Wie Agenturen mit Zeiterfassung die Projektrentabilität verbessern

Was kann ein Projektmanagement-Tool mit Zeiterfassung für Ihre Agentur tun? Und wie würde die Zeiterfassung Ihnen helfen, Geld zu sparen? In diesem Artikel beantworten wir diese und weitere Fragen und liefern viele nützliche Tipps für Ihren Einstieg.

Erfahren Sie, wie Agenturen mit Zeiterfassung Kosten sparen können – indem sie ihre Leistung verbessern, genauere Rechnungen erstellen und unnötige Ausgaben identifizieren. Lernen Sie, wie man Arbeitsstunden für Abrechnungszwecke am besten verfolgt. Und lesen Sie mehr darüber, wie führende Marken ein Online-Projektmanagement-Tool mit Zeiterfassung einsetzen, um völlig neue Einblicke in die Rentabilität zu gewinnen. 

Warum Zeiterfassungs-Tools unerlässlich sind

Zeiterfassungs-Tools sind unerlässlich, weil sie das Vertrauen zwischen Management und Teams stärken, Zeitdiebstahl verhindern und die Verteilung von Projektressourcen verbessern. Hier einige Fakten und Zahlen dazu, warum die Zeiterfassung beim Projektmanagement so wichtig ist:

  • In einer Umfrage von Gartner unter 239 großen Konzernen gaben 50 % an, dass sie die Arbeitszeit ihrer Beschäftigten über die geschäftlichen E-Mail-Konten und Arbeitscomputer überwachen. Den Beschäftigten selbst ist dies größtenteils gar nicht bewusst. Wenn sie es erfahren würden, könnte sich das negativ auf Betriebsklima und Produktivität auswirken – nicht, weil sie überwacht werden, sondern vielmehr, weil es ohne ihr Wissen geschah. 
    Tatsächlich haben 79 % der Beschäftigten nichts dagegen, dass Manager die Belegschaft überwachen, solange offengelegt wird, wie dies geschieht und welche konkreten Geschäftsziele es erfüllt. 
  • Ein weiteres wichtiges Argument für Zeiterfassungs-Tools ist die Unterbindung von Zeitdiebstahl. US-Arbeitgeber verlieren im Durchschnitt 11 Mrd. US-Dollar pro Jahr durch die Bezahlung nicht geleisteter Arbeitsstunden. Tools für die Projekt-Zeiterfassung verknüpfen gearbeitete Stunden mit konkreten Aufgaben, was letztendlich zu präziseren Rechnungen führt. Der Leitfaden zur Projektabrechnung von Wrike kann hier ebenfalls hilfreich sein.
  • Nicht zuletzt sind Zeiterfassungs-Tools unerlässlich, weil sie Führungkräften helfen, ihre Ressourcen effizient zu verwalten. Sie bieten unkomplizierten Einblick in wichtige Einzelheiten wie den erwarteten Aufgabenaufwand, die Verfügbarkeit von Mitarbeitern und den Nachweis von Fortschritten. Wenn Teammitglieder die Möglichkeit haben, Arbeitsauslastung und Hindernisse offen darzulegen, können sie gemeinsam mit dem Management Lösungen finden, damit ihre Projekte im Zeit- und Kostenplan bleiben.

Zeiterfassung fördert Leistung und Produktivität

Zeiterfassungs-Apps verbessern die Teamleistung mit Funktionen wie Aufgaben-Timern. In Wrike können Sie sich die manuelle Zeiteingabe sparen und stattdessen die benutzerfreundlichen Uhren oben in Ihrem Workspace verwenden. Starten und stoppen Sie die Aufgaben-Timer ganz einfach nach Bedarf. Die Daten werden automatisch gespeichert, sodass Nutzer sich auf wertschöpfendere Tätigkeiten konzentrieren können. 

Genauso einfach ist es, die Produktivität mit Apps für die Mitarbeiter-Zeiterfassung zu steigern. Wrike-Nutzer erhalten beispielsweise Echtzeit-Einblick in Arbeitsabläufe und können so auf Engpässe oder Scope Creep reagieren, bevor sie das Projekt gefährden. 

Profi-Tipp: Wählen Sie eine Zeiterfassungs-Lösung für Agenturen, die automatische Tools bietet und zuverlässigere Prognosen unterstützt. 

Zeiterfassung unterstützt präzisere Rechnungen

Wie hilft Ihnen die Zeiterfassung, Geld zu sparen? Weil automatisierte Zeiterfassung genauere Projektschätzungen ermöglicht. Führen Sie ein konkretes Datensystem für alle Projektmitglieder ein und machen Sie Schluss mit Rätselraten, verlorenen Notizen oder aufgeblähten Arbeitszeitkarten. So wird es ganz einfach, Zeitberichte für die Rechnungsführung anzuzeigen und auszudrucken. Zeigen Sie Kunden genau, woran Ihr Team arbeitet, wie viele Stunden investiert wurden und wie lange der Prozess voraussichtlich noch dauern wird. Auf diese Weise reduzieren Sie auch Scope Creep, weil Sie bei Bedarf Zeiterfassungsberichte herunterladen können und rechtzeitig über Probleme vorgewarnt sind. 

Profi-Tipp: Ziehen Sie alte Zeiterfassungs-Berichte Ihrer Agentur mitsamt Rechnungen heran, um für zukünftige ähnliche Projekte bessere Schätzungen erstellen zu können. 

Zeiterfassung zeigt auf, wo Einsparungen möglich sind

Finden Sie heraus, welche unrentablen Aufgaben im Verlauf Ihrer Projekte zu viel Zeit kosten. Diese können Sie dann entweder ganz streichen oder auf neue Weise automatisieren und straffen. Verteilen Sie zeitraubende, unrentable Aufgaben an Generalisten, damit Führungskräfte mehr Zeit für spezialisierte, wertschöpfende Tätigkeiten erhalten. 

Profi-Tipp: Business-Operations-Teams sollten ein Projektmanagement-Tool mit Zeiterfassung einsetzen, um sicherzustellen, dass wirklich das volle Potenzial jeder Arbeitskraft ausgeschöpft wird. Vielleicht zeigt sich auch, dass bestimmte wichtige (aber zeitraubende) Aufgaben besser an Nicht-Spezialisten vergeben werden sollten. 

Zeiterfassung für Agenturen – neue Einblicke in die Rentabilität

Sie wissen nun also, warum Zeiterfassungs-Tools so wichtig sind und warum sich damit die Arbeitszeit für Kundenrechnungen am besten erfassen lässt. Sie wissen auch, dass sie die Leistung verbessern können, genauere Rechnungen und Schätzungen ermöglichen und unnötige Ausgaben sparen. Entdecken Sie heute die Zeiterfassung für Agenturen mit einer kostenlosen Testphase von Wrike. 

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