5 façons d'apporter la pleine conscience au BGP

Quand avez-vous fait une pause pour la dernière fois ? Allez-y. Arrêtez de lire pour une seconde, fermez les yeux et prenez juste 10 secondes pour respirer. Vous avez terminé ? Super. Faites-vous cela régulièrement ? Probablement pas, et c'est vraiment quelque chose que nous devrions tous faire.

Pourquoi ? Malgré les avancées technologiques, la main d'œuvre reste très largement humaine. Nos maîtres robots n'ont pas pris le dessus, et alors que le monde poursuit son évolution rapide à la poursuite d'objectifs toujours plus ambitieux, nous ne pouvons pas vivre dans un état d'excitation constant. À un moment donné, nous devons faire une pause détente. La pratique de la pleine conscience peut être utile.

Alors qu'on pourrait penser que la « pleine conscience » doit ses origines à la pratique « New Age » du yoga, elle vient en fait de la religion millénaire du bouddhisme. Selon sa définition psychologique, il s'agit d'« une technique qui permet à l'individu de concentrer toute son attention sur le présent pour vivre ses pensées, sentiments et sensations sans toutefois les juger ». Les aspects les plus importants de cette pratique sont sans doute la période de temps (présent) et l'état d'esprit (non critique).

La pratique de la pleine conscience dans la vie personnelle peut sembler simple, mais souvent, nous agissons d'une certaine façon à la maison et d'une autre façon au travail. En séparant ces deux facettes de notre vie, nous créons parfois deux facettes de nous-mêmes et réagissons différemment aux situations. L'idée que le travail est une « corvée quotidienne » — aller au travail, faire son travail, puis rentrer chez soi et seulement pouvoir se détendre après une dure journée de labeur — est généralement considérée comme la norme. Ce type de lutte quotidienne qui accorde peu d'importance à la façon dont le travail est fait, pourvu qu'il soit fait, est nuisible à la productivité des employés. Le milieu professionnel doit abandonner la logique constamment axée sur les délais et toujours tournée vers l'avenir pour se focaliser sur l'instant présent.

Si vous faites partie du bureau de gestion de projets (BGP), vous pouvez aider à établir les normes de fonctionnement de l'organisation. Et comme notre oncle préféré, l'Oncle Ben, le disait toujours, « Un grand pouvoir implique de grandes responsabilités ». Ainsi, au lieu de perpétuer l'approche axée sur les objectifs au travail, voici cinq situations et façons courantes de pratiquer la pleine conscience au travail.

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(Source : photo de Sabine Schulte sur Unsplash)

Comment pratiquer la pleine conscience

1. Permettez à chacun de travailler à sa façon

Une chose est sûre dans la vie : vos collègues auront toujours des traits de personnalité différents. Ils partagent parfois certains traits de caractère , mais ce qu'il faut retenir ici c'est que chacun travaille différemment. Par exemple, certaines personnes jurent que le bruit blanc ou la musique les aide à se concentrer, et d'autres sont convaincues que le bruit n'est qu'une distraction. Par conséquent, au sein des membres de votre équipe et de votre organisation en général, il importe non seulement de reconnaître les types de personnalité avec lesquels vous travaillez, mais aussi de comprendre qu'il existe de nombreuses voies différentes — et tout aussi viables — pour atteindre le même but.

Pour permettre à vos collègues de travailler à leur manière pour accomplir leurs tâches respectives, mettez en place un lieu où centraliser les travaux, puis laissez-les personnaliser cet outil pour afficher leurs tâches de la manière la plus avantageuse pour eux. Il existe différents axes de travail pour une bonne raison (Scrum, Agile, Kanban, etc.). Mais au-delà des styles de développement, la possibilité pour les collaborateurs de pouvoir choisir la vue dans laquelle s'affichent leurs prochaines tâches (tableau, diagramme de Gantt, représentation cartographique, etc.), puis de filtrer cette vue pour afficher exactement ce qu'ils ont besoin de voir à tout moment, peut grandement renforcer leur efficacité.

2. Soyez positif

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(Source : photo de Mark Adriane sur Unsplash)

Rapidement, faut-il dire care-ah-mell or car-mell ? Ce n'est peut-être pas le débat le plus enflammé du Web sur la prononciation anglaise (Je vous regarde, gif), mais c'est le genre de sujets dont les gens adorent discuter. Bien que vos opinions sur les choses au travail diffèrent grandement, il est important d'être conscient des opinions différentes. Au lieu de simplement rejeter les idées de votre collègue, essayez de répondre par « oui, et » au lieu de « non, mais » (de même, épargnez-lui vos remarques sarcastiques ; cela n'aidera pas ici.). N'oubliez jamais que votre conviction sur un sujet ne signifie pas que votre opinion est juste et que tout le reste est faux. Attention, spoiler ! La partie adverse est probablement aussi convaincue que vous.

En cas de désaccord au travail, il est essentiel de créer un environnement de collaboration où toutes les opinions peuvent être exprimées afin de trouver un terrain d'entente et une solution. N'oubliez pas que ce qui se passe dans le BGP se répand parfois dans le reste de votre organisation. S'il y a des désaccords dans votre BGP, il y aura souvent des répercussions ailleurs dans l'entreprise.

L'un des moyens de prévenir les conflits est de créer une source unique de vérité pour l'historique d'un projet. Si l'historique d'un projet est centralisé, toute confusion sur ce qui a été ou n'a pas été exploré peut être éliminé. Tout nouvel arrivant dans le projet peut aussi voir l'évolution de la conversation pour ensuite être en mesure de faire des contributions plus ciblées et utiles.

3. Soyez flexible

Le changement est un élément nécessaire dans notre façon de travailler. Les choses se produisent de façon inattendue, et vous ne pouvez rien faire personnellement pour empêcher cela. A un moment ou à un autre, vous vous retrouverez dans une situation d'urgence, submergé par un flot d'e-mails ou de message Slack détaillant la dernière crise et vous signifiant que « c'est maintenant la priorité n° 1 ». Heureusement, nous ne sommes pas des tailleurs de pierre, et même s'il n'est pas toujours facile de le croire, il est possible de changer de vitesse et de s'adapter aux changements soudains.

Si vous avez la chance de faire partie d'une organisation qui utilise un outil de gestion collaborative du flux de travail, vos délais devraient être automatiquement modifiés pour refléter le changement de priorité d'un projet. Parfois, il suffit juste de déplacer l'extrémité d'une barre dans un diagramme de Gantt. L'essentiel est de savoir que les changements que vous vivez peuvent être facilement gérés.

4. Concentrez-vous sur ce qui est devant vous

L'un des éléments importants dans la pratique de la pleine conscience est d'être « conscient » (Incroyable, non ?). Globalement, cela signifie qu'au lieu de lire vos e-mails et de penser à votre dernier projet pendant la réunion, vous écoutez ce qui est dit durant celle-ci. Dans toute conversation que vous avez avec vos collègues, participez activement et faites preuve de compassion à leur égard. C'est là un point fondamental de la pleine conscience.

Bien qu'un logiciel ne puisse pas vous aider à ignorer votre téléphone ou à fermer votre ordinateur portable durant votre prochaine conférence (ou, dans le cas d'une téléconférence, fermer d'autres applications), il peut vous aider à vous concentrer sur votre charge de travail. Comme nous l'avons mentionné précédemment, la possibilité de créer des tableaux de bord personnalisés dans tout programme que vous utilisez pour collaborer avec vos collègues peut vous permettre de voir vos tâches du jour ou de la semaine. En outre, lorsque tous les projets de votre équipe sont centralisés dans le même outil, vous pouvez éliminer les réunions fastidieuses qui ne servent qu'à vous informer mutuellement de ce qui se passe.

5. Prévoyez du temps pour décompresser

Vous vous souvenez de l'exercice de respiration que nous avons fait au début de cet article ? Le moment est venu de le faire à nouveau. Prendre une pause de temps à autre devrait faire partie intégrante de votre journée de travail. Comment ? Pour commencer, planifiez des réunions de 45 minutes au lieu d'une heure. Ou de 20 minutes au lieu de 30. Ces petites pauses supplémentaires de 10 à 15 minutes peuvent faire des merveilles et vous éviter de perdre la tête et d'être toujours en retard, courant d'une réunion à l'autre sans jamais pouvoir respirer. Vous pouvez par exemple commencer par prolonger une pause toilettes avec une petite promenade dehors une fois par jour. Il y aura toujours des projets prioritaires et des délais à tenir. Alors, prendre le temps pour faire une pause et permettre à vos collaborateurs de respirer de temps à autre peut contribuer au bien-être de chacun et au respect des délais.

De même, il est primordial de vous assurer que vos employés ne sont pas surchargés de travail. Bien que le stress à petites doses soit une bonne chose (il vous aide à vous concentrer et à surmonter les défis), le stress chronique réduit la qualité du travail et peut même entraîner d'énormes problèmes de santé (manque de sommeil, dépression, panique, crise cardiaque, etc.). Une bonne gestion des ressources permet à vos employés de rester à leur niveau de stress « de performance maximale » sans basculer dans des niveaux de stress nuisibles.

Dans votre logiciel de gestion de projets, chaque fois que vous élaborez un plan de projet, créez des délais qui tiennent compte de ce « temps de répit », créez les dépendances nécessaires pour chacune des tâches et sous-tâches du projet, et affectez les tâches aux personnes compétentes et qui ont le temps de s'en charger. Ainsi, vos employés peuvent collaborer efficacement avec des ressources suffisantes pour faire ce qu'ils ont à faire et gérer tout changement qui survient.

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(Source : photo de Tim Goedhart sur Unsplash)

Intaurez la paix au BGP

Mettre en œuvre ces pratiques afin d'apporter un sentiment de « Namaste » dans votre BGP aidera certainement votre équipe à être encore plus productive et ouvrira la voie à un environnement de travail conscient et collaboratif, permettant à chacun d'avoir l'impression qu'il fait un travail utile. (Saviez-vous que les employés les plus heureux sont ceux qui considèrent le fait de « faire un travail utile » comme facteur n°1 de leur bonheur ? Même plus que leur rémunération ? Pour en savoir plus sur ce qui fait un employé heureux, consultez notre rapport.)

Ainsi, même si vous n'avez pas besoin de sortir le tapis de yoga pour pratiquer la pleine conscience au travail, un outil de gestion collaborative du flux de travail (comme Wrike !) peut vous aider à créer le meilleur environnement pour vos employés.

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