¿Qué es la gestión de la integración de proyectos?

La gestión de la integración de proyectos es la coordinación de todos los elementos de un proyecto. Esto engloba actividades como la coordinación de tareas, recursos, partes interesadas y cualquier otro elemento del proyecto, además de gestionar los conflictos entre los diferentes aspectos de un proyecto, hacer concesiones entre solicitudes en competencia y evaluar los recursos. Por ejemplo, si un proyecto no va por buen camino, es posible que tengas que decidir entre exceder el presupuesto o terminar el proyecto tarde para poder completarlo. Evaluar la situación y decidir al respecto es una parte fundamental de la gestión de la integración de proyectos. La gestión de proyectos integrada ayuda a garantizar que los proyectos no se gestionen de forma aislada. No solo tiene en cuenta cómo se relacionan entre sí las distintas facetas del proyecto, sino también cómo se relacionan otras partes de la empresa con el proyecto. La gestión de la integración de proyectos es una de las diez áreas clave de conocimiento del PMBOK (cuerpo de conocimiento de la gestión de proyectos). También está considerada como un factor de éxito fundamental para los gestores de proyectos y sus proyectos en sí mismos.

¿Por qué la gestión de la integración de proyectos es tan importante?

Los proyectos son complejos y constan de muchas partes diferentes que deben gestionarse. Por ejemplo, un gestor de proyectos debe supervisar todos estos aspectos:

Programa
Coste
Alcance
Calidad
Recursos
Riesgos
Cambios
Partes interesadas

Hacer un seguimiento de todo ello y saber cómo cualquiera de estos aspectos puede influir en los demás es un gran desafío. Sin embargo, si no se actúa correctamente, el proyecto puede hacer aguas. Por ejemplo, si no comprendes cómo afectará un cambio de alcance al cronograma, los costes y los requisitos de recursos, ¿cómo vas a gestionar el cambio? Probablemente aumentarían las posibilidades de no contar con las personas que necesitas, superarías el presupuesto, y entregarías el proyecto tarde; o todo ello al mismo tiempo. Para hacer las cosas aún más complejas, las decisiones sobre tu proyecto pueden afectar a otros proyectos y otras áreas de la empresa. Por ejemplo, ¿qué pasa si de repente necesitas que un desarrollador de software trabaje en tu proyecto durante un mes más? Sin una gestión de la integración en toda la empresa, puede ser difícil ver cómo impacta esto en el negocio. ¿Se supone que ese recurso está en otro proyecto al mismo tiempo? ¿Se supone que él o ella cubrirá las vacaciones de alguien durante ese período? Sin la gestión de la integración, es difícil identificar los conflictos de antemano y saber cómo resolverlos.

Siete procesos de gestión de la integración de proyectos

Para que una gestión de la integración de proyectos funcione, se deben seguir los siguientes siete procesos:

Desarrollar el plan del proyecto
Desarrollar el plan de gestión del proyecto
Dirigir y gestionar el trabajo del proyecto
Gestionar el conocimiento del proyecto
Supervisar y controlar el trabajo del proyecto
Llevar a cabo un control del cambio integrado
Cerrar el proyecto (o la fase del proyecto)

Estos procesos de gestión de la integración tienen lugar a lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto. Esto significa que al menos uno de estos siete procesos se clasifica dentro de cada una de las cinco fases estándar de un proyecto. Esto se debe a que gestionar la integración de proyectos es una tarea que debe realizarse de manera continua a lo largo de un proyecto.

El paso «gestionar el conocimiento del proyecto» es una novedad de la sexta edición del PMBOK, publicada en septiembre de 2017. Se añadió para subrayar la importancia de utilizar la información y el conocimiento a la hora de tomar decisiones bien informadas. Hacer un análisis exhaustivo para comprender los efectos de las decisiones en todo el proyecto es un paso clave para el éxito del proyecto. Cómo tener éxito en la gestión de la integración de proyectos

Debido a que la gestión de la integración requiere la capacidad de evaluar los recursos, hacer concesiones y abordar actividades en competencia, los gestores de proyectos deben tener una combinación de habilidades sociales y habilidades técnicas, entre ellas:

Planificación
Organización
Comunicación
Liderazgo
Gestión de relaciones
Capacidad de pensamiento crítico
Análisis de datos
Evaluaciones del impacto
Programación
Elaboración de presupuestos
Gestión del cambio
Gestión de riesgos

Es importante crear canales de comunicación abiertos con el equipo del proyecto y las partes interesadas para garantizar que se comparta la información, y que se realicen evaluaciones de impacto adecuadas para identificar puntos de integración o dependencias. La capacidad de utilizar software o herramientas de gestión de la integración también puede aumentar las posibilidades de éxito del proyecto, ya que estos sistemas contribuyen a identificar puntos de integración y conflictos.

Lectura adicional

Los diez imprescindibles para un software de gestión de proyectos creativos

Why is project integration management so important?

Projects are complex, with a lot of different parts that need to be managed. For example, a project manager needs to oversee all of the following:

Schedule
Cost
Scope
Quality
Resources
Risks
Changes
Stakeholders

Keeping track of everything and knowing how one factor impacts the others can be very challenging. However, if it is not done properly, it can lead to project failure. For example, if you don’t understand how a scope change will impact your schedule, costs, and resource requirements, how do you manage the change? It increases the chances of not having the people you need, going over budget, delivering your project late, or all three. Decisions about your project can also impact other projects and other areas of the business. For example, what if you suddenly need a software developer to work on your project for another month? Without integration management throughout the organization, it can be hard to see how this impacts the business. Is that resource supposed to be on another project at the same time? Are they supposed to be covering someone’s vacation during that period? Without integration management, it’s difficult to identify conflicts in advance and know how to resolve them.

Seven processes of project integration management

Seven processes should be followed for successful project integration management. These are:

These integration management processes occur throughout the entire project lifecycle. This is because managing project integration is an ongoing task that needs to happen continuously.

The ‘manage project knowledge’ step is a new addition to the PMBOK as of the sixth edition, released in September 2017. It was added to address the importance of using information and knowledge to make well-informed decisions. Doing a thorough analysis to understand the impacts of decisions across the whole project is key to project success.

How to succeed at project integration management

Because integration management requires the ability to evaluate resources, make trade-offs and dealing with competing activities, project managers need to have a combination of soft skills and hard skills. These include the following:

Planning
Organization
Communication
Leadership
Relationship management
Critical thinking ability
Data analysis
Impact assessments
Scheduling
Budgeting
Change management
Risk management

It’s important to build open communication channels with the project team and stakeholders to ensure information is shared, and proper impact assessments are done to identify points of integration or dependencies. Using integration management software or tools can also increase your project’s chances of success. This is because you can use systems to help you identify integration points and conflicts.

¿Qué es la gestión de la integración de proyectos?