«Podría ser una buena idea añadir esta función». «Vamos a ampliar el ciclo de la prueba y así tenemos más datos». «Odio añadir tareas a tu trabajo; pero, ¿podrías...?»
Estas frases, una vez pronunciadas, proclaman el inicio de la pesadilla recurrente de todo gestor de proyectos: ese fenómeno por el que un proyecto se infla y crece en tamaño y alcance, mientras que los presupuestos y la cronología permanecen iguales. Se llama requerimiento imprevisto. Y es mortal.
Pero, ¿qué es exactamente y cómo supera nuestras defensas para inflar despacio, pero seguro, los objetivos y condiciones de un proyecto?
Definición de requerimiento imprevisto
De una manera simple, los objetivos y condiciones de un proyecto consisten en unos parámetros. Estos deberías ser un conjunto documentado de límites del proyecto, programas y entregables principales.
El requerimiento imprevisto (también conocido como «exigencia imprevista» y «función imprevista») se ha convertido en una palabrota en la gestión de proyectos, ya que se refiere a cómo los requerimientos de un proyecto tienden a crecer de manera incontrolable, a menudo dictados por las partes interesadas del proyecto o por malentendidos internos, provocando un revoltijo de funciones como un Frankenstein que no se tuvieron en cuenta durante la fase de planificación. Y a menudo mata tus fechas de entrega.
¿Cómo te pilla desprevenido en los proyectos?
Veámoslo:
1. Falta de detalles
La causa más fácil y más simple para culparte por el requerimiento imprevisto es la imprecisión. Cuando hay una falta de control y de definición clara del alcance de un proyecto, este alcance mutará. No te sorprendas si las partes interesadas e, incluso, los miembros del equipo eligen definir tu proyecto de una manera más general de lo que imaginas. Es por tu culpa, ya que como gestor de proyecto no has comunicado la visión y los objetivos y condiciones de una manera lo suficientemente clara en el documento de inicio de proyecto.
CONSEJO: La Declaración de objetivos y condiciones del proyecto que se incluye en el Documento de inicio de proyecto es donde deberías disponer todos los límites del proyecto. No trates este tema por encima. Emplea tiempo en concretarla de modo que las expectativas se gestionen, que no haya sorpresas y que las partes interesadas comprendan exactamente lo que conseguirán al final del proceso.
2. Liderazgo débil
Aquí está el problema: las partes interesadas y los clientes pueden intentar cambiar los objetivos y condiciones del proyecto para conseguir lo que ellos quieren si perciben que te falta experiencia o que no eres un gestor de proyectos fuerte.
CONSEJO: Esto se basa en la percepción que ellos tienen de ti. Imponte cuando las demandas empiecen a inflar los objetivos y condiciones del proyecto. Comunícate de manera enérgica a través del lenguaje corporal durante las reuniones. Y si tus reuniones son virtuales, ten en cuenta estos consejos de comunicación virtual.
3. Diferencias de opiniones entre las partes interesadas
Otra posibilidad: puedes tener demasiadas partes interesadas y cada una con opiniones diferentes. Como dice el proverbio: «muchas manos en un plato hacen mucho garabato». Aunque todas las partes interesadas quieran el mismo producto final, sus motivaciones pueden ser extremadamente diferentes. Y esas motivaciones afectarán a lo que ellos creen que se debe dar prioridad durante el desarrollo del proyecto, lo que puede alterar de manera exagerada tus cronologías.
CONSEJO: Limita el número de tus partes interesadas. O intenta determinar sus motivaciones para que puedas sentar unas bases comunes. Si tienen sentido, las solicitudes adicionales de las partes interesadas se podrán aprovechar para un proyecto futuro, una vez que se termine el actual.
4. Comentarios de usuarios a última hora
Si no involucras a tus usuarios finales y clientes desde el principio del proceso y tratas de introducirlos a mitad de camino (o cerca del final) de un proyecto, ¿sabes lo que pasará? Pueden hacerte el comentario de que no les has escuchado antes, lo que a menudo contribuye con tu lista de elementos de acción. Requerimiento imprevisto inmediato. Toma los costosos errores del proyecto del Aeropuerto Internacional de Denver como una advertencia clara para no involucrar tarde en el plan a las personas.
CONSEJO: La palabra que necesitas usar aquí es colaboración. Si colaboras con tus clientes desde el principio y con frecuencia, corres menos riesgo de entregar algo que no necesitan o no quieren. Mantén abiertas las líneas de comunicación para que fluyan las ideas y los comentarios.
¿De qué otros modos te sorprenden los requerimientos imprevistos?
Es tu turno. ¿Qué otras fuentes de requerimiento imprevisto no hemos tenido en cuenta aquí? Dinos lo que piensas en los comentarios y cuéntanos cómo has luchado contra el horror del requerimiento imprevisto.
Lecturas sugeridas: Lecciones extraídas del requerimiento imprevisto y del fracaso de un proyecto en el Aeropuerto Internacional de Denver
Créditos de las fotos: Ana Julaton para Mark Sebastian
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