMicrosoft SharePointとWrikeの連携の可能性について述べてきましたが、この連携はスタート地点に過ぎません。 弊社はこれからも、強力なワークマネジメントや、ご愛用の全ツールとの便利な連携機能によって、お客様がプロセスや作業スペースを改革するお手伝いをしていきます。

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