Cada equipo tiene un proceso, pero eso no significa que esté funcionando bien. Los equipos creativos de Sony Pictures, por ejemplo, tenían que lidiar con sistemas desconectados, lo que llevaba a revisiones interrumpidas y fechas límite incumplidas. Una vez que se pasaron a workflows automatizados, redujeron los correos electrónicos en un 90 % y acortaron los plazos en un 40 %.
Y hay más espacio para este tipo de mejoras de lo que puedes imaginar. Según McKinsey & Company, la mitad de las tareas del trabajo podrían estar automatizadas. Es una gran oportunidad para agilizar los procesos, reducir las tareas manuales y crear workflows más estables.
En esta guía, vamos a analizar qué es un proceso de workflow, cómo se unifican sus componentes básicos y en qué consisten las mejoras de los procesos empresariales diseñadas para ayudar a los equipos a completar tareas de manera más eficiente.
Puntos clave
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Un workflow es un proceso estructurado y repetible que ayuda a los equipos a mover el trabajo desde el inicio hasta el final de manera más eficiente.
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Los workflows sólidos reducen los retrasos, las comunicaciones deficientes y las tareas manuales mediante el establecimiento de pasos y responsables.
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Los tres componentes centrales de un workflow son la entrada, la transformación y la salida.
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La gestión de los workflows mejora el seguimiento de las tareas, el uso de recursos y la uniformidad operativa.
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Una plataforma de workflow adecuada respalda la personalización, la automatización y las integraciones para una colaboración más inteligente.
Un workflow es una serie de pasos estructurados que te ayudan a lograr un objetivo.
Un workflow óptimo puede ayudarte a organizar y simplificar las tareas, asegurando que se realicen en el orden correcto y por parte de las personas adecuadas. Sin un workflow adecuado, se generan ineficiencias, lo que conduce a la pérdida de tiempo y a un coste promedio de 13,7 horas a la semana, 89 días al año y 52 millones USD de ingresos perdidos.
Diseñado para mejorar la eficiencia operativa, la uniformidad y la productividad, un workflow funciona como un mapa que te lleva del inicio al final de un proceso.
Historia de los workflows
Los workflows han existido antes de que tuvieran un nombre. Piensa en los primeros humanos recolectando leña, encendiendo fuego y manteniéndolo encendido. Eso es un workflow, una secuencia repetible de pasos para completar una tarea.
Llegados a la Revolución Industrial, se comienzan a ver workflows formalizados. Los principios de gestión científica de Frederick Taylor, que asignan responsabilidades basadas en habilidades y descomponen el trabajo en partes repetibles, ayudaron a dar forma a la manera en que los equipos modernos trabajan. Con las primeras herramientas de planificación visual como los diagramas de Gantt, tienes el inicio de lo que ahora se llaman procesos estructurados.
Luego vino la automatización. La fabricación, la logística e incluso los programas espaciales comenzaron a utilizar sistemas con una ruta clara y estructurada, similar a la línea de ensamblaje de Ford, para posibilitar la consistencia y la escala.
Hoy en día, las cosas son un poco diferentes. Las plataformas con inteligencia artificial pueden ayudar a los equipos a asignar trabajo, procesar elementos ilimitados y supervisar el progreso en tiempo real. Ya sea que estés gestionando aprobaciones de documentos o la incorporación de empleados, los sistemas modernos introducen automatización que reduce las tareas manuales y te ayudan a alcanzar el resultado deseado más rápido y con menos errores.
5 tipos de workflows
No todos los procesos son iguales, ni deben serlo. Aquí tienes un apunte sobre los tipos más comunes de workflows que puedes encontrar, además de dónde tienden a destacarse:
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Secuencial: paso a paso Piensa en incorporación, adquisición o cumplimiento. Este tipo de workflow es ideal para equipos de RR. HH., finanzas o legales que gestionan procesos estructurados, como la integración de empleados o aprobaciones de proveedores.
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Paralelo: tareas que se ejecutan al mismo tiempo. Ideal para campañas de marketing, configuraciones de TI o fabricación, donde hay productos finales que deben completarse rápido y sin esperas. Esto ayuda a los equipos de alto volumen a completar tareas de forma rápida y eficiente.
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Máquina de estado: son flexibles y cambian según los desencadenantes. Si has trabajado en servicio al cliente, soporte o respuesta a incidentes, esto te resultará familiar. Son perfectas para equipos que necesitan responder de manera dinámica basándose en acciones o condiciones del usuario.
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Basado en reglas: piensa en reglas de negocio en acción. Las tareas se enrutan automáticamente según la lógica, como el volumen del acuerdo, el tipo de solicitud o el departamento. Esto es útil para equipos de finanzas, legales o ventas que gestionan cadenas de aprobación, workflows de facturas o revisiones de contratos.
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Ad hoc: de estructura flexible, este tipo de workflow es perfecto para tareas creativas, brainstorming o proyectos de investigación que evolucionan sobre la marcha. Suelen gestionarse a través de pasos de workflow manual y de ellos se encargan los equipos de contenido, diseño e innovación.
La mayoría de los equipos utiliza una combinación de estos tipos de workflow. Además, con plataformas digitales, puedes crear flujos híbridos que combinan automatización, gestionan procesamiento de datos y mantienen a todos sincronizados, sin importar lo compleja que se vuelva la tarea.
Casos de estudio del mundo real
Los workflows solo importan si realmente facilitan el trabajo. A continuación, se muestran algunos ejemplos de cómo diferentes empresas han mejorado sus sistemas al alejarse de enfoques de workflows manuales y desactualizados, y adoptar herramientas de automatización para optimizar las operaciones empresariales.
Comflow
Comflow, una empresa subcontratada de aire acondicionado y calefacción, se veía abrumada por hojas de cálculo y workflows dispersos. Después de cambiar a Wrike y de implementar un workflow secuencial, recortaron 10 horas de tiempo administrativo por semana, redujeron en un 25 % los correos electrónicos y vieron un aumento del 30 % en los ingresos anuales. La automatización de procesos ayudó a estandarizar el trabajo y mejorar el desempeño en todas sus operaciones empresariales.
Walmart Canada
Walmart Canada necesitaba corregir cientos de proyectos en curso. Su workflow existente provocaba demasiadas reuniones e interrupciones. Con Wrike, centralizaron su workflow de casos, agregaron paneles de control en vivo, agilizaron las aprobaciones y usaron gráficos visuales e interactivos. Esto resultó en decisiones más rápidas, menos tareas repetitivas y mejor coordinación entre los equipos.
Los principales beneficios de los workflows
Los workflows sólidos ayudan a los equipos a estar organizados y hacen que sea más fácil gestionar, escalar y completar las tareas necesarias para lograr el éxito con confianza. Estos son algunos ejemplos.
Finalización más rápida de tareas
Cuando cada paso está claro y asignado, el trabajo avanza sin retrasos. Un workflow secuencial bien definido elimina los cuellos de botella y ayuda a los equipos a pasar por cada fase sin confusiones. De hecho, la incorporación de la automatización en un workflow puede aumentar la productividad entre un 20 y un 30 %.
Mejora en la gestión de proyectos
Los workflows aportan estructura incluso a las iniciativas más complejas. Al mapear los componentes básicos, los equipos se mantienen alineados y los proyectos son más fáciles de rastrear y completar. También puede disminuir errores en el procesamiento de datos en un sistema de gestión de proyectos.
Mejor toma de decisiones
Los workflows aportan visibilidad. Con un workflow de máquina de estado, cada transición está ligada a un evento real, lo que facilita la supervisión de la actividad y actualizaciones en tiempo real. Esto ayuda a los equipos a tomar decisiones más inteligentes sin comprobaciones constantes.
Menos tareas repetitivas
La automatización de workflows reduce el trabajo manual que dificulta el progreso. Al automatizar los pasos rutinarios, los equipos liberan tiempo para enfocarse en tareas más productivas. Esto es especialmente relevante cuando se están gestionando procesos de alto volumen o tareas interdepartamentales.
Flexibilidad para diferentes equipos
No todos los equipos trabajan de la misma manera. Por eso, diferentes tipos de workflows, como flujos paralelos para equipos ágiles o flujos de casos para funciones legales o de soporte, ayudan a personalizar la estructura al trabajo. La flexibilidad genera fiabilidad.
Resultados coherentes
Los workflows aportan consistencia. Cuando un workflow consta de etapas claramente definidas y pasos repetibles, es más probable que el trabajo se complete correctamente. Eso mejora la calidad, reduce los procesos repetidos y ayuda a los equipos a ganar impulso con el tiempo.
Crecimiento sistemático
A medida que las empresas crecen, los workflows necesitan escalar. Con el proceso adecuado, los equipos pueden afrontar más complejidad sin perder el control. La gestión de procesos empresariales da estructura a ese crecimiento formalizando cómo los equipos deben trabajar.
Eficiencia duradera
Los workflows sólidos aumentan la eficiencia a largo plazo. Ya sea que estés coordinando varios departamentos o un solo proyecto, una configuración adecuada elimina las conjeturas, aclara las responsabilidades y ayuda a los equipos a alcanzar objetivos con menos estrés.
Desafíos comunes del workflow (y qué hacer para resolverlos)
Incluso los workflows sólidos pueden tener inconvenientes. Aquí tienes algunos de los desafíos más comunes y cómo resolverlos:
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Demasiada complejidad: a mayor número de pasos y herramientas, más conflictos. Simplifica siempre que puedas y usa la automatización para reducir las transiciones.
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Baja adopción: si un workflow parece inadecuado, los equipos no lo seguirán. Mantén los sistemas en sintonía con la forma en que se trabaja.
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Herramientas desconectadas: cuando las plataformas no se sincronizan, el trabajo se dispersa. Las integraciones mejoran la visibilidad y reducen los malentendidos.
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Sobrecarga manual: las actualizaciones repetitivas ralentizan a los equipos. Reemplazar los workflows manuales por automatizados aporta beneficios rápidamente.
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Sistemas que sirven para todo: cada departamento necesita su estructura, como workflows paralelos para tareas rápidas o workflows de casos para soporte y temas legales.
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No hay datos claros: si no supervisas el progreso, es difícil mejorar. Usa métricas para supervisar el rendimiento de los workflows y detectar cuellos de botella temprano.
¿Cuáles son los tres componentes básicos de un workflow?
Todos los workflows, sin importar lo complejos que sean, dependen de estos componentes centrales:
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Entrada: es el punto de partida. Esto podría ser un resumen creativo, un ticket de soporte, materia prima, cualquier cosa que inicie el workflow.
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Transformación: donde ocurre el trabajo. Las tareas se completan en secuencia o en paralelo, dependiendo del tipo de workflow. La automatización ayuda a agilizar esta etapa y optimizar la eficiencia.
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Salida: es el resultado final. Las salidas, como un producto final o un caso cerrado, muestran si el trabajo se completó correctamente y destacan áreas que mejorar.
Ahora que conoces los fundamentos de los workflows, ¿cómo creas uno? Como con la mayoría de los grandes conceptos, es mejor desglosarlo en pasos manejables.
Cómo crear un workflow
Crear un workflow potente no tiene por qué ser complicado. Aquí tienes una estructura simplificada que puedes usar para comenzar.
Define tu objetivo
Comienza con un objetivo claro o el resultado que deseas lograr. Vincúlalo a prioridades empresariales, como reducir el tiempo de incorporación o mejorar el seguimiento de errores.
Define puntos de inicio y fin
Usa los componentes de un workflow: entrada, transformación y salida. Determina dónde comienza el trabajo. Define lo que sucede en el camino y qué objetivo se quiere lograr.
Revisa lo que ya existe
La mayoría de los equipos ya tienen workflows, incluso si no son los adecuados. Analiza tu sistema de workflows actual para saber lo que funciona y dónde estás perdiendo tiempo.
Enumera los pasos del workflow
Desglosa el proceso en pasos de workflow específicos y secuenciales. Esto mantiene las tareas visibles, medibles y más fáciles de asignar.
Asigna responsabilidades
Identifica quién se encarga de cada parte del proceso. Asignar roles previamente evita confusiones más tarde y ayuda a que los workflows digitales escalen sin problemas.
Añade tiempo
Establece plazos. Usa software de workflow con funciones como diagramas de Gantt para visualizar dependencias y mantener alta la motivación.
Crea ciclos de comentarios
Las mejoras no deberían esperar hasta el resultado final. Incorpora los comentarios temprano y adapta tu trabajo durante el proceso.
Documenta
Usa herramientas de gestión de workflows para mapearlo todo con claridad. La documentación mantiene el trabajo alineado y ayuda con las tareas repetitivas.
Prueba y lanza
Empieza poco a poco. Refina el workflow según el uso real y los comentarios. Implementar workflows correctamente implica voluntad y flexibilidad.
Los workflows digitales respaldados por el software adecuado hacen que este proceso sea más fluido, rápido y fácil de escalar entre equipos.
Diagrama de proceso del workflow
¿En qué consiste la gestión de workflows?
La gestión de workflows consiste en organizar, coordinar y mejorar cómo el trabajo se mueve a través de una empresa. Involucra mapear cada paso, asignar tareas y usar herramientas para supervisar y refinar el rendimiento.
Con informes automatizados, vistas integradas como Gantt y Kanban, e integraciones fáciles con plataformas como Slack o Salesforce, los sistemas modernos de gestión de workflows ayudan a los equipos a reducir el trabajo manual y a responder más rápido ante el cambio.
Pero la gestión de workflows no se detiene ahí. El software de workflow actual va mucho más allá de listas de verificación estáticas. Wrike, por ejemplo, ofrece herramientas para construir representaciones visuales de procesos complejos, automatizar pasos clave y proporcionar a los equipos paneles de control en tiempo real para mantenerse en sintonía. Puedes configurar tableros de proyectos, asignar prioridades y adaptar workflows rápidamente a medida que las necesidades cambian.
Beneficios de la automatización de workflows
La automatización de workflows ha sido parte de la fabricación durante años, pero ahora está presente en todo tipo de sectores y departamentos. El objetivo no es reemplazar a las personas. Es quitarles de encima el trabajo repetitivo para que puedan concentrarse en lo que realmente necesita su atención.
Por ejemplo, en mi workflow de contenido, automatizo cada vez que envío una pieza a revisión. Wrike etiqueta al miembro del equipo adecuado, rastrea el estado y dirige el trabajo a través de comentarios, revisiones y la aprobación final, sin comprobaciones manuales.
Además, el ROI es fantástico. Según Formstack, las empresas ahorran un promedio de 46 000 USD al año usando la automatización de workflows. Eso significa tiempo, dinero y energía recuperados gracias a menos trabajo manual, mejor visibilidad y menos posibilidad de errores humanos.
Los beneficios incluyen:
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Transiciones más rápidas en cada etapa de un proyecto
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Menos idas y venidas de los miembros del equipo
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Mayor flexibilidad a medida que la carga de trabajo aumenta
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Mejor uso de las herramientas y recursos necesarios
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Menos obstáculos causados por pequeños errores
Un buen software de gestión de workflows no ata a los equipos a sistemas rígidos. Les da espacio para hacer cambios, supervisar el progreso e intervenir cuando algo necesita una segunda revisión. La automatización respalda el trabajo, no lo reemplaza.
Medir la eficiencia del workflow
Para mejorar un workflow existente o nuevo, necesitas saber cómo está funcionando. Eso significa hacer un seguimiento de lo importante, como cuánto tiempo llevan las tareas, dónde se atascan y con qué frecuencia se producen errores.
Aquí tienes algunas métricas útiles:
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Tiempo de ciclo se refiere al tiempo que lleva terminar una tarea o proyecto.
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Producción hace referencia a cuánto trabajo se completa en un tiempo determinado.
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Tasa de errores es cuántas veces se necesita rehacer un trabajo o se señala un error.
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Uso de recursos se refiere a cómo se aplican tu equipo y herramientas.
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Coste por tarea es cuánto cuesta completar cada ciclo del workflow.
Incluso una rápida revisión de estos números puede indicar dónde se necesitan mejoras, lo que ayuda a las empresas a obtener más beneficios de sus procesos empresariales.
Seleccionar el sistema de gestión de workflows adecuado
Los sistemas de workflows lo mantienen todo conectado, incluyendo la planificación, la asignación de trabajo, el seguimiento y las mejoras. Una plataforma adecuada ayuda a los jefes de equipo y a su personal a moverse más rápido, mantener la coherencia y evitar duplicaciones entre departamentos.
Los mejores sistemas ofrecen tres elementos esenciales:
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Personalización: los equipos necesitan workflows que reflejen cómo realmente trabajan. Busca herramientas que admitan campos personalizados, estados y plantillas.
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Automatización: las tareas manuales ralentizan el trabajo. Las buenas plataformas te permiten automatizar las asignaciones, las aprobaciones y las actualizaciones sin configuraciones complejas.
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Integración: las investigaciones muestran que las personas trabajan con 14 herramientas al día. Esto implica mucho cambio de contexto. Un sistema sólido conecta tus aplicaciones clave para que el trabajo no se pierda entre pestañas.
En resumen, elige un sistema que te ayude a pasar menos tiempo gestionando el trabajo y más tiempo haciéndolo.
¿Todo listo para crear un workflow que impulse las operaciones?
En un entorno cada vez más impredecible y competitivo, nunca había sido tan importante para las empresas contar con una gestión de workflows sólida.
Consulta nuestra guía para saber más acerca de cómo la gestión de workflows puede cambiar la forma en que trabajas optimizando los recursos, mejorando la colaboración y simplificando los procesos.
¿Prefieres comenzar de inmediato a aplicar lo que has aprendido? Crea un workflow ahora en Wrike.
Preguntas frecuentes
La planificación del workflow consiste en definir cómo los equipos determinan los pasos, los responsables y el tiempo de un proyecto o proceso. La planificación ayuda a simplificar las tareas, usar los recursos de manera efectiva y adaptar el trabajo a objetivos empresariales más importantes.
Los workflows suelen pasar por estos cinco pasos:
- Iniciación: es un desencadenante, como una solicitud o un ticket.
- Planificación: implica definir los pasos y recursos necesarios.
- Ejecución: consiste en completar el trabajo.
- Supervisión: incluye todo lo necesario para hacer un seguimiento del progreso y evaluarlo.
- Finalización: es la entrega final o el resultado del workflow.
Los workflows ayudan a estandarizar el trabajo, reducir los retrasos y respaldar la automatización de los procesos. Un sistema sólido aporta uniformidad, mejora la visibilidad y ayuda a los equipos a completar las tareas de manera más efectiva.
Es un conjunto de pasos repetibles, a menudo en un flujo secuencial, que hacen avanzar el trabajo desde el principio hasta el final. Un workflow básico podría ser tan simple como enviar una solicitud, completar la tarea y entregar el resultado.
Un motor de workflow potencia el sistema que hay detrás de los workflows automatizados. Gestiona el enrutamiento de tareas, las transiciones y las aprobaciones según reglas predefinidas, ya sea que estés ejecutando un workflow de proyecto o de máquina de estado.