Planification des ressources

Planification des ressources pour les services professionnels

Le secteur des services professionnels est vaste et englobe divers domaines, allant de l'informatique au marketing, en passant par le droit et la comptabilité. Aussi variées ces professions soient-elles, les chefs de projet et dirigeants d'équipe doivent pouvoir adopter une approche stratégique de la planification des ressources et de la capacité.

En gestion de projet, une ressource désigne tout ce qui est nécessaire pour mener à bien une tâche ou un projet donné. Les ressources peuvent renvoyer aux personnes, au matériel, au temps ou aux moyens financiers requis. Les sociétés de SP ne disposant pas de ressources financières et humaines illimitées, les chefs de projet doivent impérativement déployer ces ressources de manière stratégique.

Dans certaines entreprises, un gestionnaire des ressources dédié est généralement recruté pour s'assurer que les équipements, la main-d'œuvre et les finances, bien que tous limités, sont correctement exploités.

Pourquoi la planification des ressources est-elle si importante ? 

Avant même qu'un projet ne passe en phase d'exécution, il est important que les chefs de projet ou les gestionnaires de ressources puissent prévoir ce qui sera nécessaire tout au long du cycle de vie du projet. En fonction de la durée et de la nature de l'initiative, un chef de projet doit avoir une idée claire de ce qui sera nécessaire (ou non) à l'accomplissement des tâches essentielles à la réalisation du projet. 

La planification des ressources est rendue plus efficace lorsque les chefs de projet ont une visibilité sur les charges de travail et peuvent anticiper la demande, examiner l'historique des données de projet et solliciter les membres de l'équipe en fonction de leurs compétences, de leur emplacement, de leurs performances et de leur disponibilité. Les solutions de gestion de projet comme Wrike sont l'outil idéal pour cela.

La non-surexploitation des ressources est un moyen d'éviter les obstacles à la productivité, comme l'épuisement professionnel des employés. Selon la clinique Mayo, l'épuisement professionnel se manifeste généralement lorsqu'un employé subit du stress au travail, connaît un déséquilibre travail-vie privée ou ne maîtrise pas sa charge de travail. Business Insider estime qu'entre 40 et 50 % des employés américains souffrent d'un syndrome d'épuisement professionnel, ce qui signifie qu'il devient plus que jamais urgent de mettre en place un processus efficace de planification des ressources.  

La planification des ressources permet d'assurer le bon déroulement des projets et de les préparer comme il se doit pour une livraison dans le respect des délais et du budget. Elle aide également les sociétés de services professionnels à mieux appréhender leur capacité à accepter de nouvelles tâches en fonction des effectifs requis (on parle alors de planification de la capacité). 

Une allocation et une gestion des ressources efficaces peuvent faire la différence entre l'échec et la réussite d'un projet.

Planification de la capacité

Les chefs de projet des services professionnels réussissent lorsqu'ils sont en mesure de voir loin et de planifier avec une bonne « vue d'ensemble ». Dans le secteur des services professionnels, la planification de la capacité désigne la façon dont les entreprises s'assurent de disposer des bonnes ressources pour pouvoir répondre à la demande future des clients.

La planification de la capacité aide également les sociétés à comprendre et à se préparer aux futurs coûts d'exploitation en se projetant au-delà des niveaux actuels de ressources.

Qu'est-ce que la planification de la capacité ?

La planification de la capacité désigne la manière dont les chefs de projet et les gestionnaires de ressources évaluent et répondent aux besoins futurs de leur entreprise. Cela suppose d'adopter une approche stratégique et globale prenant en compte des éléments tels que les besoins futurs, l'historique des données, les tendances, les changements saisonniers, ou parfois même les situations atypiques. De telles informations aident les chefs de projet et les gestionnaires de ressources à fonder leurs décisions sur des données exploitables.

La planification de la capacité porte spécifiquement sur les effectifs : elle permet en effet de s'assurer que suffisamment d'employés aux compétences appropriées sont disponibles pour travailler sur tel ou tel projet ou initiative.

Si, par exemple, une entreprise envisage de refaire son site Web ces six prochains mois, elle devra charger un gestionnaire de ressources de veiller à ce qu'il y ait suffisamment de rédacteurs, concepteurs et programmeurs disponibles pour que le projet puisse être fini dans les temps.

Faudra-t-il recruter davantage de personnel ? Certaines compétences font-elles défaut ? Les employés devront-ils faire des heures en plus ou assumer une charge de travail supplémentaire ? Des travailleurs indépendants et autres prestataires externes devront-ils être recrutés ? La planification de la capacité est un véritable exercice d'équilibriste. Il peut donc être tout à fait utile d'examiner les ressources ayant déjà été utilisées lors de projets similaires. L'historique des données donnera probablement déjà une petite idée des délais, du nombre d'employés requis et des coûts.

Les entreprises fixent rarement (voire jamais) leur budget « à la volée ». La planification de la capacité les aide à mieux prévoir les coûts d'exploitation, des mois, et parfois même des années à l'avance.

Les défis de la planification de la capacité

Vous rencontrerez éventuellement certains défis et difficultés lors de la planification de la capacité.

Par exemple, les changements d'orientation peuvent rendre les décisions sur le projet et les ressources difficiles à prendre. Un chef de projet pourra vouloir adopter une approche ambitieuse en assumant l'intégralité du portefeuille de projets, tandis qu'un autre voudra peut-être se montrer plus prudent. Si les responsables ne sont pas au clair, la planification de la capacité peut vite devenir délicate.

De plus, un manque de visibilité sur la charge de travail des employés peut entraver l'efficacité de la planification de la capacité. En naviguant à vue, il devient difficile de savoir quelles ressources sont disponibles pour tel ou tel projet, quelles ressources sont sur ou sous-exploitées et quelles ressources font tout simplement défaut.

Conseils pour la planification de la capacité

Pour que le processus de planification de la capacité soit efficace, il convient de suivre les étapes suivantes. 

• Analyser la demande et les besoins en capacitéEn se basant sur les données, un gestionnaire de ressources peut prévoir qu'une période de l'année ou un certain type de projet requerra plus de ressources ou une charge de travail accrue. Il s'agit là d'informations importantes !
• Évaluer la capacité actuelle et envisagée Faudra-t-il plus d'effectifs ou les membres de votre équipe sont-ils disposés à accepter plus de tâches ? Certaines compétences nécessaires à la réalisation des projets à venir font-elles défaut au sein de votre équipe ?
• Aligner la capacité sur la demande et les futurs objectifs commerciaux En règle générale, les gestionnaires de projets et de ressources parviennent globalement à anticiper les choses et sont en mesure de savoir qui est disponible pour quoi et quelles ressources humaines et matérielles doivent être affectées en vue d'atteindre les objectifs clés.

Les solutions logicielles offrant une visibilité sur la charge de travail de chacun permettent de planifier plus efficacement la capacité. La vue Charge de travail de Wrike permet aux gestionnaires de ressources de vérifier la disponibilité des différents membres de l'équipe sur le court et le long terme, ce qui est très utile pour les équipes travaillant simultanément sur plusieurs projets.