Die Zutaten für ein erfolgreiches Team an verschiedenen Standorten
Heutzutage führen immer mehr Unternehmen ihre Projekte standortübergreifend durch, wobei sie die Möglichkeiten neuer Technologien ausnutzen, um Talente weltweit einzusetzen, und ihre Projekte auf die nächste Stufe zu bringen. Neben den vielen Vorteilen, die Remote-Teams haben, gibt es jedoch eine zentrale Herausforderung, mit der sie fertig werden müssen – die Kommunikation. An einem einzigen Standort befindliche Teammitglieder haben viele Möglichkeiten zur Interaktion, sei es durch regelmäßige Meetings oder durch informelle Gespräche, die zu neuen Ideen führen. Aber Mitglieder eines verteilten Teams müssen viel gezielter bei der Kommunikation vorgehen, so dass alle auf dem Laufenden sind. Für einen Projektmanager, der ein Remote-Team führt, ist es sehr wichtig, dass alle Mitglieder auf dem gleichen Stand sind, denn nur so kann das Team schnell auf Änderungen reagieren. Jedes Projektteam hat einen eigenen Arbeitsstil und ganz spezielle Herausforderungen. Beispielsweise wird eine etablierte Marketingabteilung einen anderen Ablauf haben als ein ad-hoc Kreativ-Team, das geschaffen wurde, um mit externen Beratern an einer bestimmten Kampagne zu arbeiten. Allerdings gibt es nach meiner Erfahrung bei der Leitung verteilter Teams vier Schlüsselfaktoren, die für jede Art von Remote-Zusammenarbeit wichtig sind. Quelle: Daxx.com, Chanty Inc. Grundregeln festlegen Die Festlegung von Grundregeln für Arbeitsprozesse, Kommunikation und Teamorganisation wird eine Menge Zeit sparen, wenn es darum geht, das Team auf dem neuesten und gleichen Stand zu halten. Beispielsweise legen Grundregeln fest, wann und wie gemeinsame Meetings stattfinden werden, wie das Team seine Arbeitszeit protokolliert und wie die Kollegen über ihre tägliche Arbeit und über Engpässe berichten, die den Fortschritt verzögern. Indem die gleichen Regeln festgelegt und beachtet werden, wird die Gefahr vermieden, dass irgendetwas Wichtiges unter den Tisch fällt. Arbeitsauslastungen sorgfältig steuern Man kann sicherlich sagen, dass die Leitung eines verteilten Teams eine größere Herausforderung darstellt als die Leitung eines Teams an einem einzigen Standort. Um die Team-Produktivität zu optimieren und unnütze Doppelarbeit zu vermeiden, achten Sie sorgfältig auf die Arbeitsauslastung Ihres Teams, um einen genauen Überblick über Aufgaben und Verantwortlichkeiten zu behalten. Handelt es sich um eine neue und untypische Aufgabe, sorgen Sie dafür, dass der Verantwortliche ein klares Verständnis der Ziele hat und genau weiß, was für Leistungen bei der Fertigstellung erwartet werden. Überprüfen Sie auch, ob Sie beide die gleiche Vorstellung von Projektprioritäten haben, und wo sich die neue Aufgabe in der Rangordnung befindet. Ständige Kommunikation pflegen Remote-Team-Mitglieder müssen eine bequeme Möglichkeit haben, um mit ihrem Manager und untereinander zu kommunizieren. Es ist sehr wichtig, Ideen fließen zu lassen, Termine und Verantwortlichkeiten zu klären, und Übergaben und Arbeitsabläufe transparent zu halten. Durch offene Kommunikationswege wird auch sichergestellt, dass Pläne und Aktualisierungen nicht flächendeckend per E-Mail oder im persönlichen Speicher verbreitet werden, sondern dass sie von den Beteiligten geteilt werden. Durch gute Kommunikation wird auch eine positive Team-Atmosphäre und eine Kultur guter Zusammenarbeit aufgebaut. Abgesehen von arbeitsbezogenen Fragen, ermuntern Sie Ihr Team sich auch über Persönliches zu unterhalten, lustige Artikel, Urlaubsfotos und ähnliches zu teilen. Ich glaube auch, dass persönliche Gespräche sich sehr positiv auf Beziehungen zwischen Kollegen auswirken; versuchen Sie also, gelegentlich alle Mitarbeiter persönlich zusammenzubringen, auch wenn es nur ein- oder zweimal im Jahr möglich ist. Quelle: Daxx.com, Chanty Inc. Die richtigen Technologien einsetzen Diese Tipps zu befolgen, wird sehr viel einfacher sein, wenn sich Ihr Team Technologien zunutze macht, die Remote-Zusammenarbeit unterstützten. Apps für Cloud-basierte Zusammenarbeit können dazu beitragen, dass auch weltweit verteilte Kollegen zu einem starken Team heranwachsen, das aus der kollektiven Intelligenz dann Nutzen zieht. Sie helfen, aktuelle Informationen allen Kollegen jederzeit sichtbar zu machen, auch wenn mehrere Projekte gleichzeitig ausgeführt werden. Sie helfen, Barrieren abzubauen, geschäftliche Daten und Aktualisierungen leicht zugänglich zu halten, und die Arbeit flexibler zu gestalten. Für Projektmanager ist dies die Grundlage für gute Entscheidungen. Ein erfolgreiches verteiltes Team leiten Haben Sie Erfahrungen bei der Leitung eines verteilten Teams? Was halten Sie von den Zutaten für erfolgreiche Remote-Zusammenarbeit? Lesen Sie mehr darüber, wie Sie das Engagement, die Produktivität und die Freude Ihrer Remote-Mitarbeiter fördern können.
12 fantastische Hacks für die Zusammenarbeit im Team (die auch Experten empfehlen)
Ihr Projekt hat eine knapp bemessene Deadline, was an sich schon jede Menge Stress bedeutet. Hinzu kommt aber, dass Sie ein funktionsübergreifendes Team mit Personen aus verschiedenen Abteilungen haben, die noch nie zusammengearbeitet haben, und plötzlich liegt es an Ihnen, aus diesen Personen eine integrierte Einheit zu machen, die kooperativ denkt und arbeitet. Was müssen Sie tun, damit das Team koordiniert und geschlossen zusammenarbeitet? Wir haben uns an Experten gewandt, die für bewährte Ratschläge – ihre Collaboration-Hacks – bekannt sind. Hier nun ihre Tipps und Tricks: Collaboration-Hacks für bessere Kommunikation 1. Seien Sie direkt Laura MacLeod, HR-Beraterin, Sozialarbeiterin und Verfechterin von From The Inside Out Project® sagt, dass es am besten sei, sich klar und deutlich zu äußern, wenn Probleme auftreten. Keine falsche Rücksichtnahme oder honigsüße Worte: „Ohne ehrlich und authentisch zu sein, kommt man nirgendwo hin – das bedeutet, zu erkennen und zu bestätigen, dass es ein Problem gibt, und das Problem beim Namen zu nennen. ‚Joe, es scheint mir, dass Sie hiermit nicht ganz am Laufenden sind. Ihr Projekt liegt nicht im Zeitplan, sprechen wir mal darüber, was los ist.‘“ 2. Reden Sie nicht nur, zeichnen Sie! William Gadea, Gründer und Creative Director von IdeaRocket, das animierte Videos für Unternehmen herstellt, gibt folgenden Tipp: Jedes moderne Videokonferenz-Tool verfügt über ein integriertes Whiteboard-Tool. Benutzen Sie es! „Bedenkt man, wie populär der Einsatz von Whiteboards in Meetings geworden ist, scheint mir, dass die Zeichen-Funktionen in Telekonferenz-Anwendungen noch zu wenig zum Einsatz kommen. So ziemlich alle Apps verfügen über eine solche Funktion: WebEx, Gotomeeting, Skype, Hangouts. Sie können auf Ihrem Desktop oder auf einem leeren Bildschirm zeichnen.Die Funktion eignet sich auch, um Arbeitsabläufe mit Diagrammen zu beschreiben. Für uns ist es ein Geschenk des Himmels, weil wir häufig mit Personen in anderen Ländern auf diese Art zusammenarbeiten, um Prozesse klar zu umschreiben.“ 3. Eine Politik der offenen Tür Evan Harris, Mitbegründer und CEO von SD Equity Partners, legt einen Schwerpunkt auf den Aufbau einer Kultur der Zusammenarbeit. Sein bester Tipp? Eine Politik der offenen Tür. Er sagt: „Auch wenn Ihre Mitarbeiter keine buchstäbliche Tür zu ihren Büros haben, ist es wichtig, ein Umfeld zu schaffen, in dem Ihre Mitarbeiter offen kommunizieren, Fragen stellen oder Probleme ansprechen können, und zwar jederzeit, nicht erst in einem Meeting. Auf diese Weise wird zum Ausdruck gebracht, dass alle Gedanken und Meinungen geschätzt werden und jederzeit geäußert werden sollten.“ Collaboration-Hacks für besseres Teambuilding 4. Schreibtischtausch Sam Shank, CEO und Mitbegründer von HotelTonight, schrieb kürzlich über seinen bevorzugten Collaboration-Hack: den Schreibtischtausch. Um gute Beziehungen zwischen Menschen aufzubauen, die normal kaum Kontakt miteinander haben, muss man dafür sorgen, dass sich alle regelmäßig bewegen, das heißt, den Arbeitsplatz innerhalb des Büros wechseln. Das Endergebnis: stärkere Arbeitsbeziehungen. Shank schreibt: „Persönlich hatte ich eine tolle Zeit zusammen mit der Finanzabteilung. Wir haben darüber geredet, woran sie arbeiten, womit ich so meine Arbeitszeit verbringe, und wie wir ein engeres Arbeitsverhältnis aufbauen können." 5. Geben Sie ihnen Urlaub! Simon Slade, CEO und Mitbegründer von SaleHoo, hat die perfekte Lösung gefunden, um sein verteiltes Team zusammenzubringen: Spendieren Sie einen großzügigen Kurzurlaub. Er sagt: „Da 24 meiner 29 Mitarbeiter von außerhalb arbeiten, ist es schwierig, Team-Kameradschaft aufzubauen und Firmenstolz zu fördern. Mehr als die Hälfte meiner Mitarbeiter arbeitet auf den Philippinen. Ich beschloss, einmal im Jahr auf die Philippinen zu fliegen und meine Mitarbeiter und deren Familien zu einem All-inclusive-Urlaub mitzunehmen! Meine Mitarbeiter genießen dadurch nicht nur eine großartige Nebenleistung, sondern sie erleben eine für viele Telearbeiter ungewöhnlich gute Teamarbeit.“ 6. Die Stärken der anderen erkennen David Finkelstein, Procurement Manager von Bedgear.com erinnert uns, dass jeder Mensch unterschiedliche Fähigkeiten hat, und dass man diese Stärken verstehen muss, um die Leistung des Teams zu maximieren. „Schon früh in meiner Karriere hat das Buch StrengthsFinder 2.0 mir die Augen sehr weit geöffnet. Ich habe auch veranlasst, dass mein Team dieses Buch liest, und dann haben wir Rollenspiele gemacht, um zu verstehen, wie man die Stärken jeder einzelnen Person zum Vorteil des Projektes einsetzen kann.“ 7. Eine Präsentation halten lassen Bill Winn, Digital PR und Display Media Manager bei Inseev Interactive, einer Marketingagentur in San Diego, hat eine besondere Methode gefunden, um in seinen Teams schnell Kameradschaft entstehen zu lassen: Der Druck eines gemeinsamen öffentlichen Auftritts. Er sagt: „Veranlassen Sie, dass Ihr Team eine Präsentation vor einer größeren Gruppe hält. Dazu muss sollte das Team ein Thema im Zusammenhang mit einem neuen Prozess, Tool, Best Practice, Kundenbeispiel oder einer Entwicklung in Ihrer Branche aussuchen. Das Team muss bestimmen, wer die Präsentation leitet und wie sie organisiert wird. Sorgen Sie dafür, dass jedes Teammitglied für einen Aspekt der Präsentation verantwortlich ist, so dass jeder einzelne vor dem Publikum stehen und seinen Teil abliefern muss. Da viele Menschen Angst davor haben, öffentlich zu reden, und es nicht einfach ist, den richtigen Input zu recherchieren, um eine überzeugende Präsentation auszuarbeiten, wird diese Herausforderung zu einer besseren Zusammenarbeit und engeren Teamarbeit führen, deren Vorteile noch lange nach der Präsentation Bestand haben.“ 8. Durch Musik den Tag verschönern Jordan Wan, Gründer und CEO von CloserIQ, fördert Teamarbeit, indem er in seinem Unternehmen für eine entspannte Atmosphäre sorgt – und eine Möglichkeit hierfür ist die Musik. „Mit Musik kann man hervorragend eine gute Unternehmenskultur aufbauen und am Arbeitsplatz eine fröhliche Atmosphäre schaffen. Probieren Sie es mal mit einer Jam-Session am Montagmorgen, und ermuntern Sie alle, ihren eigenen musikalischen Geschmack zu präsentieren.“ Collaboration-Hacks für eine bessere Arbeitsweise 9. Gleich zu Beginn alles ausdiskutieren Airto Zamorano, Managing Director am Becker Ears, Nose, and Throat Center, fordert sein Team dazu auf, die Verantwortlichkeiten gleich beim Kick-off-Meeting mit ihm zu verhandeln: „Schon in der Planungsphase werden die Mitarbeiter ermuntert, alle Aspekte des Plans in Frage zu stellen mit dem Ziel, jede unnötige Arbeit zu vermeiden oder den Plan nach Bedarf anzupassen. Ich scherze mit ihnen: ‚Am ersten Tag können Sie mit mir so viel streiten wie Sie wollen, aber danach erwarte ich, dass wir uns alle an den Plan halten!“ Diese Vorgehensweise stimmt die Leute kooperativ. Wenn Menschen in die Planung involviert werden und das Gefühl haben, selbst die Kontrolle über ihre Arbeit zu haben, zeigen sie ein stärkeres Verantwortungsbewusstsein.“ 10. Schon frühzeitig Konzeptüberprüfungen durchführen Brad Palmer, CEO und Mitbegründer von Jostle Corporation, schlägt eine Vorgehensweise vor, mit der Sie bereits vor der Vorstellung eines fertigen Produktes die Zustimmung von den Projekt-Entscheidungsträgern gewinnen können: „Führen Sie informelle „Konzept-Reviews“ durch, so dass die Entscheidungsträger bereits in einer frühen Projektphase an einem Tisch zusammenkommen. Dadurch werden die Anforderungen geklärt, Fallstricke erkannt und Horizonte von Anfang an erweitert. Skizzen, Entwürfe oder ähnliches zu teilen, lädt zu viel konstruktiveren und kreativeren Beiträgen ein. Man neigt dazu, Dinge nur zögerlich zu kritisieren, wenn sie erst einmal komplett und poliert sind.“ 11. Selbstmanagement fördern Tyler Benedict, Gründer und Redakteur von BikeRumor.com, hat einen guten Tipp für den Umgang mit der ständigen Flut täglicher Freigabeanfragen und dem Wunsch der Autoren (sowohl intern als auch freiberuflich) nach neuen Text-Projekten. Statt dass nur eine Person die Aufträge erteilt, hat er einen allgemeinen „To-Do“ E-Mail-Posteingang eingerichtet, auf den jeder Zugriff hat. Er sagt: „Auf diese Weise können mehrere Redakteure ihre Neuigkeiten einfach an den Posteingang weiterleiten, und alle Autoren haben nach "wer-zuerst-kommt-mahlt-zuerst"-Manier Zugriff auf neue Schreibideen. Sie leiten die Arbeit einfach an sich selbst weiter, sobald sie startbereit sind, und löschen sie dann aus dem geteilten Posteingang.“ 12. Playbooks erstellen Steven Benson, Gründer und CEO von Badger Maps, meint, dass der Schlüssel zur Förderung der Zusammenarbeit darin liege, den Mitarbeitern eine Plattform zu bieten, auf der sie sich gegenseitig schulen können. „Diese Strategie funktioniert besonders gut, wenn einige Teammitglieder ähnliche Arbeiten und Aufgaben haben – zum Beispiel in einem Vertriebsteam. Wir haben Google Präsentationen geteilt, die wir alle gemeinsam bearbeiten und die nach Themen sortiert sind. Wenn jemand eine Frage hat oder herausfindet, wie man etwas Bestimmtes tun kann, dann kann er eine Folie zu dem Thema erstellen und wir alle können davon profitieren. Weil wir sie nach Aufgabengebiet sortieren, erweisen sich diese Quellen auch als äußerst effektiv, um schnell neue Mitarbeiter in das Team zu integrieren.“ Moment mal! 18 weitere Tipps von Collaboration-Experten Sie suchen nach weiteren konkreten Tipps, um Ihr zusammengewürfeltes Team in eine effiziente Elite-Einheit umzuwandeln? Lesen Sie diesen Blogbeitrag: 18 Experten-Tipps, damit Ihr Team wirkungsvoll zusammenarbeitet.