Was ist Integrationsmanagement bei Projekten?

Projekt-Integrationsmanagement bedeutet, alle Elemente eines Projekts zu koordinieren. Dies beinhaltet das Abstimmen von Aufgaben, Ressourcen, Stakeholdern und allen anderen Projektelementen, das Lösen von Konflikten zwischen verschiedenen Aspekten eines Projekts, das Abwägen zwischen konkurrierenden Anforderungen und die Bewertung von Ressourcen. Wenn beispielsweise ein Projekt nicht nach Plan läuft, müssen Sie möglicherweise abwägen, ob Sie entweder das Budget überschreiten oder das Projekt verspätet abschließen. Ein wichtiger Aspekt des Integrationsmanagements ist, die Situation einzuschätzen und entsprechende Entscheidungen zu treffen. Durch integriertes Projektmanagement stellen Sie sicher, dass Projekte nicht in Isolation stattfinden. Sie berücksichtigen nicht nur, wie die einzelnen Aspekte Ihres eigenen Projekts zusammenhängen, sondern auch, wie andere Teile des Unternehmens mit Ihrem Projekt verknüpft sind. Das Projekt-Integrationsmanagement ist eines der zehn Wissensgebiete im PMBOK (Project Management Book of Knowledge) und gilt als kritischer Erfolgsfaktor für Projektmanager und ihre Projekte.

Warum ist Integrationsmanagement in Projekten so wichtig?

Projekte sind komplex und beinhalten viele verschiedene Elemente. Ein Projektmanager muss z. B. all dies steuern:

Zeitplan
Kosten
Umfang
Qualität
Ressourcen
Risiken
Veränderungen
Stakeholder

Es ist oft nicht einfach, all diese Elemente und ihre Wechselwirkungen im Blick zu behalten – doch für den Projekterfolg ist es entscheidend. Wenn Sie beispielsweise nicht wissen, wie sich eine Änderung des Umfangs auf Zeitplan, Kosten und Ressourcenbedarf auswirkt, wie können Sie dann die Veränderung korrekt steuern? Die Wahrscheinlichkeit steigt, dass Sie nicht die richtigen Fachkräfte haben, Ihr Budget überschreiten, die Deadline verpassen oder alles drei. Dazu kommt, dass Entscheidungen über Ihr Projekt sich auf andere Projekte und Unternehmensbereiche auswirken können. Was wäre z. B., wenn Sie plötzlich einen Softwareentwickler für Ihr Projekt noch einen Monat länger brauchen? Nur mit einem ganzheitlichen Integrationsmanagement im Unternehmen können Sie wirklich abschätzen, wie sich das in anderen Bereichen auswirkt. Wird dieser Mitarbeiter vielleicht gleichzeitig in einem anderen Projekt gebraucht? Sollte er in dieser Zeit eine Urlaubsvertretung machen? Ohne Integrationsmanagement lassen sich solche Konflikte nicht im Voraus erkennen und beseitigen.

7 Prozesse für das Integrationsmanagement

Beim erfolgreichen Integrationsmanagement sollten Sie sieben Prozesse befolgen:

Entwickeln des Projektauftrags
Entwickeln des Projektmanagementplans
Lenken und Steuern der Projektausführung
Verwalten des Projektwissens
Überwachen und Steuern der Projektarbeit
Umsetzen der integrierten Änderungssteuerung
Abschließen des Projekts (oder der Projektphase)

Die Projektintegration ist eine fortlaufende Aufgabe, was bedeutet, dass diese sieben Prozesse während des gesamten Projektlebenszyklus stattfinden. Mindestens einer davon fällt jeweils in jede der fünf Standardphasen eines Projekts.

Der Schritt „Verwalten des Projektwissens“ wurde in Ausgabe 6 des PMBOK vom September 2017 neu hinzugefügt und unterstreicht, wie wichtig Informationen und Wissen sind, um fundierte Entscheidungen zu treffen. Eine gründliche Analyse, um die Folgen von Entscheidungen für das gesamte Projekt zu verstehen, ist ein entscheidender Schritt für den Projekterfolg. So gelingt das Integrationsmanagement

Das Integrationsmanagement in Projekten setzt voraus, dass Projektmanager Ressourcen bewerten, Kompromisse finden und konkurrierende Aktivitäten managen können. Sie brauchen also eine Kombination aus fachlichen und sozialen Kompetenzen, darunter folgende:

Planung
Organisation
Kommunikation
Führung
Beziehungsmanagement
Kritisches Denken
Datenanalyse
Folgenabschätzung
Zeitplanung
Budgetierung
Change Management
Risikomanagement

Wichtig ist auch, offene Kommunikationskanäle mit Projektteam und Stakeholdern zu schaffen, damit Infomationsaustausch möglich ist, sowie ordnungsgemäße Folgenabschätzungen vorzunehmen, um Integrationspunkte und Abhängigkeiten zu identifizieren. Der Einsatz von Integrationsmanagement-Software oder -Tools kann ebenfalls die Erfolgschancen Ihres Projekts verbessern, weil sie Ihnen helfen, Integrationspunkte und Konflikte zu erkennen.

Zur weiteren Lektüre

10 Dinge, die eine Management-Software für Kreativ-Projekte haben muss

Why is project integration management so important?

Projects are complex, with a lot of different parts that need to be managed. For example, a project manager needs to oversee all of the following:

Schedule
Cost
Scope
Quality
Resources
Risks
Changes
Stakeholders

Keeping track of everything and knowing how one factor impacts the others can be very challenging. However, if it is not done properly, it can lead to project failure. For example, if you don’t understand how a scope change will impact your schedule, costs, and resource requirements, how do you manage the change? It increases the chances of not having the people you need, going over budget, delivering your project late, or all three. Decisions about your project can also impact other projects and other areas of the business. For example, what if you suddenly need a software developer to work on your project for another month? Without integration management throughout the organization, it can be hard to see how this impacts the business. Is that resource supposed to be on another project at the same time? Are they supposed to be covering someone’s vacation during that period? Without integration management, it’s difficult to identify conflicts in advance and know how to resolve them.

Seven processes of project integration management

Seven processes should be followed for successful project integration management. These are:

These integration management processes occur throughout the entire project lifecycle. This is because managing project integration is an ongoing task that needs to happen continuously.

The ‘manage project knowledge’ step is a new addition to the PMBOK as of the sixth edition, released in September 2017. It was added to address the importance of using information and knowledge to make well-informed decisions. Doing a thorough analysis to understand the impacts of decisions across the whole project is key to project success.

How to succeed at project integration management

Because integration management requires the ability to evaluate resources, make trade-offs and dealing with competing activities, project managers need to have a combination of soft skills and hard skills. These include the following:

Planning
Organization
Communication
Leadership
Relationship management
Critical thinking ability
Data analysis
Impact assessments
Scheduling
Budgeting
Change management
Risk management

It’s important to build open communication channels with the project team and stakeholders to ensure information is shared, and proper impact assessments are done to identify points of integration or dependencies. Using integration management software or tools can also increase your project’s chances of success. This is because you can use systems to help you identify integration points and conflicts.

Was ist Integrationsmanagement bei Projekten?