Was sind Projektmanagement-Prozesse?

Was sind Projektmanagement-Prozesse?

Jedes Projekt – sei es der Bau eines Hauses, die Entwicklung einer App oder der Start einer Werbekampagne – setzt sich aus einer Reihe von Prozessen zusammen. Der Ablauf ist immer ziemlich ähnlich, ungeachtet der Branche oder des Gegenstands. Was also sind diese Projektmanagement-Prozesse, und wie setzen sie sich zusammen?

Die fünf Projektmanagement-Prozesse

Der Guide zum Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide) unterteilt Projekte in fünf Abschnitte, die sogenannten „Prozessgruppen“:

• Initiierung: In dieser Phase wird das Projektkonzept erstellt und die Durchführbarkeit ermittelt. Laut dem SME Toolkit sollten dabei u. a. folgende Aktivitäten stattfinden: Definieren des Projektziels, Definieren des Projektumfangs, Identifizieren des Projektmanagers und der wichtigsten Stakeholder, Identifizieren der potenziellen Risiken sowie Schätzung von Budget und Zeitleiste.
• Planung: Als Nächstes erstellt der Projektmanager einen Blueprint für das Projekt, von der Ideenfindung bis zum Abschluss. Dieser Blueprint umreißt den Projektumfang, die erforderlichen Ressourcen zur Verwirklichung des Leistungsgegenstands, den geschätzten Zeit- und Kostenaufwand, die Kommunikationsstrategie zur Informierung und Einbindung der Stakeholder, den Umsetzungsplan und einen Entwurf für die fortlaufende Unterhaltung. Falls das Projekt noch nicht genehmigt ist, dient dieser Blueprint als wichtiger Teil der Präsentation.
• Ausführung: In dieser Phase beschafft sich der Projektmanager die erforderlichen Mittel und Mitarbeiter für das Projekt. Außerdem erfordert die Ausführung, dass die Teammitglieder bei der Arbeit effektiv geleitet werden. Projektmanager müssen Tätigkeiten delegieren und beaufsichtigen, dabei gute Beziehungen mit allen Teammitgliedern pflegen sowie die Einhaltung von Budget und Zeitplan sicherstellen. Dies setzt ausgezeichnete Organisations- und Führungsfähigkeiten voraus. Außerdem müssen Projektmanager im Projektverlauf auf etwaige Bedenken und Probleme des Teams eingehen, was eine regelmäßige, offene Kommunikation mit Teammitgliedern und Stakeholdern voraussetzt.
• Überwachung und Steuerung: In dieser Prozessgruppe wird der Fortschritt des Projekts vom Projektmanager genau verfolgt und gemessen, um sicherzustellen, dass es nach Plan verläuft. Dies beinhaltet ggf. Dokumentation wie Datenerfassung oder mündliche bzw. schriftliche Statusberichte. „Überwachung und Steuerung steht in engem Zusammenhang mit der Projektplanung. Während bei der Planung festgelegt wird, was zu tun ist, ermitteln wir bei der Überwachung und Steuerung, wie gut es tatsächlich getan wurde“, heißt es im SME Toolkit. „Die Überwachung zeigt auf, ob Korrekturmaßnahmen oder Änderungen erforderlich sind, um das Projekt auf Kurs zu halten.“
• Abschluss: Die letzte Prozessgruppe findet statt, nachdem die Liefergegenstände erstellt und von den Stakeholdern genehmigt wurden. In dieser Phase beendet der Projektmanager die Verträge mit Zulieferern, externen Lieferanten, Beratern und anderen Fremdanbietern. Alle Unterlagen werden archiviert und es wird ein abschließender Bericht erstellt. Außerdem kommt nun der letzte Teil des Projektplans ins Spiel – der Plan für Fehlerbehebung und Unterhaltung.

Projektmanagement-Methoden

Der Standardprozess im Projektmanagement ist eigentlich immer ziemlich gleich, aber seine praktische Umsetzung kann variieren. Einige der populärsten Ansätze lassen sich wie folgt kategorisieren:

• Traditionelle, sequentielle Vorgehensmodelle wie die Wasserfallmethode und die Methode des kritischen Pfades (Critical Path Method, CPM). Diese Ansätze eignen sich am besten für Projekte, bei denen es zur Herstellung physischer Gegenstände wie Gebäude oder Computer kommt.
• Agile Vorgehensmodelle wie Scrum, Kanban, Extremprogrammierung sowie adaptives Projektmanagement. Diese Ansätze kamen ursprünglich in der Softwareentwicklung zum Einsatz und sind eher für Projekte geeignet, bei denen sich die Aufgaben oder Prioritäten im Projektverlauf ändern können.
• Vorgehensmodelle mit Schwerpunkt auf das Veränderungsmanagement wie die Ereignisketten-Methode (Event Chain Methodology, ECM) und extremes Projektmanagement (XPM). Diese Ansätze beziehen die Möglichkeit signifikanter Veränderungen im Projektverlauf ein und bieten eine gewisse Flexibilität.
• Prozessbasierte Vorgehensmodelle wie Lean. Bei diesem Ansatz, der sich praktisch in jeder Branche anwenden lässt, liegt der Fokus auf Effizienz und der Vermeidung von Verschwendung.

Die Wahl des jeweils am besten geeigneten Vorgehensmodells ist abhängig von dem Projekt, dem Unternehmen und dem Projektmanager.

Fähigkeiten für den Erfolg

Um den reibungslosen Verlauf des Projektmanagement-Prozesses zu gewährleisten, müssen Projektmanager vielfältige Kompetenzen und Kenntnisse mitbringen. Erfolgreiche Projektmanager besitzen ausgezeichnete Organisationsfähigkeiten, Detailgenauigkeit, Verständnis für die übergeordneten Geschäftsziele, gutes Risikomanagement, Einfallsreichtum, hervorragende Kommunikationskompetenz und großartige Führungsqualitäten. Das Project Management Institute zählt auch die Offenheit für die ehrliche Selbsteinschätzung und Neubewertung zu hilfreichen Merkmalen.

Zur weiteren Lektüre:

• Top-Down- und Bottom-Up-Projektmanagement: Die Vorteile beider Ansätze im Vergleich
• Was ist Ressourcenmanagement und warum ist es so wichtig?
• Projektmanagement-Grundlagen: In 6 Schritten zu einem narrensicheren Projektplan
• So verbessern Sie den Change-Management-Prozess für 7 wichtige Persönlichkeitstypen