Пять способов практиковать осознанность в офисе управления проектами

Когда в последний раз вы останавливались, чтобы отдохнуть? Попробуйте сейчас. Отвлекитесь от чтения, закройте глаза и в течение десяти секунд просто дышите. Получилось? Отлично. Но делаете ли вы это упражнение регулярно? Скорее всего нет, а ведь его стоило бы делать каждому из нас.

Почему? Как бы ни развивались технологии, мы остаемся людьми. Мир вокруг нас меняется все стремительнее, мы не можем жить в постоянном напряжении. Рано или поздно у каждого из нас возникает потребность в отдыхе. И практика осознанности может нам помочь.

Хотя само понятие «осознанность» может вызывать у вас ассоциации с занятиями йогой и движением Нью-эйдж, на самом деле оно тесно связано с буддизмом — мировой религией, возникшей в середине первого тысячелетия до нашей эры. В психологии осознанность определяется как «непрерывное отслеживание текущих переживаний. Это состояние, в котором субъект фокусируется на переживании настоящего момента, не вовлекаясь в мысли о событиях прошлого или будущего». Возможно, самое важное в этом определении — период времени (настоящий момент) и состояние души (отсутствие вовлечения).

Вам может показаться, что практиковать осознанность в нерабочее время очень легко, но обычно дома и на работе мы ведем себя совершенно по-разному. Разделяя эти две сферы своей жизни, мы как будто создаем две субличности, по разному реагирующие на определенные ситуации. Представление о работе как о «серых буднях» — доехать до офиса, отработать положенные часы, вернуться домой и только тогда расслабиться после долгого и утомительного дня — считается чем-то само собой разумеющимся. Эта ежедневная рутина, когда становится не важно, как именно делается работа, лишь бы она была сделана, напрочь убивает мотивацию и производительность сотрудников. Работодателям стоило бы отвлечься от вечной борьбы за соблюдение сроков и достижение далеких целей и уделить внимание тому, что происходит здесь и сейчас.

Если вы работаете в офисе управления проектами, можете принять участие в формировании стандартов, по которым будет действовать вся ваша организация. Как сказал наш любимый дядя Бен, «С большой властью приходит большая ответственность». Так что вместо того, чтобы цепляться за старые подходы к работе, давайте рассмотрим пять распространенных ситуаций и способов, которые позволяют нам практиковать осознанность прямо на рабочем месте.

5 Ways to Bring Mindfulness to the PMO 2
(Автор фотографии: Сабина Шульте, Unsplash)

Как практиковать осознанность

1. Позвольте каждому работать так, как ему больше нравится

У каждого из ваших коллег есть свои личные особенности. Некоторые люди иногда попадают под определенные типажи, но важно помнить, что каждый из них работает по-своему. Например, некоторые уверяют, что шум природы или музыка помогают им сконцентрироваться, а других любые звуки только отвлекают. Поэтому, работая в команде или в большой организации, важно не только уметь определять типы личности своих коллег, но и понимать, что есть множество различных способов дойти до цели и все они равноценны.

Чтобы ваши коллеги могли работать так, как лучше для них, создайте централизованное хранилище, где будет размещаться вся рабочая информация. Позвольте им настроить этот инструмент таким образом, чтобы их задачи отображались в удобном для них формате. Различные методы выполнения рабочих процессов (SCRUMAgile-методологии, Канбан и так далее) существуют не просто так. Но даже если речь идет не о процессах разработки, обычная возможность выбрать режим просмотра входящих задач (в виде таблицы, диаграммы Ганта, карточек и т. п.), а также возможность фильтровать данные, чтобы отобразить именно ту информацию, которая нужна сотруднику в данный момент, может значительно повысить эффективность работы.

2. Учитесь быть позитивными

5 Ways to Bring Mindfulness to the PMO 3
(Автор фотографии: Марк Адриан, Unsplash)

И все-таки как правильно: сладкий кофе или сладкое кофе? Возможно, это не самая популярная тема для обсуждений в рунете, но одна из тем, приводящих к бессмысленным спорам. Хотя рабочие вопросы, о которых у вас есть собственное мнение, гораздо более важны, чем изменяющиеся нормы русского языка, важно помнить, что и чужое мнение достойно уважения. Вместо того, чтобы отмахиваться от идей ваших коллег, попробуйте отвечать им: «Да», а не «Нет». И не используйте сарказм, пожалуйста, он не поможет. Помните, каким бы твердым ни было ваше мнение, вовсе не факт, что оно правильное. К тому же мнение вашего противника в споре может оказаться не менее твердым, чем ваше.

Когда речь идет о спорах на рабочем месте, очень важно создать атмосферу сотрудничества, в которой каждое мнение будет услышано и учтено, чтобы в итоге участники спора сумели найти общий язык и разрешить проблему. Помните — все, что происходит в офисе управления проектами, часто оказывает влияние на всю организацию. Если ваши сотрудники не могут договориться между собой, конфликт может только ухудшить атмосферу в компании.

Один из способов предотвращения конфликтов — это создание единого источника достоверных данных, где будет храниться вся история проекта. Таким образом многие вопросы отпадут сами собой. А новый участник проекта всегда сможет увидеть, как развивалась дискуссия, и внести в нее более существенный вклад.

3. Сохраняйте гибкость

Перемены — это неотъемлемая часть нашей работы. Есть множество вещей, которые случаются неожиданно, и мы не в силах их предотвратить. Часто бывают авралы, когда на нас обрушивается поток электронных писем или сообщений в Slack с деталями очередного кризиса и заявлениями, что «теперь это приоритет №1». 

Если вам повезло работать в организации, где используется система управления проектами и совместной работой, сроки проектов будут сдвигаться автоматически в соответствии с изменяющимися приоритетами — все изменения и зависимости отобразятся на диаграмме Ганта. Но даже если это не так, все сложности, с которыми вы столкнетесь, можно будет легко разрулить.

[postbanner]

4. Сосредоточьтесь на том, что сейчас перед вами

Если вы собираетесь практиковать осознанность, вам нужно действовать рационально. В широком смысле это означает, что, если вы пришли на совещание, нужно не читать на нем почту или размышлять о следующем проекте, а внимательно слушать все то, о чем вам говорит собеседник. Вам нужно активно участвовать в каждом разговоре с сослуживцами и проявлять сочувствие. Это — краеугольный камень осознанности.

Хотя программное обеспечение не поможет вам отложить телефон или закрыть ноутбук на следующем совещании (или, если речь идет об онлайн-конференции, закрыть другие приложения), оно может помочь вам сосредоточиться на текущей работе. Как мы уже говорили, возможность создавать настраиваемые панели в любом приложении для совместной работы поможет вам держать перед глазами список задач на сегодня или на эту неделю. Кроме того, если все проекты вашей команды будут храниться на одной платформе, вы сможете сократить число совещаний, на которых участники лишь обмениваются новостями о ходе работ.

5. Позволяйте себе расслабиться

Помните дыхательное упражнение, которое мы выполнили в начале статьи? Пора его повторить. Короткие и частые перерывы должны стать неотъемлемой частью вашего рабочего дня. Как это сделать? Проведите совещание за 45 минут, а не за час. Или за 20 минут вместо получаса. Десяти или пятнадцати минут оставшегося времени вам будет достаточно, чтобы перестать чувствовать себя белкой в колесе. У вас всегда будут приоритетные проекты и горящие сроки, поэтому, время от времени давая передышку себе и своим подчиненным, вы поможете им сохранить хорошее настроение и больше успевать.

Еще один важный момент заключается в том, чтобы ваши сотрудники не перерабатывали. Хотя небольшой стресс может принести пользу — он помогает сосредоточиться и настроиться на успех.  Хронический же стресс снижает качество работы и может даже привести к значительным проблемам со здоровьем (бессонница, панические атаки, депрессия, сердечные приступы и так далее). Эффективное управление загруженностью команды позволяет вашим сотрудникам оставаться на пике эффективности без вреда для их физического и психоэмоционального состояния.

Когда вы будете составлять план проекта в системе управления проектами, устанавливайте сроки таким образом, чтобы оставлять немного времени для отдыха. Настройте необходимые зависимости для всех задач и подзадач и выбирайте исполнителей не только с учетом их навыков, но и с учетом текущей загрузки. В этом случае ваши специалисты смогут успешно сотрудничать, им хватит сил на всю необходимую работу, и они смогут справиться с любыми неожиданными изменениями.

5 Ways to Bring Mindfulness to the PMO 4
(Автор фотографии: Тим Гёдхарт, Unsplash)

Достижение умиротворенности

Если вы воспользуетесь нашими советами, то не только сможете повысить продуктивность команды, но и создадите в своем офисе мирную и дружелюбную рабочую атмосферу, в которой каждый будет чувствовать, что занимается важным и нужным делом. А знаете ли вы, что самые счастливые сотрудники считают основным источником своего счастья убежденность в том, что они выполняют важную работу? И эту убежденность они ценят даже выше любых наград. Прочесть о том, что делает сотрудников счастливыми, вы можете в нашем отчете.)

Так что если вы намерены практиковать осознанность прямо в офисе, попробуйте обзавестись не ковриком для йоги, а системой управления проектами и совместной работой, например Wrike, и она поможет вам создать для ваших сотрудников самую благоприятную атмосферу.

комментарии 0

Для просмотра данного контента необходимо согласиться с использованием cookie-файлов.

Узнайте подробности