Vier Schlüssel: So erreichen Sie eine erfolgreiche Projekt-Unterstützung

Gutes Sponsoring ist der Nr. 1 Antrieb für den Projekterfolg.[1] Aber weniger als 2 von 3 Projekten haben aktiv engagierte Unterstützer.[2] Weniger als 40 % aller Projekte werden erfolgreich, pünktlich und innerhalb des Budgets sowie gemäß Spezifikation/Anforderungen abgeschlossen,[3] Gute Projektsponsoren sind nötiger denn je.

Wie man eine wirksame Projekt-Unterstützung bekommt

1. Sorgen Sie dafür, dass die Projektsponsoren verstehen, wie wichtig sie für den Projekterfolg sind.

Scheiternde Projekte kosten Unternehmen 109 Millionen Dollar für jede 1 Milliarde Dollar die investiert wird.[2] Zeigen Sie den Führungskräften und den Sponsoren die Statistiken, aufgegliedert in Dollar und Cent, um sie zu überzeugen, dass sie eine aktive Rolle bei der Projektführung spielen müssen — und nicht nur passive Beobachter der Bemühungen und der Ergebnisse des Projektmanagers sein dürfen.

2. Klären Sie die Rolle und die Verantwortlichkeiten des Projektsponsors.

Vor allem, wenn diese Rolle neu für sie ist, kann es sein, dass Ihre Projektsponsoren nicht völlig begreifen, was von ihnen erwartet wird, oder welche Beziehung sie zu Ihnen als Projektmanager haben. Und wenn sie ihre Rolle nicht verstehen, können sie sie unmöglich erfolgreich ausfüllen. Wie Ron Rosenhead erklärt, besteht die Aufgabe des Projektsponsors darin, den Fortschritt zu überwachen, dabei zu  helfen Probleme zu lösen und das Projekt gegenüber anderen Führungskräften zu vertreten — ganz allgemein als Verbindung zwischen dem Projektmanager und den Höherrangigen zu fungieren. Ein guter Sponsor glättet den Weg für rechtzeitige Entscheidungen und den Zugriff auf Ressourcen, damit der Projektmanager die tägliche Routine ausführen kann, ohne an jeder Ecke gegen eine Wand zu stoßen. Aber Sponsoren müssen auch objektiv sein und das Gesamtbild im Hinterkopf behalten, wie das Projekt in die größeren Unternehmensziele und die Gesamtausrichtung des Unternehmens passt.

3. Treffen Sie sich regelmäßig und stellen Sie frühzeitig gute Kommunikationsgewohnheiten her.

Für eine erfolgreiche Projektmanager-Projektsponsor-Beziehung gilt wie für alle anderen Beziehungen: gute Kommunikation ist der Schlüssel. Ob wöchentlich, zweiwöchentlich oder monatlich: legen Sie schon zu Beginn des Projektes einen Zeitplan für regelmäßige Treffen fest. Gleich in der ersten Sitzung besprechen Sie Ihre Ziele für das Projekt und was jeder vom anderen benötigen wird, damit diese Ziele erreicht werden können. Benutzen Sie diese Projektsponsoring-Checkliste als Leitfaden für Ihre Besprechungen, und klären Sie genau, was jeder vom anderen erwartet.

4. Helfen Sie, organisatorische Unterstützung für Projektsponsoren zu gewinnen.

85% aller Organisationen, die auf die Management-Umfrage von Peter Taylor reagierten, sagten, dass sie Projektsponsoren haben, aber dann gaben 83% zu, dass sie nichts tun, um diese Sponsoren zu unterstützen, zu schulen oder anzuleiten.[4] Das Ergebnis ist, dass es sich dann nur um Projektsponsoren dem Namen nach handelt – die Sponsoren sind sich nicht klar darüber, wie wichtig sie für den Projekterfolg sind und was sie am besten zu diesem Erfolg beitragen können. Im Gegensatz zu Projektmanagern gibt es für Projektsponsoren sehr wenige externe Möglichkeiten, um ihnen zu helfen, die Best Practices ihrer neuen Rolle zu lernen. Gutes Projektsponsoring muss quer durch das gesamte Unternehmen eine Priorität sein, einschließlich einer fortlaufende Schulung und einem proaktiven Ansatz bei der gemeinsamen Nutzung von Best Practices und gemachtern Erfahrungen. Heben Sie also die Beiträge Ihres Projektsponsors hervor, wenn Sie über den Projekterfolg berichten, und betonen Sie, dass die weitere Entwicklung guter Projektsponsoren im Interesse der gesamten Organisation ist.

Tipps für den Umgang mit einem schwierigen Projektsponsor:

Ob Ihr Projektsponsor zu wenig Zeit hat, Probleme hat, sich durch die sich verändernden geschäftlichen Ziele zu navigieren, oder ganz einfach Ihr Projekt nicht zur Priorität macht, hier erhalten Sie einige Tipps, die Sie verwenden können, um einen schwierigen Projektsponsor einzubinden.

  • Kommunizieren Sie die Auswirkung auf den Projekterfolg. Sagen Sie ihnen, "diese Handlung (oder Untätigkeit) hat folgende Auswirkungen auf das Projekt; das sind unsere Optionen für eine Lösung." Der Ansatz bei diesem Gespräch sollte die gemeinsame Sicht sein, dass Sie beide wollen, dass das Projekt erfolgreich wird, und konzentrieren Sie sich darauf, wie Sie zusammenarbeiten können, um Ihr gemeinsames Ziel zu erreichen.
  • Helfen Sie den Sponsoren zu verstehen, dass sie es sind, die Ihren Zugang zu einer aktiven Unterstützung durch die Unternehmensführung, ausreichende Ressourcen, usw. entweder hindern oder fördern, und daher genauso für den Erfolg des Projekts verantwortlich sind wie Sie.
  • Schauen Sie auf die Höherrangigen. Zu wissen, was der Chef des Sponsors letztlich möchte, ist das Geheimnis um Sponsoren aktiv zu halten und auf Ihrer Seite stehen zu lassen. Erinnern Sie Ihren Sponsor daran, dass es Ihre gemeinsamen Bemühungen sind, die helfen werden, dass sein Chef glücklich und ihm gegenüber positiv gestimmt ist.

Welchen Rat haben Sie für die Arbeit mit Projektsponsoren? Teilen Sie Ihre Erfahrungen mit anderen Projektmanagern unten in den Kommentaren. Dann schauen Sie sich das kollektive Wissen der #PMChat Community zu Schüsseln zum erfolgreichen Stakeholder Managem an.

Erfahren Sie mehr über Projektmanagement

Wenn Sie weitere Materialien rund um das Thema Projektmanagement suchen, dann schauen Sie zum The Project Management Guide for Beginners. Es handelt sich um einen Online-Leitfaden, der Sie in allgemein verständlicher Sprache durch die Grundlagen des PM führt; er kann kostenlos genutzt und mit Lesezeichen versehen werden.The Project Management Guide for Beginners

Quellen: 
7. SensiblePM.com, Strategies for Project Sponsorship – #PMHangout21
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