Top-Tipps für die strategische Kapazitätsplanung

Ihr Team ist produktiv und effizient. Es arbeitet gut zusammen und liefert Ergebnisse, auf die Sie alle stolz sein können. Doch jedes noch so gute Team wird irgendwann an seine Grenzen stoßen. 

Arbeitszeit ist keine unbegrenzte Ressource, und manchmal lässt sich einfach nicht alles schaffen. Sie müssen Prioritäten setzen, basierend auf den verfügbaren Kapazitäten und Ressourcen.

Sicherlich sind Sie mit dieser Aufgabe vertraut... aber vielleicht nicht unter der offiziellen Bezeichnung: Man nennt das „strategische Kapazitätsplanung“.

Was ist strategische Kapazitätsplanung?

Im Projektmanagement ist „Kapazität“ die maximal mögliche Leistung Ihres Teams innerhalb der normalen Arbeitszeiten und unter Einsatz festgelegter Ressourcen. 

Kapazitätsplanung ist folglich der Prozess, mit dem Sie die verfügbaren Ressourcen (angefangen von der Arbeitszeit Ihres Teams bis hin zu den erforderlichen Geräten und Materialien) so organisieren und einsetzen, dass Sie den maximalen Nutzen daraus ziehen. 

3 Tipps für die langfristige Kapazitätsplanung

Klingt wie ein ziemliches Jonglier-Kunststück, nicht wahr? Das kann es tatsächlich sein. Die Kapazitätsplanung – vor allem auf lange Sicht – erfordert nicht selten mehrere Anläufe, bis Sie den Einsatz Ihrer Ressourcen optimal im Griff haben.

Wir haben drei wertvolle Tipps für alle, die selbst vor dieser Herausforderung stehen. 

1. Verwenden Sie einen Projektstrukturplan (PSP)

Ein Projektstrukturplan (PSP) bedeutet, dass Sie Ihr großes Projekt in kleinere, überschaubare Elemente gliedern und in einer hierarchischen Baumstruktur darstellen.

So erkennen Sie auf einen Blick, welche Arbeiten gleichzeitig von verschiedenen Teammitgliedern ausgeführt werden können. Zudem hilft es Ihnen, Arbeitsabläufe zu optimieren und die Arbeitszeit Ihres Teams bestmöglich zu nutzen. Sie vermeiden, dass Mitarbeiter herumsitzen und auf ihren Einsatz warten — sie können währenddessen andere, parallele Aufgaben erledigen.

Ein weiterer Vorteil des PSP liegt laut Software Advice darin, dass Sie „interne und externe Abhängigkeiten sowie übergreifende Risiken erkennen, die sich u. U. auf den Ressourcenbedarf auswirken“.
Indem Sie solche Risiken proaktiv antizipieren, können Sie etwaige Ressourcenkonflikte (hoffentlich!) von vornherein vermeiden.

2. Finden Sie Ihren kritischen Pfad

Bei Ihren Recherchen zur strategischen Kapazitätsplanung werden Sie bald auch die Methode des kritischen Pfades kennenlernen. Dies bedeutet, die längste Reihe abhängiger Projektaktivitäten zu identifizieren. Sollte entlang des Pfades eine Verzögerung eintreten, wissen Sie, dass eventuell die gesamte Projekt-Deadline gefährdet ist.

Warum ist dies für die Kapazitätsplanung von Bedeutung? „Ihr kritischer Pfad macht Abhängigkeiten sichtbar, reduziert die Projektdauer (durch Komprimierung der Projektvorgänge) und ermöglicht eine schnelle Analyse der Konsequenzen, wenn ein kritischer Meilenstein verpasst wird“, fasst es Firm of the Future zusammen. 

Vor diesem Hintergrund möchten Sie wahrscheinlich sicherstellen, dass Ressourcen zuerst dem kritischen Pfad zugewiesen werden – denn Probleme bei diesen Aufgaben haben Konsequenzen für das gesamte Projekt.

3. Nutzen Sie Kapazitätsplanungs-Software

Kapazitätsplanung mag kompliziert aussehen, doch Technologie kann Ihnen das Leben sehr viel leichter machen.

Versuchen Sie nicht, die gesamte Planungsarbeit manuell vorzunehmen. Wählen Sie stattdessen eine Projektmanagent-Software mit Kapazitätsplanungs-Tool, um Ihre Ressourcen ganz einfach einzuteilen – ohne viel Schweiß und Kopfzerbrechen. 

Die Wahl des richtigen Tools: 3 Must-haves

Software kann eine enorme Hilfe sein. Doch worauf sollten Sie achten, wenn Sie das richtige Kapazitätsplanungs-Tool für Ihr Team oder Ihr Unternehmen suchen?

Die Wahl hängt ganz von den spezifischen Anforderungen Ihres Teams ab. Auf jeden Fall empfehlen wir aber eine Lösung, die mindestens die folgenden drei Funktionen bietet:

1. Intuitive Anzeige der Verfügbarkeit

Arbeitszeit ist höchstwahrscheinlich die knappste Ressource Ihres Teams. Um im Rahmen der Gegebenheiten erfolgreich zu planen, müssen Sie genau wissen, wer an welchen Aufgaben arbeitet.

Wählen Sie ein Tool, das Ihnen vollen Einblick in die Arbeitsauslastung und Verfügbarkeit jedes einzelnen Teammitglieds bietet. So wissen Sie, wie viel zusätzliche Arbeit Ihr Team realistisch bewältigen kann.

Die neue Arbeitsauslastungs-Ansicht von Wrike Resource stellt übersichtlich dar, wer was tut und wer bereits überlastet ist.

2. Unabhängige Aufgabenstunden

Nehmen wir an, Sie haben fünf ganze Arbeitstage für ein Projekt eingeplant, aber Ihr Team braucht nicht die volle Zeit (weil es wirklich aus Superhelden besteht).

Die eingesparte Zeit ist eine positive Überraschung. Wenn Ihren Teammitgliedern allerdings unklar ist, was sie stattdessen in Angriff nehmen können, führt das zu Verwirrung, Ressourcenverschwendung und Ineffizienz.

Ihr Kapazitätsplanungs-Tool sollte Ihnen ermöglichen, eine Aufgabe über die Gesamtdauer hinaus auf Stunden- oder sogar Minutenbasis detailliert darzustellen und einzuteilen. (PS: Wrike Resource kann das auch!) Auf diese Weise besteht kein Zweifel darüber, welche Aufgaben anliegen und wann.

3. Flexible Zeitplanung

Kaum jemand beherrscht die Kapazitätsplanung auf Anhieb perfekt. Auch Sie werden sicherlich im Laufe des Projekts dazulernen und die erforderlichen Anpassungen vornehmen wollen.

Sie brauchen also ein flexibles Kapazitätsplanungs-Tool, das diese unvermeidlichen Änderungen souverän handhabt (ohne dass Sie jedes Mal ganz von vorne anfangen müssen). Wrike Resource verfügt über eine Drag-and-Drop-Schnittstelle, mit der Sie einfach neue Projektprioritäten setzen und Ihre Ressourcen optimal nutzen können. 

Agile Kapazitätsplanung – die Grundlagen

Mit Ihrem Einstieg in die Welt der Kapazitätsplanung begegnet Ihnen vielleicht ein neuer Begriff: agile Kapazitätsplanung.

Dies entspricht grundsätzlich der beschriebenen Methode, abgewandelt für agile Teams. Ein agiles Team ist eine Gruppe von Mitarbeitern, die sich eine bestimmte Zeit lang mehr oder weniger vollzeitlich mit einem bestimmten Projekt beschäftigen (dies ist der sogenannte „Sprint“). Ziel ist, noch schneller Resultate zu liefern.

Wie Sie sich vorstellen können, ist die Kapazitätsplanung hierfür besonders wichtig, denn agile Teams müssen aus all ihren Ressourcen das absolute Maximum herausholen, um einen erfolgreichen Sprint zu gewährleisten. 

Agile Kapazitätsplanung ist eine anspruchsvolle Aufgabe und würde den Rahmen dieser kurzen Einführung sprengen. Im Grunde entspricht sie aber dieser einfachen Gleichung: Anzahl der Teammitglieder multipliziert mit der Anzahl der Tage im Sprint multipliziert mit der Anzahl der produktiven Stunden pro Tag. 

Strategische Kapazitätsplanung – der Schlüssel zur Maximierung Ihrer Teamressourcen

Selbst die effizientesten und effektivsten Teams stoßen gelegentlich an Ressourcengrenzen, die ihre Leistungsfähigkeit einschränken.

Hier setzt die Kapazitätsplanung an. Sie hilft Ihnen, strategische Entscheidungen zu treffen und die Ressourcen Ihres Teams optimal zu nutzen.

Kurz: Sie hilft Ihnen, smarter zu arbeiten – nicht härter.

Möchten auch Sie Ihr Team durch eine gelungene Kapazitätsplanung unterstützen? Testen Sie Wrike Resource und bekommen Sie Ihre Ressourcen in den Griff. 

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