Achtsamkeit im Projektmanagement – 5 Tipps für den Arbeitsalltag

Wann haben Sie zuletzt eine Pause gemacht und wirklich tief durchgeatmet? Nur zu, versuchen Sie es. Legen Sie Ihre Unterlagen beiseite, schließen Sie die Augen und nehmen Sie sich 10 Sekunden Zeit, um einfach nur zu atmen. Wieder bei uns? Großartig. Tun Sie so etwas regelmäßig? Wahrscheinlich nicht – obwohl dies wirklich etwas ist, das wir alle tun sollten.

Warum? Obwohl die Technologie heute vieles kann, wird die meiste Arbeit immer noch von Menschen getan. Noch sind Maschinen nicht an der Macht, und auch wenn sich die Welt immer schneller bewegt und dabei immer größere Ziele verfolgt, können wir nicht permanent unter Strom stehen. An einem gewissen Punkt müssen wir eine Pause machen und uns ausruhen. Achtsamkeit kann uns dabei helfen.

Der Begriff „Achtsamkeit“ mag wie eine esoterische Modeeerscheinung klingen, hat seinen Ursprung aber in der jahrtausendealten Religion des Buddhismus. Die psychologische Definition ist „eine Technik, bei der man seine volle Aufmerksamkeit nur auf die Gegenwart richtet, um Gedanken, Gefühle und Empfindungen zu erleben, ohne sie zu bewerten“. Die vielleicht wichtigsten Aspekte sind Zeit (die Gegenwart) und Geisteshaltung (nicht wertend).

Achtsamkeit im Privatleben ist für viele von uns inzwischen zur Normalität geworden, doch allzu oft verhalten wir uns zuhause ganz anders als am Arbeitsplatz. Dies bedeutet, dass wir zwei Seiten von uns erschaffen und auf Situationen unterschiedlich reagieren. Es scheint uns selbstverständlich, die Arbeit als eine tägliche „Schinderei“ zu sehen - in die Firma zu gehen, die Arbeit zu erledigen und nach einem langen, harten Tag erst zuhause wieder entspannen zu können. Bei diesem täglichem Kampf geht es weniger darum, wie die Arbeit erledigt wird, sondern nur darum, dass sie erledigt wird, und das wirkt sich wirklich negativ auf die Produktivität von Mitarbeitern aus. Aus diesem Grund sollten wir unsere ständige Obsession mit Fristen und Zielen hinter uns lassen und uns mehr auf das Hier und Jetzt konzentrieren.

Falls Sie Teil des Projektmanagementbüros (PMO) sind, haben Sie oft Einfluss auf die Arbeitsweise des gesamten Unternehmens. Und wie unser Lieblingsonkel, Onkel Ben, immer sagt: „Aus großer Kraft folgt große Verantwortung.“ Statt ständig dem nächsten Ziel nachzujagen, zeigen wir Ihnen hier fünf häufige Situationen und Tipps für mehr Achtsamkeit im Arbeitsalltag.

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(Quelle: Foto von Sabine Schulte auf Unsplash)

So üben Sie Achtsamkeit

1. Ermöglichen Sie es jedem, auf seine Art zu arbeiten

Eins ist garantiert: Ihre Kollegen haben alle unterschiedliche Persönlichkeitsmerkmale. Manchmal lassen sie sich in bestimmte Kategorien einordnen, doch Sie sollten nie vergessen, dass jeder auf seine Art arbeitet. Manche schwören, dass weißes Rauschen oder Musik ihnen hilft sich zu konzentrieren, doch für andere sind Geräusche nur eine Ablenkung. Wichtig ist also, dass Sie innerhalb Ihres Teams und im gesamten Unternehmen nicht nur herausfinden, mit welchen Persönlichkeitstypen Sie zusammenarbeiten, sondern auch verstehen, dass es viele verschiedene – und gleichermaßen effektive – Wege gibt, ein Ziel zu erreichen.

Damit Ihre Kollegen so arbeiten können, wie es für sie am besten ist, sollten Sie eine zentrale Plattform einrichten, auf der die Arbeit erfasst wird, und ihnen dann erlauben, dieses Tool und die Darstellung ihrer Aufgaben ganz nach Bedarf anzupassen. Aus gutem Grund gibt es verschiedene Arten von Arbeitsabläufen (Scrum, Agile, Kanban etc.). Allein die Möglichkeit, die Ansicht auszuwählen, in der Teammitglieder die kommenden Aufgaben sehen (Tabelle, Gantt-Diagramm, Kartenansicht etc.), und diese Ansicht dann so zu filtern, dass sie genau das zeigt, was jeweils wichtig ist, kann ihre Effizienz drastisch steigern.

2. Üben Sie, positiv zu sein

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(Quelle: Foto von Mark Adriane auf Unsplash)

Schnell, heißt es „Lietschi“ oder „Litschi“? Vielleicht nicht die heißeste Debatte im Internet, aber dennoch eine der vielen Fragen, über die Leute gerne sinnlose Diskussionen führen. Am Arbeitsplatz gibt es andere Themen, an denen sich die Geister scheiden – wichtig ist es einfach, auf unterschiedliche Meinungen zu achten. Anstatt die Ideen Ihrer Kollegen einfach nur abzuweisen, versuchen Sie mit „Ja, und...“ statt „Nein, aber...“ zu antworten. (Auch sollten Sie Sarkasmus unterlassen; dieser hilft hier nicht.) Denken Sie daran: Egal, wie sehr Ihnen an einem Thema liegt, Ihre Meinung ist deshalb nicht unbedingt richtig und alles andere falsch. Ihr Gegenüber ist wahrscheinlich ebenso fest überzeugt wie Sie.

Bei Meinungsverschiedenheiten am Arbeitsplatz kommt es vor allem darauf an, dass Sie ein kooperatives Umfeld schaffen, in dem alle ihre Meinungen äußern können, um dann einen gemeinsamen Nenner und eine Lösung zu finden. Denken Sie daran: Das, was im PMO geschieht, überträgt sich häufig auf den Rest Ihres Unternehmens. Wenn es Dissonanzen in Ihrem PMO gibt, hat dies oft auch negative Auswirkungen in anderen Bereichen.

Eine Möglichkeit, Konflikte zu vermeiden, ist die Schaffung einer klaren Single Source of Truth für den Verlauf eines Projekts. Wenn ein Projekt an einem zentralen Ort dokumentiert ist, kann jegliche Verwirrung darüber, was bereits untersucht wurde und was nicht, beseitigt werden. Zudem können alle Neueinsteiger in das Projekt sehen, wie sich die Unterhaltung entwickelt hat, und dann fokussierte, wertvolle Beiträge leisten.

3. Seien Sie flexibel

Veränderung ist ein notwendiger Teil unserer Arbeit. Dinge geschehen unerwartet und es gibt nichts, was Sie persönlich dagegen tun können. Garantiert werden Sie auch Krisensituationen erleben, in denen eine Flut von E-Mails oder Slack-Nachrichten eingeht und auf einmal neue, dringende Prioritäten gesetzt werden. Glücklicherweise sind wir keine Steinmetze! Es ist also durchaus möglich, umzuschalten und sich solchen Veränderungen anzupassen.

Wenn Sie das Glück haben, in einer Organisation zu arbeiten, die ein kollaboratives Arbeitsmanagement-Tool einsetzt, sollten Ihre Fristen entsprechend der neuen Prioritäten automatisch angepasst werden. Manchmal reicht es aus, das Ende eines Balkens in einem Gantt-Diagramm zu verschieben. Der Kern ist: Veränderungen lassen sich einfach managen.

4. Konzentrieren Sie sich auf das, was vor Ihnen liegt

Ein wichtiger Aspekt der Achtsamkeit ist, „achtsam“ zu sein (Überraschung!). Im Grunde bedeutet dies, dass Sie bei Ihrer nächsten Besprechung nicht Ihre E-Mails lesen oder über Ihr aktuellstes Projekt nachdenken, sondern tatsächlich dem Gespräch folgen. Nehmen Sie an jeder Unterhaltung mit Ihren Kollegen aktiv teil und handeln Sie ihnen gegenüber mitfühlend. Dies ist ein grundlegender Aspekt der Achtsamkeit.

Software kann Ihnen wahrscheinlich nicht dabei helfen, während des nächsten Meetings das Telefon wegzulegen oder den Laptop zu schließen (bzw. andere Apps zu schließen), doch sie kann Ihnen helfen, sich auf Ihr Arbeitspensum zu konzentrieren. Wie bereits erwähnt, kann die Erstellung individueller Dashboards in Ihrem Kollaborationsprogramm dabei helfen, Ihre Aufgaben für den aktuellen Tag oder die laufende Woche zu überschauen. Und wenn sich die gesamten Projekte Ihres Teams im gleichen Tool befinden, sparen Sie auch die ständigen Meetings, die nur dazu dienen, sich gegenseitig Lageberichte zum aktuellen Fortschritt zu geben.

5. Planen Sie Zeit für Dekompression ein

Erinnern Sie sich an die Atemübung von vorhin? Es ist an der Zeit, sie zu wiederholen. Gelegentliche Pausen sollten ein fester Teil Ihres Arbeitstags sein. Wie? Fangen Sie an, Besprechungen auf 45 Minuten statt einer Stunde anzusetzen. Oder 20 Minuten statt 30. Schon diese kleinen, zusätzlichen Pausen von 10 bis 15 Minuten können dem Gefühl entgegenwirken, dass Sie immer zu spät dran sind, von Besprechung zu Besprechung hetzen und nie eine Sekunde zum Atmen haben. Vielleicht erweitern Sie einmal pro Tag eine Toilettenpause zu einem kurzen Spaziergang an der frischen Luft. Es wird immer wichtige Projekte und dringende Deadlines geben. Indem Sie nicht nur Zeit für die Arbeit einplanen, sondern auch Erholungsphasen für Ihre Kollegen berücksichtigen, tun Sie viel für ein positives Arbeitsklima und termintreue Projekte.

Ebenso wichtig ist sicherzustellen, dass Ihre Mitarbeiter nicht überarbeitet sind. Während ein gewisses Maß an Stress gut tut — er hilft dabei, sich zu konzentrieren und Herausforderungen zu meistern —, verringert chronischer Stress die Qualität der Arbeit und kann sogar zu massiven gesundheitlichen Problemen führen (Schlafprobleme, Panik, Depression, Herzinfarkt... die Liste lässt sich beliebig fortsetzen). Die richtige Ressourcenverwaltung sorgt dafür, dass Ihre Mitarbeiter auf dem leistungsfördernden Stressniveau bleiben, ohne das schädliche Niveau zu erreichen.

Wenn Sie in Ihrer Projektmanagement-Software einen Projektplan erstellen, sollten Sie also Deadlines mit Raum für „Erholungsphasen“ festlegen, die notwendigen Abhängigkeiten für alle Aufgaben und Teilaufgaben einrichten und Aufgaben nicht nur danach zuweisen, wer am besten dafür geeignet ist, sondern auch danach, wer Zeit dafür hat. Auf diese Art arbeiten Ihre Mitarbeiter effektiv zusammen, haben ausreichende Ressourcen und können auch etwaige Veränderungen bewältigen.

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(Quelle: Foto von Tim Goedhart auf Unsplash)

Sorgen Sie für Frieden im PMO

Diese Ansätze für ein wenig Achtsamkeit im PMO können Ihr Team noch produktiver machen. Sie schaffen den Rahmen für ein achtsames, kollaboratives Arbeitsumfeld, in dem jeder das Gefühl hat, dass sein Beitrag etwas bedeutet. (Die zufriedensten Mitarbeiter sind nachweislich solche, die „sinnvolle Arbeit“ als wichtigsten Faktor für ihre Zufriedenheit einstufen. Sogar wichtiger als die Vergütung! In unserem Bericht erfahren Sie mehr darüber, was Mitarbeiter glücklich macht.)

Sie müssen also nicht die Yogamatte ausrollen, um Achtsamkeit am Arbeitsplatz zu üben. Ein kollaboratives Arbeitsmanagement-Tool (wie Wrike!) kann Ihnen helfen, das bestmögliche Umfeld für Ihre Mitarbeiter zu schaffen.

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