¿Cuáles son las restricciones de la gestión de proyectos?
¿Cuáles son las restricciones de la gestión de proyectos?
En todos los proyectos, existen limitaciones y riesgos que deben tomarse en consideración y abordarse para garantizar el éxito final del proyecto. Las tres limitaciones principales con las que los gestores de proyectos deben estar familiarizados son el tiempo, el alcance y el coste. Se las suele conocer como la triple restricción o el triángulo de la gestión de proyectos. Cada restricción está conectada con las otras dos; así, por ejemplo, aumentar el alcance del proyecto probablemente requerirá más tiempo y dinero, mientras que acelerar el cronograma del proyecto puede reducir costes, pero también disminuir el alcance.
La triple restricción de la gestión de proyectos
- Restricción de tiempo: La restricción de tiempo se refiere al cronograma de finalización del proyecto, incluidos los plazos para cada fase del proyecto, así como la fecha de implementación del producto final.
- Restricción de alcance: El alcance de un proyecto define sus objetivos específicos, las entregas, las características y las funciones, así como las tareas necesarias para completar el proyecto.
- Restricción de coste: El coste del proyecto, a menudo denominado presupuesto del proyecto, comprende todos los recursos financieros necesarios para completar el proyecto a tiempo, en su alcance predeterminado. Hay que tener en cuenta que el coste no solo se refiere a dinero para los materiales, sino que también abarca los costes de mano de obra, proveedores, control de calidad y otros factores.
Restricción de tiempo
En cuanto a la restricción de tiempo, una programación adecuada es esencial. Según el cuerpo de conocimientos de la gestión de proyectos (PMBOK), se deben seguir estos pasos para la gestión del tiempo:
- Planificación: Se trata de definir la(s) meta(s) principal(es) del equipo del proyecto, cómo pretende el equipo alcanzarla(s) y el equipo necesario y los pasos que se seguirán para hacerlo.
- Programación: El equipo de gestión del proyecto debe establecer un plazo realista para la finalización de cada fase del proyecto.
- Seguimiento: Este paso tiene lugar una vez que el proyecto está en marcha, y requiere que el equipo del proyecto analice cómo se desarrollaron las etapas pasadas del proyecto, observando tendencias y efectos en planes futuros y comunicando estos hallazgos a todas las partes interesadas relevantes.
- Control: En el paso de control, el equipo debe comunicar los resultados de cada fase del proyecto y avanzar en consecuencia. Eso significa que si las cosas van bien, el equipo debe analizar los factores que contribuyen a ese resultado positivo para que pueda continuar y reproducirse. Si ha habido un descarrilamiento, el equipo debe saber cómo ocurrió y por qué, y tomar medidas para corregirlo para acciones futuras.
Un diagrama de Gantt puede ayudar a visualizar el cronograma del proyecto y si el seguimiento se está haciendo en relación con las restricciones pertinentes.
Restricción de alcance
Definido por adelantado, el alcance del proyecto debe comunicarse clara y regularmente a todas las partes interesadas para garantizar que se evite el «síndrome del lavadero», término que se usa cuando se realizan cambios en el alcance a mitad del proyecto, sin los mismos niveles de control. Para tener el alcance controlado, se puede:
- Facilitar documentación clara del alcance completo del proyecto al principio del mismo, incluidos todos los requisitos.
- Establecer un proceso para gestionar cualquier cambio, de modo que si alguien propone un cambio, existe un sistema controlado para determinar cómo se revisará, se aprobará, se rechazará o se aplicará (si corresponde) ese cambio.
- Comunicar el alcance a las partes interesadas de manera clara y periódica.
Restricción de coste
El presupuesto de un proyecto incluye gastos fijos y variables, incluidos materiales, permisos, mano de obra y el impacto financiero de los miembros del equipo que trabajan en el proyecto. Entre algunas de las formas de calcular el coste de un proyecto se incluyen:
- Datos históricos: Analizar el coste de proyectos similares en el pasado
- Recursos: Estimar la tasa de coste de los bienes y la mano de obra.
- Estadística paramétrica: Comparar datos históricos con variables actualizadas y relevantes
- Oferta del proveedor: Promedio del cargo total de varias ofertas sólidas de proveedores
El control de costes efectivo es esencial para el éxito del proyecto.
