Gestion du changement : comment améliorer vos processus en équipe ?

Comme le dit le dicton, la seule chose constante dans la vie c'est le changement. Dès lors, pourquoi le changement représente-t-il un problème pour les organisations en pleine croissance ?

Mettre en place et adopter un nouvel outil sème toujours la terreur au sein des équipes du monde entier. Combien de temps va durer l'apprentissage ? Que se passera-t-il si cela ne fonctionne pas ? Est-ce réellement nécessaire ?

Voilà pourquoi il est essentiel d'établir une stratégie de gestion du changement au sein de l'entreprise, afin de tirer pleinement parti des bénéfices d'une nouvelle solution.

Qu'est-ce que la gestion du changement ?

La gestion du changement se réfère à la façon dont les responsables préparent, équipent et soutiennent les employés pour qu'ils s'adaptent avec succès au changement tout en atteindre leurs objectifs de façon plus efficace.

Selon l'organisme de gestion du changement Prosci, le processus de gestion du changement est « une séquence d'étapes ou d'activités suivie par une équipe de gestion du changement ou un responsable projet de gestion du changement... pour impulser les transitions individuelles et garantir que le projet réponde aux objectifs attendus ».

Malheureusement, la gestion du changement est plus simple en théorie qu'en pratique.

Dans son livre Quiet Leadership (2007), David Rock révèle que le manque d'efficacité de la gestion du changement est dû à la façon dont les individus pensent et réagissent.

« Obliger les gens à changer en leur disant comment faire déclenche la connexion du cortex préfrontal aux amygdales », écrit-il. « Plus vous tentez de les convaincre que vous avez raison et qu'ils ont tort, plus ils sont réticents. Le cerveau tente de se défendre des menaces. »

Anticiper les besoins et les préoccupations de votre équipe avant que les changements n'aient lieu adoucit la transition. Nous avons identifié les personnalités et réactions courantes que vous rencontrerez lorsque vous adopterez Wrike ou tout autre système de gestion du travail.

Continuez votre lecture pour découvrir les bonnes pratiques testées et approuvées permettant de tirer profit des points forts de chaque type de personnalité et de gérer avec succès le changement de votre équipe.

 

1. Le sceptique

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Les sceptiques sont les maîtres Jedi du « pourquoi ». Ils manient le questionnement à merveille, en analysant toute proposition ou décision pour en comprendre l'objectif. Ces personnes pointent rapidement du doigt les pertes de temps et de ressources. Elles peuvent également apporter de la clarté aux actions et aux projets.

Mais un sceptique à la dérive sans motivation précise ou attitude appropriée peut devenir un pessimiste grincheux. Armé de suppositions obsolètes ou de preuves non pertinentes, le sceptique annihile rapidement tout nouvel outil, idée ou méthode avant que ceux-ci ne soient explorés. Cette négativité peut affecter votre équipe et les empêcher de formuler des points de vue différents ou de nouvelles idées, par crainte.

Comment détecter les sceptiques dans votre équipe ? 

  • Ils vous disent que les choses fonctionnent en l'état, même si tout ne fonctionne pas de manière efficace.
  • Ils font des suppositions et émettent des opinions sur différents éléments avant de les essayer.
  • Ils sont satisfaits du niveau actuel de performance mais doutent que l'équipe soit capable d'atteindre de meilleurs résultats.

Gérer le changement avec des sceptiques

Comme les sceptiques ne sont pas faciles à convaincre, leur approbation ou leur non approbation influence l'équipe. Evitez les postures négatives avant que celles-ci ne se propagent.

Tout d'abord, adoptez et tentez de comprendre la position du sceptique. Peut-être qu'un autre outil de gestion de projet les a déçu et ne les motive pas à en essayer un autre. Cherchez à obtenir leur opinion sur Wrike ou sur tout autre logiciel que vous souhaitez mettre en place. Demandez-leur d'évaluer l'outil en détail avant de formuler une opinion finale. Impliquez-les dès le départ.

Par exemple, incluez-les dans le processus de décision sur la façon dont le travail doit être fait et conservé dans Wrike afin qu'ils sentent que leurs idées sont appréciées et mises en œuvre. Si possible, donnez-leur un type de responsabilité au début du processus, comme s'assurer que toute l'équipe suit la formation.

Les sceptiques ont besoin de risque. Plus les sceptiques se sentiront impliqués, plus ils réviseront leur jugement. Si vous êtes capable d'obtenir cela : le sceptique deviendra un fervent défenseur de Wrike ou de tout autre outil choisi.

2. Le fervent enthousiaste

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Vu de l'extérieur, les fervents enthousiastes semblent n'avoir besoin que de peu de supervision, voire pas du tout. Ils voient immédiatement de manière enthousiaste la valeur de tout nouvel outil, ils demandent continuellement des mises à jour et poussent pour que tout soit transposé dans le nouvel outil au plus vite.

Le problème, cependant, c'est qu'ils sont trop insistants. Il y a une différence entre être impatient et être impulsif. Faire de trop nombreux changements avant de comprendre pleinement comment ils fonctionnent et comment ils affecteront les autres peut faire plus de mal que de bien. Comme le dit le proverbe, « tu dois savoir marcher avant de pouvoir courir. »

Comment détecter les enthousiastes dans votre équipe ? 

  • Ils transposent les projets dans Wrike ou sur votre nouvelle plateforme sans discuter de la meilleure façon de les organiser.
  • Ils suivent rapidement la formation ou en sautent des parties, passant à côté de détails importants.
  • Ils dupliquent le travail et ne consultent pas l'équipe.

Principes de gestion du changement pour les fervents enthousiastes

Grâce à une bonne supervision, les fervents enthousiastes peuvent devenir vos meilleurs alliés. Utilisez leur enthousiasme pour que les autres partagent leur émotion pour l'outil et pour les possibilités qu'il offre. Vous devez les impliquer dès le départ, tout comme les sceptiques.

Asseyez-vous avec eux et définissez le chemin vers le succès afin qu'ils sachent exactement comment fonctionnera le déploiement efficace de Wrike. Revoir la stratégie globale et les objectifs les aidera à comprendre comment chaque pièce s'imbrique avec les autres.

Le plus grand défi est de contrôler leur enthousiasme lorsqu'il devient impulsivité, sans le détruire totalement. Cela demande du tact et beaucoup de patience.

Soulignez la nécessité de comprendre les bases du logiciel avant de se plonger dans les fonctionnalités avancées. Mettez en place un système de retours d'information avant que tout changement soit réalisé, notamment au début du processus.

Faites de votre mieux pour ne pas saper leur enthousiasme s'ils font quelques erreurs. Au lieu de cela, rappelez-leur comment leur travail s'imbrique dans celui de l'équipe tout entière et encouragez-les à faire preuve de calme. Lorsque le fervent enthousiaste a compris comment ses actions peuvent affecter les autres et qu'il acquière une vision globale, il aligne ses efforts sur les objectifs de la société pour les soutenir.

3. L'esprit libre

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Pour certaines personnes, utiliser un système de gestion de projet est tout à fait naturel. Ils ont la planification dans le sang, et retirent confort et sécurité du fait de tout avoir documenté, planifié et programmé. Ce n'est pas le cas des esprits libres.

Ils abordent la vie de manière plus improvisée, préférant la flexibilité et prenant les choses telles qu'elles viennent. Ils sont irrités par trop de processus. Ils se sentent plus confortables avec une discussion rapide qu'avec une documentation extensive. Tandis que leur adaptabilité à tout ce qu'ils rencontrent peut être reçue comme une force, leur aversion à la structure peut souvent mener à un manque de visibilité entre les membres de l'équipe et des ruptures de communication.

Comment détecter les esprits libres dans votre équipe ? 

  • Ils demandent continuellement s'il est réellement nécessaire de documenter toutes les parties de leur travail.
  • Ils hésitent à suivre les processus détaillés.
  • Ils n'ont pas de méthode claire ou reproductible pour accomplir les tâches.

Méthodologie de gestion du changement pour les esprits libres

Tandis que les esprits libres peuvent ne pas toujours suivre les conventions, leur flexibilité et leur calme face au chaos sont de grands atouts dans la transition vers Wrike pour votre équipe.

Pour mettre les esprits libres de votre côté, donnez-leur de l'autonomie dans l'outil. Cela ne signifie pas qu'ils doivent accéder à tout, mais qu'ils ont besoin d'une petite marge de liberté au départ qui s'étende au fur et à mesure de leur avancement. Tant que les esprits libres ne se sentent pas confinés, ils sont généralement disposés à travailler en suivant vos suggestions.

Il est important de présenter les difficultés causées par un manque de structure. Il est possible qu'en de nombreuses occasions, ils ne soient pas conscients que leurs actions puissent retarder le travail ou le rendre plus difficile pour l'équipe.

Au lieu de faire apparaître la visibilité sur le travail comme un outil de microgestion, présentez-la comme un moyen de souligner et de mettre en valeur une plus grande partie du travail qu'ils réalisent. Les esprits libres peuvent rapidement devenir des défenseurs passionnés lorsqu'ils apprennent comment Wrike peut leur donner plus de moyens, au lieu de les restreindre.

Quatre autres personnalités pour votre plan de gestion du changement

Le sceptique ne vous est pas familier ? Aucun fervent enthousiaste ni d'esprit libre dans votre équipe ? Ne vous inquiétez pas, nous avons ce qu'il vous faut !

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