WrikeはAsanaに代わるツールとして、優秀なチームの皆さまに選ばれています。 本記事に辿り着いた方は、おそらくAsanaからWrikeへのシームレスな移行方法をお探しのことでしょう。
Wrikeは直感的なプロジェクト管理ソフトウェアであるため、移行も容易ですが、それでも新しいテクノロジーの導入には困難が伴うものです。特に、毎日利用するソリューションであればなおさらです。
ここでは、チームがすばやく作業を開始できるように、AsanaからWrikeに切り替える場合に役立つ10のステップを紹介します。 これらのステップを活用すれば、各個人に合ったAsana-Wrike移行ロードマップを作成して、チームメンバーが熟練ユーザーのようにWrikeを使用できるようになるはずです。
1. Wrikeの認定を受ける
プロジェクトマネージャーをWrike認定プログラムに登録します。このプログラムでは、ユーザーが最短でWrikeエキスパートになれるよう支援します。 このプログラムは、Wrikeの機能と作業管理のベストプラクティスを組み合わせたコンパクトなトレーニングによって、短期間のうちに新規ユーザーをパワーユーザーにするためのものです。
この認定プログラムを利用すれば、マネージャーは、単に生産性の高いプロジェクトをセットアップできるだけではなく、他のチームメンバーがツールを使い始める支援も行えます。
2. 「Wrikeへの切り替え」キックオフミーティングを設定する
すべてのチームメンバーが新しいプロジェクト管理ソリューションの選定に関わっているわけではありません。 しかし、チームのすべてのメンバーがそのツールを使用する必要があります。 そのため、一部のチームメンバーに対してWrikeプラットフォームを「売り込む」必要があります。
この取り組みを進めるには、ミーティングを設定します。 このミーティングでは、Wrikeによってチームの作業をどれだけ効率化できるかを伝えます。これで、メンバーの約34%にそのメリットをアピールできます。
考え方として、チームメンバーにとってのメリットを説明することが重要です。
3. 個人に合わせたWrike作業スペースのデモを行う
チームメンバーにWrikeを紹介するときには、Wrikeのデフォルトの作業スペースを見せるのではなく、個人に合わせた作業スペースのデモを行うようにします。 カスタムの作業スペースにはブランド名、ナレッジベース、カスタムワークフロー、プロジェクトテンプレートなどの多くの機能を配置できます。 このようなカスタマイズによってWrikeを自分独自のものにすることができます。
また、個人専用の作業スペースだと感じられるように各個人のアカウントをカスタマイズする方法を実際に見せることもできます。
4. 定型的なプロジェクト管理タスクを一通り紹介する
チームメンバーに対してWrikeを使用した日常的な作業管理タスクの実行方法についてのクイックツアーを行います。
次のような内容を実行できます。
- タスクを作成する
- 締め切りを設定する
- サブタスクを作成してそれをチームメンバーに割り当てる
- 同僚をタグ付けしてコメントを投稿する
- GoogleカレンダーおよびGoogleドライブとの連携をセットアップする
チームメンバーがAsanaで実行してきた作業の中で、Wrikeではやり方の異なるものについては、その代替策についてのデモを行います。
5. Wrikeの連携機能によって作業を効率化する方法を説明する
チームメンバーに対して、Wrikeを普段使用するツールと併用することで生産性を大幅に高める方法について紹介します。
- Wrike + Gmail/Outlook：GmailやOutlookの受信メールから簡単にタスクを作成する方法を説明します。
- Wrike + Slack：Slackアプリまたはタスクのプレビュー投稿機能からWrikeタスクを気軽に作成する方法を説明します。
- Wrike + Dropbox：クリック1回だけでWrikeタスクにDropboxのファイルを追加する方法を説明します。
6. 新しい機能にスポットライトを当てる
おそらくAsanaからWrikeに切り替える理由は、必要としていた機能がAsanaになかったからでしょう。 だからこそ、チームがWrikeで利用できるようになる生産性向上のための機能について伝えましょう。
たとえば、Wrikeデスクトップアプリや、 Wrikeの標準搭載のタイムトラッキング機能、 ガントチャートやフォルダーについて取り上げるとよいでしょう。
7. データの流れを考慮する
1つのXLSファイルを使用して、5,000個のAsanaタスクをWrikeへ移行できます。 もっと多くのタスクがある場合は、作成するXLSファイルを増やすだけで対応できます。
タスクのタイトルに加え、Wrikeでは開始日と終了日、タスクの説明、担当者などの多くの詳細情報も簡単にインポートできます。
AsanaのコンテンツをWrikeへ移行する方法については、こちらのチュートリアルで詳しく説明しています。
また、移行にはWrike Integrateを使用することもできます。
8. 移行の実施について連絡する
移行を展開するのに適した時期を選びましょう。
繁忙期や複雑なプロジェクトの真っ只中に切り替えを行うと、チームメンバーは足止めを食らったように感じるでしょう。 チームメンバーの迷惑にならないように、プロジェクト管理カレンダーを確認して、生産性への影響がもっとも少ない移行時期を特定してください。
移行中は現在のAsanaアカウントにログインできなくなること、および後ほどWrikeへのサインアップに関するメールが送られることをチームメンバーに必ず伝達してください。
9. Wrikeオンボーディングプロジェクトを作成する
メンバーが「Wrikeをいつでも使える状態」になるために何ができる必要があるかについて、リストを作成します。 デモで一通り紹介した内容から、すべてのアクティビティを選択できます。 そうすることで、日常業務でのWrikeの使用方法を確実に理解してもらうことができます。
もっと興味深く取り組んでもらえるよう、各ステップの完了時にポイントを付与することもできます。 メンバーが貯めたポイントをAmazonギフトカードやその他の報酬プログラムと交換できるようにしましょう。 このようなインセンティブが大きな効果を生みます。
10. フォローアップミーティングを設定する
Wrikeの導入に関するメンバーの進捗状況を確認し、問題があれば解決するための数回分のフォローアップミーティングの予定を立てます。
また、この移行作業がより良い成果につながり、かけた時間を取り戻せるということを何度も強調することが大切です。
これらのミーティングでは、マネージャーに進行役をお願いしてもよいでしょう。 Capgemini ConsultingのGlobal Practice LeaderであるDidier Bonnet氏は、このような移行時のマネージャーの役割について次のように述べています。「マネージャーの仕事は、メンバーが橋を渡る手伝いをすること。つまり、メンバーをそのテクノロジーに慣れさせ、それを使わせて、それを使えばなぜもっと快適になるのかを理解してもらうことです」
AsanaからWrikeへの移行を始めましょう
新しいプロジェクト管理ソリューションへの移行は必ずしも難しいものではありません。 少し準備すれば、シームレスに進めることができます。
Asana-Wrikeの移行をもっと簡単に進めたい場合は、お客様に合った導入パッケージについて、弊社のプロフェッショナルサービスチームまでお問い合わせください。 弊社はこれまで何千ものチームに対して、現在のプロジェクト管理ソリューションからWrikeへの乗り換えをご支援しております。
