So schreiben Sie einen Projektmanagement-Bericht

So schreiben Sie einen Projektmanagement-Bericht

Ein Projektmanagement-Bericht ist eine zusammenfassende Übersicht über den aktuellen Status des Projekts. Er dient als formeller Nachweis für den Status eines Projekts zu einem bestimmten Zeitpunkt. (Die genaue Form und die enthaltenen Angaben hängen von den Anforderungen Ihres Unternehmens und Ihres Projektmanagementbüros ab, da viele Unternehmen nun ihre eigenen Vorlagen haben, an die sich alle ihre Projektmanager halten müssen.) Je nach Größe und Komplexität Ihres Projekts muss der Projektmanagement-Bericht wöchentlich oder monatlich erstellt werden. Er wird allen Stakeholdern des Projekts zur Verfügung gestellt, um sie über die Projektfortschritte und eventuelle dringliche Herausforderungen zu informieren. Die meisten Projektmanagement-Berichte sind nur eine Seite lang, können aber Anhänge oder Links enthalten, damit sich die Empfänger bei Bedarf detailliertere Informationen ansehen können. Unter bestimmten Umständen fallen die Berichte jedoch viel umfangreicher aus. Diese Vorlage einer Regierungsbehörde ist zum Beispiel zehn Seiten lang.

Was ist in einem Projektmanagement-Bericht enthalten?

Projektmanagement-Berichte sollten für jedes Unternehmen, jede Branche und alle Arten von Projekten folgende wichtige Angaben enthalten:

Alle Informationen zur Identifizierung des Projekts:

1. Projektname
2. Projektnummer (wenn es eine gibt)
3. Name des Projektmanagers
4. Projektsponsor
5. Anfangsdatum des Projekts
6. Voraussichtliches Enddatum
7. Kundenname und -daten
8. Veröffentlichungsdatum des Berichts

Die wichtigsten Kennzahlen für den Projekterfolg:

1. Fortschritte im Vergleich zum Plan. Liegt das Projekt im Plan oder ist es im Verzug?
2. Aktuelle Kosten im Vergleich zum Budget. Liegen Sie im Budget oder darüber?
3. Aktueller Umfang im Vergleich zum Plan. Hat sich der Umfang seit dem Beginn des Projekts geändert? Wenn ja, wie?
4. Tatsächlich benötigte Ressourcen im Vergleich zum Plan. Fehlen Ressourcen oder sind zu viele Ressourcen zugeteilt?
5. Eine Übersicht über die Risiken. Gibt es hohe Risiken, die reduziert werden müssen?
6. Aktuelle Befunde zur Qualität. Wurde die Qualität überprüft? Gab es Probleme?

Zusätzliche erforderliche Informationen:

1. Management von Projektänderungen. Dies ist normalerweise ein Update zu ausstehenden und genehmigten Änderungsanträgen für das Projekt.
2. Getroffene Maßnahmen. Dies ist eine grobe Zusammenfassung der wichtigsten Maßnahmen und Entscheidungen, die seit dem letzten Bericht getroffen wurden. Sie kann auch Leistungen enthalten, wie etwa kürzlich erreichte Meilensteine.
3. Erforderliche Entscheidungen. Wenn eine wichtige Entscheidung ansteht, wird hier häufig beschrieben, worum es bei der Entscheidung geht, von wem sie abhängt und wann sie fällig ist. Ein Beispiel wäre die Freigabe des Projektmanagement-Plans durch einen Sponsor.
4. Anstehende Meilensteine. Es können bald fällige Leistungen und Meilensteine aufgelistet werden, um darauf aufmerksam zu machen.

So schreiben Sie einen Projektmanagement-Bericht

Wenn Sie einen Projektmanagement-Bericht schreiben, sollten Sie Folgendes beachten:

• Halten Sie sich kurz und informieren Sie über Ergebnisse. Vermeiden Sie Details, die für Ihre Stakeholder irrelevant sind. Versuchen Sie, statt Absätzen Aufzählungspunkte zu verwenden. Wenn Sie jede Woche ein zehnseitiges Dokument erstellen, wird es wahrscheinlich niemand lesen und Sie haben nicht genug Zeit für das Management des Projekts.
• Denken Sie daran, wer die Zielgruppe ist. Achten Sie darauf, dass der Bericht nicht zu fachspezifisch ist und nur Fachausdrücke enthält. Ansonsten werden ihn Ihre Stakeholder nicht verstehen.
• Stellen Sie Kontext zur Verfügung. Statt lediglich zu sagen, dass eine zu erbringende Leistung zwei Wochen in Verzug ist, sollten Sie angeben, wie sich dies auf das restliche Projekt auswirkt und welche Gegenmaßnahmen ergriffen werden. Stakeholder müssen wissen, wie bedeutend ein Problem wirklich ist.
• Geben Sie klar an, was Sie brauchen. Wenn einer Ihrer Stakeholder etwas für Sie tun muss, geben Sie ausdrücklich an, wer verantwortlich ist, wofür er verantwortlich ist und bis wann die Aufgabe erledigt werden muss.
• Nutzen Sie visuelle Inhalte. Verwenden Sie eine Projektmanagement-Software, die Vorlagen für Projektmanagement-Berichte bietet. Dann können Stakeholder schnell erkennen, bei welchen Projekten es in welchen Bereichen Probleme gibt, bevor sie den Bericht genauer lesen. Führungskräfte erhalten möglicherweise jede Woche Dutzende von Berichten (oder mehr). Deshalb ist es wichtig, dass die Berichte einfach lesbar sind.

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