Kennen Sie diese Situation? Sie möchten einen neuen Projektarbeitsplan in die Wege leiten, aber das Team ist nicht sehr begeistert. Da werden vielleicht Erinnerungen an herausfordernde Gruppenprojekte aus der Schulzeit wach, oder? Teamarbeit bedeutet, dass man eine Anzahl unterschiedlicher Persönlichkeiten mit eigenen Ideen, Arten der Kommunikation und Einsatzbereitschaft zur Zusammenarbeit an einem Projekt bringen soll – immer wieder eine Herausforderung, egal ob man sich in der Schule oder in der Berufswelt befindet.

Tatsache ist, dass Arbeitsprojekte im Beruf noch übler sein können als in der Schule. Denn in den Arbeitswelt steht bei einer schlechten Projekt-Performance mehr auf dem Spiel als eine schlechte Note. Das Project Management Institute berichtet, dass aufgrund schlechter Planung 9,9% aller investierten Dollar verschwendet werden. Der Standish Group Chaos Report stellt darüber hinaus fest, dass nur 29% aller IT-Projekte erfolgreich sind, während 19% als kompletter Ausfall betrachtet werden. Anscheinend wird da eine Menge Zeit – und Geld – verschwendet.

Bei Teams, die global und organisationsübergreifend zusammenarbeiten sollen, ist es wichtiger denn je, dass man den Projektplanungsprozess meistert. Indem man mit einem klaren Projektmanagement-Arbeitsplan sein Projekt für den Erfolg aufstellt, spart man sehr viel Zeit und Geld. Aber um das zu erreichen ist es hilfreich zu wissen, woran die meisten Projektarbeitspläne scheitern und wie man dafür sorgen kann, dass Ihr Plan besonders gut abschneidet.

1. Falsch ausgerichtete Ziele und ein Mangel an Stakeholder-Akzeptanz

Laut Forbes scheitern 25% aller Technologie-Projekte komplett, 20% liefern keine Rendite, und 50% müssen bei der Fertigstellung überarbeitet werden. Das ist keine sehr vielversprechende Statistik! Nach Ansicht von Geschäftsführern, gehen 37% aller Projektausfälle auf den Mangel an klaren Zielen zurück. Ohne klare Ziele können Anforderungen, Aufgaben und Fristen nicht miteinander in Einklang gebracht werden. Denken Sie mal über Ihre eigenen Projekte nach – fallen nicht immer die Projekte, die keine klaren Ziele haben, durchs Netz, wenn dringendere Projekte auf einen zukommen?

Wenn das Projekt, das Sie leiten, keine klaren Ziele hat und das Team den Wert nicht erkennen kann, wird es sich bei auftretenden Problemen nicht engagieren, um das Projekt voranzubringen – vor allem, wenn die Einstellung von vornherein pessimistisch war. Das Team wird entweder nicht wissen, wie das Projekt wieder auf Kurs gebracht werden kann oder nicht die Motivation dafür haben.

Durch klar definierte Ziele und Werte des Projekts können Sie diesen Fallstrick vermeiden

Machen Sie Ihre Teammitglieder handlungsfähig, indem Sie ihnen jedes Element des Projektplans verständlich machen, damit sie den vollen Umfang des Projekts verstehen. Durch Projektpläne begreift das Team die Verantwortlichkeiten der einzelnen Mitglieder und wie diese gemessen werden, das Endziel und den Wert bei Projektabschluss. Indem Sie Ihrem Team ein klares Bild vor Augen führen, stellen Sie sicher, dass sich jeder mit dem Ziel identifiziert und von Anfang an das erforderliche Engagement begreift.

Sie fragen sich, wie man einen Projektplan erstellt? Die Verwendung von Vorlagen ist eine der einfachsten Möglichkeiten, jedes Mal einen tollen Projektstart zu gewährleisten. Erstellen Sie eine Vorlage mit Aufgaben, einer Zeitleiste, verwendeten Tools, den zu erbringenden Leistungen, Arbeitszuweisungen sowie festen Fristen. Sobald Sie diese Vorlage haben, können Sie sie vervielfältigen und bequem für die nächsten Projekte anpassen.

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2. Kein klarer Kommunikationsprozess

Gibt es in Ihrem Team auch eine Person, die am liebsten per E-Mail kommunizierte, eine andere, die Slack bevorzugt, und jemand, der gerne mal für ein kurzes Gespräch an Ihren Schreibtisch kommt und dabei einige Aktualisierungen erwähnt? Projekte scheitern, wenn Manager in den kleinsten Aufgabendetails und unorganisierter Kommunikation feststecken. Es ist wichtig, dass Ihr Projektarbeitsplan einen Standardprozess für die Kommunikation beinhaltet, durch den ein Rhythmus für Aktualisierungen und ein Prozess für Anfragen festgelegt wird. Ineffiziente Kommunikation und mangelnde Zusammenarbeit gehören zu den häufigsten Ursachen von Stress am Arbeitsplatz. Wenn sich Stakeholder durch seitenlange E-Mails hindurch kämpfen oder ständig nach Aktualisierungen fragen müssen, werden sie frustriert und ihre Motivation nimmt ab.

Vermeiden Sie diesen Fallstrick indem Sie festlegen, wo, wann und wie das Team kommunizieren soll

Indem Sie Ihrem Team effiziente und einfach zu bedienende Software zur Verfügung stellen, tragen Sie dazu bei, Reibungspunkte zu verringern und dem Projekt zum Erfolg zu verhelfen. Wählen Sie ein Tool, das alle Ihre Kommunikationsbedürfnisse erfüllt und nutzen Sie dies während des gesamten Projektverlaufs. Das bedeutet, dass Sie bei der Projektplan-Erstellung alle im Laufe des Projekts erforderlichen Kommunikationsformen berücksichtigen müssen.

Am hilfreichsten wäre ein Tool, dass sich mit anderen Tools – wie Slack oder Salesforce – integrieren lässt, so dass die Kommunikation, Zusammenarbeit, das Speichern von Dateien und Dokumenten und das Teilen für alle in der Projektgruppe komplett transparent ist. Dadurch wird sichergestellt, dass jeder Beteiligte Zugriff auf die Ressourcen hat, die benötigt werden.

3. Unrealistische Ziele und Fristen

Eines der größten Probleme für Projektmanager ist es, Termine und Fristen einzuhalten. Und das teamübergreifende Teilen von Informationen folgt dicht dahinter. Vermutlich kennen Sie es von Ihren eigenen Projekten, dass das Warten darauf, dass Kollegen eine Aufgaben fertig stellen oder wichtige Informationen teilen, einer der größten Engpässe ist. Der Fälligkeitstermin für das gesamte Projekt ändert sich nicht, nur weil eine Person den Termin für eine bestimmte Aufgabe verpasst hat. Wenn ein Projekt abrupt ins Stocken gerät, dann sind die Leute schnell dabei, die Arbeit hektisch und daher nicht so ordentlich zu erledigen, um verlorene Zeit aufzuholen.

Vermeiden Sie diesen Fallstrick, indem Sie die Bandbreite des Teams ausloten und den Aufgaben Spielraum zuweisen

Tatsache ist, dass es immer zu Verzögerungen kommen kann, daher sollten Sie für Ihre Projekte so viel Zeitpuffer einplanen, dass ein rechtzeitiger Projektabschluss trotzdem möglich ist. Während Sie Ihren Projektarbeitsplan erstellen, sollten Sie abbilden, wie die Aufgaben voneinander abhängen, sodass den Teammitgliedern klar ist, mit wem sie wann zusammenarbeiten müssen.

Ein Gantt-Diagramm bietet die Möglichkeit, ein Projekt abzubilden und unrealistische Erwartungen zu vermeiden. Ein Gantt-Diagramm ist eine interaktive Zeitleiste, die Ihnen einen vollständigen Überblick über den Fortschritt des Projekts, den Arbeitsumfang und die Abhängigkeiten gibt. Das hilft, potenzielle Engpässe zu erkennen, die betriebliche Ineffizienzen verursachen können. Kanban- oder Scrum-Boards können auch bei der Planung eines Projekts helfen, indem sie eine umfassende Ansicht der Team-Verantwortlichkeiten bieten. 

Gleich von Anfang an ein Gantt-Diagramm zu erstellen wird auch dazu beitragen, dass die eher visuellen Mitglieder Ihres Teams erkennen können, welchen Einfluss sie persönlich auf die Projekt-Zeitleiste haben. Dadurch werden die Teammitglieder motiviert, ihre Projektaufgaben zu priorisieren und ihre jeweiligen Teilaufgaben pünktlich zu erledigen.

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4. Schlecht zugewiesene Ressourcen und Teammitglieder

Welche Rolle haben sie in den Gruppenprojekten Ihrer Schule gespielt? Haben Sie die ganze Arbeit selbst ausgeführt? Vielleicht waren Sie bereit, bestimmte Aufgaben zu übernehmen, aber sie waren mit anderen Projekten überlastet und sind Ihrer Verpflichtung nicht nachgekommen.

Gemäß einer 2018 durchgeführten Umfrage des Project Management Institute scheitern etwa 21% aller Projekte aufgrund begrenzter oder überstrapazierter Ressourcen, und 18% aufgrund fehlerhafter Ressourcen-Prognosen. Ein Projekt kann schnell fehlschlagen, wenn kein Geld, keine Zeit oder keine Arbeitskraft mehr vorhanden ist. Für einen Projektmanager ist es wichtig, beim Aufbau des Projektarbeitsplans alle Ressourcen, die benötigt werden – einschließlich der Kapazität des Teams – zu berücksichtigen. Wenn die Arbeitsauslastung optimiert wird, steigt die Produktivität. Wird sie das nicht, kann es zu Burnout oder Demotivation kommen.

Vermeiden Sie diesen Fallstrick, indem Sie die Arbeitsauslastung Ihrer Mitarbeiter ausgleichen und die erforderlichen Ressourcen ausloten

Die gute Nachricht ist, dass Sie diese Probleme leicht vermeiden können, indem Sie von Anfang an die Ressourcenzuweisung planen und die Arbeitsauslastung abbilden. Tools wie Wrike Resource können Ihnen helfen, die Verteilung der Aufgaben Ihres Projektes im Team zu visualisieren, sodass Sie die Transparenz und Flexibilität haben, die Arbeitsauslastung entsprechend auszugleichen. Wenn Teams selbst in der Lage sind, ihre Aufgaben zu verwalten, können auch Fristen besser eingehalten werden, sodass andere Ressourcen wie Zeit und Geld eingespart werden.

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Indem Sie Ihren Projektplan so einrichten, dass er einen Ressourcen-Tracker beinhaltet, können Sie potenzielle Engpässe sofort identifizieren. Da Multiteaming, also der zeitparallele Einsatz qualifizierter Mitarbeiter in mehreren Projekten, immer populärer wird, lohnt es sich sehr, Ihrem Team eine Übersicht über die Arbeitsauslastung bereitzustellen, da sie so ihre Aufgaben projektübergreifend priorisieren und ihre vorhandenen Verpflichtungen mit anderen Projektmanagern oder Teams kommunizieren können. Das glättet die Kommunikation, hilft Teammitgliedern, Unterbrechungen zu minimieren, und gibt Ihnen mehr Zeit, um sich auf produktive Arbeit zu konzentrieren.

5. Tools, die nicht miteinander kommunizieren und mangelnde Flexibilität für Kurskorrekturen

Oft wird unser Leben durch Technologie viel einfacher. Beinhaltet ein Projektarbeitsplan jedoch mehrere Tools und Teams, die unterschiedliche Prozesse gewohnt sind, kann sich die Technologie schnell gegen uns wenden.

Eines der wichtigsten Elemente des Projektmanagements besteht darin, in der Lage zu sein, auftauchende Hindernisse zu erkennen und den Kurs dann zu korrigieren. Wenn Ihre Tools nicht miteinander kommunizieren, und sich die Informationen, die Ihr Team benötigt, nicht an einem einzigen Ort befinden, werden Sie nicht in der Lage sein, die möglichen Eisberge zu erkennen, die sich drohend unter der Oberfläche befinden.

Laut einer Studie der Managementberatung Factor P verbringen Mitarbeiter rund 23% ihrer wöchentlichen Arbeitszeit auf der Suche und mit der Erfassung von Informationen. Wenn Tools nicht miteinander kommunizieren, verschwenden Teams Zeit mit der Suche nach Informationen in E-Mail-Ketten und Instant Messages, um alle Details zu bekommen, die sie benötigen. Dadurch geht nicht nur wertvolle Zeit verloren, sondern es kann auch dazu führen, dass ein Projekt komplett vom Kurs kommt, wenn die Beteiligten nicht die aktuellsten Dateien oder Informationen erhalten.

Vermeiden Sie diesen Fallstrick durch den Einsatz eines zentralisierten Tools, das Ihnen hilft, Projekte auf Kurs zu halten

Ihr Projektplan sollte auch beinhalten, welche Tools für das Projekt benötigt werden, wo die Projekt-Dateien gespeichert werden sollen und welche Tools für die Überwachung bzw. Messung des Erfolgs verwendet werden sollen. Beispielsweise lässt sich Wrike mit anderen Tools wie Slack, Jira, Salesforce und Adobe Creative Cloud integrieren.

Durch diese Integrationen wird sichergestellt, dass sich alles, was zum Projekt gehört, an einem einzigen Ort befindet. Damit sparen Sie nicht nur Zeit, sondern haben einen zentralen Ort, von dem aus Sie alle Aufgaben und ihre Abhängigkeiten verfolgen können. So können Sie erkennen, welchen Stand jedes Projekt hat, und wer vielleicht Hilfe benötigt, um mit seinem Projekt voran zu kommen.

So werden Ihre Projektarbeitspläne zum Erfolg

Projektarbeitspläne können eine Herausforderung sein, besonders wenn man derjenige ist, der eine vielfältige Gruppe zum Erfolg führen soll. Durch einen klar umrissenen Arbeitsplan und einen etablierten Kommunikationsprozess sind Ihr Team und die Stakeholder ausgerüstet, um sich auf ein gemeinsames Ziel auszurichten. Wenn Sie von Beginn an, die Tools definieren, die für die Kommunikation und Zielsetzung eingesetzt werden sollen, weiß jeder, welche Erwartungen bestehen. Setzen Sie Ihr Team auf Erfolgskurs, indem Sie die oben genannten Fallstricke vermeiden und eine kostenlose Testphase von Wrike starten!

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