Cоветы по внедрению системы управления проектами

Представьте, что вы приобрели и установили ПО для управления проектами. Но, к сожалению, оно не принесет никакой пользы, если участники вашей команды не захотят с ним работать. Неудачное внедрение системы управления проектами означает, что ваша команда не сможет воспользоваться преимуществами нового программного обеспечения, такими как:

  • Простое создание и изменение проектов
  • Формирование базы знаний
  • Улучшенные обмен информацией и отчетность
  • Улучшенный процесс контроля за изменениями
  • Улучшенное управление загруженностью команды и рабочими процессами
  • Улучшенное прогнозирование и управление рисками

Кроме того, неудачное внедрение означает, что вы не сможете накапливать в своем программном инструменте достаточный объем данных. Отсутствие точной и важной информации приведет к невозможности получить ценные сведения о вашей организации.

Мы изучили основные причины, из-за которых компаниям не удается успешно внедрить даже самые эффективные системы управления проектами, и сформулировали пять наилучших советов, которые помогут вам этого не допустить.

Пять причин, мешающих внедрить систему управления проектами

Причина №1. Отсутствие мотивации у сотрудников

Чтобы ваши сотрудники были готовы к внедрению чего-то нового, нужно, чтобы они поняли суть предлагаемых изменений, согласились с их необходимостью и захотели их внедрить.

Вы можете столкнуться с отсутствием мотивации, вызванным одной из двух причин:

  • Сотрудники не уверены, что новое ПО для управления проектами действительно необходимо или принесет какую-либо пользу.
  • Сотрудники не уверены, что выбранный вами инструмент для управления проектами действительно является наилучшим.

Как это исправить? Управляйте изменениями на индивидуальном уровне

Есть семь типов личностей, с которыми вы можете столкнуться при внедрении любой новой технологии. Наладив взаимопонимание и подобрав нужный подход к представителям каждого типа, вы сможете повысить уровень их мотивации.

Например, скептик склонен отвергать с порога любые предлагаемые изменения; такие люди предпочитают привычный порядок вещей. Чтобы повысить мотивацию такого сотрудника, привлеките его к процессу выбора наилучшей системы управления проектами.

А вот технофобу не понравится, если его заставят участвовать в выборе нового ПО, потому что это вызовет у него сильный стресс. Чтобы мотивировать такого человека, лучше предложить ему индивидуальное обучение работе с уже выбранным инструментом. Для него особенно важны личная поддержка, терпеливое отношение с вашей стороны и поощрение его успехов.

Причина №2. Отсутствие поддержки и обучения

Даже наилучший инструмент для управления проектами не принесет никакой пользы, если ваши сотрудники не смогут работать с ним уверенно и с удовольствием. Участникам вашей команды потребуются поддержка и обучение, чтобы они освоили в должной мере ваше новое программное обеспечение.

Производители некоторых систем управления проектами не предлагают никакой поддержки или обучения. Вам самим придется позаботиться о том, чтобы ваши сотрудники получили нужные знания и навыки для уверенной работы с новым инструментом. Пока новое ПО не будет освоено в нужной степени, ни о каком успешном внедрении речи быть не может.

Как это исправить? Не жалейте средств на внедрение системы управления проектами

Вы можете организовать процесс обучения в своей компании или обратиться к поставщику, чтобы вам предоставили специалиста по внедрению. В обоих случаях потребуются прямые инвестиции, чтобы участники вашей команды смогли успешно освоить программный продукт.

Обычно обучение, проводимое поставщиком, оказывается более эффективным, потому что у сотрудников компании-поставщика есть необходимые знания, опыт и учебные материалы. Но какой бы способ вы ни выбрали, при подготовке учебного плана нужно учесть следующие соображения:

  • Людям нужно давать только необходимый им уровень знаний. Незачем загружать сотрудников лишней информацией, которая никогда им не пригодится.
  • Подготовьте продвинутых пользователей. Выберите нескольких сотрудников, которые станут специалистами по работе с системой. Скорее всего, это будут администраторы с высочайшим уровнем доступа. Именно к ним будут обращаться за поддержкой все остальные сотрудники в случае возникновения проблем. Позаботьтесь, чтобы таких пользователей было несколько, и чтобы это были люди, стремящиеся получать новые знания и помогать другим.
  • Обучение не должно быть слишком утомительными. Старайтесь проводить не слишком длинные тренинги, чтобы слушатели могли получить небольшое количество информации и сразу же применить эту информацию на практике. 
  • Не останавливайтесь на этом. Проводите беседы с сотрудниками, чтобы убедиться, что они поняли учебный материал и успешно его применяют. Кроме того, очень важно собирать обратную связь. 

Причина №3. Это еще один дополнительный инструмент

Современный рынок цифровых технологий предлагает программные инструменты для любых задач — от сокращения URL-адресов до создания электронных подписей. Один только Facebook предлагает 175 различных инструментов.

Всем нравится, когда у них есть возможности выбора, но есть и такая проблема, как информационная перегруженность. Когда каждый день вам приходится переключаться между десятками приложений. К тому же в такой ситуации возникает проблема хранения данных в различных местах, когда приложения не взаимодействуют друг с другом. Сотрудникам приходится тратить время на копирование и вставку текста в разных окнах браузера или в приложениях.

Как это исправить? Используйте интеграцию с имеющимися инструментами

Лучшие системы управления проектами предлагают возможности интеграции со многими другими системами. Это необходимо потому, что ваши сотрудники не станут пользоваться даже лучшим ПО для управления проектами, если оно окажется очередным отдельным инструментом, который необходимо освоить.

Чтобы повысить уровень освоения, позаботьтесь об интеграции новой системы с программными инструментами, которыми участники вашей команды пользуются изо дня в день и без которых не мыслят свою работу. Если новое ПО будет интегрировано с инструментами, которые постоянно применяются для обмена информацией, такими как Gmail и Slack.

Взаимодействие с такими инструментами, как Adobe Creative Cloud, позволит специалистам работать с любимыми приложениями и при этом оставаться подключенными к системе управления проектами. Это позволит сделать новую систему управления проектами единым источником достоверной информации, которым станут активно пользоваться ваши сотрудники.

Причина №4. Универсальных решений не существует

Одним из недостатков бесплатных систем управления проектами является то, что обычно они предназначены для проектов определенного типа или для только одной методологии управления проектами. Им может не хватать возможностей персонализации, без которых система вряд ли окажется полезной.

Все участники проекта будут использовать программный инструмент по-своему. Спонсорам и клиентам нужны разные типы отчетов. Если выбранный программный инструмент не поддерживает такие возможности, вероятность его успешного освоения уменьшается.

Как это исправить? Не забывайте о персонализации

Очень важно выбрать гибкий программный инструмент, способный поддерживать различные требования к проекту и уникальные стили работы.

Допустим, вы используете Agile-методологию и выбрали систему управления проектами, которая лучше всего подходит именно для применения Agile-методологии. Что получится, если через полгода вам придется работать над проектом, для выполнения которого лучше всего подходит методология PRINCE2?

Вы будете вынуждены выбрать один из следующих вариантов:

  • Перейти на другую систему.
  • Работать вне вашей системы.
  • Попытаться изменить проект, чтобы работать над ним в вашей системе.

Ни один из этих вариантов не обеспечит вам успешное выполнение проекта, и все они могут вызвать недовольство среди участников вашей команды.

Если пользователи могут настроить в системе подходящий для себя интерфейс, это также способствует успешному внедрению системы. Например, если можно будет создавать представления и отчеты, подходящие для стиля работы того или иного сотрудника, то работа с системой станет гораздо удобнее. Специалисты, предпочитающие наглядное отображение информации, смогут работать с временной шкалой, а кто-то выберет таблицы.

Причина №5. Отсутствие содействия

Исследования показывают, что люди склонны охотнее выполнять запросы, если хорошо понимают, чем они обоснованы. Если ваши сотрудники не хотят принимать перемены, значит им непонятна причина этих перемен.


Этому могут быть следующие объяснения:

  • Отсутствие содействия со стороны руководства. Представитель высшего руководства должен выступать в качестве сторонника нового программного обеспечения.
  • Отсутствие прозрачности и эффективного взаимодействия. Для осуществления любых успешных изменений необходима прозрачность, чтобы было ясно, почему это происходит, в какие сроки и каким образом. Сотрудникам не нравится, когда им кажется, что от них что-то скрывают.  
  • Обмен информацией недостаточен или неэффективен. Даже частого обмена информацией будет недостаточно, если вы делитесь не теми данными, не тем способом и не по тому каналу.  

Как это исправить? Отвечайте на вопрос «зачем»

Чтобы сотрудники поняли все, что им нужно понять, и освоили новый инструмент, подчеркивайте, для чего это нужно. Если вы просто скажете своей команде перейти на новое программное решение, то ничего не добьетесь.

Убедитесь, что ваши сотрудники понимают, почему новая система так важна для компании и что она даст лично им. Может, она упростит их работу или поможет сэкономить время? Может, они смогут освободиться от рутинных задач и выполнять более важные задания? Обязательно подчеркивайте преимущества, которые получат сотрудники от использования нового инструмента. 

Вот несколько аргументов, с помощью которых можно объяснить сотрудникам, для чего им нужна новая система управления проектами: Они будут:

  • Тратить меньше времени на выяснение информации о проекте.
  • Смогут выполнять проекты быстрее.
  • Успешнее демонстрировать свои достижения руководству.

Успешное внедрение системы управления проектами

Для успешного внедрения любых изменений нужно мотивировать сотрудников. Стремитесь вовлечь их в этот процесс, учитывая особенности их характеров, и не забывайте постоянно обмениваться информацией. 

Wrike предлагает поддержку процесса освоения и обучения, чтобы участники вашей команды чувствовали себя уверенно, работая с одной из лучших онлайн-систем для управления проектами. Если вы ищете программное обеспечение, способное интегрироваться с любимыми приложениями ваших сотрудников и адаптироваться под их вкусы, почему бы вам не попробовать бесплатную версию Wrike?

комментарии 0

Для просмотра данного контента необходимо согласиться с использованием cookie-файлов.

Узнайте подробности