¿Qué es un sistema de gestión de proyectos?

Un sistema de gestión de proyectos es un método estructurado para planificar, organizar y gestionar todas las tareas, recursos, presupuestos y plazos necesarios para completar un proyecto. Proporciona un marco para definir objetivos, asignar responsabilidades, realizar un seguimiento del progreso y mantener la comunicación en tiempo real entre los miembros del equipo.

La palabra “sistema” tiene dos definiciones principales:

• Un conjunto de principios y procedimientos que dictan cómo se hace algo.

• Un conjunto de partes que forman un todo complejo.

Dependiendo de la definición utilizada, un sistema de gestión de proyectos puede tener dos significados diferentes.

El primer significado se refiere al sistema completo de procesos y principios necesarios para completar un proyecto. Esto puede incluir equipos específicos, procedimientos, flujos de trabajo, herramientas y más. Es decir, el ecosistema en el que se entregan los proyectos.

El segundo significado se refiere a las soluciones tecnológicas y plataformas que los equipos usan para planificar, organizar y gestionar proyectos complejos. Estas herramientas pueden incluir aplicaciones generales como hojas de cálculo o aplicaciones específicas como software de gestión de proyectos. Este enfoque puede abarcar actividades como:

• Creación de estimaciones para actividades

• Creación, actualización y reporte de cronogramas

• Seguimiento de costos y presupuestos

• Asignación de recursos

• Registro y gestión de riesgos

• Control de cambios en el proyecto

• Compartir información y actualizaciones del proyecto

En pocas palabras, un sistema de gestión de proyectos podría representar todo el proceso de un proyecto, las herramientas tecnológicas utilizadas para completarlo o, en muchos casos, ambos.

Ejemplos de sistemas de gestión de proyectos

Para ilustrar ambos significados, consideremos un ejemplo: un equipo de marketing organiza una serie de webinars educativos. Desde un punto de vista general, el equipo asigna roles claros, planifica el proyecto y realiza controles regulares del progreso. Tecnológicamente, utilizan una plataforma de software de colaboración como Wrike para coordinar todas las piezas: tareas, cronogramas y flujos de trabajo.

¿Por qué usar un sistema de gestión de proyectos?

Según PMI, las organizaciones que no tratan la gestión de proyectos como una estrategia clave reportan un 50% más de fracasos en sus proyectos. Adoptar un sistema de gestión de proyectos puede aportar beneficios como:

• Mayor claridad: Procesos claros y comunicación centralizada reducen la confusión.

• Responsabilidad: Los miembros del equipo comprenden cómo encajan en el proyecto global.

• Colaboración: Mejora el trabajo en equipo al establecer objetivos claros.

• Éxito repetido: Un marco reutilizable ayuda a garantizar el éxito en proyectos futuros.

Sumando todo esto, llegamos a la razón principal para usar un sistema de gestión de proyectos: permite a tu equipo entregar más proyectos exitosos a tiempo y dentro del presupuesto.

Tipos de sistemas de gestión de proyectos

Un sistema de gestión de proyectos puede dividirse en los siguientes subsistemas:

• Facilitador organizacional: Organiza a los miembros del equipo en jerarquías.

• Planificación de proyectos: Incluye tareas como la asignación de fechas límite y el ajuste de prioridades si surgen bloqueos. Aprende más sobre planificación.

• Control de proyectos: Alinea al equipo para evitar demoras innecesarias mediante herramientas como tableros Kanban.

• Información de proyectos: Centraliza documentos y rastrea actualizaciones. Explora las opciones de almacenamiento seguro.

• Ambiente cultural: Influye en cómo la organización percibe y respalda la gestión de proyectos.

• Técnicas y metodologías: Incluye herramientas como PERT y CPM. Consulta más sobre estas técnicas aqui.

Funciones esenciales de un software de gestión de proyectos

Ahora que hemos analizado más de cerca el sistema general de gestión de proyectos, enfoquémonos en la pieza tecnológica del rompecabezas. ¿Qué deberías buscar en un software de sistema de gestión de proyectos?

La respuesta a esa pregunta variará dependiendo del tamaño de tu equipo y organización, la naturaleza de tu trabajo y la complejidad de tus proyectos. Pero, en general, te recomiendo buscar una plataforma que ofrezca:

• Asignación de tareas y fechas límite para proporcionar claridad sobre el progreso del proyecto.

• Tableros, formularios y flujos de trabajo personalizables para adaptar la plataforma a tu equipo.

• Almacenamiento adecuado para centralizar toda la documentación del proyecto.

• Integraciones con las aplicaciones y herramientas que tu equipo ya utiliza.

• Accesibilidad desde cualquier dispositivo para que los equipos puedan trabajar desde cualquier lugar.

• Plantillas para flujos de trabajo y documentos comunes que te ahorren tiempo en el futuro.

Eso es lo mínimo indispensable. También podrías buscar funciones más adaptadas a tu equipo específico, como seguimiento de tiempo, software de facturación, gestión de recursos, calendarios compartidos del equipo, revisión de contenido, y más.

Consejos para elegir el sistema adecuado

1. Evalúa tus necesidades: ¿Tu equipo necesita soluciones para aprobaciones o automatización? Consulta esta guía de Wrike.

2. Considera tu presupuesto: Sistemas gratuitos pueden ser una opción inicial para equipos con recursos limitados.

3. Prueba distintas soluciones: Wrike ofrece una prueba gratuita.

Cómo el sistema de gestión de proyectos de Wrike puede beneficiar a tu empresa

Un sistema de gestión de proyectos, ya sea como marco general o herramienta tecnológica, es fundamental para la éxito organizacional. Adopta un enfoque estructurado para entregar proyectos ganadores a tiempo y dentro del presupuesto. Empieza con Wrike hoy mismo.