5 maneras de practicar mindfulness en tu PMO

¿Cuándo fue la última vez que hiciste una pausa y te tomaste un respiro? Adelante. Deja de leer durante un segundo, cierra los ojos y respira durante 10 segundos. ¿Ya? Perfecto. ¿Haces esto de forma regular? Lo más probable es que no lo hagas, y es algo que todos deberíamos hacer.

¿Por qué? Aunque la tecnología ha avanzado mucho, la mayor parte del trabajo lo siguen haciendo los humanos. Las máquinas aún no gobiernan el mundo, y aunque este avanza cada vez más rápido y sus objetivos son cada vez mayores, no podemos vivir constantemente estresados. En algún momento tenemos que parar y hacer un descanso. La práctica de mindfulness puede sernos de ayuda.

Aunque la palabra «mindfulness» (conciencia plena) parece que proceda de la práctica del yoga durante la época «New Age», en realidad su origen se remonta a la religión milenaria del budismo. La psicología lo define como «una técnica que hace que la persona centre toda su atención solamente en el presente, experimentando pensamientos y sensaciones sin juzgarlos». Seguramente lo más importante de la práctica consiste en el periodo de tiempo (el presente) y el estado de la mente (sin juzgar).

Puede que el hecho de practicar mindfulness en tu vida personal te parezca algo evidente, pero a menudo actuamos de forma diferente en casa que en el trabajo. El hecho de compartimentar nuestra vida significa que creamos dos versiones de nosotros mismos y reaccionamos a las situaciones de forma diferente. La idea del trabajo como algo rutinario (ir al trabajo, hacer las tareas, luego volver a casa y poder relajarse solo entonces, después de un día largo y duro) es aceptada por todos como algo inmutable. Este tipo de lucha cotidiana que da poca importancia a cómo se hace el trabajo siempre y cuando se haga, va en detrimento de la productividad de los empleados. Los lugares de trabajo necesitan dejar de centrarse constantemente en los plazos de entrega, dejar de lado esta idea de mirar siempre hacia el futuro. En lugar de eso, necesitan centrarse en el aquí y el ahora.

Si formas parte de un departamento de gestión de proyectos (PMO), una de tus funciones es ayudar a establecer la forma de trabajar de la organización. Como decía siempre el tío preferido de los estadounidenses, Uncle Ben, «Un gran poder va siempre acompañado de una gran responsabilidad». Así, en lugar de perpetuar el enfoque dirigido a los objetivos en el trabajo, te presentamos cinco situaciones habituales y formas de practicar mindfulness en tu lugar de trabajo.

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(Fuente: Fotografía de Sabine Schulte en Unsplash)

Cómo practicar mindfulness

1. Permite que todos trabajen a su manera

Una constante en la vida es que tus colegas siempre tendrán características personales diferentes. Puede que a veces coincidan un poco, pero lo más importante que debemos recordar es que todo el mundo trabaja de forma diferente. Por ejemplo, hay personas que aseguran que la música o el ruido de fondo les ayuda a concentrarse. Otros están convencidos de que el ruido solo les distrae. Por ello, entre los miembros de tu equipo y en tu organización en general, es importante no solo reconocer con qué tipo de personalidades trabajas, sino también entender que hay diferentes maneras (todas válidas) de conseguir un mismo objetivo.

Para permitir que tus colegas trabajen como necesitan para realizar sus tareas, configura una ubicación central para alojar el trabajo, y deja que personalicen esa herramienta de manera que muestre sus tareas de la forma que les sea más beneficiosa. No es casualidad que existan diferentes estilos de flujos de trabajo (Scrum, Agile, Kanban, etc.). Dejando de lado los estilos de desarrollo, el simple hecho de que los miembros del equipo puedan elegir la forma de visualizar las tareas pendientes (vista de tabla, diagrama de Gantt, de fichas, etc.) y luego filtrarlas según esta visualización para que vean exactamente lo que quieren ver en el momento que lo deseen, puede ayudar en gran manera a incrementar su eficiencia.

2. Practica la positividad

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(Fuente: Fotografía de Mark Adriane en Unsplash)

Rápido, contesta: ¿la palabra «waterpolo» se pronuncia «uaterpolo» o «guaterpolo»? Quizás no será este el debate más candente sobre la pronunciación del español que vayas a encontrar en Internet, pero es un ejemplo de uno de los temas sobre los cuales a la gente le gusta discutir. Aunque tal vez las opiniones sobre temas de trabajo sean más importantes que los debates simples como este, siempre debemos tener en cuenta las opiniones de los demás. En lugar de no tener en cuenta las ideas de tus compañeros, puedes intentar responder utilizando la expresión "sí, y" en lugar de decir "no, pero" (también puedes dejar el sarcasmo en casa, aquí no será de ayuda). Recuerda que por mucho que tengas una opinión formada sobre un tema, esto no significa que tengas razón y todos los demás se equivoquen. Alerta de spoiler: La persona con la que discrepas puede que se sienta exactamente igual que tú.

Cuando se trata de desacuerdos en el lugar de trabajo, es tremendamente importante crear un entorno colaborativo en el que todas las opiniones puedan ser expresadas, para encontrar una base común que permita dar con una solución. No olvides que lo que pasa en la PMO a menudo se traslada al resto de la organización. Si hay discrepancias en tu PMO, es probable que esto repercuta en algún otro lugar de la empresa.

Una forma de evitar el conflicto es crear una única fuente fiable de información para todo el proyecto. Si todo el proyecto está situado en un solo lugar, se puede eliminar cualquier confusión sobre lo que se ha explorado o no. Cualquier persona que entre en el proyecto más tarde puede ver también cómo ha evolucionado la conversación, y hacer contribuciones más focalizadas y valiosas.

3. Sé flexible

El cambio es una parte necesaria de nuestra forma de trabajar. Las cosas suceden sin que estén previstas, y no hay nada que uno pueda hacer a nivel personal para evitar que esto suceda. También puede ser que tropieces con la típica urgencia que te llenará la bandeja de entrada de correos o el Slack de mensajes sobre la última crisis que se ha convertido en la "Prioridad n.º 1". Por suerte, no somos albañiles, y aunque no lo parezca, podemos cambiar el ritmo y adaptarnos a los cambios repentinos.

Si tienes la suerte de formar parte de una organización que usa una herramienta colaborativa de gestión del flujo de trabajo, tus plazos de entrega se modificarán automáticamente para que quede reflejado el cambio en la prioridad de un proyecto. A veces es tan simple como mover el final de una barra en un diagrama de Gantt, pero el truco está en saber que los cambios que experimentes se pueden manejar fácilmente.

4. Céntrate en lo que tienes delante

Una de las cosas importantes de practicar mindfulness (conciencia plena) es ser consciente. (No lo hubieras dicho nunca, ¿eh?). Esto significa que en lugar de acudir a tu siguiente reunión y una vez allí leer tu correo electrónico o pensar sobre tu último proyecto, lo que debes hacer es escuchar lo que se dice en la reunión. En cada conversación que tengas con tus compañeros, participa activamente y sé comprensivo con ellos. Esta es la base del mindfulness.

Aunque el software puede que no te permita olvidarte del teléfono o cerrar el portátil durante tu próxima reunión (o, en caso de ser una videoconferencia, cerrar las otras aplicaciones), puede ser de ayuda que te centres en tu carga de trabajo. Como ya dijimos anteriormente, el hecho de ser capaz de adaptar tu panel de control de cualquier programa que utilizas para colaborar con tus colegas puede ayudarte a visualizar tus tareas para hoy o para esta semana. Además, cuando los proyectos de todo tu equipo están en la misma herramienta, puedes eliminar las fastidiosas reuniones que solo sirven para poneros al día unos y otros sobre lo que estáis haciendo.

5. Deja tiempo para la descompresión

¿Te acuerdas del ejercicio de respiración que hicimos al inicio de este artículo? Hazlo otra vez. Controlar tu respiración también es una forma de practicar mindfulness y tomarte un tiempo para respirar de vez en cuando debería formar parte de tu jornada laboral. ¿Cómo? Empieza por programar reuniones de 45 minutos en lugar de una hora. O 20 minutos en lugar de 30. Estos simples 10 o 15 minutos extra de descanso pueden hacer maravillas para eliminar la sensación de ser el conejo blanco de "Alicia en el país de las maravillas": siempre tarde, de reunión en reunión, y sin un segundo para respirar. Puedes empezar a alargar las pausas para ir al baño y hacer un pequeño paseo por el exterior de la oficina una vez al día. Siempre habrá proyectos prioritarios y plazos que cumplir por lo que buscar el tiempo no solo para cumplir estos plazos, sino también para hacer una pausa para respirar de vez en cuando ayudará a todo el mundo a estar más feliz y cumplir con los plazos.

Otra cosa importante es asegurarse de que los empleados no tienen una carga de trabajo excesiva. A pesar de que un poco de estrés siempre va bien, porque te ayuda a centrarte y a superar desafíos, el estrés crónico reduce la calidad del trabajo e incluso puede conllevar serios problemas de salud (falta de sueño, pánico, depresión, ataques al corazón, etc.). Una gestión de recursos adecuada debe asegurar que tus empleados estén en un nivel de «rendimiento óptimo» y que no alcancen niveles que les sean dañinos.

En tu software de gestión de proyectos, siempre que quieras hacer un plan de proyecto, debes crear plazos que permitan que los trabajadores tengan este «tiempo para respirar», crear las dependencias necesarias entre unos y otros para cada una de las tareas y subtareas del proyecto, y asignar tareas basándote no solo en quién es la persona adecuada, sino también en quién tiene tiempo para hacerlas. De esta manera, los empleados podrán colaborar de forma eficiente con suficientes recursos para hacer lo que hay que hacer, y también podrán ocuparse de todos los cambios que se vayan encontrando.

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(Fuente: Fotografía de Tim Goedhart en Unsplash)

Consigue que haya paz en la PMO

Practicar estas formas de conciencia te permitirá instaurar una actitud de «Namasté» en tu PMO, que seguro que aumentará la productividad de tu equipo, y sentará las bases para un entorno de trabajo más consciente y colaborativo, de modo que todos sientan que están haciendo un trabajo con sentido. (¿Sabes que los empleados más satisfechos son aquellos que consideran que el primer factor de su satisfacción es «hacer un trabajo con sentido»? ¿Incluso por encima de su sueldo? Tienes más información sobre qué hace que un empleado esté satisfecho en nuestro informe.)

No hace falta, pues, que traigas la alfombra de yoga al trabajo para practicar mindfulness, pero una gestión colaborativa del flujo de trabajo (como Wrike) puede ayudarte a crear el mejor entorno de trabajo para tus empleados.

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