Wie Fortune-500-Konzerne die Rückkehr ins Büro organisieren

Nach mehr als einem Jahr der Remote-Arbeit beginnen Unternehmen allmählich, die Rückkehr ins Büro zu planen. Doch „normale“ Arbeitspraktiken haben sich verändert, und es wird Zeit und Aufmerksamkeit erfordern, die neue Zukunft der Arbeit zu definieren. Wie bewältigen also Fortune-500-Konzerne die sich wandelnden Bedürfnisse und Erwartungen ihrer Arbeitnehmer auf allen Ebenen der Organisation?   

Die Pandemie hat auch in der Arbeitslandschaft ihre Spuren hinterlassen, und das macht die Planung für die Rückkehr ins Büro aus vielen Gründen zu einer Herausforderung: 

Die Planung der Büro-Rückkehr bei großen Unternehmen kann einen Einblick in die Arbeitswelt der Zukunft bieten. Klar ist, dass Flexibilität, hybride Lösungen und das Wohlbefinden der Mitarbeiter für Giganten wie Apple, IBM und Microsoft klar im Mittelpunkt stehen.

Für Unternehmen und Mitarbeiter, die zumindest einen Teil ihrer Zeit im Büro verbringen möchten, ist die Schaffung eines flexiblen oder hybriden Arbeitsplatzes eine naheliegende Lösung. Während also Zoom-Meetings und der 30-Sekunden-Weg zum Schreibtisch weiterhin zu Ihrer Arbeitswoche gehören dürften, werden die persönliche Zusammenarbeit mit Kollegen und all die Annehmlichkeiten des Firmenbüros vielleicht bald ihre Rückkehr feiern. 

Ganz gleich, ob Ihr Unternehmen die volle Präsenz im Büro, permanente Remote-Arbeit oder eine Hybrid-Lösung plant – entscheidend ist, wie Sie den Übergang zum Post-Covid-Arbeitsplatz bewältigen. Wir wissen, dass Arbeitnehmer und Führungskräfte sehr unterschiedliche Wahrnehmungen davon haben, wie gut ihr Unternehmen kommuniziert, und deshalb ist die Kommunikation Ihrer Strategie ebenso wichtig wie die praktische Umsetzung. 

Der Schlüssel zu einer effektiven Strategie für die Rückkehr ins Büro – das zeigen uns die Maßnahmenpläne führender Fortune-500-Arbeitgeber – liegt darin, eine klare Roadmap zu entwickelt, die Unterstützung der Belegschaft zu gewinnen und alle Beteiligten schon im Vorfeld effektiv über den Plan zu informieren. 

Planung der Büro-Rückkehr: Was Fortune-500-Unternehmen wichtig ist

Wir haben die Strategien mehrerer globaler Konzerne für die Rückkehr ins Büro untersucht und praktische Vorgehensweisen für die Planung und Kommunikation Ihres eigenen Plans abgeleitet.

Flexibilität am Arbeitsplatz ist entscheidend – Dell 

Die Coronakrise hat Unternehmen weltweit gezwungen, ihre Mitarbeiter (bis auf wenige systemkritische Kräfte) ins Homeoffice zu schicken. Für viele Arbeitgeber war dies ein großer Schock, während andere das mobile Arbeiten schon länger integriert hatten.

Bei Dell bietet das flexible Arbeitsprogramm „Connected Workplace“ bereits seit 2009 diverse Optionen für die Gestaltung der Arbeit. Vor der Pandemie hatte sich das Unternehmen das Ziel gesetzt, dass 50 % der Belegschaft bis 2013 vollkommen außerhalb des Büros arbeiten würden. 

Ende März 2020 waren 90 % aller Dell-Beschäftigten zur Remote-Arbeit übergegangen. Dell geht nun davon aus, dass nach der Pandemie 60 % der globalen Belegschaft weiterhin primär im Homeoffice bleiben werden. 

„Connected Workplace ist eine strategische Unternehmensinitiative, die es Mitarbeitern ermöglicht, in einem ausgesprochen mobilen, kollaborativen und flexiblen Arbeitsumfeld den Arbeitsstil zu wählen, der ihre beruflichen und privaten Bedürfnisse am besten erfüllt.“

— Dell, Homeoffice-Richtlinie

Arbeitnehmerflexibilität ist für viele Unternehmen schon seit Langem ein wichtiger Aspekt, doch die Aufstellung entsprechender Richtlinien gewinnt durch die Pandemie neue Dringlichkeit. Nachdem sich das Homeoffice-Experiment nun als erfolgreich erwiesen hat, sehen viele Unternehmen keinen Grund, dieses flexible Arbeitsmodell wieder aufzugeben – vor allem angesichts der zahlreichen Vorteile für Arbeitnehmer und Arbeitgeber. 

Vorteile für Arbeitgeber:  Vorteile für Arbeitnehmer:
Einsparungen bei Immobilien, Büro-Unterhalt und anderen Leistungen vor Ort Bessere Work-Life-Balance, Flexibilität und geistige Gesundheit
Verbesserte Mitarbeiterzufriedenheit und -bindung Weniger Ausgaben für Arbeitsweg, Essen außer Haus und Geschäftsreisen
Weniger außerplanmäßige Abwesenheiten und Ablenkungen bei der Arbeit; höhere Produktivität Deutlich reduzierte Umweltbilanz, weil das Pendeln entfällt


Sicherheit muss an erster Stelle stehen – FIS 

Bei der Planung der Rückkehr ins Büro darf es nicht nur um Geschäftsergebnisse, Kostenersparnisse, Downsizing oder Mitarbeiterpräferenzen gehen. An erster Stelle sollten die Sicherheit und Gesundheit der Beschäftigten stehen. 

Der Finanzdienstleister FIS hat dies bei der Rückkehr seiner Mitarbeiter in die weltweiten Niederlassungen berücksichtigt. Vor der Pandemie waren nur 9 % der weltweit insgesamt 57.000 Beschäftigten im Homeoffice tätig, im Sommer 2020 waren es 95 %. 

Seitdem hat FIS festgestellt, dass sich viele Mitarbeiter eine Rückkehr zur Normalität wünschen, und ihr Wohlbefinden bei den Plänen für die Büro-Rückkehr in den Mittelpunkt gestellt:

  • Sicherheit: FIS hat in allen Büros Maskenpflicht eingeführt und investiert in Luftfilter für jeden Standort. Die Sicherheitsrichtlinien bleiben bis zu einer erneuten Überprüfung in Kraft. 
  • Timing: Das Unternehmen richtet sich bei der Rückkehr ins Büro nach den Leitlinien des jeweiligen Landes und ergreift zudem Vorsichtsmaßnahmen, um das Risiko eines COVID-19-Ausbruchs oder einer erneuten Schließung zu minimieren. 
  • Staffelung: FIS hat eine interne Gruppe eingerichtet, die vier Belegungsstufen und das erforderliche Maß an Einschränkungen für die Mitarbeiter im Büro ermittelt. Die Gruppe bietet Mitarbeitern klare Informationen dazu, wann sie zurückkehren können, für wie viele von ihnen dies jeweils möglich ist und welches Maß an Einschränkungen im Büro für sie gelten wird. 
  • Planung: Abgesehen von der Richtlinie für die Büro-Rückkehr hat FIS auch klare Pläne für eine erneute Schließung der Büros aufgestellt, sollten es zu einem Anstieg der Infektionen oder einem internen Ausbruch kommen. Eine solche Eventualplanung wird dazu beitragen, den Stress für Mitarbeiter und das Chaos für das Unternehmen auf ein Minimum zu reduzieren. 

Der richtige Moment, um Grenzen der Arbeit neu zu definieren – Citigroup 

Die Pandemie hat unser Arbeitsleben umgekrempelt und vielen von uns mehr Zeit für private Projekte und Familie gegeben. Doch das ist nicht für alle so: Bei einigen Beschäftigten sind die Grenzen zwischen Arbeit und Privatleben, persönlichen und beruflichen Räumen verschwommen.

Wenn sich der Arbeitsplatz auf einmal im eigenen Haus befindet, wird es oft schwieriger, abzuschalten und Distanz vom Beruf zu gewinnen. Die Arbeitstage verlängern sich, wenn das Pendeln entfällt; Meetings, Anfragen und Aufträge außerhalb der regulären Bürozeiten werden zur Norm. Außerdem kann es für Unternehmen und Manager schwieriger zu verfolgen sein, ob Mitarbeiter zu viele Stunden arbeiten. 

In dieser Grauzone will die Citigroup mit ihrem Plan die Arbeitsgrenzen „neu definieren“

„Aus Ihrem Feedback und eigener Erfahrung weiß ich, dass die Verwischung der Grenzen zwischen Arbeit und Zuhause sowie die unerbittlichen Arbeitstage inmitten der Pandemie unser Wohlbefinden in Mitleidenschaft gezogen haben. Das ist einfach nicht nachhaltig.“

— Jane Fraser, CEO der Citigroup

In Vorbereitung auf die nächste Phase des flexiblen Arbeitens hat die Citigroup mehrere Initiativen gegen lange Arbeitstage und Mitarbeiter-Burnout angekündigt. Die erste davon ist der „Zoom-freie Freitag“ – ein Tag ohne Videokonferenzen, an dem Mitarbeiter sich ganz auf ihre anderen Aufgaben konzentrieren und nach einer harten Arbeitswoche ein wenig durchatmen können.

Darüber hinaus werden Mitarbeiter ermutigt, auch in anderer Hinsicht gesunde Grenzen zu ziehen, indem sie z. B. E-Mails, Nachrichten und Meetings außerhalb der regulären Arbeitszeiten vermeiden und die ihnen zustehenden Urlaubstage nehmen. Außerdem gibt es einen unternehmensweiten freien Tag – den „Citi Reset Day“.

Dieser Fokus auf das Wohlbefinden der Arbeitnehmer und auf eine gesündere Work-Life-Balance beginnt von oben. Wenn leitende Führungskräfte und Manager solche Maßnahmen mittragen und selbst umsetzen, diffundieren die Vorteile in die gesamte Belegschaft.

Wir befinden uns an einem Punkt, an dem sich die Struktur der Arbeit wandelt – der perfekte Moment, die Grenzen neu zu ziehen und gesündere Erwartungen zu kultivieren. Wenn alle Mitarbeiter in dieser neuen Phase der Arbeit ihre Grenzen verstehen, sollten Work-Life-Balance und Wohlbefinden zur Selbstverständlichkeit werden, ob im Büro, im Homeoffice oder hybrid.

Klare und präzise Kommunikation als Standard – IBM

Fragen Sie sich, wie Sie Ihre Richtlinien für die Rückkehr ins Büro am besten kommunizieren können? Dann lohnt sich ein Blick auf IBM. Diese globale Marke hat ein umfassendes Return to Work Playbook veröffentlicht, das allen Mitarbeitern weltweit konkrete Überlegungen und Pläne für das zukünftige Arbeitsumfeld bereitstellt. 

Das IBM-Playbook gibt Arbeitnehmern einen praktischen Plan, klare Richtlinien und umfassende Transparenz. Es beschreibt Folgendes:

  • Die Umstände, unter denen IBM eine Rückkehr ins Büro für möglich hält
  • Einen gestaffelten Ansatz für die Aufnahme von Mitarbeitern im Büro
  • Sicherheitsprotokolle für Mitarbeiter im Büro
  • Detaillierte Homeoffice-Richtlinien für die Zukunft

Eine klare Kommunikation sowie Pläne, die auf Prognosedaten und identifizierbaren Szenarios basieren, sollten bei allen Unternehmen der Standard sein. Natürlich sind dabei allgemeine Vorschriften und Entscheidungen der Regierung zu berücksichtigen, aber das muss Ihrer Planung für die Büro-Rückkehr nicht im Wege stehen.

Die Vorbereitung umsetzbarer, aber zugleich flexibler Pläne hilft Mitarbeitern, die Risiken einer Rückkehr ins Büro zu verstehen und selbst zu planen, wie sie sich die Zukunft der Arbeit vorstellen, ob zuhause oder in der Firma.

Erwartungen müssen gemanagt ­werden – Apple 

Obwohl flexible Arbeitsmodelle eine beliebte Lösung sein dürften, ist auch klar, dass dies nicht in allen Branchen, Unternehmen und Jobs möglich sein wird.

Apple-Chef Tim Cook hat kürzlich seine Erwartung ausgedrückt, dass die meisten Angestellten wieder ins Büro zurückkehren werden. Für Apple ist der physische Kontakt miteinander entscheidend für die Zusammenarbeit.

„Innovation ist oft nicht planbar. Sie entsteht durch die zufälligen Kontakte über den Tag hinweg und das Vorantreiben einer Idee, die man gerade hatte. Das geht nur, wenn man tatsächlich zusammen ist.“

— Tim Cook, CEO von Apple 

Wenn es also nicht möglich ist, allen die gleiche Flexibilität zu bieten, oder wenn Sie gute Gründe dafür haben, Ihre Mitarbeiter permanent ins Büro zurückzuholen, dann gilt es, die Erwartungen zu managen.

Gibt es z. B. bestimmte Rollen, für die Beschäftigte vor Ort sein müssen, sollten Sie dies klar darlegen und kommunizieren, zusammen mit einem erwarteten Termin für die Rückkehr an den Arbeitsplatz. Bei anderen Rollen in der Organisation, die sich auf unbegrenzte Zeit mobil oder hybrid wahrnehmen lassen, könnten Sie Mitarbeiter mit diversen Maßnahmen zu mehr Flexibilität anregen, z. B. durch flexible Startzeiten.

Mit einer möglichst frühzeitigen Bekanntgabe Ihrer Pläne für Büro-Rückkehr und Arbeitsflexibilität können Sie die Erwartungen Ihrer Angestellten steuern und sie besser auf die nächste Phase ihres Arbeitslebens vorbereiten.

Die Zukunft der Arbeit ist noch in Planung – Microsoft 

Eine der wichtigsten Lehren zur Zukunft der Arbeit, die man von all diesen Unternehmen ableiten kann, ist dies: Noch ist alles offen. Jedes Unternehmen muss Pläne und Richtlinien entwickeln, die der eigenen Arbeit, Kultur und Belegschaft am besten gerecht werden. 

In einem jüngsten Blog-Post von Microsoft schrieb Executive Vice President Kurt DelBene, dass man zwar ein modernes, hybrides, digitales Arbeitsumfeld anstrebe, aber die praktische Umsetzung noch klären müsse. 

„Wir wissen zwar nicht, wie weit wir noch von einer neuen Normalität entfernt sind, aber wir bereiten uns mit einem erweiterten Verständnis von Flexibilität auf eine neue Arbeitswelt vor. Wir wissen, dass es Tausende von Ansätzen gibt – unsere Mitarbeiter haben im letzten Jahr gezeigt, was alles möglich ist –, und wir sind überzeugt, dass Flexibilität für eine langfristige Work-Life-Balance entscheidend ist.“

— Kurt DelBene, Executive VP von Microsoft

Es ist keine Schande zuzugeben, dass Ihr Plan wahrscheinlich nicht von Anfang an perfekt sein wird. Doch wenn Ziele und Verfahren für die Rückkehr ins Büro von der Chefetage klar und transparent kommuniziert werden, haben Beschäftigte und Unternehmen die nötigen Informationen und Entscheidungsspielräume, um die richtige Lösung für ihre Zukunft der Arbeit zu finden.  

Globale Konzerne planen die Zukunft der Arbeit in Reaktion auf eine sich verändernde Welt


Die Planung für die Rückkehr ins Büro ist definitiv eine komplexe Aufgabe. Es gibt keine Aktionspläne oder Richtlinien, die für alle Unternehmen, Branchen oder Beschäftigten gleichermaßen funktionieren. Doch eins ist klar: Unternehmen, die ihre Pläne frühzeitig aufstellen und effektiv kommunizieren, die Bedürfnisse ihrer Mitarbeiter verstehen, deren Erwartungen managen, transparent vorgehen und Sicherheit und Wohlbefinden zur Priorität machen, werden in der neuen Normalität besser abschneiden als andere.

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