Personaler? Dann brauchen Sie diese ultimative Vorlage für das Onboarding neuer Mitarbeiter

Eine meiner absoluten Lieblingsszenen der gesamten Filmgeschichte stammt aus „Mrs. Doubtfire“ mit dem legendären Robin Williams. Spoilerwarnung, falls Sie den Film noch nicht kennen: Als am Ende herauskommt, dass Williams tatsächlich monatelang die Nanny im Haus von Sally Fields war, durchlebt sie eine Reihe an Emotionen. Sie wiederholt immer nur eine Frage: „Die ganze Zeit?“. Aber ihr Minenspiel, als ihr plötzlich klar wird, was Williams alles mitbekommen hat, ist eine herrliche Sache. Man kann die Verwirrung, den Schock, die unverhohlene Wut und den Zorn sehen, als sie die vergangenen Monate in ihrem Kopf nochmals durchlebt und erkennt, dass alles eigentlich ganz anders war, als sie dachte.

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Diese Reaktion ist genau das Gegenteil von dem, was eine neue Person beim Einstieg in Ihr Unternehmen erleben sollte. Sie möchten sicher nicht, dass ein neuer Kollege am ersten Arbeitstag an das Bewerbungsgespräch zurückdenkt und sich verzweifelt fragt: „Moment mal, wie bitte?“ Sie möchten auch nicht, dass Ihre Kollegen in der IT- und Personalabteilung verwirrt, geschockt und wütend sind, wenn sie neue Mitarbeiter in das Team integrieren müssen.

Aber keine Sorge. Mit unserer Hilfe können Sie vermeiden, dass es Ihnen allen beim Einstellungsprozess so geht wie Sally Fields. (Verstehen Sie mich nicht falsch – sie ist eine tolle Frau, aber Hunderte von Sally Fields bei jedem Onboarding wären wirklich ein bisschen zu viel.) 

Mittlerweile wissen Sie wahrscheinlich schon, dass eine Arbeitsmanagement-Plattform viele nützliche Funktionen bietet, wie z. B. eine individuell angepasste Anfrageformulare und vieles mehr. Mithilfe von Vorlagen in Ihrer kollaborativen Plattform können Sie ähnliche Projekte immer wieder auf die gleiche Art abwickeln – praktisch wie eine Checkliste beim Kofferpacken, damit Sie nicht zum 1000. Mal Ihre Zahnbürste vergessen.

Wem die Onboarding-Vorlage von Wrike hilft

1. Verwirrte Neueinsteiger

Arbeitsplatzwechsel werden aus gutem Grund als „Wagnis“ oder „Reise“ beschrieben. (Tatsächlich geben 9 von 10 Führungskräften an, dass die Bindung neuer Mitarbeiter für sie ein Problem ist.) Bei jeder neuen Position gibt es enorme Mengen an neuen Informationen, die Sie lernen müssen, um gute Arbeit leisten zu können. Allein die Suche nach der richtigen Ansprechperson, wenn Sie eine Frage haben, kann schon eine Herausforderung sein. Es gibt Hunderte neuer Namen, diverse neue Tools und komplett neue Arbeitsabläufe, ganz zu schweigen von all den administrativen Dingen wie betriebliche Zusatzleistungen, Sicherheitsverfahren, Produkttrainings etc.

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Stellen Sie sich nun vor, Sie hätten einen zentralen Ort mit einer Schritt-für-Schritt-Anleitung (die immer aktuell ist), inklusive einer täglichen Aufgabenliste, die Sie auf den richtigen Weg bringt. Dazu käme ein zentrales Verzeichnis einschlägiger Informationen, die Sie immer abrufen können, wenn Sie eine Frage haben oder vergessen haben, wie etwas funktioniert. All dies sind Dinge, die eine Onboarding-Vorlage wie unsere Ihnen bieten kann.

2. IT- und Personalabteilung im Dauerstress

In jeder großen Organisation gibt es viele Neueinsteiger, die am gleichen Tag beginnen. Jeder Neue benötigt Hilfe bei den gleichen Aufgaben: Einrichtung des Computers, Ausfüllen von Autorisierungsformularen, Orientierung über betriebliche Leistungen, Gewährung von Zugriff und vieles mehr. Aber bei jedem Mitarbeiter gibt es auch individuelle Unterschiede. Ein Vorstandsmitglied hat für gewöhnlich ein ganz anderes Vergütungspaket als ein Sommerpraktikant, und ein neuer Entwickler benötigt ganz andere Berechtigungen als eine Marketing-Fachkraft. BambooHR zufolge schätzen 45 % von Personalfachkräften, dass jedes Jahr mehr als 10.000 USD durch ineffektives Onboarding verschwendet werden. Dynamische Formulare, die je nach Position die entsprechenden Aufgaben ändern und eine relevante Onboarding-Checkliste erstellen, können helfen, Zeit zu sparen, Fehler zu minimieren und einen reibungslosen Einstieg sicherzustellen.

„Wrike wächst schnell, daher bin ich immer dankbar für unsere Onboarding-Vorlagen, wenn wir neue Mitarbeiter aufnehmen. Sie haben mir so viel Zeit gespart und ich kann sicher sein, dass ich in der Eile nichts Wichtiges vergessen habe.“ – Victoria Copriviza, HR Business Partner

3. Überforderte Manager

Man sagt, es braucht ein ganzes Dorf, um ein Kind großzuziehen – und es braucht auch praktisch das gesamte Unternehmen, um einen neuen Mitarbeiter gut einzugliedern. Natürlich hat der neue Mitarbeiter selbst viele Aufgaben, Personal- und IT-Abteilung sind gefordert und die eigene Abteilung des Neueinsteigers ist beteiligt, aber man darf auch den betroffenen Vorgesetzten nicht vergessen. Manager sind oft ohnehin schon mit ihren tagtäglichen Verantwortungen überarbeitet und überlastet. Die Planung des Onboarding-Verfahrens für jede einzelne Neueinstellung verlängert ihre lange Liste an Pflichten nur noch.

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Natürlich macht sich die Einstellung neuer Teammitglieder auf lange Sicht bezahlt, doch zunächst verursacht sie Kosten. (Glassdoor schätzt, dass die Einstellung eines neuen Mitarbeiters 24 Tage und 4.000 USD erfordert.) Sie müssen sich Zeit nehmen und klären, was diese neue Person wissen sollte – das ist Zeit, die Ihnen dann bei der Projektarbeit fehlt. Aber mit einer Vorlage, die eine Aufgabenliste erstellt, sich wichtige Informationen merkt und automatisch Erinnerungen für Folgeschritte einrichtet, können Sie verhindern, dass Wochenendarbeit zur Norm wird.

Bereit für den Start?

Unsere Onboarding-Vorlage bietet alles, was Sie für eine reibungslose und einheitliche Eingliederung neuer Mitarbeiter in Ihr Unternehmen brauchen – ganz ohne extreme Emotionen und Hunderte von Sally Fields!

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