Wissen veraltet. So kann Ihr Unternehmen Schritt halten

 

Wir leben in der Zeit, die viele Historiker „Das Informationszeitalter“ nennen. Der rasante technologische Fortschritt, insbesondere im Computerbereich, hat Informationen zur treibenden Kraft der sozialen Entwicklung gemacht. Daten sind überall – wir werden ständig damit bombardiert.

1986 wurde der Durchschnittsmensch täglich mit Informationen aus etwa 40 Zeitungen konfrontiert. Heute wird der Mensch im Durchschnitt dem Informationsinhalt von 70 DVDs ausgesetzt – jeden Tag. Man schätzt, dass wir an einem einzigen Tag mehr Daten ausgesetzt sind als jemand im 15. Jahrhundert sein ganzes Leben lang begegnen würde.

Nicht nur die Menge der zugänglichen Informationen nimmt zu, sondern auch die Geschwindigkeit, mit der wir neue Dinge entdecken und erschaffen. Bis zum Jahr 1900 verdoppelte sich das menschliche Wissen alle 100 Jahre. IBM geht davon aus, dass bis 2020, die Verdoppelung alle 12 Stunden erfolgen wird. Laut Eric Schmidt, dem ehemaligen CEO von Google, produzieren wir in zwei Tagen so viele Informationen wie von den Anfängen der Zivilisation bis 2003.

Der Verfall von Wissen 

Aber die Relevanz der Informationen hält nicht ewig an. Fakten haben eine Halbwertszeit. Dinge, die wir lernen, werden irgendwann irrelevant, veraltet oder widerlegt. Vor Hundert Jahren dauerte es noch 35 Jahre bis die Hälfte dessen, was ein Ingenieur gelernt hatte, widerlegt oder ersetzt wurde. Heutzutage liegt die Halbwertszeit eines Ingenieurstudiums bei schätzungsweise 2 Jahren. Und das gilt nicht nur für das berüchtigt schnelllebige Gebiet der Technik. Auch in den Naturwissenschaften veraltet Wissen. Weil der Bedarf an Spezialwissen so stark gestiegen und die Instrumentierung so komplex geworden ist, schrumpfen die Karrieren von Wissenschaftlern vieler Studienrichtungen.

 

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Zweifellos ist vieles von dem, was die meisten Erwachsenen in der Grundschule oder gar in höheren Schulen unterrichtet wurden, veraltet. Pluto ist kein Planet mehr. George Washington hatte niemals Holzzähne (sie waren aus Elfenbein gefertigt). In Australien spülen die Toiletten nicht anders herum. Die Zunge hat keine Geschmackskarte. Es dauert keine 7 Jahre bis ein Kaugummi das Verdauungssystem passiert. Es ist möglich, Papier mehr als 7 mal zu falten (Britney Gallivan hat es geschafft, ein Blatt 12 mal zu falten und hält derzeit den Weltrekord). Ach ja, wir nutzen mehr als 10 % unseres Gehirns

Unternehmen spüren diese Vergänglichkeit

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Das Veralten von Wissen betrifft uns alle als Individuen, wirkt sich aber auch auf Unternehmen aus. Große und kleine Unternehmen leiden an Wissensverlust. Es ist nicht nur, dass das Wissen schneller voranschreitet und veraltet, auch die Mitarbeiterfluktuation ist gestiegen. Die Mitarbeiter von Technologieunternehmen haben eine durchschnittliche Betriebszugehörigkeit von weniger als 2 Jahre. Wenn diese Mitarbeiter das Unternehmen verlassen, gehen all ihre Erkenntnisse und Einsichten direkt mit ihnen. 

Auch durch Alter wird Wissen aus der Belegschaft herausgezogen. Die älteste und zweitgrößte Generation arbeitender Amerikaner, die Baby Boomers, gehen in den Ruhestand – 10.000 Menschen pro Tag. Führungskräfte kämpfen mit der Bewältigung der Wissens- und Kompetenzlücke die diese Ruheständler hinter sich lassen. 

Das Versäumnis, Wissen zu erhalten oder aus Fehlern der Vergangenheit zu lernen, hat sich für viele Unternehmen als katastrophal erwiesen. Im Jahr 2005 verursachten eine Reihe von Fehlern und Geräteversagen eine Explosion in einer BP-Raffinerie in Texas, die 15 Menschen tötete und das Unternehmen 2 Milliarden Dollar an Vergleichszahlungen kostete. Unfälle passieren und es war eine schmerzhafte Lektion für das Unternehmen – nur die Lektion war offensichtlich recht kurzlebig. Weniger als fünf Jahre später ereignete sich eine nahezu identische Explosion auf der BP-eigenen Bohrinsel Deepwater Horizon, die 11 Menschen tötete und das Unternehmen 65 Milliarden Dollar kostete. 

In Zukunft werden die erfolgreichsten Unternehmen diejenigen sein, die nicht nur Daten sammeln und analysieren, sondern auch Wissen im Laufe der Zeit effektiv pflegen, transferieren und aktualisieren können.

Die verschiedenen Arten von Wissen

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Es gibt verschiedene Arten von Wissen, die Unternehmen vergrößern, transferieren und pflegen müssen:

  • Explizites Wissen (Wissen „dass“)
    Diese Art Wissen lässt sich leicht definieren, identifizieren, teilen und speichern. Es handelt sich in der Regel um eine Dokumentation, kann aber auch in Form von Audioaufnahmen, Videos, Animationen und Grafiken vorliegen.
  • Stillschweigendes Wissen (Wissen „wie“ und „warum“)
    Das ist Wissen, das durch Erfahrung erworben wird. Es handelt sich um gesammelte Weisheit und Einsicht. Dieses Wissen ist schwer zu kodifizieren und zu artikulieren und kann auch Kontext und Interpretation erfordern.
Explizites Wissen Stillschweigendes (implizites) Wissen
Objektiv, rational, technisch Subjektives, kognitiv, erfahrungsorientiertes Lernen  
Strukturiert Persönlich
Fester Inhalt Kontextsensitiv/-bezogen
Kontext-unabhängig Dynamisch erstellt
Externalisiert Internalisiert
 Leicht zu dokumentieren Schwer zu erfassen und zu kodifizieren
 Leicht zu kodifizieren Schwierig zu teilen
 Leicht zu teilen Hochwertig
 Leicht zu transferieren/lehren/erlernen Schwer zu dokumentieren
 Existiert in großen Mengen Schwer zu transferieren/lehren/erlernen
  Erfordert viel menschliche Interpretation

(Quelle: tlu.ee


Eine weitere Möglichkeit, Wissen zu kategorisieren, besteht darin, es in die drei diskreten Formen aufzuteilen, die es innerhalb eines Unternehmens annehmen kann:

  • Bewusstes Wissen
    Das sind die Dinge, von denen Mitarbeiter wissen, dass sie sie wissen – etwa Methoden, Prozesse, usw.
  • Unbewusstes Wissen
    Unbewusstes Wissen ist Wissen, das Mitarbeiter zwar haben, sich aber dessen nicht bewusst sind, auch wenn sie dieses Wissen aktiv nutzen.
  • Erfasstes Wissen
    Das ist Wissen, welches in einer zugänglichen und greifbaren Form erfasst wurde.

Warum Unternehmen beim Wissenstransfer scheitern

Damit sich Wissen zwischen diesen Zuständen frei bewegen kann und letztendlich ein Format annimmt, das von allen im Unternehmen verwendet und genutzt werden kann, muss es auf verschiedene Weise und mit verschiedenen Mitteln transferiert werden:

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(Quelle: Nick Milton)

In den meisten Fällen ist der institutionelle Wissenstransfer jedoch unwirksam, ineffizient und stößt auf Widerstand. Zu den häufigsten Gründen hierfür zählen:

1. Es wird nicht dokumentiert und/oder überprüft

Wie von Hermann Ebbinghaus entdeckt, fängt der Mensch schon wenige Stunden nach dem Hören von Informationen diese wieder zu vergessen.

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(Quelle: Virtualspeech.com)

Eine Vielzahl von Faktoren beeinflussen den Gedächtnisabruf, einschließlich Aufmerksamkeit, Motivation, das Format, in dem die Informationen präsentiert wurden, und die Komplexität des Materials, aber die Veralterungsgeschwindigkeit bleibt relativ konstant.

2. Es erfolgt nur auf der Basis 1-zu-1

Wenn ein Mitarbeiter sein Wissen mit einem anderen teilt, profitiert nur eine Person. Es könnten mehrere Personen innerhalb des Unternehmens oder sogar des Teams von diesen Erkenntnissen profitieren, aber all diese Zeit und Mühe wird nur verwendet, um eine Person zu unterrichten. 

Ferner, sobald Menschen die Informationen erhalten, die sie wollen oder benötigen, hört der Prozess dort normalerweise auf und wird selten wieder hergeholt. Das Problem oder die Frage, die den Bedarf an diesen Informationen verursacht hat, ist nur der Person mit dem Wissen und der Person, die gefragt hat, wirklich bekannt und verstanden. Dadurch bleibt wenig Raum für Redundanzen oder Sicherheitsvorkehrungen, um zu verhindern, dass sich eine Wissenslücke bildet.

3. Es ist disruptiv

Wenn Wissen an nur wenige Experten innerhalb eines Unternehmens weitergegeben wird, gibt es selten einen geordneten Prozess, in dem andere Personen ihre Erkenntnisse erhalten. Stattdessen müssen diejenigen mit dem Wissen jedes Mal unterbrochen werden, wenn eine neue Anfrage zu Wissen gestellt wird. Das ist nicht nur disruptiv, sondern für die Wissensträger entsteht eine Anhäufung mühsamer und sich wiederholender Arbeit. Ohne ein System zur Erfassung und zum Transfer ihres Wissens müssen diese Experten Informationen immer neu wiederholen. Es braucht Zeit, um Wissen effektiv an andere weiterzugeben.

Da diese Experten die alleinigen Besitzer von Erkenntnissen sind, verbringen sie eventuell den größten Teil ihres Tages in Meetings, mit Telefonaten oder E-Mails, anstatt effektivere Arbeit zu leisten. Dieser schlechte Zeiteinsatz verhindert, dass Unternehmen den vollen Wert ihrer Top-Mitarbeiter erhalten und erhöht die Wahrscheinlichkeit eines Burn-out. 

4. Es wird nicht aktualisiert oder wiederholt

Ohne ein dediziertes System oder verantwortliche Parteien wird dokumentiertes Wissen nicht regelmäßig „getrimmt“. Wenn die Wissensdatenbanken eines Unternehmens ungenau oder veraltet sind, entsteht Misstrauen, das die meisten Mitarbeiter dazu veranlasst, sie nicht mehr zu nutzen. Diejenigen, die diese Tools weiterhin verwenden, könnten falsche Informationen an Kunden, Klienten und Partner weitergeben, was möglicherweise dazu führen kann, dass die Beziehungen und der Ruf des Unternehmens beschädigt werden. Werden diese Tools nicht regelmäßig überprüft und aktualisiert, verschwenden Mitarbeiter Stunden damit, Informationen aufzuspüren, die nicht existieren oder nicht mehr nützlich sind. 

Wie Unternehmen die Veraltung von Wissen bewältigen und weiter dazulernen können:

1. Kultivieren Sie eine Lernkultur, die Feedback fördert

Konzentrieren Sie sich darauf, ein sogenanntes lernendes Unternehmen aufzubauen – ein Unternehmen, das kontinuierliches Lernen durch seine Mitarbeiter fördert. Dies kann einen vollständigen Kulturwandel erfordern und verlangt, dass sich leitende Mitarbeiter dafür vollständig einsetzen, damit es wirklich erfolgreich sein kann.

Laut Googles Projekt Aristoteles ist die wichtigste Eigenschaft, die erfolgreiche Teams gemeinsam haben, die psychologische Sicherheit. Wenn Teams fühlen, dass sie Unterstützung und Freiheit zum Experimentieren haben, entsteht Innovation. Es gibt einen direkten Zusammenhang zwischen Innovation und die Betrachtung von Misserfolgen als Gelegenheit

Kultivieren Sie eine Wachstumsdenkweise und machen Sie alles, auch das Scheitern, zu einer Lernmöglichkeit. Es ist zwar möglich, dass Ihr Unternehmen bei der Skalierung mit steigenden Erwartungen konfrontiert wird, aber Sie können eine Balance zwischen Experimentieren und dem Einhalten bewährter Prozesse finden, sodass Risiken minimiert und einheitliche Ergebnisse gefördert werden.

Feedback ist eines der wichtigsten Lerninstrumente und sollte in Ihrem Unternehmen freien Lauf haben. Seien Sie offen für Feedback und bauen Sie Systeme auf, um dieses Feedback im gesamten Unternehmen zu verwalten und bereitzustellen. Jede Person im Unternehmen, vom CEO bis hin zum Praktikanten, sollte sich frei fühlen, Feedback zu geben und – vor allem – zu erhalten.

Schließlich sollten Sie auch kontinuierlich experimentieren. Auch Taktiken, Strategien und Prozesse haben Halbwertszeiten. Sie verlieren mit der Zeit an Effektivität. Wenn Sie Ihren ROI nicht regelmäßig bewerten, könnten Sie in die Falle „so haben wir es immer gemacht“ tappen.

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(Quelle: Harvard Business Review)

Reduzieren Sie das Risiko durch adaptives Experimentieren. Indem Sie jederzeit mehrere Experimente gleichzeitig laufen lassen, steigern Sie Ihre Möglichkeiten zu lernen und zu verstehen, was tatsächlich Wirkung zeigt. Sie sind auch in der Lage, schnell den Kurs zu korrigieren und die richtigen Antworten schneller zu verfolgen, wodurch Sie Ihrem Unternehmen helfen, wendig und der Konkurrenz voraus zu bleiben.

2. Teilen Sie Ihre Erkenntnisse team- und abteilungsübergreifend

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Unternehmen sind wirklich gut darin geworden, Daten zu sammeln. Einige sind wirklich gut darin, Daten zu analysieren. Das reicht aber nicht. Erkenntnisse müssen unternehmensweit geteilt werden, damit das volle Potenzial ihrer Wirkung spürbar wird – und zwar nicht nur von einer Person zur anderen, sondern auch zwischen Teams, Einheiten und sogar Abteilungen. Egal in welchem Team Sie sich befinden, Ihre Erkenntnisse können anderen Teilen des Unternehmens zugutekommen, und zwar auf eine Weise, die Sie vielleicht nicht einmal selbst verstehen. 

Unternehmen, die die Fähigkeit zum Wissenstransfer priorisieren und beherrschen, sind nicht nur produktiver, sondern auch widerstandsfähiger. Sie sind in der Lage, Stürme zu überstehen, die ihre Konkurrenz zum Einsturz bringen. 

Während Dokumentationen, Wissensdatenbanken und andere Tools ein guter Anfang sind, ist der persönliche Kontakt eine der effektivsten Formen des Wissenstransfers. Hier sind einige der häufigsten Möglichkeiten, wie dies geschehen kann: 

  • Job-Shadowing: Die Paarung neuer Mitarbeiter mit erfahrenen Mitarbeitern in einem formalen Umfeld kann helfen, explizites Wissen zu vermitteln, ohne den erfahrenen Mitarbeiter zu stören. Durch Beobachtung und direkte Gespräche können neue Mitarbeiter oder Mitarbeiter anderer Abteilungen erfahren, was eine Rolle bedeutet und wie sie sich auf das Unternehmen auswirkt. Die Mitarbeiter, die geshadowed werden, profitieren auch von einer Verbesserung ihrer Kommunikationsfähigkeiten und die Entwicklung neuer Beziehungen innerhalb des Teams oder des Unternehmens.
  • Coaching und Mentoring: Egal, ob Sie formelle Coaching-Sitzungen oder informelle Chats durchführen, Mentoring ist eine großartige Möglichkeit, erfahrene Teammitglieder dazu anzuregen, ihre Erkenntnisse mit neuen Mitgliedern zu teilen. Persönliches Coaching und Mentoring ist in der Regel auf 1-1 Sitzungen begrenzt, ist aber mit höheren Produktivitätsraten, größere Wissensbindung, gesteigerte Erfüllung und weniger Kosten für Einführungen und Training in Verbindung gebracht worden.

    Coaching und Mentoring müssen nicht auf ein Team oder eine Abteilung beschränkt sein. Altgediente Mitarbeiter können dazu beitragen, Einblicke und institutionelles Wissen mit Mitarbeitern in der gesamten Organisation zu teilen und ihnen einen ganzheitlicheren Einblick in die Auswirkungen ihrer Arbeit auf das Ganze zu geben.
  • Mittagsgespräche: Das gemeinsame Mittagessen unter Einbeziehung eines internen oder externen Experten ist eine gute Möglichkeit, Ihr Team zu schulen und gleichzeitig die Moral zu steigern. Laden Sie erfahrene Mitarbeiter, Berater oder externe Experten ein, um Ihr Team über Themen zu informieren, die mit ihren Rollen zusammenhängen, und ermuntern Sie sie Erfahrungen aus schwierigen Situationen zu teilen, die sie erfolgreich bewältigen konnten. Diese entspannte Atmosphäre fördert sowohl das Lernen als auch die Kameradschaft und hilft Ihrem Team, sich frei zu fühlen, Fragen ohne Urteil zu stellen.
  • Nachbesprechungen: Nach positiven Ereignissen wie Messen oder Produktfreigaben oder sogar nach negativen Ereignissen wie Unfällen oder Misserfolgen kann eine Nachbesprechung eine großartige Gelegenheit sein, als Team zu lernen. Nehmen Sie sich die Zeit, zu untersuchen, was gut gelaufen ist und was besser hätte sein können, ohne dabei zu verurteilen oder zu beschuldigen. Identifizieren Sie als Gruppe, wie das Unternehmen komplexe Situationen besser bewältigen und Prozesse und Richtlinien einführen oder überarbeiten kann. Selbst die schlimmsten Situationen können positive Auswirkungen haben, wenn der Schwerpunkt auf dem Lernen liegt. Indem Sie Personen einbeziehen, die nicht direkt an der Diskussion beteiligt waren, können Sie diese Erkenntnisse in die kollektive DNA Ihrer Organisation einfließen lassen.  

3. Investieren Sie in ein kollaboratives Arbeitsmanagement-Tool

Durch Kommunikations-Tools haben Mitarbeiter die Möglichkeit, Verbindungen untereinander herzustellen und Informationen und Daten weiterzugeben. Aber diese Tools können eine robuste „Single Source of Truth“ nicht ersetzen, wo Wissen gespeichert, gepflegt, priorisiert und weitergegeben werden kann. Der Wissenstransfer in den meisten Kommunikations-Tools ist vorübergehend, begrenzt und unflexibel:

Synchrone und asynchrone Kommunikation

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(Quelle: Webopedia)

Chat-Apps sind fantastische Tools für synchrone Kommunikation. Wenn alle zusammen sind, auch digital, können jeder in Echtzeit auf den Gedanken und Ideen des anderen aufbauen. Diese Tools sind jedoch unzureichend, wenn es um asynchrone Kommunikation geht. Wenn sich Menschen über Zeitzonen oder sogar Länder hinweg ein- und ausloggen, ist es fast unmöglich, auf dem Laufenden zu bleiben, wie sich die Diskussionen entwickelt haben, sodass man einen zeitigen Beitrag leisten kann. 

Einer-an-viele vs. viele-an-viele Kommunikation

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(Quelle: http://cell2cell.bccgi.com/)

E-Mail ist eine der großartigsten einer-an-viele Kommunikations-Tools, die je erfunden wurden. Eine einzelne Person kann Informationen einfach und effektiv an eine im Wesentlichen unbegrenzte Anzahl von Personen übermitteln. E-Mail ist jedoch ein schreckliches Tool, wenn es um die viele-an-viele Kommunikation geht. Eine einzelne E-Mail-Nachricht kann sich zu mehreren Threads entwickeln, die alle Empfänger einbeziehen können oder auch nicht. Der Kontext geht leicht verloren und Unterhaltungen zu ordnen kann verwirrend sein. Wissenstransfer erfordert, dass mehrere Mitwirkende sich effizient in die Themen einbringen. 

Eine leistungstarke Single Source of Truth

Die Antwort auf diese Probleme ist ein kollaboratives Arbeitsmanagement-Tool wie Wrike. Wrike fungiert als eine Single Source, also eine einzige Quelle, wo Wissen priorisiert, gepflegt und diskutiert werden kann. Da Wrike in der Cloud verfügbar ist, werden die Beiträge zum System automatisch aktualisiert und freigegeben. Die Web- und Mobil-Apps sind auf allen Geräten zugänglich, sodass alle Beteiligten von Erkenntnissen und Aktualisierungen profitieren können, wo immer sie sich befinden. Darüber hinaus ermöglichen Wrikes leistungsstarke API und Integrationen es, Daten aus den gängigsten Anwendungen und Diensten zu erfassen.

(Geteiltes) Wissen ist Macht

Ja, die Welt bewegt sich schnell und zeigt keine Anzeichen einer Verlangsamung. Die Fähigkeit, zu lernen und Erkenntnisse unter allen Beteiligten in einem Unternehmen auszutauschen, steigert sich schnell zu einem wichtigen Wettbewerbsvorteil. Mit den richtigen Tools und Prozessen wird Ihrem Unternehmen geholfen, kollektive Erkenntnisse zu pflegen und zu aktualisieren und diese mit dem gesamten Unternehmen zu teilen. 

Unser Team arbeitet mit 20.000 der innovativsten Unternehmen der Welt zusammen, setzt Erkenntnisse ein und nutzt sie, um die Wrike-Plattform kontinuierlich weiterzuentwickeln. Durch dieses konsequente Lernen und die Zusammenarbeit mit branchenführenden Teams sind wir der Konkurrenz weit voraus und sorgen dafür, dass unsere Benutzer mit den neuesten Best Practices und Tools ausgestattet sind. 

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