¿Cuáles son las restricciones de la gestión de proyectos?

¿Cuáles son las restricciones de la gestión de proyectos?

En todos los proyectos, existen limitaciones y riesgos que deben tomarse en consideración y abordarse para garantizar el éxito final del proyecto. Las tres limitaciones principales con las que los gestores de proyectos deben estar familiarizados son el tiempo, el alcance y el coste. Se las suele conocer como la triple restricción o el triángulo de la gestión de proyectos. Cada restricción está conectada con las otras dos; así, por ejemplo, aumentar el alcance del proyecto probablemente requerirá más tiempo y dinero, mientras que acelerar el cronograma del proyecto puede reducir costes, pero también disminuir el alcance.

La triple restricción de la gestión de proyectos

1. Restricción de tiempo: La restricción de tiempo se refiere al cronograma de finalización del proyecto, incluidos los plazos para cada fase del proyecto, así como la fecha de implementación del producto final.
2. Restricción de alcance: El alcance de un proyecto define sus objetivos específicos, las entregas, las características y las funciones, así como las tareas necesarias para completar el proyecto.
3. Restricción de coste: El coste del proyecto, a menudo denominado presupuesto del proyecto, comprende todos los recursos financieros necesarios para completar el proyecto a tiempo, en su alcance predeterminado. Hay que tener en cuenta que el coste no solo se refiere a dinero para los materiales, sino que también abarca los costes de mano de obra, proveedores, control de calidad y otros factores.

Restricción de tiempo

En cuanto a la restricción de tiempo, una programación adecuada es esencial. Según el cuerpo de conocimientos de la gestión de proyectos (PMBOK), se deben seguir estos pasos para la gestión del tiempo:

1. Planificación: Se trata de definir la(s) meta(s) principal(es) del equipo del proyecto, cómo pretende el equipo alcanzarla(s) y el equipo necesario y los pasos que se seguirán para hacerlo.
2. Programación: El equipo de gestión del proyecto debe establecer un plazo realista para la finalización de cada fase del proyecto.
3. Seguimiento: Este paso tiene lugar una vez que el proyecto está en marcha, y requiere que el equipo del proyecto analice cómo se desarrollaron las etapas pasadas del proyecto, observando tendencias y efectos en planes futuros y comunicando estos hallazgos a todas las partes interesadas relevantes.
4. Control: En el paso de control, el equipo debe comunicar los resultados de cada fase del proyecto y avanzar en consecuencia. Eso significa que si las cosas van bien, el equipo debe analizar los factores que contribuyen a ese resultado positivo para que pueda continuar y reproducirse. Si ha habido un descarrilamiento, el equipo debe saber cómo ocurrió y por qué, y tomar medidas para corregirlo para acciones futuras.

Un diagrama de Gantt puede ayudar a visualizar el cronograma del proyecto y si el seguimiento se está haciendo en relación con las restricciones pertinentes.

Restricción de alcance

Definido por adelantado, el alcance del proyecto debe comunicarse clara y regularmente a todas las partes interesadas para garantizar que se evite el «síndrome del lavadero», término que se usa cuando se realizan cambios en el alcance a mitad del proyecto, sin los mismos niveles de control. Para tener el alcance controlado, se puede:

• Facilitar documentación clara del alcance completo del proyecto al principio del mismo, incluidos todos los requisitos.
• Establecer un proceso para gestionar cualquier cambio, de modo que si alguien propone un cambio, existe un sistema controlado para determinar cómo se revisará, se aprobará, se rechazará o se aplicará (si corresponde) ese cambio.
• Comunicar el alcance a las partes interesadas de manera clara y periódica.

Restricción de coste

El presupuesto de un proyecto incluye gastos fijos y variables, incluidos materiales, permisos, mano de obra y el impacto financiero de los miembros del equipo que trabajan en el proyecto. Entre algunas de las formas de calcular el coste de un proyecto se incluyen:

• Datos históricos: Analizar el coste de proyectos similares en el pasado
• Recursos: Estimar la tasa de coste de los bienes y la mano de obra.
• Estadística paramétrica: Comparar datos históricos con variables actualizadas y relevantes
• Oferta del proveedor: Promedio del cargo total de varias ofertas sólidas de proveedores

El control de costes efectivo es esencial para el éxito del proyecto.

Lectura adicional:

• Cómo cinco expertos en gestión de proyectos crean un plan de gestión de proyectos a prueba de fallos