Plans projets : 5 causes à l'origine de leurs échecs à éviter

Nous avons tous expérimenté la situation suivante : vous tentez de lancer de nouveaux plans projets mais l'équipe n'est pas enthousiaste. Ça vous rappelle les projets de groupe difficiles au lycée, n'est-ce pas ? Le travail d'équipe repose sur la réunion de personnes qui ont toutes différentes idées, différents styles de communication et différents degrés d'implication dans le projet pour travailler ensemble, et cela peut être complexe, que vous soyez au lycée ou dans le monde professionnel.

En réalité, les projets professionnels peuvent être encore plus brouillons que ceux du lycée. De fait, lorsqu'un projet au travail se déroule mal, l'enjeu est plus important qu'une simple mauvaise note. Le Project Management Institute démontre que 9,9 % de chaque dollar investi est gaspillé à cause d'une planification de projet inefficace. De plus, le rapport Chaos du Standish Group conclut que seul 29 % des projets informatiques aboutissent et que 19 % sont considérés comme des échecs. Cela semble représenter beaucoup de temps (et d'argent) gaspillé.

Avec une collaboration d'équipes délocalisées ou avec des partenaires externes, il est plus important que jamais de bien maîtriser le processus de planification de projet. Avoir un plan de gestion de projet vous permet de gagner beaucoup de temps et d'argent en préparant votre projet pour le succès. Mais tout d'abord, il est utile de comprendre le moment où la plupart des plans projets échouent. Nous vous assurons que les vôtres obtiendront 20/20 en 2019 après lecture de notre article !

1. Plans projets : un manque de cohésion et d'implication des parties prenantes

Selon Forbes, 25 % des projets technologiques échoue complètement, 20 % n'engendre aucun retour sur investissement, et 50 % doit être retravaillé lorsque les projets sont achevés. Ce ne sont pas des statistiques réjouissantes... Selon des dirigeants de renom, le manque d'objectifs clairs est responsable de 37 % des échecs de projets. Sans objectifs clairs, vous vous rendrez compte que les exigences, les tâches et les délais n'ont rien qui puisse les lier entre eux. Si vous pensez à vos propres projets, vous ne trouvez pas que ceux marqués par l'absence d'objectifs clairs ou de vision globale unifiée sont généralement ceux qui tombent aux oubliettes lorsque d'autres projets plus urgents arrivent ?

Si le projet que vous gérez n'est pas pourvu d'objectifs clairs et que l'équipe n'en perçoit pas la valeur, elle ne s'impliquera pas dans l'avancement du projet lors de l'apparition d'obstacles, notamment si elle est pessimiste dès le départ. L'équipe ne saura pas quoi faire pour remettre le projet sur la voie, ou elle n'aura pas la motivation de le faire.

Évitez cet écueil en définissant clairement les objectifs et les valeurs spécifiques apportées par le projet

Donnez plus de moyens à votre équipe en leur fournissant toute la documentation nécessaire pour les aider à comprendre chaque étape du projet. Les plans projets permettent de définir leurs responsabilités, les points de contrôle, comment ceux-ci seront mesurés, les objectifs finaux et la valeur obtenue à la fin du projet. En définissant une vision claire pour l'équipe, vous vous assurez que tout le monde s'investisse dans le projet et comprenne son rôle dès le début.

Vous vous demandez comment rédiger des plans projets ? L'un des moyens les plus simples pour assurer un excellent lancement de projet à tous les coups est d'utiliser des modèles. Créez un modèle avec les tâches, un diagramme de Gantt, les outils utilisés, les livrables requis, les personnes assignées à chaque tâche et les délais. Une fois ce modèle créé, vous pouvez simplement le dupliquer et l'ajuster à vos projets suivants. Voici quelques exemples gratuits de plans de projet simples.

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2. Plans projets : manque de processus de communication clairs

Avez-vous déjà travaillé avec une équipe dans laquelle une personne préfère l'e-mail, une autre préfère Slack, et une autre encore aime venir vous voir à votre bureau et vous informer des mises à jour de façon informelle ? Les projets échouent lorsque les responsables se perdent dans les petits détails des tâches et la communication désorganisée. Il est important que vos plans projets comprennent un processus de communication standard, apportant ainsi un rythme de mises à jour et un processus de demandes. La communication et la collaboration inefficaces figurent parmi les principales causes de stress au travail. Lorsque les parties prenantes doivent parcourir des pages entières d'e-mails ou constamment demander des mises à jour, elles se frustrent et leur motivation chute.

Évitez cet écueil en établissant où, quand et comment l'équipe doit communiquer

Fournir à votre équipe un logiciel efficace et simple d'utilisation pour les aider à communiquer réduit les conflits et favorise la réussite de votre projet. Choisissez un outil et un processus qui répondront à vos besoins en communication, et appliquez-les tout au long du projet. Pour ce faire, vous devrez prendre le temps de créer vos plans projets et d'envisager toutes les formes de communication dont vous aurez besoin lors du déroulement de ceux-ci.

L'outil le plus utile est celui qui s'intègre avec vos autres outils, comme Slack ou Salesforce, afin que la communication, la collaboration, le stockage d'actifs et le partage soient visibles pour toute l'équipe projet. Cela vous permettra de vous assurer que tout le monde ait accès aux ressources nécessaires.

3. Plans projets : des objectifs et délais surréalistes

Honorer les délais est l'un des plus gros problèmes des chefs de projet. Et le partage des informations à travers l'équipe n'est pas loin derrière. Si vous pensez à des projets sur lesquels vous avez travaillé, vous comprenez qu'attendre que quelqu'un réalise ses tâches ou partage des informations essentielles est l'un des plus importants goulots d'étranglement. La date de livraison finale du projet ne change pas simplement à cause d'une personne n'ayant pas réalisé sa tâche à temps. Lorsque le projet s'interrompt brusquement, les gens trouvent rapidement des coupables, se sentent frustrés, et commencent à livrer un travail médiocre pour compenser la perte de temps.

Évitez cet écueil en schématisant la capacité de l'équipe et en ajoutant des marges aux tâches

En réalité, il y aura toujours des ralentisseurs, donc assurez-vous de laisser de la marge aux tâches afin de pouvoir les ajuster. Lorsque vous créez vos plans projets, schématisez leurs dépendances respectives afin que les membres de l'équipe sachent quand et avec qui collaborer.

L'une des façons de schématiser votre projet et d'éviter de fixer des attentes surréalistes est d'utiliser un diagramme de Gantt. Un diagramme de Gantt est un calendrier interactif qui vous donne une vision complète de la progression d'un projet, de l'étendue du travail, et des dépendances. Cela vous aide à identifier les potentiels goulots d'étranglement qui peuvent engendrer une inefficacité opérationnelle. Utiliser des tableaux Kanban ou Scrum peut également vous aider à planifier votre projet en vous donnant une vue générale des responsabilités de l'équipe. 

Réaliser un diagramme de Gantt dès le départ aidera aussi les membres les plus « visuels » de l'équipe à voir leur responsabilité personnelle dans le calendrier du projet. Cela motive l'équipe à prioriser ses tâches et à les réaliser à temps.

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4. Plans projets : des ressources insuffisantes

Dans vos projets de groupe au lycée, quel rôle aviez-vous ? Preniez-vous tout le travail vous-même ? Peut-être acceptiez-vous de prendre certaines tâches, mais vous étiez surchargé par d'autres projets et vous abandonniez.

Selon l'enquête de 2018 du Project Management Institute, 21 % des projets échouent à cause de ressources limitées ou déjà surchargées, et la prévision inadéquate des ressources engendre 18 % des échecs des projets. Écouler le budget, le temps et les capacités peut facilement mettre fin à un projet. En tant que chef de projet, il est important pour vous de considérer les ressources nécessaires (notamment les capacités de l'équipe) lorsque vous créez un plan projet. Lorsque la charge de travail est optimisée, la productivité augmente. Mais lorsqu'elle ne l'est pas, c'est la porte ouverte au burn-out et au désintérêt.

Évitez cet écueil en équilibrant les charges de travail des salariés et en déterminant les ressources nécessaires

La bonne nouvelle est que vous pouvez facilement éviter ces problèmes en planifiant l'allocation des ressources et en schématisant les charges de travail dès le début. Des outils tels que Wrike Resource peuvent vous aider à visualiser les tâches de votre projet d'un point de vue de flux de travail de l'équipe, ce qui vous offre la visibilité et la flexibilité nécessaires pour équilibrer les charges de travail. Lorsque les équipes sont capables de gérer leurs tâches, elles peuvent honorer les délais, ce qui favorise la préservation d'autres ressources comme le temps et l'argent.

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Établir votre plan projet en incluant un système de suivi des ressources vous permet d'identifier les potentiels goulots d'étranglement de manière immédiate. Comme 95 % des travailleurs déclarent travailler avec plus d'une équipe ou projet à la fois, offrir à votre équipe la visibilité sur la charge de travail les aide à prioriser leurs tâches à travers les projets et à communiquer leurs engagements envers d'autres chefs de projet ou équipes. Cela fluidifie la communication, aide les membres de l'équipe à minimiser les interruptions, et leur libère du temps pour se concentrer sur le travail productif.

5. Plans projets : outils non connectés et manque de flexibilité 

La technologie nous facilite souvent beaucoup la vie, mais lorsque votre plan de projet inclut différents outils et des équipes habituées à différents processus, cela peut rapidement se retourner contre vous. Même si votre projet quitte le quai un jour de beau temps avec le vent dans le dos, toutes les équipes peuvent être confrontées à des tempêtes.

L'un des éléments les plus importants de la gestion de projet consiste à être capable d'identifier les obstacles et de faire des réajustements en cours de route si nécessaire. Si vos outils ne sont pas connectés et que l'information dont votre équipe a besoin ne se trouve pas au même endroit, vous ne serez pas en mesure de voir les icebergs surgissant de sous la surface.

Selon McKinsey, les salariés passent environ 20 % de leur temps de travail hebdomadaire à chercher et à rassembler les informations. Lorsque les outils ne sont pas connectés, les équipes perdent du temps à parcourir les conversations par e-mail ou les messageries pour obtenir toutes les informations dont elles ont besoin. Non seulement cela fait perdre un temps précieux, mais cela peut aussi faire complètement dérailler un projet si les parties prenantes ne disposent pas des actifs ou informations à jour.

Évitez cet écueil en installant un outil centralisé qui vous aide à conserver vos projets sur la bonne voie

Votre plan projet doit également comprendre les outils nécessaires au projet, là où vous conserverez les actifs du projet, et les outils que vous utiliserez pour contrôler ou mesurer la réussite. Par exemple, Wrike s'intègre à d'autres outils tels que Slack, Jira, Salesforce et Adobe Creative Cloud.

Ces intégrations garantissent que tout ce qui compose un projet se trouve au même endroit. En plus de gagner du temps, vous pouvez créer un emplacement centralisé pour suivre toutes les tâches et leurs dépendances. De cette façon, vous pouvez visualiser la progression de chaque tâche et les personnes qui peuvent avoir besoin d'aide pour faire avancer le projet.

Plans projets : la force de l'équipe, ensemble on est plus forts

Concevoir un plan projet peut sembler accablant, notamment s'il vous incombe de mener différentes équipes. Un plan de travail clair et un processus de communication établi donne la capacité aux membres de l'équipe et aux parties prenantes de partager une vision commune. Définir dès le début les outils à utiliser pour la communication et la définition des objectifs aide à ce que tout le monde connaisse les attentes. En évitant ces écueils de planification et en préparant votre équipe au succès, vous obtiendrez bien plus qu'un gain de temps et d'argent pour votre société : vous réussirez !

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