Cinco motivos por los que tu plan de proyecto fracasa y cómo evitarlo

Todos hemos pasado por ello. Intentas poner en marcha un nuevo plan de proyecto, pero tu equipo no muestra gran entusiasmo. Es como si les hiciera recordar todos esos trabajos en grupo del instituto, ¿no?

Lo cierto es que el trabajo en equipo implica reunir a una serie de personas con ideas, estilos de comunicación y grado de participación diferentes en el proyecto para trabajar juntos y eso puede ser complicado, tanto en el instituto como en el mundo profesional.

Pero los proyectos del trabajo pueden ser aún más complicados que los del instituto. De hecho, uno se juega mucho más que una mala nota en el instituto cuando un proyecto fracasa en el mundo laboral.

El Project Management Institute afirma que el 9,9 % del dinero invertido se malgasta por culpa de un deficiente plan de proyecto. Además, el informe Chaos del Standish Group concluyó que tan solo el 29 % de los proyectos tecnológicos tienen éxito y el 19 % fracasan estrepitosamente. Parece mucho tiempo (y dinero) malgastado.

Con equipos que colaboran por todo el mundo y entre diferentes organizaciones, es más importante que nunca poder dominar el proceso de planificación de los proyectos. Contar con un plan de trabajo de gestión de proyectos claro te ayuda a ahorrar cantidad de tiempo y dinero al preparar tu proyecto para el éxito.

Pero primero es muy útil comprender en qué punto suelen fallar un plan de proyecto y cómo asegurarte de conseguir un sobresaliente.

1. Visión descoordinada y falta de aceptación de las partes interesadas

Según Forbes, el 25 % de los proyectos tecnológicos fracasan estrepitosamente, el 20 % no consiguen un retorno de la inversión y el 50 % necesitan revisiones al finalizarlos. No son unos datos muy esperanzadores. Según los líderes ejecutivos, la falta de objetivos claros justifica el 37 % de proyectos fallidos. Sin unos objetivos claros, verás que los requisitos, las tareas y los plazos no tienen nada que los vincule entre sí.

Si echas un vistazo a tus proyectos, ¿no son los que carecen de objetivos claros o aquellos con los que no compartes la perspectiva los proyectos que se escapan de tu atención mientras otros, más urgentes, te van llegando?

Si el proyecto que diriges no tiene unos objetivos claros y el equipo no puede ver su valor, no avanzarán cuando se les presente un problema, especialmente si ya reina el pesimismo antes de que empiece. El equipo no sabrá qué hacer para volver a poner en marcha el proyecto o no se sentirá motivado para hacerlo.

Evita este problema definiendo con claridad los objetivos y los valores específicos que ofrece el proyecto

Da más capacidad a tu equipo ofreciéndoles acceso total a la información para ayudarles a entender cada fase del proyecto. El plan de proyecto permite determinar las responsabilidades, los puntos de verificación, cómo se medirán los objetivos finales y el valor que se verá al terminar. Al trazar una panorámica clara para el equipo, puedes estar seguro de que todos disfrutarán de la misma visión y comprenderán su responsabilidad desde el principio.

¿Te preguntas cómo puedes trazar un plan de proyecto? Una de las formas más sencillas de garantizar que tu proyecto se inicie sin problema alguno es utilizando plantillas. Crea una plantilla con las tareas, el cronograma, las herramientas necesarias, los productos que se han de entregar, a quién se le asigna cada tarea y los plazos inamovibles. Cuando tengas la plantilla, puedes duplicarla y simplemente adaptarla a los proyectos siguientes. Estos son algunos ejemplos gratuitos de planes de proyectos sencillos.

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2. Proceso de comunicación poco claro

¿Alguna vez has estado en un equipo en el que una persona prefería el correo electrónico, otra Slack y otra acercarse a tu mesa y pasarte la información en una breve charla? Los proyectos fracasan cuando los responsables se pierden en las minucias de las tareas y en una comunicación desorganizada.

Es importante que el plan de proyecto incluya un proceso estandarizado para la comunicación que defina un ritmo de actualizaciones y un proceso para las solicitudes. Una comunicación y una colaboración ineficaces son dos de las principales causas de estrés en el lugar de trabajo. Cuando las partes interesadas tienen que bucear entre páginas de correos electrónicos o pedir constantemente información, se frustran y la motivación se merma.

Evita este peligro estableciendo dónde, cuándo y cómo se debe comunicar el equipo

Proporcionar al equipo un software eficaz y fácil de usar para ayudar a que sus miembros se comuniquen reduce las fricciones y ayuda a que el proyecto alcance el éxito.

Elige una herramienta y un proceso que satisfaga todas tus necesidades comunicativas y cíñete a ellos mientras dure el proyecto. Esto implica que tendrás que sentarte para elaborar el plan de proyecto y tener en cuenta todas las formas de comunicación que necesitarás durante el proyecto.

La herramienta más útil es aquella que se integra con las demás, como Slack o Salesforce, de forma que todo el equipo pueda comunicarse, colaborar, almacenar recursos y compartirlos. De este modo, podrás asegurarte de que todos tengan acceso a los recursos necesarios.

3. Objetivos y plazos imposibles

El incumplimiento de los plazos es uno de los mayores problemas a los que se tienen que enfrentar los gestores de proyectos. Y compartir información entre equipos le sigue muy de cerca.

Si piensas en los proyectos en los que has trabajado, seguro que esperar a que alguien termine sus tareas o comparta información fundamental es uno de los principales obstáculos. La fecha de entrega general no cambia solo porque una persona no haya podido respetar su plazo. Cuando un proyecto frena en seco, la gente se apresura a apuntar con el dedo, se frustra y empieza a realizar trabajos mediocres para maquillar la pérdida de tiempo.

Evita este problema esquematizando la capacidad del equipo y añadiendo algo de margen a las tareas

La verdad es que siempre habrá baches, así que asegúrate de dar margen a las tareas para poder acomodarlas. Al crear el plan de trabajo de un proyecto, determina cómo dependen unas tareas de otras, de forma que los miembros del equipo sepan con quién tienen que colaborar y cuándo.

Una forma de trazar un plan de proyecto y evitar proponer expectativas irreales es usar un diagrama de Gantt. Un diagrama de Gantt es un cronograma interactivo que te ofrece una perspectiva completa del progreso del proyecto, el objetivo del trabajo y las dependencias. Esto ayuda a detectar posibles problemas que puedan ocasionar ineficacias operativas. Usar tablas Kanban o Scrum también puede ayudarte a planificar el proyecto y te ofrecen una visión general de las responsabilidades del equipo. 

Configurar un diagrama de Gantt desde el principio también permitirá a los miembros del equipo a ver cómo afecta su trabajo al progreso del proyecto de una forma más visual. Esto motiva al equipo a dar prioridad a las tareas de su proyecto y completar sus trabajos a tiempo.

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4. Miembros del equipo y recursos insuficientes

En los proyectos en grupo del colegio, ¿qué papel desempeñabas? ¿Asumías la responsabilidad de hacer todo el trabajo tú? O quizás eras quien asumía la responsabilidad de realizar determinadas tareas, pero te sobrecargabas con otros proyectos y tirabas la toalla.

Según una encuesta de 2018 del Project Management Institute, el 21 % de los proyectos fracasaban por unos recursos limitados o tasados. Además, una previsión inadecuada de los recursos explica el 18 % de proyectos fallidos.

Agotar el presupuesto, el tiempo y la capacidad puede acabar con un proyecto fácilmente. Como gestor de proyectos, al crear un plan de trabajo para el proyecto es importante tener en cuenta todos los recursos necesarios, incluida la capacidad del equipo. Cuando se optimiza la carga de trabajo, aumenta la productividad; pero lo contrario puede llevar al agotamiento o a debilitar el compromiso.

Evita el problema equilibrando la carga de trabajo de los empleados y determinando los recursos necesarios

Lo bueno es que puedes evitar fácilmente estos problemas planificando la asignación de los recursos y especificando las cargas de trabajo desde el inicio.

Herramientas como Wrike Resource te pueden ayudar a visualizar las tareas del proyecto desde una perspectiva de flujo de trabajo de equipo, lo que te aporta la visibilidad y la flexibilidad de equilibrar las cargas de trabajo. Cuando los equipos son capaces de gestionar sus tareas, pueden cumplir plazos, lo que ayuda a conservar otros recursos, como tiempo y dinero.

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Configurar un plan de proyecto que incluya un sistema de seguimiento de los recursos te permite identificar posibles problemas de inmediato. Como el 95 % de los trabajadores afirman trabajar en más de un equipo o proyecto a la vez, si proporcionas a tu equipo visibilidad de la carga de trabajo podrán dar prioridad a sus tareas de proyectos y comunicar sus responsabilidades con otros gestores de proyectos o equipos. De este modo la comunicación fluye, se ayuda a los miembros del equipo a minimizar las interrupciones y les da más tiempo para centrarse en el trabajo productivo.

5. Herramientas desconectadas y falta de flexibilidad para ir corrigiendo sobre la marcha

La tecnología a menudo nos facilita mucho la vida, pero cuando el plan de trabajo del proyecto incluye varias herramientas y equipos que se emplean para procesos diferentes, se puede volver contra ti rápidamente.

Aunque tu proyecto pueda comenzar un día soleado con el viento a favor, a todos los equipos les toca surcar tempestades en algún momento.

Uno de los elementos más importantes de la gestión de proyectos es poder identificar y corregir sobre la marcha cuando surjan los problemas. Si las herramientas no están interconectadas y la información que el equipo necesita no se encuentra en un solo lugar, no podrás ver los posibles obstáculos que te amenazan.

Según McKinsey, los empleados dedican casi un 20 % de la semana laboral a buscar y recopilar información. Cuando las herramientas no están interconectadas, los equipos malgastan el tiempo buceando en cadenas de correo electrónico y mensajes directos para obtener toda la información necesaria.

Esto no solo agota un tiempo valioso, sino que puede acabar con un proyecto completamente si la gente no recibe la información o los recursos más actualizados.

Evita esta amenaza con una herramienta centralizada que te ayude a tener los proyectos controlados

Tu plan de proyecto también debe incluir qué herramientas se necesitan, dónde se conservarán los activos del proyecto y qué herramientas utilizarás para supervisar o medir el éxito. Por ejemplo, Wrike se integra con otras herramientas como Slack, Jira, Salesforce y Adobe Creative Cloud.

Estas integraciones garantizan que todo lo necesario para llevar a cabo el proyecto esté en un solo lugar. Además de ahorrar tiempo, puedes crear una ubicación central para registrar todas las tareas y sus dependencias. De esta forma, puedes ver en qué punto está cada tarea y quién puede necesitar ayuda para hacer avanzar al proyecto.

Equipo: unidos somos más fuertes

Elaborar un plan de trabajo para un proyecto puede ser complicado, especialmente cuando eres tú quien debe dirigir un grupo diverso hacia el éxito. Un plan de trabajo claro y un proceso de comunicación establecido da más poder a los miembros del equipo y las partes interesadas para compartir una visión común.

Definir qué herramientas usas desde el principio para la comunicación y establecer objetivos ayuda a todo el mundo a saber cuáles son las expectativas del proyecto. Al evitar estos problemas de planificación y preparar a tu equipo para alcanzar el éxito, harás algo más que ahorrar tiempo y dinero a la empresa: lo conseguirás.

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