A todos nos han venido preguntando alguna vez a última hora por el estado de un documento que había que revisar. Te comprometiste a hacerlo para finales de la semana, pero surgió algo que desbarató todo el programa. Por no decir que este compromiso lo adquiriste en la sala de descanso mientras te preparabas un café y lo olvidaste al minuto. Uups.

Procesar, priorizar, registrar y, en definitiva, gestionar solicitudes de trabajo entrantes implica mucho esfuerzo, especialmente cuando te llegan a través de tantos canales diferentes: correos, reuniones, mensajes instantáneos, conversaciones en la sala de descanso, etc. Gestionar un aluvión de solicitudes es un proceso lento, engorroso y difícil de sostener a medida que la empresa crece.

Aplica estas prácticas recomendadas para poner orden al caos y gestionar solicitudes de trabajo entrantes y, de este modo, poder dedicar más tiempo a completar proyectos importantes y menos a disculparte por meter la pata.

Prácticas recomendadas para procesos de entrada de trabajo

1. Solicita el envío formal de todas las solicitudes.

Es el momento de dejar claros los límites. Incluso si se habla formalmente de un proyecto en una reunión, informalmente en el pasillo o si se solicita por correo electrónico, no se empieza a hacer nada a menos que se envíe por medio de Solicitudes y se asigne un plazo.

Si insistes en establecer un proceso claro de entrada del trabajo, tendrás toda la información necesaria desde el inicio, lo que acaba con la repetición del trabajo y las conjeturas. Contar con una plantilla definida para gestionar solicitudes de trabajo entrantes, elimina la necesidad de reinventar la rueda cada vez que hay que trabajar. Además, sabrás exactamente a quién acudir cuando te surjan dudas o necesites aclaraciones.

Determina los tipos de solicitudes que recibe tu equipo y toda la información necesaria para completarlas. A continuación, asegúrate de que todo el mundo que trabaja con tu equipo entienda los nuevos procesos y sepa exactamente dónde encontrar los formularios de solicitud pertinentes.

Consejo de experto: ¿Establecer un proceso de solicitud formal parece una pérdida de tiempo? Pide al equipo una oportunidad y, a continuación, cuantifica y compara el tiempo necesario para completar las tareas solicitadas a través del formulario con las asignaciones ad hoc. Todo el mundo verá con claridad las ventajas de tomarse unos minutos para rellenar la solicitud.

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2. Guarda todas tus solicitudes entrantes en un solo lugar.

Las solicitudes nuevas deberían redirigirse automáticamente a una ubicación central, como un programa de entrada de proyectos, donde se puedan organizar, clasificar por prioridad y controlar su estado.

El equipo de producción de marketing de Esurance se ahorró más de 400 emails en sus bandejas de entrada sacando las solicitudes fuera del correo electrónico y adoptando una única fuente de datos para todos los proyectos entrantes. Con un proceso claro para gestionar solicitudes de trabajo, la colaboración interna mejoró drásticamente. Además, el resto de los departamentos también están satisfechos porque saben que sus solicitudes se gestionarán puntual y organizadamente.

Cuando todas las solicitudes proceden de un solo lugar, en lugar de estar dispersas por correos electrónicos, notas adhesivas, acuerdos de palabra u hojas de cálculo, no se pierde ni se olvida nada. Sabes quién es el responsable de cada solicitud y su estado, y las solicitudes duplicadas se identifican y se eliminan rápidamente de la cola.

3. Aborda la entrada y la priorización de proyectos desde el principio.

Algunos equipos solo revisan las solicitudes más importantes cuando han terminado una tarea y están preparados para ponerse manos a la obra con un nuevo proyecto. Este planteamiento tan lineal hace que las solicitudes urgentes y los plazos que se acercan se te escapen de las manos. Las empresas con procesos eficaces de entrada de trabajo organizan y afrontan los proyectos entrantes por orden de prioridad.

Los formularios de solicitud dinámicos de Wrike convierten al instante las solicitudes en tareas completas o proyectos a partir de plantillas predefinidas. Esto permite a los equipos priorizar más fácilmente el trabajo desde el inicio y garantizar que trabajan en las tareas adecuadas en el momento preciso.

Además, mantiene la fluidez del trabajo y permite al equipo trabajar más rápidamente. Los empleados pueden ver exactamente en qué trabajo se tienen que centrar a continuación en lugar de tener que hacer conjeturas o estar esperando a que se tomen decisiones y se den instrucciones.

4. Designa a alguien que supervise el trabajo entrante.

Ya sea un líder de equipo, un gestor de proyectos o un responsable de departamento, es fundamental contar con una persona para gestionar solicitudes de trabajo entrante y defina las prioridades. Esta persona debe disponer de una panorámica general de todo el trabajo entrante, así como la autoridad necesaria para asignar proyectos o jugar con los plazos según proceda.

Esta estrategia mantiene al equipo trabajando al unísono y centrado en el trabajo más importante. Además, les permite dedicarse a la tarea que les toque, en lugar de tener que preocuparse por lo que viene a continuación o de saber si están trabajando en la tarea pertinente.

5. Asigna las solicitudes entrantes a objetivos estratégicos.

Es complicado llevar a cabo un proyecto de forma eficaz sin un entendimiento claro de por qué se está haciendo algo y cuál es el resultado final que se pretende conseguir. ¿Cómo se sabe si el proyecto ha salido bien? ¿Cómo se puede mejorar para la próxima vez?

Celebra reuniones periódicas (mensual o trimestralmente) para revisar los KPI, planificar el trabajo entrante y asegurarte de que las solicitudes a las que estás dando prioridad y a las que estás dedicando recursos están realmente avanzando hacia los objetivos más importantes del departamento y la empresa.

Incluye las preguntas siguientes en los formularios de solicitud:

  1. ¿Cuál es el objetivo final de este proyecto?
  2. ¿Cómo se va a medir el éxito?

Dar respuesta a estas preguntas no solo permite a tu equipo volver la vista atrás y determinar si el trabajo sigue la trayectoria adecuada o no; también permite a los responsables medir y comprobar de forma más precisa el impacto del trabajo de su equipo.

Gestionar solicitudes de trabajo entrantes en Wrike

El inicio de un proyecto define el tono del resto del trabajo. Un proceso de entrada caótico inicia los proyectos con un sabor amargo.

Sigue estos cinco consejos para empezar a transformar las solicitudes de trabajo entrantes:
1) Exige un envío formal
2) Dispón todas las solicitudes en el mismo sitio
3) Prioriza los proyectos durante el proceso de entrada
4) Designa a una persona para que gestione las solicitudes
5) Asigna recursos a objetivos más ambiciosos

Si no cuentas con un sistema para gestionar el trabajo, prueba a usar Solicitudes de Wrike para mantener todas las solicitudes de trabajo entrantes organizadas y para que el equipo trabaje sin contratiempos.

Fuentes: GrooveHQ.com/blog y churchmarketingsucks.com

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