So steigern Sie die Mitarbeiteraktivität im Jahr 2023 (Ultimativer Leitfaden)
Als Geschäftsinhaber oder Manager suchen Sie wahrscheinlich immer nach Möglichkeiten, Ihre Mitarbeiter engagiert, gesund und produktiv zu halten. Eine der effektivsten Möglichkeiten, dies zu erreichen, ist die Förderung der körperlichen Aktivität am Arbeitsplatz. Auf diese Weise können Sie das allgemeine Wohlbefinden, die psychische Gesundheit und die Arbeitszufriedenheit Ihres Teams verbessern. Folgendes müssen Sie wissen, um die Mitarbeiteraktivität im Jahr 2023 zu steigern. Wrike kostenlos testen Die Wichtigkeit der Mitarbeiteraktivität verstehen Bevor wir uns mit den spezifischen Strategien befassen, mit denen Sie das Aktivitätsniveau an Ihrem Arbeitsplatz steigern können, sollten Sie herausfinden, warum dies wichtig ist. Untersuchungen haben gezeigt, dass sitzendes Verhalten — langes Sitzen ohne körperliche Aktivität — mit Gesundheitsrisiken wie Adipositas, Diabetes und Herz-Kreislauf-Erkrankungen verbunden ist. Wenn Sie Ihre Mitarbeiter ermutigen, sich mehr zu bewegen, können Sie diese Risiken verringern und die allgemeine Gesundheit und das Wohlbefinden verbessern. Vorteile einer aktiven Belegschaft Mitarbeiter, die sich regelmäßig körperlich betätigen, haben tendenziell ein höheres Energieniveau, eine bessere mentale Konzentration und eine höhere Arbeitszufriedenheit. Dies kann zu einer höheren Produktivität, weniger Fehlzeiten und einer insgesamt positiveren Unternehmenskultur führen. Regelmäßige körperliche Aktivität trägt auch dazu bei, Stress und Angst abzubauen, was sich erheblich auf das Wohlbefinden der Mitarbeiter auswirken kann. Wenn Mitarbeiter weniger gestresst sind, ist es wahrscheinlicher, dass sie bei der Arbeit engagiert und produktiv sind, was zu besseren Ergebnissen für Ihr Unternehmen führt. Eine aktive Belegschaft kann auch dazu beitragen, die Gesundheitskosten Ihres Unternehmens zu senken. Dies hilft bei der Vorbeugung oder Behandlung chronischer Gesundheitszustände wie Diabetes und Herzerkrankungen, deren Behandlung kostspielig sein kann. Der Einfluss von Mitarbeiteraktivitäten auf Produktivität und Engagement Studien haben gezeigt, dass Mitarbeiter, die sich regelmäßig körperlich betätigen, produktiver und engagierter sind. Der Grund dafür liegt in der Tatsache, dass Bewegung die Stimmung steigert, Stress reduziert und die mentale Konzentration verbessert, was alles entscheidende Komponenten für eine erfolgreiche Arbeitsleistung sind. Indem Sie Aktivitäten am Arbeitsplatz fördern, können Sie Ihren Mitarbeitern helfen, sich motivierter zu fühlen und sich mehr auf ihre Arbeit zu konzentrieren. Regelmäßige körperliche Aktivität kann auch dazu beitragen, die Kreativität und die Fähigkeiten zur Problemlösung zu verbessern. Wenn Mitarbeiter Pausen einlegen, um sich zu bewegen und ihren Kreislauf in Schwung zu bringen, ist es wahrscheinlicher, dass sie innovative Ideen entwickeln und Lösungen für komplexe Probleme finden. Die Förderung körperlicher Aktivität am Arbeitsplatz kann auch die Arbeitsmoral der Mitarbeiter verbessern und das Gemeinschaftsgefühl in Ihrem Team fördern. Wenn Teammitglieder gemeinsam Sport treiben, ist es wahrscheinlicher, dass sie starke Bindungen eingehen und ein Gefühl der Kameradschaft entwickeln, was zu einem positiveren und produktiveren Arbeitsumfeld führen kann. Bewertung Ihres aktuellen Aktivitätsniveaus am Arbeitsplatz Bevor Sie mit der Umsetzung von Strategien zur Steigerung der Aktivität an Ihrem Arbeitsplatz beginnen können, ist es wichtig zu beurteilen, wo Sie sich derzeit befinden. Identifizierung von Verbesserungsmöglichkeiten Achten Sie zunächst darauf, wo Ihre Mitarbeiter während des Arbeitstages die meiste Zeit verbringen. Wenn sie längere Zeit am Schreibtisch sitzen, sollten Sie darüber nachdenken, Stehpulte einzurichten oder Besprechungen im Gehen zu fördern. Langes Sitzen kann zu schlechter Körperhaltung, Rückenschmerzen und verminderter Durchblutung führen. Erwägen Sie auch, Fitnesskurse oder Mitgliedschaften im Fitnessstudio als Teil Ihres Leistungspakets für Mitarbeiter anzubieten. Dies kann die Mitarbeiter dazu ermutigen, außerhalb der Arbeit aktiver zu sein, und kann auch dazu beitragen, ein Gemeinschaftsgefühl am Arbeitsplatz aufzubauen. Feedback und Vorschläge von Mitarbeitern einholen Sammeln Sie Feedback von Ihren Mitarbeitern. Fragen Sie sie nach ihren aktuellen Routinen und was ihnen ihrer Meinung nach helfen könnte, während des Arbeitstages aktiver zu sein. Dies kann Ihnen helfen, potenzielle Hindernisse oder Herausforderungen zu identifizieren, die Sie möglicherweise nicht berücksichtigt haben. Versuchen Sie, Herausforderungen am Arbeitsplatz oder Wettbewerbe zu implementieren, die körperliche Aktivität fördern. Das kann alles sein, von einer Schrittzählung-Challenge bis hin zu einer unternehmensweiten Sportliga. Indem Sie Aktivitäten unterhaltsam und wettbewerbsfähig gestalten, können Sie das Engagement und die Motivation Ihrer Mitarbeiter steigern. Denken Sie daran, dass kleine Änderungen einen großen Unterschied machen können, wenn es um das Aktivitätsniveau am Arbeitsplatz geht. Die Förderung von Bewegung und körperlicher Aktivität kann nicht nur die Gesundheit der Mitarbeiter verbessern, sondern auch zu einer erhöhten Produktivität und Arbeitszufriedenheit führen. Wrike kostenlos testen Eine Kultur der Aktivität und des Wohlbefindens schaffen Sobald Sie Ihr aktuelles Aktivitätsniveau bewertet und Verbesserungsmöglichkeiten identifiziert haben, ist es an der Zeit, eine Kultur der Aktivität und des Wohlbefindens an Ihrem Arbeitsplatz zu schaffen. Dazu gehört, körperliche Aktivität zu einer Priorität zu machen und sie in Ihre Unternehmenswerte und -richtlinien zu integrieren. Mit gutem Beispiel vorangehen Gehen Sie mit gutem Beispiel voran. Wenn Ihre Mitarbeiter sehen, dass Sie Bewegung und körperliche Aktivität priorisieren, ist es wahrscheinlicher, dass sie dasselbe tun. Erwägen Sie, körperliche Aktivität in Ihre eigene Arbeitsroutine einzubeziehen und Ihre Manager zu ermutigen, dasselbe zu tun. Starten Sie in den Mittagspausen eine Walking-Gruppe oder organisieren Sie eine unternehmensweite Fitness-Challenge. Dies kommt nicht nur der körperlichen Gesundheit Ihrer Mitarbeiter zugute, sondern verbessert auch ihre psychische Gesundheit und ihr allgemeines Wohlbefinden. Förderung einer offenen Kommunikation über Gesundheit und Wellness Fördern Sie eine offene Kommunikation über Gesundheit und Wellness am Arbeitsplatz. Stellen Sie Ressourcen und Unterstützung für körperliche Aktivität bereit und schaffen Sie einen sicheren Ort, wo Mitarbeiter über ihre eigenen Erfahrungen und Herausforderungen sprechen können. Organisieren Sie Wellness-Workshops oder laden Sie Gastredner ein, über die Bedeutung von körperlicher Aktivität und psychischer Gesundheit zu sprechen. Dies wird dazu beitragen, jedes Stigma rund um die psychische Gesundheit abzubauen und die Mitarbeiter zu ermutigen, ihr Wohlbefinden zu priorisieren. Integration von Wohlbefinden in Unternehmenswerte und -richtlinien Integrieren Sie Wellness und körperliche Aktivität in Ihre Unternehmenswerte und -richtlinien. Bieten Sie Anreize für Mitarbeiter, die sich regelmäßig körperlich betätigen, integrieren Sie Trainingspausen oder Gelegenheiten zum Training in den Arbeitstag und bieten Sie Fitnesseinrichtungen vor Ort oder Mitgliedschaften im Fitnessstudio an. Erwägen Sie, gesunde Snacks im Büro anzubieten oder gesunde Potluck-Mittagessen zu veranstalten. Dies fördert gesunde Essgewohnheiten und fördert das Gemeinschaftsgefühl und die Teamarbeit unter Ihren Mitarbeitern. Umsetzung effektiver Aktivitätsprogramme und Initiativen Mit einer Kultur der Aktivität und des Wohlbefindens ist es an der Zeit, effektive Programme und Initiativen zur Förderung körperlicher Aktivität am Arbeitsplatz umzusetzen. Angebot von flexiblen Arbeitszeiten und Heimarbeit Bieten Sie Ihren Mitarbeitern flexible Arbeitszeitpläne und Optionen zur Heimarbeit. Dies gibt den Mitarbeitern mehr Zeit und Gelegenheit, sich außerhalb des Arbeitsplatzes körperlich zu betätigen, z.B. laufen zu gehen oder einen Fitnesskurs zu besuchen. Flexible Arbeitszeiten können auch dazu beitragen, Stress abzubauen, was sich positiv auf die allgemeine Gesundheit und das Wohlbefinden auswirken kann. Indem Mitarbeiter dann arbeiten können, wenn sie am produktivsten sind, können sie ihre Zeit besser einteilen und körperliche Aktivität priorisieren. Optionen für Heimarbeit können auch für diejenigen von Vorteil sein, die weit vom Büro entfernt wohnen oder familiäre Verpflichtungen haben, die es schwierig machen, sich auf einen regulären Arbeitszeitplan festzulegen. Dies reduziert die Pendelzeit und gibt den Mitarbeitern mehr Zeit für körperliche Aktivitäten. Bereitstellung von Fitnesseinrichtungen vor Ort oder Mitgliedschaften im Fitnessstudio Wenn Sie über die nötigen Ressourcen verfügen, sollten Sie erwägen, Ihren Mitarbeitern Fitnesseinrichtungen vor Ort oder Mitgliedschaften im Fitnessstudio zur Verfügung zu stellen. Dies kann es ihnen erleichtern, sich während des Arbeitstages körperlich zu betätigen, ohne das Büro verlassen zu müssen. Fitnesseinrichtungen vor Ort können auch eine großartige Möglichkeit sein, ein Gemeinschaftsgefühl aufzubauen und die soziale Interaktion zwischen den Mitarbeitern zu fördern. Durch gemeinsames Training können sich die Mitarbeiter über gemeinsame Erinnerungen verbinden und stärkere Beziehungen aufbauen. Bei Gruppenwanderungen am Wochenende können sie auch ihre Familie und Freunde in das Erlebnis einbeziehen. Fitnessstudio-Mitgliedschaften können auch ein wertvoller Vorteil für Mitarbeiter sein, da sie eine Trainingsumgebung wählen können, die für sie bequem ist und ihren individuellen Fitnesszielen entspricht. Organisation von Teambuilding-Aktivitäten und Sportveranstaltungen Erwägen Sie, Teambuilding-Aktivitäten und Sportveranstaltungen zu organisieren, um körperliche Aktivität und den Teamzusammenhalt zu fördern. Dies kann alles sein, von einem wöchentlichen Fußballspiel bis hin zu einem unternehmensweiten Wohltätigkeitsspaziergang oder -lauf. Teambuilding-Aktivitäten können dazu beitragen, die Arbeitsmoral zu stärken und das Kameradschaftsgefühl unter den Mitarbeitern zu fördern. Sportveranstaltungen können auch eine unterhaltsame Möglichkeit sein, sich körperlich zu betätigen und einen gesunden Wettbewerb zu fördern. Förderung von Besprechungen im Gehen oder Stehen Ermutigen Sie zu Besprechungen im Gehen oder Stehen. Anstatt in einem Konferenzraum zu sitzen, sollten Sie einen Spaziergang um den Block machen oder während des Meetings stehen. Dies kann helfen, längere Sitzphasen aufzubrechen und die Bewegung während des gesamten Arbeitstages zu fördern. Besprechungen zu Fuß können auch eine großartige Möglichkeit sein, neue Ideen zu entwickeln und der Kreativität freien Lauf zu lassen. Indem sie nach draußen gehen und sich bewegen, können sich die Mitarbeiter energiegeladener und konzentrierter fühlen. Besprechungen im Stehen können dazu beitragen, die Körperhaltung zu verbessern und das Risiko von Rückenschmerzen und anderen Erkrankungen des Bewegungsapparates zu verringern. Fazit Indem Sie körperliche Aktivität am Arbeitsplatz priorisieren und eine Kultur des Wohlbefindens schaffen, können Sie die Gesundheit, das Wohlbefinden und die Arbeitszufriedenheit Ihrer Mitarbeiter verbessern. Die Umsetzung effektiver Programme und Initiativen erfordert Planung und Aufwand, aber die Belohnungen sind es auf lange Sicht wert. Beurteilen Sie zunächst Ihr aktuelles Aktivitätsniveau am Arbeitsplatz, schaffen Sie eine Kultur der Aktivität und des Wohlbefindens und implementieren Sie effektive Programme und Initiativen, um Ihr Team in Bewegung zu bringen. Steigern Sie die Aktivität Ihrer Mitarbeiter im Jahr 2023, indem Sie unserem ultimativen Leitfaden folgen und das Beste aus den leistungsstarken Projektmanagementfunktionen von Wrike herausholen. Starten Sie noch heute eine kostenlose Testphase und revolutionieren Sie die Leistung Ihres Teams. Wrike kostenlos testen Hinweis: Dieser Artikel wurde mithilfe eines KI-Engine erstellt. Er wurde von unserem Team überprüft und überarbeitet, um Genauigkeit und Qualität zu gewährleisten.
Intelco sorgt mit Wrike für betriebliche Effizienz
Hier ist eine Geschichte, von der wir sicher sind, dass sie Ihnen gefallen wird, weil sie eine ist, mit der Sie sich wahrscheinlich identifizieren können oder die Erinnerungen an vergangene Zeiten weckt. Intelco ist ein Softwarehaus, das Dienstleistungen für große Industriekonzerne wie Autobahn, Flughafen, Maschinenbau, Einzelhandel, Textilindustrie und viele andere erbringt. Mit Sitz in Gussago, Italien, ist das Unternehmen ein echter strategischer Partner für Unternehmen, die die Personalverwaltung auslagern. Das Unternehmen bietet dank der „maßgeschneiderten“ Anpassung der IRIS-Software, einer Intelco-eigenen Plattform, die aus rund 42 Modulen zur Optimierung, Rationalisierung und Digitalisierung von Personalmanagementprozessen besteht, eine breite Palette von Dienstleistungen an. 2019 sah sich das Unternehmen mit einem allzu häufigen Szenario konfrontiert. Ihre Teams arbeiteten mit unterschiedlichen Systemen, benötigten mehr Transparenz und konnten die Arbeit nicht effizient verfolgen oder laufende Arbeiten oder eine historische Aufzeichnung abgeschlossener Projekte einsehen. Sie waren entschlossen, Wege zu finden, ihre Prozesse zu optimieren und intelligenter zu arbeiten. Change-Management war erforderlich. Obwohl Veränderungen einschüchternd wirkten, wussten sie, dass sie gemacht werden mussten, um ihr Endziel zu erreichen — die Verbesserung der Zusammenarbeit und die Rationalisierung der Prozesse. Wir haben mit Mattia Ronchi und Paolo Baiamonte, Projektmanagern bei Intelco, gesprochen, um mehr über ihre Arbeitsabläufe, die wichtigsten Probleme und die Gründe zu erfahren, warum sie sich für Wrike entschieden haben. Wie hat Intelco die Arbeit zuvor verwaltet und verfolgt? MR & PB: Früher haben wir unsere gesamte Arbeit über Tabellen und handschriftliche Notizen verwaltet. Insbesondere unser Serviceteam war auf E-Mails und Telefonanrufe angewiesen, da Kunden keine neuen Anfragen stellen konnten, ohne zuerst das Serviceteam per E-Mail oder Anruf zu kontaktieren. Jedes Mal, wenn ein Fehler behoben werden musste oder eine Änderungsanfrage gesendet wurde, wurde das Serviceteam mit eingehenden Anfragen überschwemmt. Es war nicht ideal und wir wussten, dass es einen besseren Weg geben musste. Was hat Ihr Team motiviert, nach einer besseren Lösung zu suchen? MR & PB: Alles begann mit der Aktualisierung unseres Ticketsystems und der Bearbeitung neuer Anfragen. Das eklatante Problem bestand darin, dass es mehrere Kanäle für die Annahme von Anfragen gab. Es musste ein konsolidiertes, leicht nachzuvollziehendes System geben, um alles zu bewältigen. Aber wir wollten auch Prozesse rationalisieren, mehr Teams ermöglichen, Einblick in die Arbeit aller Abteilungen zu haben und zusammenzuarbeiten. Und hier ist das Wichtigste — wir wollten alles an einem Ort haben. Wie war Ihr Bewertungsprozess und was hat Sie von Wrike überzeugt? MR & PB: Die Umsetzung organisatorischer Veränderungen ist nicht einfach, aber wir wussten, dass Change-Management angebracht ist, also haben wir nach einer Work-Management-Lösung gesucht. Wir haben uns mehrere Produktdemos angesehen, um herauszufinden, welche Lösung unseren Anforderungen am besten entspricht. Nach all den Demos waren wir nicht beeindruckt, weil jeder Anbieter zu nischig, die Software zu klobig oder nicht an unsere Bedürfnisse anpassbar war. Als wir Wrike sahen, war klar, wie robust die Plattform war und wie wir sie an unsere bevorzugte Arbeitsweise anpassen konnten. Die anderen Plattformen waren nicht so flexibel wie Wrike, was den Unterschied ausmachte. Zum Beispiel ist das Anfrageformular alles, was wir uns erhofft haben und mehr, da es den Prozess vereinfacht und den richtigen Teamkollegen sofort automatisch zuweist. Unsere Anfrageformulare helfen uns dabei, die Arbeit zu priorisieren, sodass unsere Teams jeden Morgen, wenn sie ankommen, in Wrike eine Liste mit priorisierten Aufgabe sehen können, damit sie nicht erraten müssen, was zu tun ist. Welche Intelco-Teams verwenden Wrike, um Arbeit zu verwalten und zusammenzuarbeiten? MR & PB: Zusammen mit dem Serviceteam war unser Projektmanagement-Team die erste Gruppe, die zu Wrike wechselte, weil ich den Change-Management-Prozess maßgeblich mitgestaltet habe. Sobald wir einen sofortigen Erfolg verzeichneten, verbreitete sich die Nachricht schnell in anderen Abteilungen wie Marketing, Recht, Finanzen und IT. Heute arbeitet das gesamte Unternehmen innerhalb von Wrike. Das ist ein weiterer wunderbarer Aspekt des Produkts — jede Abteilung bei Intelco hat ihren eigenen dedizierten Raum , in dem wir Projekte einrichten und Aktivitäten verfolgen können. Das ist großartig, weil unsere gesamte Arbeit getrennt und dennoch in Wrike untergebracht werden kann. Welche Wrike-Funktionen empfehlen Sie am meisten? MR & PB: Mit Anfrageformularen können wir sie mit Blueprints verknüpfen und mit wenigen Klicks ganze Projekte starten, das ist also großartig! Und bevor wir Wrike genutzt haben, haben wir die für die Arbeit aufgewendete Zeit nicht erfasst, aber jetzt haben wir Stundenzettel — wir könnten nicht ohne sie leben! Wir können die pro Aufgabe aufgewendete Zeit in Echtzeit überwachen. Wir können besser planen und einfacher Prognosen stellen, weil wir mehr Transparenz haben und die aufgewendete Zeit aufzeichnen können. Apropos Sichtbarkeit, zu den anderen Funktionen, die wir lieben, gehört die Möglichkeit, benutzerdefinierte Dashboards über Wrike Analyze zu erstellen. Jeder, einschließlich der Manager, kann sehen, welche Projekte veröffentlicht werden und welchen Status sie haben. Sie müssen nicht mehr durch E-Mails, Tabellen oder handschriftliche Notizen wühlen, denn alles ist in Wrike enthalten. Auf der Plattform wird nicht nur unsere gesamte Arbeit und Kollaboration abgewickelt, sondern gerade diese Funktionen haben uns geholfen, schnell zu erkennen, welche Teams im Vergleich zu anderen am besten abschneiden und wo wir uns verbessern müssen. Was kommt als Nächstes für Intelco mit Wrike? MR & PB: Jeder neue Mitarbeiter wird vom ersten Tag an in Wrike aufgenommen, und wir planen, Wrike Integrate zu nutzen, um unseren Salesforce-Account und andere Konten aus unserem Tech-Stack zu synchronisieren. Sehen Sie sich die vollständige Fallstudie an Die Geschichte von Intelco geht noch weiter; die vollständigen Details finden Sie hier. Sie werden sehen, wie sie mit Wrike 90% weniger E-Mails bearbeiten, Bugfixes 50% schneller abschließen und 30% Zeit bei Fortschrittsbesprechungen sparen können. Lesen Sie die vollständige Fallstudie hier.
4 Möglichkeiten, wie Sie nahtlos zwischen Tabellen und Projektmanagement-Tools arbeiten können
Projektmanagement-Apps, Plattformen für das Kundenbeziehungsmanagement, dynamische Datenbanken … Es scheint, als ob es nicht an Tools für jede Art von Aufgabe mangeln würde. Und doch sind Tabellen immer noch überall. Sollten Sie versuchen, sie auf Schritt und Tritt zu ersetzen? Oder sollten Sie einfach lernen, sie alle anzunehmen? Keines von beiden, wirklich. Stattdessen sollten Sie Tabellen und Ihre anderen Tools zusammenführen. Auf diese Weise vermeiden Sie endloses Kopieren und Einfügen von Daten und andere manuelle Arbeit. Hier sind vier Möglichkeiten, wie Sie Ihre Arbeit konsolidieren und das Beste aus der Verwendung von Tabellen mit Ihren anderen Tools herausholen können. Wrike kostenlos testen Erkennen Sie, wann sie das beste Tool für den Job sind Trotz , wie groß der SaaS-Markt in den letzten Jahren geworden ist, bevorzugen einige immer noch Tabellenkalkulationen für bestimmte Aufgaben. Hier sind nur einige Beispiele für Aufgaben, bei denen eine Tabellenkalkulation die bevorzugte Option ist: Budgetplanung: Dank ihrer robusten Formeln und ihrer Datenbankfunktionen ist die Tabellenkalkulation immer noch eine hervorragende Möglichkeit, Ihr Budget für bestimmte Projekte, Teams oder sogar das gesamte Unternehmen zu überwachen. Arbeiten mit Daten aus mehreren Quellen: Da die meisten Tools, die Sie verwenden, Daten als CSV-Datei exportieren können, eignen sich Tabellenkalkulationen perfekt für die Arbeit mit all diesen Daten, ohne ständig für neue Software-Integrationen bezahlen zu müssen. SEO-Management: Tools zur Suchmaschinenoptimierung (SEO) sind erstklassig, wenn es darum geht, zu verfolgen, wie gut Ihre Inhalte in den Suchergebnissen platziert sind, aber die Daten in diesen Tools sind nicht immer gut teilbar. Eine Tabelle ist perfekt, um diese Daten zu teilen — und sie auch zu analysieren. Dies sind nur einige der Aufgaben, für die Tabellen nützlich sind. Aber nur weil sie nützlich sind, heißt das nicht, dass sie eines Ihrer anderen Tools ersetzen müssen. Sie können leicht Möglichkeiten finden, Tabellen in Ihren Arbeitsablauf zu integrieren, auch wenn der Großteil Ihrer Arbeit in einem Projektmanagement-Tool wie Wrike stattfindet. Planen Sie einfach, wo sie in Ihren Prozess passen und unternehmen Sie Schritte, um diese Integration so nahtlos wie möglich zu gestalten — sei es durch die Festlegung von Best Practices in Ihrem Workflow-Prozess oder durch die Verwendung einer Integration. Lernen Sie, sich auf die Tabellenexperten zu verlassen Jedes Team hat diesen einen Tabellenmaster, der mit ein paar Minuten, ein paar Zeilen und einigen Daten so ziemlich alles machen kann. Ganz gleich, ob es darum geht, einen detaillierten Bericht zu erstellen, ein Dashboard zu erstellen oder Wege zu finden, um bestimmte Probleme für Ihr Team zu lösen — wie etwa die Anwesenheit an großen Besprechungen zu erfassen — ein Tabellenexperte kann diese Tools wirklich zum Laufen bringen. Selbst wenn Sie über erstklassige Tools für Projektmanagement, Terminplanung, Verwaltung von Datenbanken oder andere Funktionen verfügen, sind Tabellenkalkulationen immer noch ein großartiges Tool. Ohne neue Software kaufen zu müssen, können Sie Ihren lokalen Tabellenmaster bitten, schnell eine Lösung für einen bestimmten Anwendungsfall zu entwickeln und diese zu verwenden, bis Sie das Budget für die neue Plattform haben, die Sie benötigen. Tabellen können dabei helfen, die Lücken in einem ansonsten herausragenden Toolstack zu schließen. Aber nur weil Ihr lokaler Tabellenexperte aus einer Tabelle fast alles machen kann, bedeutet das nicht, dass er es tun sollte. Projektmanager und Teamleiter können klare Grenzen setzen und festlegen, wann bestimmte Tools eher verwendet werden sollten als andere— und Ihre Tabellenexperten bei Bedarf loslassen. Wrike kostenlos testen Machen Sie sich die Teams zu eigen, die sie lieben Für einige Teams ist es wirklich egal, was es sonst noch gibt. Tabellen sind die Art und Weise, wie sie jahrelang gearbeitet haben, und nichts kommt an sie heran. Das kann daran liegen, dass sie zu den am leichtesten zugänglichen Tools gehören — jedes Unternehmen mit einem Microsoft Office- oder Google Workspace-Plan verfügt über ein Tabellenkalkulationstool — oder einfach daran, dass sie Teil der Schulungen sind, die Mitarbeiter für bestimmte Rollen erhalten. Denken Sie an Buchhalter, Datenanalysten und Personalspezialisten. Wenn Sie viel Zeit mit Tabellen verbringen, ist es leicht, sie als Lösung für jedes Problem zu betrachten. Sie könnten versuchen, diese Teams davon zu überzeugen, ihre Arbeit aus ihren Tabellen herauszuholen. Aber ist das wirklich die beste Nutzung der Zeit von irgendjemandem? Es ist vielleicht am besten, einfach zu akzeptieren, dass einige Teams für alles Tabellen verwenden. Denn wissen Sie was? Es gibt eine Möglichkeit, nahtlos mit ihnen zu arbeiten, auch wenn Sie Wrike für den Großteil Ihrer Arbeit verwenden. Kombinieren Sie ihre Stärken mit Ihren Lieblingstools Mit der richtigen Plattform müssen Sie sich nicht einmal Gedanken über Teams machen, die ausschließlich mit Tabellen arbeiten. Sie können nahtlos mit ihnen zusammenarbeiten, ohne das Tool Ihrer Wahl verlassen zu müssen — oder gar zu bemerken, dass sie mit einer Tabelle arbeiten. Wie? Mit Wrike Sync von Unito. Arbeiten Sie mit Wrike und profitieren Sie gleichzeitig von den Tabellen, die andere Teams erstellen. Wrike Sync ist ein Integrations-Add-on ohne Code, das Daten aus Tabellen auf Wrike überträgt — und zurück — und dabei alles in beiden Tools synchron hält. Also, was können Sie damit tun? Ziehen Sie Daten aus einer Tabelle für Ihre Wrike-Berichte: Wrike verfügt über einige leistungsstarke Berichtsfunktionen, aber wenn Sie Daten von anderen Plattformen verwenden müssen, kann der manuelle Export sehr viel Zeit in Anspruch nehmen. Mit Wrike Sync können Sie sicherstellen, dass all diese Daten in Wrike sind und automatisch auf dem neuesten Stand gehalten werden. Holen Sie sich Wrike-Daten in Ihre Datenbanken: Wenn ein Team eine Tabelle für eine wichtige Datenbank verwendet, wird fast erwartet, dass Sie sicherstellen, dass Ihre Daten in ihr Tool gelangen. Mit Wrike Sync können Sie die manuelle Arbeit überspringen und sicherstellen, dass Ihre Daten dort sind, wo sie sein müssen. Verbinden Sie Wrike mit jedem Tool, das Ihre Teams verwenden: Wrike Sync ist nicht nur für Tabellen gedacht. Egal, mit welchem Team Sie arbeiten müssen, Sie können Wrike mit deren Tools verbinden und sicherstellen, dass alle auf dem Laufenden bleiben. Synchronisieren Sie Wrike-Aufgaben mit Zendesk-Tickets, HubSpot-Aufgaben, Jira-Problemen, Miro-Karten und vielem mehr. Tabellen müssen nicht immer ersetzt werden. Egal, ob Sie es mit einem Team zu tun haben, das nicht auf sie verzichten will, oder mit einer Aufgabe, bei der sie tatsächlich die beste Option sind, Sie können Tabellen in Ihren Workflows beibehalten. Und solange Sie eine Plattform wie Wrike Sync verwenden, können Sie Ihre gesamte Arbeit von Ihrer erstklassigen Projektmanagement-App aus erledigen, ohne die Lücken zwischen den Tools mit stundenlanger manueller Arbeit schließen zu müssen.
13 schnelle Stresskiller für Ihr Büro
Auch wenn Sie Ihren Job lieben, werden Sie sich wahrscheinlich immer mal wieder überfordert fühlen. Ihr Posteingang lässt Ihnen keine Ruhe, Vorgesetzte und Kollegen bitten um Updates, Sie suchen nach den Informationen, die Sie benötigen, um Ihre Arbeit zu erledigen und ständig werden Ihnen neue Prioritäten zugeschoben. Sogar die Beleuchtung und Temperatur in Ihrem Büro können Ihren Stresspegel steigen lassen. All diese Stressfaktoren stoßen aufeinander und ehe Sie sich versehen, haben Sie es mit Spannungskopfschmerzen, Stress-Essen und schlaflosen Nächten zu tun. Hier nun die gute Nachricht: Genauso leicht wie Stress über den Tag verteilt ansteigen kann, können Sie Ihn auch bekämpfen - ohne überhaupt Ihren Arbeitsplatz zu verlassen. Probieren Sie diese 13 ganz einfachen Methoden aus, mit denen Sie Stress abbauen und Ihren Arbeitstag verschönern: 1. Bringen Sie Ihre Sorgen zu Papier Egal, ob Sie Angst vor einer großen Präsentation oder vor den Ergebnissen eines anstehenden Projekts haben, die Tatsache, dass Sie Ihre Sorgen aufschreiben, kann bereits Ihren Stress lindern und Ihre Leistung steigern. Sich über eine Situation Sorgen zu machen, strapaziert Ihren Arbeitsspeicher und verschwendet Rechenkapazität Ihres Gehirns. Das expressive Schreiben hilft Ihnen, nicht mehr über die Situation nachzugrübeln und Ihre wirkliche Stressquelle zu lokalisieren. Dann verfügt Ihr Arbeitsspeicher über die notwendigen Ressourcen, um gute Leistungen zu erbringen, wenn die Situation tatsächlich auftritt. 2. Schauen Sie sich ein lustiges Video an Ein herzliches Lachen hilft Ihnen nicht nur den Kopf freizubekommen, sondern es lässt auch Ihre Kreativität und Produktivität in die Höhe schnellen. 3. Schalten Sie Ihren Monitor für 10 Minuten aus Computer-Monitore, Smartphones, Fernseher – sobald der Wecker klingelt, bis abends direkt vor dem Schlafengehen starren die meisten von uns unaufhörlich auf irgendwelche Bildschirme. Folge davon ist das Computer Vision Syndrom, das mit einer Überanstrengung der Augen, Kopf- und Nackenschmerzen, Übelkeit und verstärkter Ängstlichkeit und Depressionen in Verbindung gebracht wird. Ziehen Sie daher bewusst mal wortwörtlich den Stecker. Anstatt Ihr kleines Päuschen in den sozialen Medien oder einem Chat mit einem Freund zu verbringen, schalten Sie doch mal Ihren Monitor aus, klappen Sie Ihren Laptop zu und gönnen Sie Ihren Augen eine Pause. Lesen Sie ein Buch oder eine Zeitschrift, gehen Sie eine Runde spazieren (und das ohne Pokemon Go zu spielen) oder machen Sie sich eine Tasse Kaffee und plaudern Sie mit einem Kollegen. 4. Versuchen Sie's mal mit progressiver Muskelentspannung Diese Entspannungstechnik beruhigt Ihren körpereigenen Kampf oder Fluchtreflex, der durch Stress ausgelöst wird. Sie konzentrieren sich darauf, jede wichtige Muskelgruppe Ihres Körpers für jeweils 5 Sekunden anzuspannen und dann zu entspannen. Dadurch verlangsamen sich Ihr Herzschlag und Ihre Atmung, Ihr Blutdruck stabilisiert sich und Ihre Muskeln werden entspannt. 5. Streicheln Sie den Büro-Hund (oder besuchen Sie den nahe gelegenen Hundepark) Das Kraueln oder Spielen mit Hunden kann den Blutdruck senken, Glückshormone wie Oxytocin freisetzen und die Produktion des Stresshormons Cortisol vermindern. Meiner Erfahrung nach sind Hunde auch großartige und zudem urteilsfreie Zuhörer und somit der perfekte Abladeplatz für Ängste und Sorgen. 6. Genießen Sie einen Snack - ohne ihn herunterzuschlingen "Vermeiden Sie Stress-Essen" ist eine häufige Warnung (und ein guter Rat), aber sich mal was Leckeres zu gönnen, um Stress zu bekämpfen, ist nicht immer so ungesund, wie es sich anhört. Der richtige Snack kann Ihren Blutzucker ansteigen lassen und Ihrer Stimmung einen schnellen Energieschub verleihen. Halten Sie sich jedoch von Schokoriegeln und Gummibärchen fern und greifen Sie stattdessen nach bewährten Anti-Stress-Alternativen wie Beeren, Nüsse, dunkle Schokolade und Haferflocken. Es gibt sogar Snacks, die Ihnen gezielt zu mehr Produktivität verhelfen. Und vergessen Sie nicht, sich Zeit zu nehmen und den Snack zu genießen, anstatt ihn mit einem Bissen hinunterzuschlingen. 7. Atmen Sie mal tief durch Sie brauchen in kein Yoga-Studio zu gehen, um von den Vorteilen einer tiefen Atmung zu profitieren, die den Blutdruck senken, Entspannung fördern und dabei helfen kann, Ihr zentrales Nervensystem zu beruhigen. Außerdem ist es eine schnelle und einfache Methode, um Stress abzubauen, die absolut niemand bemerken wird, auch nicht in einem überfüllten Büro. Atmen Sie einfach 4 Sekunden lang ein und dann 4 Sekunden lang wieder aus. 8. Hören Sie Musik Musik, vor allem ruhige klassische Musik, ist ein großartiges Mittel um Stress abzubauen, Ihre Herzfrequenz zu verlangsamen, den Blutdruck zu senken und schädliche Stresshormone zu vermindern. Sie kann auch Ihr Selbstwertgefühl und Ihre Stimmung verbessern. (Hier ist meine persönliche Stressbekämpfungs-Playlist. Haben Sie auch einen Favoriten? Dann ab in den Kommentarbereich damit!) 9. Versuchen Sie's mal mit geführter Meditation Nach jüngsten Studien haben bereits wenige Minuten tägliche Meditation signifikante Auswirkungen auf Ihren Stresspegel. Ein weiterer Vorteil besteht in einer Verbesserung Ihrer Aufmerksamkeitsspanne und kognitiven Leistungsfähigkeit, da Meditation tatsächlich die Dichte Ihrer grauen Hirnmasse erhöht. Sie können eine kostenlose Meditations-App wie Calm herunterladen und geführte Meditations-Podcasts auf iTunes anhören oder Sie finden mit einem Video auf YouTube ein paar Momente der Ruhe, ohne auch nur Ihren Schreibtisch zu verlassen. 10. Schauen Sie aus dem Fenster Nehmen Sie sich ein paar Minuten Zeit, um aus dem Fenster zu schauen und Ihre Seele baumeln zu lassen. Sich an der Natur zu erfreuen (der echten, nicht der Ihres Bildschirmschoners) hilft Ihrem Körper sich zu entspannen und Ihren Herzschlag zu verlangsamen, und Tagträume sind ein wunderbares Mittel, um Ihrer Kreativität und Ihren Problemlösungsfähigkeiten neue Energie zu verleihen. 11. Werden Sie sich bewusst, worauf es wirklich ankommt Führen Sie ein Dankbarkeits-Tagebuch? Verwerfen Sie die Idee nicht so schnell - das Führen eines Dankbarkeits-Tagebuches verringerte in einer Gruppe von Stanford-Studenten bei 27% der Befragten den Stresspegel und neueste Studien der Universitäten von Yale und Columbia haben ergeben, dass Dankbarkeits-Tagebücher erhöhte Wachsamkeit, Aufmerksamkeit und Energie zur Folge haben und gleichzeitig das Immunsystem stärken und Ängste abbauen. 12. Rufen Sie einen Freund an Von Ihren engsten Freunden umgeben zu sein, reduziert tatsächlich die körpereigene Produktion des Stresshormons Cortisol und durch ein Gespräch mit einem geliebten Menschen kann die "Entspannungsreaktion" Ihres Körpers ausgelöst werden. Wenn Sie sich also das nächste Mal über einen neuen Kunden Sorgen machen, dann rufen Sie doch Ihren besten Freund oder auch mal Ihre Mama an. 13. Frönen Sie einem Ihrer Hobbys Wie wär's mit einer Runde Sudoku, stricken Sie mal 10 Minuten lang, lesen Sie ein Kapitel eines Krimis, pflegen Sie den Bonsai-Baum auf Ihrem Schreibtisch - welche Hobbys Sie auch immer haben, machen Sie eine Pause und konzentrieren Sie sich auf etwas, das Ihnen Spaß macht. So können Sie ganz wunderbar Stress und Ängste abbauen. Der ultimative Stresskiller Statt ständig gegen Arbeitsstress anzukämpfen, eliminieren Sie ihn einfach dort, wo es in Ihrer Hand liegt, indem Sie organisiert bleiben und die Kontrolle über Ihre Arbeit behalten. Erfahren Sie in dieser 20-sekündigen Einführung in die Getting Things Done (GTD) Methode, wie Sie schnell und einfach organisiert und produktiv werden können, und starten Sie dann Ihre kostenlose 2-wöchige Wrike Testphase, um direkt umzusetzen, was Sie gelernt haben.
Die 5 größten Probleme bei der Arbeit mit dem Smartphone überwinden
Sehr viele von uns nutzen beim Pendeln das Smartphone, um zu arbeiten oder bei wichtigen Projekten nach Feierabend nach dem Status zu sehen. Aber so nützlich Mobilgeräte auch sein mögen, sind sie doch nicht darauf ausgelegt, mit ihnen produktiv arbeiten zu können. Teilnehmer unserer jüngsten Mobile Productivity-Umfrage benannten ihre Hauptstressfaktoren bei der Arbeit mit Mobilgeräten. Lesen Sie weiter, um einige der größten Hindernisse für mobile Produktivität sowie einige effektive Tipps zu entdecken, die bei der Arbeit unterwegs hilfreich sind. 1. "Detaillierte Arbeit oder ausführliches Schreiben sind schwierig." Wir alle wissen, dass der Blick auf den Smartphone-Bildschirm und das umständliche Eintippen eines komplexen Gedankengangs oder längerer Anweisungen mit dem Daumen ein Problem darstellen. Warum es also versuchen? Nutzen Sie stattdessen Ihren Ärger über das Tippen auf Mobilgeräten als Antrieb, um E-Mails, Anweisungen und Feedback kurz und präzise zu halten. Nutzen Sie die Einschränkung zu Ihrem Vorteil und anstatt ein ganzes Projekt oder eine Präsentation auf Ihrem iPhone oder Galaxy Note zu erstellen, konzentrieren Sie sich lieber auf das Ausarbeiten eines kompakten Entwurfs und eines logischen Plans, die sie später an Ihrem Laptop mit Leben füllen. Falls Sie die Idee aber sofort ausarbeiten müssen, investieren Sie in eine gute Bluetooth-Tastatur, mit der Sie unterwegs besser tippen können. 2. “Ich werde oft von Anrufen und eingehenden Nachrichten gestört.” Zum Glück verfügen die meisten Smartphones heutzutage über eine "Bitte nicht stören"-Funktion, mit der eingehende Anrufe und Benachrichtigungen mit einem Tastendruck abgestellt werden können. Sowohl mit iOS als auch mit Android können Sie für "Bitte nicht stören" einen Timer einstellen, so dass Sie ein bis zwei Stunden lang ungestört arbeiten können und dann automatisch Ihre neuesten Benachrichtigungen erhalten und etwaige verpasste Anrufe beantworten können. 3. "Es ist schwierig, mehrere Anwendungen gleichzeitig zu nutzen." Benutzen Sie Apps wie Workflow oder IF by IFTTT zum Verbinden von Apps und zur Automatisierung von mehrschrittigen Aufgaben. Beispielsweise können Sie, anstatt mehrere verschiedene Anwendungen zum Aufnehmen und Hochladen einer Sprachnachricht auf Evernote zu öffnen, einen Workflow erstellen und die gleiche Aufgabe mit nur einem Klick erledigen. Noch besser: Sie durchsuchen die von anderen Leuten erstellten Workflows nach einer Anregung und nehmen sich einfach die nützlichsten Shortcuts. 4. "Rechtschreibfehler und Autokorrektur verlangsamen mich." Benutzen Sie zum Aufschreiben Ihrer Ideen eine handschriftliche Notizapp, statt vollständige Gedankengänge und lange Absätze mit einer winzigen Tastatur einzutippen und sich mit der Autokorrektur herumzuärgern. Versuchen Sie Notes Plus für das iPad oder Squid für Android, Windows Phones und Kindle. Falls Ihre Handschrift so schlecht ist wie meine, sollten Sie jedoch stattdessen eine Diktiergerät-App wie Dragon Dictation erwägen. 5. "Ich werde von anderen Apps wie Instagram oder Candy Crush abgelenkt." Apps wie z. B. Focus können soziale Medien, persönliche E-Mails und Spiele während eines eingestellten Zeitraums sperren, damit Sie sich auf Ihre Aufgabe konzentrieren können. Außerdem können Sie den Lockruf Ihrer Lieblingsspiele als Motivation zum Fertigstellen einer wichtigen Aufgabe nutzen und sich dann damit für eine erledigte Arbeit belohnen. Fördern Sie Ihre mobile Produktivität Leisten Sie mit Wrike mehr im Büro und unterwegs! Starten Sie eine kostenlose Probeversion und laden Sie sich die kostenlosen Apps für iOS und Android herunter. Lesen Sie mehr über die Produktivitätstrends, die die mobile Arbeit beeinflussen Sind Sie an weiteren Einsichten zu mobiler Produktivität interessiert? Laden Sie den vollständigen Ergebnisbericht aus unserer Umfrage herunter, um zu erfahren, wie sehr wir für die Arbeit tatsächlich von unseren Mobilgeräten abhängen, wie die überraschende Auswirkung auf unsere Work-Life-Balance aussieht und wie aktuelle mobile Arbeitstrends in den nächsten Jahren unsere Zusammenarbeit mit Kollegen beeinflussen werden.
ASAP – Wie die Sofort-Mentalität Ihrem Team schadet
„Ich brauche das so bald wie möglich.“ „Können Sie asap damit anfangen?“ „Lassen Sie uns so schnell wie möglich ein Meeting vereinbaren.“ Zeit ist Geld – ein bekanntes Sprichwort. Oft, wenn wir bei einer Anfrage ein „so bald wie möglich“ (ASAP) anhängen, ist der Hintergedanke, dass wir Geld (Zeit) sparen wollen. Alle brauchen alles, und zwar dringend. Wenn aber alles dringlich ist, dann ist doch eigentlich nichts wirklich dringlich, oder? Mit dieser Sofort-Mentalität schaffen wir ein hektisches, betriebsames Umfeld; wir raufen uns die Haare in dem Bestreben, Termine einzuhalten, an Meetings teilzunehmen, produktiv, kreativ und innovativ zu sein, und (obendrein) unsere eigenen persönlichen Karriereziele zu fördern. Und das Problem wird täglich schlimmer. Nicht überzeugt? Eine von TripAdvisor durchgeführte internationale Umfrage sollte ermitteln, mit welchen Arbeitsaktivitäten sich Arbeitnehmer in der Regel während des Urlaubs beschäftigen. Hier die Ergebnisse: [caption id="attachment_420276" align="aligncenter" width="820"] Source: TripAdvisor[/caption] Obwohl die Zeit keine unbegrenzte Ressource ist, müssen wir aufhören, Geschwindigkeit über Qualität zu priorisieren, und dabei unsere Freizeit zu opfern. Das Problem mit „so bald wie möglich“ Außer der Tatsache, dass wir diesen Begriff verwenden, um ein Gefühl der Dringlichkeit und Wichtigkeit gegenüber allen anderen Aufgaben zu vermitteln, ist seine Bedeutung völlig subjektiv. Heißt baldmöglichst heute oder morgen? Nächste Woche oder nächsten Monat? Für jemanden, der die Forderung „so bald wie möglich“ stellt, kann dies etwas ganz anderes bedeuten, als für die Person, die auf diese Weise aufgefordert wird. Da diese Aufforderung nebulös ist, bietet sie eigentlich keinen Einblick darüber, wann die Aufgabe tatsächlich ausgeführt werden soll. Hinzu kommt aber noch, dass diese „so bald wie möglich“-Mentalität dem Mitarbeiterengagement schadet. Während sich Mitarbeiter weiter abrackern und beeilen, um ihre Aufgaben so schnell wie möglich zu erledigen, nehmen ihre Zuversicht und ihre Motivation ab, was zu Motivationslosigkeit und Burnout führt. Motivationslose Mitarbeiter kosten in den USA jährlich ca. $ 605 Milliarden. Schauen wir uns jetzt einmal einige Zeichen und Signale an, die darauf hinweisen, dass die „so bald wie möglich“-Mentalität in ihrer Belegschaft um sich greift. Die Auswirkungen von „so bald wie möglich“ Die Zuversicht schwindet Wenn jemand etwas von Ihnen „so bald wie möglich“ anfordert, wie fühlen Sie sich? Ich bezweifle, dass Sie sich dadurch befähigt und motiviert fühlen. Das genaue Gegenteil ist wahrscheinlich der Fall. Verlangt jemand von Ihnen, „baldmöglichst“ etwas zu schaffen, wird dies Ihre Zuversicht stark beeinflussen. Indem man durch das Etikett „baldmöglichst“ mitteilen möchte, dass etwas wichtig ist, sagt man eigentlich nur, „Wenn Sie das nicht gleich für mich tun können, dann sind Sie wertlos.“ So zerstört man Zuversicht! Versuchen Sie es stattdessen doch einmal so: „Diese Aufgabe ist sehr wichtig, woran arbeiten Sie noch, vielleicht könnte man die Prioritäten etwas verschieben?“ Auf diese Weise auferlegt man dem Mitarbeiter nicht die alleinige Verantwortung, alle seine Aufgaben herumzuschieben. Zeitpläne entgleisen Zeitpläne fallen auseinander, wenn eine „so bald wie möglich“-Aufgabe hereinschneit. Stellt man die „so bald wie möglich“-Aufgabe oben in die To-do-Liste, werden alle anderen wichtigen (und nicht wichtigen, aber dennoch zu erledigenden) Aufgaben nach unten geschoben. Es kann auch sein, dass das, was für eine Person wichtig ist, für eine andere nicht so wichtig ist (und umgekehrt). Für „so bald wie möglich“-Aufgaben sollten somit Fristen gesetzt werden. Eine Frist ist objektiver, wenn mit der Fertigstellung ein konkretes Datum verbunden ist. [caption id="attachment_420277" align="aligncenter" width="600"] Source: PHD Comics[/caption] Die Produktivität wird herabgesetzt Eine Aufgabe abrupt zu beenden, um eine andere „so bald wie möglich“-Aufgabe zu starten, zerstört die Dynamik und die Produktivität, die man bei der ersten Aufgabe aufgebaut hat. Der Wechsel zwischen Aufgaben (auch als Multitasking bekannt) erfordert tatsächlich 40% mehr Zeit, als wenn man sie beide separat in Angriff nehmen würde. Nehmen Sie eine Aufgabe nach der anderen in Angriff. Kommt eine Aufgabe spontan auf Sie zu, teilen Sie klar und deutlich mit, dass Sie bereits an einer anderen Aufgabe arbeiten. An dieser Stelle sollte Ihr Manager Ihnen mitteilen, ob Sie die erste Aufgabe beiseite legen und sich auf den kritischen Auftrag konzentrieren sollten, oder ob Sie die erste Aufgabe fertig stellen sollen, bevor Sie mit der dringlichen beginnen. Das Vertrauen geht verloren Durch die „baldmöglichst“-Methode verlieren Sie mit Sicherheit das Vertrauen all Ihrer Teammitglieder. Subjektive Fristen zu setzen und unnötigen Stress zu erzeugen – so legt man ein Fundament, das zum Versagen des Teams führen wird, und man wird es Ihnen schnell verübeln. Konzentrieren Sie sich stattdessen darauf, Vertrauen durch regelmäßige Einzelgespräche aufzubauen, und besprechen Sie offen die prioritären Ziele. Steht plötzliche eine sehr wichtige Anfrage vor der Tür, erleichtern Sie die Last Ihres Mitarbeiters, indem Sie einige seiner anderen Aufgaben an ein anderes Teammitglied weiterleiten. Die Qualität wird geopfert In dem dringlichen Bemühen, etwas so schnell wie möglich fertigzustellen, kann man fast davon ausgehen, dass eine rechtzeitige Fertigstellung nur auf Kosten der Qualität möglich sein wird. Wenn das geschieht, wird es um so wahrscheinlicher, dass Nacharbeit und zusätzlicher Zeitaufwand erforderlich sein werden, und Sie werden feststellen, dass Sie genau so viel (eventuell mehr) Zeit für die Arbeit benötigen. Dringlichkeit darf die Qualität der Arbeit nicht überschatten. Wenn etwas ein wenig mehr Zeit in Anspruch nimmt, um es richtig zu machen, werden Kunden und Stakeholder in der Regel sehr gerne bereit sein, ein wenig länger auf gute Arbeit zu warten, als etwas zu bekommen, das die Erwartungen nicht erfüllt. Kein „so bald wie möglich“ mehr – und zwar baldmöglichst! Sollten Sie feststellen, dass Sie jemand sind, der alles zu einer kritischen Mission werden lässt, wäre es vielleicht nützlich, Ihre Strategie zu überdenken. Es lohnt sich nicht, die Zuversicht des Teams, andere Fristen, die Produktivität und die Qualität der Arbeit zu opfern, nur um für ein eiliges Projekt Zeit zu sparen, indem man es nach oben in der To-do-Liste hochdrückt. Überdenken Sie Ihre Mentalität – Sie werden einen Anstieg in der Dynamik und eine ganze Menge Spielraum finden. Was kommt als nächstes? Mit „so bald wie möglich“ ist jetzt Schluss, was kommt jetzt? Nachfolgend einige Beiträge, die den Übergang zu einem reibungsloseren, produktiveren Arbeitsablauf erleichtern werden: Wie Sie Ihre To-dos priorisieren, wenn sie alle wichtig sind Ihr Marketing-Team versinkt in Arbeit? So setzen Sie Prioritäten richtig
Top Tech-Tool-Funktionen, die Kleinunternehmen benötigen, um produktiv zu bleiben
Deb Lee, Coach für digitale Produktivität, zertifzierter Professional Organiser, Referentin und Evernote-zertifizierte Beraterin, spricht über die Top-Tech-Tool-Funktionen, die ein kleines Unternehmen benötigt, um seine Produktivität zu steigern und wettbewerbsfähiger zu sein. Hier gibt sie einige Tipps, worauf man achten sollte, wenn man auf der Suche nach den besten Apps für ein Unternehmen ist.
Hilft Ihr Handy Ihnen dabei, produktiver zu sein? (Infografik)
Unsere Mobilgeräte sind großartig, wenn es darum geht Aufgaben unterwegs zu erledigen. Mit unseren Smartphones und Tablets können wir E-Mails beantworten, einen Blick auf den Kalender werfen, um keine Termine zu verpassen, und unsere To-do-Liste auf den neusten Stand bringen, wenn wir gerade keinen Computer zur Verfügung haben. Aber erhöhen wir wirklich unsere Produktivität durch das Herunterladen von Apps und dem konstanten Nachsehen, ob wir eine neue Nachricht erhalten haben, oder zwingen uns unsere Mobilgeräte nur dazu, auch außerhalb der Dienstzeit zu arbeiten? Wir haben über 850 Angestellte befragt, um die Wahrheit über die Produktivität von Mobilgeräten zu erfahren und ob Mobilgeräte wirklich hilfreich sind, um Arbeit schneller zu erledigen. In der folgenden Infografik finden Sie die Ergebnisse:
Die 25 Top-Tools zur Optimierung der Teamproduktivität
Ein kompetentes Marketing-Team zusammenzustellen sollte der schwierigste Teil sein - nicht die Frage, wie dieses Team zusammenarbeiten kann. Die schlechte Nachricht ist, dass dieses Problem leider wesentlich öfter vorkommt als man denkt. Aber wir haben auch eine gute Nachricht für Sie: Mit der richtigen Software können Sie die Produktivität Ihres Teams ausschlaggebend erhöhen. Es gibt unzählige Marketing-Tools für jeden Aspekt der Zusammenarbeit. In diesem Artikel werden wir uns nur auf die wichtigsten Programme konzentrieren, die jedes Teammitglied nutzen kann, um seine Produktivität zu steigern. Hier finden Sie die Top 25-Software-Programme zur Produktivitätssteigerung für jede Position in Ihrem Marketing-Team, vom Verantwortlichen für die Content-Strategie bis hin zum Social-Media-Manager: Der Projektmanager Die Aufgabe des Projektmanagers besteht darin, die Arbeit der anderen Teammitglieder zu überblicken. Dementsprechend müssen sie erbrachte Leistungen nachverfolgen, einen reibungslosen Arbeitsablauf sicherstellen, Verantwortlichkeiten erhöhen und die interne und externe Kommunikation organisieren. Hiermit helfen Sie Ihrem Projektmanager, produktiver zu sein: Wrike. Um das gesamte Team auf dem aktuellen Informationsstand zu halten, ist eine benutzerfreundliche, intuitive Projektmanagement-Software zur Aufgabenverwaltung unentbehrlich. Wrike bietet dies in einem Echtzeit-Workspace. CoSchedule. Ein Redaktionsplan vereinfacht das Leben eines Marketing-Projektmanagers erheblich und CoSchedule ist einer der besten Content-Kalender. Planen Sie Ihren Blog, Social Media und vieles mehr mit einer einzigen Kalenderanwendung! Silverpop. Silverpop ist eine digitale Marketing-Plattform, die Lösungen für Marketing-Automatisierung, Social Media, E-Mails und vieles mehr bietet. Sie können über verschiedene Plattformen mit potenziellen Kunden kommunizieren und gleichzeitig den Erfolg der einzelnen Marketingmaßnahmen messen. Evernote. Evernote ist ein wunderbares (und kostenloses) System zum Verwalten von Notizen, Quelldokumenten, wichtigen Informationen und sogar Reisequittungen. Mit der leistungsstarken Suchfunktion und den verschiedenen Eingabemöglichkeiten ist immer alles problemlos zu finden. Kein Wunder, dass Evernote zum Liebling des Marketing-Teams von When I Work erkoren wurde. Widen. Mit Widen können Sie Inhalte ganz einfach erstellen, verwalten und verbreiten. Diese digitale Asset-Management-Software kann zum Dreh- und Angelpunkt Ihres gesamten Marketing-Materials werden. Content Manager Ihr Content Manager verantwortet, wählt aus und veröffentlicht bestehende Inhalte und erstellt neue Inhalte nach dem Content-Marketing-Plan. Diese Inhalte locken potenzielle Kunden an und auch Kunden, die sich bereits für Ihre Ideen interessieren. Unterstützen Sie diese Initiativen mit folgender Software: Content Insight. Mit Content Insight können Sie eine übersichtliche Zusammenfassung der vorhandenen Inhalte zusammenstellen, die Ihnen als Inventar dient. Hier können Sie Inhalte speichern, auswählen, veröffentlichen und neu zuordnen. Curata CSS. Es ist von entscheidender Bedeutung, relevante Inhalte mit minimalem Zeitaufwand finden und teilen zu können. Curata CSS ist die Software Nummer Eins, um Ihre Marke als Thought Leader zu positionieren! Grammarly. Es gibt nichts Unprofessionelleres als Inhalte mit vielen Fehlern. Grammarly entdeckt die 10-fache Fehleranzahl im Vergleich zu einem normalen Textverarbeitungsprogramm. Canva. Heutzutage bestehen Inhalte aus Texten und visuellen Darstellungen. Canva ist das Top-Softwareprogramm für die Erstellung von Grafiken für allerlei Informationskanäle. Piktochart. Infografiken bieten eine sensationelle Möglichkeit, Informationen auf eine einfache und angenehme Art zu teilen. Bei Piktochart finden Sie eine Vielzahl von Grafikvorlagen, mit denen Sie diese ganz einfach selbst entwerfen können. Social Media Manager Ein Social Media Manager ist ein wichtiges Teammitglied in der heutigen, digitalen Marketing-Branche. Zu seinen Aufgaben zählen unter anderem, Inhalte zu teilen, Fans zur Teilnahme zu motivieren und den Erfolg der Kampagnen in sozialen Netzwerken zu analysieren. Dementsprechend ist es sehr wichtig, ihnen den Zugang zur richtigen Software zu ermöglichen. Storify. Kommentare in sozialen Medien zu bestimmten Themen oder Trends sind eine ideale Chance, ein Gespräch aufzunehmen und mit Storify geht das ganz einfach! Sie können die besten Social Media-Inhalte speichern, auswählen und veröffentlichen und dafür brauchen Sie nur eine einzige Software! Buffer. Buffer ermöglicht Ihnen Inhalte für unterschiedliche Social Media-Plattformen in einem benutzerfreundlichen System zu programmieren: Unentbehrlich, um sich erfolgreich in den sozialen Medien zu präsentieren. Buffer verbindet all Ihre Online-Profile, damit Sie entweder sofort oder in gewissen Zeiträumen Inhalte mit ihnen teilen können. Content Marketer. Content Marketer ermöglicht Ihnen Kontakt mit Influencern aufzunehmen, die Ihre Marketing-Botschaft an ihre Follower vermitteln. Influencer-Marketing ist heutzutage in einem erfolgreichen Social Media-Programm nicht mehr wegzudenken. BuzzSumo. Mit BuzzSumo haben Sie sowohl einen Überblick über die Inhalte mit den besten Resultaten innerhalb Ihrer eigenen Social Media-Konten als auch über die Inhalte Ihrer Konkurrenten. Entdecken Sie Inhalte, behalten Sie Ihre Konkurrenten im Auge und vieles mehr. Sprout Social. Ihr Social Media Manager arbeitet nicht immer allein. Sprout Social ermöglicht mehreren Nutzern gleichzeitig, zu planen, zu analysieren und Inhalte auf mehreren, verschiedenen Plattformen bekannt zu machen. Data Analyst Unendliche Marketing-Ressourcen nützen überhaupt nichts, wenn Sie gar nicht wissen, ob sie erfolgreich sind. Ihr Daten-Analyst ist für diese wichtige Aufgabe verantwortlich: Er kontrolliert die Marketing-Leistungen und den Return on Investment (ROI). Wir empfehlen Ihnen 5 Software-Programme, die Ihr Analyst verwenden sollte: Landing Page Grader. Landing Page Grader ist eine kostenloses, von LeadPages entwickelte Software, in die sie jegliche Seite eingeben können, um sich einen klaren Überblick darüber zu verschaffen, inwiefern die erwünschten Resultate erreicht wurden. Optimizely. Mit Optimizely können Sie A/B-Splittests durchführen, Möglichkeiten erkennen, bei denen die Anzahl der Besucher und die Kundenakquisition gesteigert werden kann und die Ergebnisse innerhalb Ihrer Website analysieren. Kissmetrics. Falls E-Commerce zu den Vertriebskanälen Ihres Unternehmen gehört, müssen Sie auf jeden Fall über die Verhaltensweise der Kunden auf ihrer Website und auf der Check Out-Seite informiert sein. Kissmetrics verbindet anonyme Aktivität mit einem Benutzerprofil, sobald der Besucher zum Kunde wird. Simply Measured. Mit Simply Measured können Sie die Ergebnisse der sozialen Medien von bis zu 9 Plattformen analysieren und übersichtliche Berichte zusammenstellen. SEMRush. Sie haben bestimmt bezahlte und organische Suchkampagnen durchgeführt, aber ohne zu wissen, ob Ihre Keywords auch wirklich die gewünschten Ergebnisse erzielten. Mit SEMRush können Sie die Ergebnisse der Keywords überprüfen. Technische Spezialisten Ihre technischen Spezialisten sind oft Problemlöser für alle anderen Teammitglieder, aber auch sie haben ihre eigenen Bedürfnisse. Jemand der codiert, Apps entwickelt, mit APIs arbeitet und Retargeting-Sequenzen baut, ist ein unverzichtbares Teammitglied - Die folgende Software wird ihnen bei der Bewältigung der Aufgaben helfen: AdRoll. Retargeting bedeutet Ihre Nachricht weiterhin an die potenziellen Kunden zu senden, auch wenn sie noch nicht gekauft haben. Mit AdRoll erreichen Sie bis zu 98% des Internets, um unglaubliche Ergebnisse zu erzielen. AppMachine. App-Entwicklung ist eine Möglichkeit, ihren Marketing-Einflussbereich zu erweitern und mit AppMachine ist das leicht gemacht! Sie können Apps für Events, Feiertage oder besondere Angebote entwickeln. CA API Management. API Management macht Ihr digitales Marketing flexibler, ausführlicher und effektiver. Mit CA API Management können Sie Initiativen entwickeln und gleichzeitig Ihre Daten sicher halten. Zapier. Manchmal verwenden Sie unterschiedliche Software, die über keine gemeinsame Kommunikation verfügt. Zum Glück vereinfacht Zapier das Zusammenarbeiten. Sie können so viele Zaps einrichten, wie Ihr Konto erlaubt. Jetzt müssen Sie sich nur noch zurücklehnen und zuschauen, wie Ihre unterschiedliche Software sich austauscht. Stack Overflow. Selbst der beste technische Spezialist hat Fragen. Hier hilft Stack Overflow weiter: Eine kostenlose Hilfsplattform für Programmierer aller Art. Natürlich sind die 25 oben aufgeführten Software-Programme nur die Spitze des Eisbergs, wenn es sich um Software zur Produktivitätssteigerung für Ihr Team und Ihr Unternehmen handelt. Kennen Sie weitere Software, die hier angegeben werden sollte? Geben Sie uns Ihr Feedback über die Software, ohne die Sie nicht mehr Leben könnten. Über den Autor: Rob Wormley ist ein Content-Marketer und Autor. In den letzten sieben Jahren entwickelte er Strategien für digitales Marketing, Content Marketing und Wachstumsmöglichkeiten oder förderte Bestseller-Autoren, Hall of Fame-Sprecher und Unternehmen im ganzen Land. Derzeit arbeitet er als Content Marketing Manager bei When I Work.
Warum E-Mails süchtig machen und wie man mit der Gewohnheit bricht
Wann haben Sie zum letzten Mal einen Blick auf Ihre E-Mails geworfen? Vor ein paar Stunden? Haben Sie Ihren Posteingang überprüft, kurz bevor Sie angefangen haben diesen Artikel zu lesen? Statistiken von Business-Insidern besagen, dass ein Drittel aller Amerikaner ihre E-Mails ständig im Laufe des Tages überprüfen. Bei der AOL-Umfrage von 2010 gaben 47% der befragten Personen an, von E-Mails abhängig zu sein, 25% können nicht länger als 3 Tage ohne E-Mails auskommen, 60% rufen Ihre E-Mails während des Urlaubs ab und 59% überprüfen Ihre E-Mails im Badezimmer. Es ist an der Zeit mit dieser Gewohnheit Schluss zu machen! Warum das Abrufen der E-Mails schwerwiegende Probleme verursacht Bevor wir uns auf das Thema stürzen, sollten wir uns überlegen, ob das Abrufen von E-Mails wirklich eine gefährliche Sucht oder absolut notwendig für die Büroarbeit ist. Immerhin gaben 59% der Befragten in unserer letzten Umfrage an, dass ihr Team Projektinformationen in E-Mails speichert und 13% sagten, dass ihr Team sogar ausschließlich E-Mails benutzt, um sich über den Projektstatus auf dem Laufenden zu halten. Es scheint ein wichtiges Tool für die Erledigung der Arbeit zu sein. Aber wie Sie weiter unten feststellen werden, wurde bewiesen, dass E-Mails zu überprüfen eher ein Hemmschuh für die Leistungsfähigkeit ist und sich zusätzlich negativ auf unsere Stimmung auswirken kann: 1. Wenn Sie die ganze Zeit mit E-Mails beschäftigt sind, bedeutet das Zeitverschwendung Der durchschnittliche Arbeitnehmer unterbricht seine Arbeit alle 10 Minuten oder im Durchschnitt 56 Mal am Tag und braucht ungefähr 25 Minuten, um sich wieder komplett auf seine Arbeit zu konzentrieren. Leider gehört konstantes E-Mail-Abrufen zu den lästigen Unterbrechungen, die dazu führen können, dass Sie Ihre Konzentration verlieren. Die Arbeitsplatzstudie Jackson (2002) u.a. belegt, dass auf 70% der erhaltenen E-Mails innerhalb von 6 Sekunden reagiert wird und auf 85% innerhalb von 2 Minuten. Nach der Unterbrechung brauchten die Teilnehmer dieser Studie 64 Sekunden, um vom “Wo-war-ich-nochmal-Stadium” zu ihrem vorherigen Gedankengang zurückzukehren. Laut einer Umfrage des McKinsey Global Institute wird 28% der Arbeitswoche damit verbracht, E-Mails zu lesen und zu beantworten. Wenn Sie einen normalen 40-Stunden-Job haben, bedeutet das, dass Sie wöchentlich mehr als 11 Stunden damit verbringen Ihre E-Mails zu bearbeiten, anstatt “echte Arbeit” zu leisten. 2. E-Mails abzufragen senkt die Leistungsfähigkeit Wir benutzen E-Mails, um unserer Arbeit aufzuschieben. Wenn wir die Aufgabe, an der wir gerade arbeiten, nicht weiter bearbeiten wollen, denken wir: “Ich beantworte kurz meine E-Mails”. Wir fühlen uns wesentlich besser, wenn wir unsere Arbeit mit E-Mails aufschieben, da es sich ja schließlich auch um “Arbeit” handelt. Diese Denkweise führt schnell zu schlechten Gewohnheiten und sich ein “paar Minuten” den E-Mails widmen, kann schnell wesentlich länger dauern als geplant. Tatsächlich geben viele Menschen zu, dass häufiges E-Mail-Abrufen ihre Leistungsfähigkeit negativ beeinträchtigt. Bei der Arbeitsmanagement-Umfrage 2015 von Wrike gaben 40% der Befragten an, dass E-Mails einer der Hauptgründe für die Verringerung der Leistungsfähigkeit sind. Auf der Liste für Arbeits-Hemmschuhe stand E-Mail-Bearbeitung auf dem dritten Platz. E-Mails zu beantworten wurde als schädlicher für die Leistungsfähigkeit eingestuft als unklare Prioritäten, Arbeit aufschieben und sogar kurze Fristen. 3. Auf E-Mails zu warten, kann Sie in schlechte Stimmung versetzen Das nächstes Mal, wenn Sie bei der Arbeit das Gefühl haben, dass Sie mit dem falschen Fuß aufgestanden sind, denken Sie daran: Von E-Mails abhängig zu sein, versetzt Sie in schlechte Laune. Sie überprüfen ihren Posteingang noch einmal und noch einmal (und noch einmal) in der Hoffnung, gute Nachrichten zu erhalten. Aber die guten Nachrichten kommen nicht an oder sind so unregelmäßig, dass Sie sich hunderte Male im Stich gelassen fühlen. Bei Psychology Today nennt es Nancy Colier "lottery brain". Der anpassungsfähige Teil unseres Gehirns “erhält die Hoffnung und die Möglichkeit aufrecht, solange diese Hoffnung durch unsere eigene proaktive Handlung geschürt wird”. Das konstante Überprüfen von E-Mails lässt Hoffnung aufkommen – und enttäuscht ständig, wenn die gute Nachricht nicht ankommt. Außerdem ist es sehr stressig für uns. In einer Studie der University of British Columbia wurde festgestellt, dass Teilnehmer der Gruppe 1, die ihre E-Mails so oft wie möglich abfragten, sich wesentlich gestresster fühlten als Teilnehmer der Gruppe 2, die nur drei Mal am Tag ihre E-Mails abrufen durften. Außerdem war Gruppe 1 nicht der Meinung, dass sich ihre Leistungsfähigkeit erhöht hätte. E-Mail-Süchtige verschlechtern ihre eigene Stimmung, ohne dass das notwenig wäre. 4. Wenn Sie konstant ihre E-Mails abrufen, blockieren Sie Ihren Arbeitsablauf (Flow) Für Sie und mich ist Flow ein Zustand, in dem man hochkonzentriert ist und maximale Leistungsfähigkeit erzielt (getting into the zone). Forscher haben festgestellt, dass eine hohe Konzentration beim Arbeitsablauf die Leistung ausschlaggebend erhöht – Es ist die beste Art und Weise, Aufgaben effizient zu erledigen. Psychologe Mihály Csíkszentmihályi erklärt: “Flow ist das Gefühl eines mentalen Zustandes völliger Vertiefung (Konzentration) und restlosen Aufgehens in einer Tätigkeit (Absorption), die wie von selbst vor sich geht. Die Zeit vergeht wie im Flug. Jeder Vorgang, jede Bewegung und jeder Gedanken erfolgt automatisch aus dem vorherigen, so als wenn man Jazz spielen würde. Ihr ganzes Wesen ist miteinbezogen und Sie nutzen Ihre Fähigkeiten auf das äußerste.” Leider kommt es eher selten vor, dass jemand auf diese Weise auf seinen Arbeitsablauf konzentriert ist. Unser Posteingang lenkt uns öfters ab, als wir es uns bewusst sind. Teilnehmer an der Renaud Study (2006) u.a. gaben an, dass sie dachten, sie würden Ihre E-Mails nur einmal pro Stunde abrufen. Als sie allerdings von den Forschern beobachtet wurden, stellte sich raus, dass sie fast alle fünf Minuten den Posteingang überprüften. Dieses Hin und Her zwischen Posteingang und Arbeitsaufgaben, fordert vom Gehirn, sich ständig auf etwas Neues konzentrieren zu müssen. Wir unterbrechen konstant unsere Arbeit und sind uns dessen nicht einmal bewusst! Sehen Sie sich dieses lustige Video mit den Gründen an, warum wir E-Mails einfach lieben: Die Psychologie, die hinter der Sucht steckt Um das Problem zu lösen, müssen wir verstehen was in unserem Kopf vorgeht. Warum sind wir so besessen von unserem Posteingang? Es gibt verschiedene Theorien zu diesem Thema: 1. Instrumentelle und operante Konditionierung Instrumentelle und operante Konditionierung ist die am weitesten verbreitete Theorie zu dem Thema, warum wir ständig unseren Posteingang überprüfen, auch wenn wir wissen, dass wir höchstwahrscheinlich keine neuen E-Mails erhalten haben. Oder noch genauer: Verstärkung in variablen Zeitabständen. Instrumentelle und operante Konditionierung ist ein weitbekanntes Psychologie-Konzept das besagt, dass jegliches Verhalten durch bisher erlebte Verhaltenskonsequenzen beeinflusst wird. “Verstärkung in variablen Zeitabständen” bedeutet, dass jede Handlung belohnt (verstärkt) wird, wenn wir sie ausführen, allerdings nicht immer und nur in unbestimmten Zeitabständen. Es ist eine ganz normale Lernmethode, die sich allerdings in ein Problem verwandelt, wenn das erlernte Verhalten sich kontraproduktiv auf unsere Arbeit auswirkt. In Bezug auf E-Mails, spielt instrumentelle und operante Konditionierung die folgende Rolle: Wenn Sie Ihren Posteingang überprüfen, erwarten Sie, eine neue Nachricht zu erhalten. Da sich allerdings nicht immer einer neue E-Mail in Ihrem Posteingang befindet, überprüfen Sie immer wieder aufs Neue, in der Hoffnung: “Dieses Mal werde ich eine E-Mail erhalten!” Sie klicken auf aktualisieren, sogar mehrere Male innerhalb von nur wenigen Sekunden und erwarten, dass Ihr Verhalten (E-Mails abrufen) belohnt wird (mit einer neuen E-Mail). Nir Eyal, der Autor von Hooked: How to Build Habit-Forming Products und langjähriger Erforscher der Schnittstelle zwischen Psychologie, Technik und Wirtschaft bestätigt, dass die einfache Handlung, eine E-Mail zu beantworten, schon unser Verhalten verstärkt und uns dazu führt, immer wieder aufs Neue den Posteingang zu überprüfen: “Jedes Mal, wenn ich eine E-Mail beantworte, entsteht ein Auslöser (Trigger), weil die Wahrscheinlich besteht, eine Antwort zu erhalten. Diese Antwort ist ein externer Auslöser, der den Teufelskreis vervollständigt. Deswegen ist es so schwierig, die E-Mail-Gewohnheiten los zu werden.” (13:10) Langfristig gesehen, wenn Sie regelmäßig brauchbare E-Mails erhalten, wird Ihr Verhalten verstärkt und Sie werden konstant weiterhin Ihre E-Mails abrufen. Hören Sie Nir Eyal zum Thema E-Mail-Sucht zu, ab 11:22: 2. Es tut unserem Ego gut, wichtige E-Mails zu erhalten Eine weitere Theorie über die Ursache unserer E-Mail-Sucht ist das Gefühl des Einzelnen, wichtig zu sein. Auch wenn wir angeblich E-Mails hassen, lieben es einige von uns, E-Mails zu erhalten. Linda Stone, Autorin, Beraterin und technische Forscherin ist der Meinung, dass es sich Nir Eyal, Autor von Hooked: How to Build Habit-Forming Products, legt dar: "Wenn Sie über die [...] internen Auslöser vom E-Mail-Abrufen nachdenken, werden Sie zu dem Schluss kommen, dass es sehr viele gibt: da ist die Langeweile, die Besorgnis, die Unsicherheit darüber, ob Sie in Ihrem Job alles richtig machen... All diese internen Auslöser können ein bisschen geschwächt werden, wenn Sie ihre E-Mails überprüfen.” (11:22) Aber die ständigen Überprüfungen und Unterbrechungen geraten außer Kontrolle. Die Herausforderung besteht darin, wegen E-Mails nicht in einen Zustand zu verfallen, in dem unterbewusst das Bedürfnis aufkommt, unseren Posteingang zu überprüfen, um nachzusehen ob uns noch jemand braucht. 3. Wir lieben einfach zu erreichende, kleine Erfolgserlebnisse Noch eine letzte Theorie. Eine Studie von Theresa Amabile von der Harvard Business School zum Thema "Wie man Mitarbeiter motiviert", brachte die folgenden Ergebnisse: Leute lieben es, Fortschritte zu machen. Wenn ein Mitarbeiter das Gefühl hat, Fortschritte erzielt zu haben, erhöht das seine Motivation weiterzuarbeiten, um das Endziel zu erreichen. Fortschritt – auch wenn es nur ein kleiner Schritt nach vorne ist – der sich täglich bemerkbar macht, wirkte sich positiv auf die Teilnehmer der Studie aus und sie bestätigten, sich wesentlich besser gelaunt zu fühlen. Dem Bericht von Amabile und ihrem Team zufolge sollten Manager große Projekte in kleinere Projekte unterteilen, mit einfacher erreichbaren Zielen, damit ihre Teams mehrere kleine Erfolge erleben anstatt nur ein großes Erfolgserlebnis am Ende des Projekts. Das Bearbeiten von E-Mails löst bei uns das motivierende Gefühl von Zufriedenheit aus, weil wir etwas bewältigt haben. Jedes Mal wenn wir eine E-Mail beantworten, ist das ein kleiner Schritt nach vorne. Jedes Mal wenn wir unseren Posteingang komplett leeren, haben wir erfolgreich eine Aufgabe erledigt, die wir uns vorgenommen haben, und wir fühlen uns gut, weil wir etwas geschafft haben. Deswegen wiederholen wir es immer wieder und immer wieder... auch wenn wir deswegen unsere “richtige Arbeit” vernachlässigen und dabei täglich mehrere Stunden vergeuden, weil wir uns wieder aufs Neue auf unsere Arbeit konzentrieren müssen. Wie Sie die Abhängigkeit von Ihrem Posteingang bekämpfen können Das konstante E-Mail überprüfen ist ein konditioniertes Verhalten, dass Ihnen die Energie aussaugt, Sie unglücklich macht und Ihre Leistungsfähigkeit stark beeinträchtigt. Wir geben Ihnen einige Tipps, wie Sie diese schlechte Angewohnheit loswerden können: 1. Lassen Sie Ihren Posteingang zu, um sich bewusst zu werden, wie häufig Sie ihn öffnen Lassen Sie ihren Posteingang auch nicht in einer anderen Registerkarte offen und versuchen Sie die Häufigkeit des E-Mails-Abrufen einzuschränken. Wenn Sie das Gefühl haben, Ihre E-Mails überprüfen zu müssen, können Sie in diesem Moment Ihren Posteingang öffnen. In der selben E-Mail-Stress-Studie von der University of British Columbia, die wir oben angegeben haben, kamen die Forscher zu folgender Schlussfolgerung: “E-Mails nicht so häufig abzurufen, verringert den Stress bei der Ausführung einer besonders wichtigen Tätigkeit und vermindert insgesamt den alltäglichen Stress. [...] diejenigen, die häufig ihre E-Mails abgerufen haben, hatten auch nicht das Gefühl, leistungsfähiger zu sein als diejenigen, die auf “E-Mail-Diät” waren. Verfolgen Sie genau, wie oft Sie am Tag Ihre E-Mails abrufen. Der Psychologe James Claiborn bestätigt, dass die Quantifizierung von etwas grundsätzlich dazu führt, dass es verändert wird und dass die Leute sich dessen erstmals richtig bewusst werden. Überprüfen Sie bei jedem E-Mail-Abrufen, ob es auch tatsächlich notwendig war. (Haben Sie seit der letzten Überprüfung eine wirklich wichtige E-Mail erhalten?) Wenn Sie darauf aufmerksam werden, dass Sie Ihre Registerkarte so oft öffnen, dass die Gesamtanzahl zweistellige Nummern erreicht, sollten Sie ihr Verhalten überdenken, um festzustellen, ob es wirklich notwendig ist, Ihren Posteingang so oft zu überprüfen. 2. Suchen Sie andere Methoden für effektivere Kommunikation auf der Arbeit Verunsichert Sie es, sich von E-Mails loszureißen, da es für Sie die einzige Möglichkeit ist, wichtige Nachrichten zu erhalten? Ersetzen Sie Ihre E-Mails mir einem neuen Tool, das Ihren Arbeitsrhythmus nicht mit Spam und unwichtigen Pings verlangsamt. Verlagern Sie Ihre Arbeit auf ein Work-Management-Tool wie Wrike (oder andere), damit Sie nicht mehr so sehr von der Kommunikation per E-Mail abhängig sind, um Ihre Projekt-Aufgaben zu erledigen, Information zu speichern und von Ihren Kollegen auf dem neusten Stand gehalten zu werden. 3. Setzen Sie sich das Ziel, die E-Mails zu verringern (und schreiben Sie es auf) Wussten Sie, dass, wenn Sie ein Ziel aufschreiben und es mit einem Freund teilen, die Wahrscheinlichkeit Ihr Ziel zu erreichen um 33% höher ist? Nehmen Sie sich einen Stift und einen Zettel. Notieren Sie Ihren “Spielplan”: “Ich werde meine E-Mails um 11:00 Uhr und um 15:00 Uhr abrufen” oder “ich werde meine E-Mails nur dreimal am Tag überprüfen”. Vielleicht sollten Sie den Zettel zur Erinnerung auf Ihren Laptop kleben. Auch sollten Sie eine Liste aufstellen (diesmal auf einem richtigen Blatt Papier) mit den Gründen, warum Sie Ihre E-Mails nicht mehr so oft abrufen möchten: “Ich will Zeitverschwendung vermeiden” oder “ich will konzentrierter arbeiten, um meine Leistungen zu verbessern”. Sobald Sie die Liste fertig haben, informieren Sie Ihren Chef und Ihre Kollegen darüber, dass E-Mails nicht mehr die beste Methode ist, Sie für eine wichtige Angelegenheit schnell zu erreichen. (Wer weiß, vielleicht bringen Sie Ihren Chef und Kollegen sogar dazu, ihren eigenen Anti-Posteingang-Abhängigkeits-Plan zu erstellen.) 4. Ergreifen Sie extreme Maßnahmen: blockieren Sie ihren Posteingang Wollen Sie wirklich Ihre neue Gewohnheit verstärken? Laden Sie die Browser-Erweiterung StayFocusd vom Webbrowser Chrome herunter, um tägliche Zeitverschwendung regelrecht unmöglich zu machen. Mit Hilfe von StayFocusd können Sie die Zeit, die Sie Ihrem Posteingang widmen auf die Minute genau festlegen. Wenn die festgelegte Zeit abgelaufen ist, wird der Zugang zum Posteingang bis zum nächsten Tag blockiert. Das funktioniert natürlich nur bei Leuten, denen keine zusätzlichen Desktop-Apps wie Outlook oder Apple Mail zur Verfügung stehen. 5. Geben Sie nicht auf! Sich auf eine neue Gewohnheit einzustellen kann bis zu zwei Monate dauern und je nachdem sogar fast ein Dreivierteljahr! In unserem Fall geht es darum, mit Hilfe der neuen Gewohnheit, eine alte Gewohnheit aufzugeben, deswegen ist es so kompliziert. Aber geben Sie deswegen nicht auf. Auch wenn Sie nach einem Monat immer noch nervös werden, wenn Sie nicht konstant Ihre E-Mails abrufen, versuchen Sie es weiterhin. Lesen Sie ihre Liste durch, warum Sie nicht so oft Ihre E-Mails abrufen sollten, um sich erneut Ihr Ziel zu bestätigen. Um sich neue Gewohnheiten anzueignen, braucht man hauptsächlich Willenskraft: Wenn Sie es heute nicht schaffen, dann versuchen Sie es morgen nochmal! Sie können Ihre E-Mail-Gewohnheiten ändern Ist E-Mail-Abrufen eine Sucht? Haben Sie Maßnahmen ergriffen, um das E-Mail-Überprüfen erfolgreich einzuschränken? Bitte teilen Sie Ihre Geheimnisse mit uns unten in den Kommentaren, damit wir alle von Ihnen lernen können!
Warum es Ihre Produktivität steigert, wenn Sie Ihre Ziele schriftlich festlegen
Mein ziemlich erfolgreicher Freund Robert spricht immer über eine von ihm gelesene Studie, die einen Zusammenhang zwischen dem Glücklichsein und dem Vorhandensein von Zielen herstellt. Der Grundgedanke, den er diesem Artikel entnahm, besagte: Menschen sind am glücklichsten, wenn sie auf ihre Ziele hinarbeiten; das gilt natürlich umso mehr, wenn sie sie auch tatsächlich erreichen. Da scheint etwas Wahres dran zu sein. Aber ein Aspekt scheint in seiner berühmt berüchtigten Motivationsrede jedes Mal zu fehlen: Die eigentliche Magie passiert dann, wenn Sie sich die Zeit nehmen, Ihre Ziele aufzuschreiben, wenn Produktivität und Glücklichsein aufeinandertreffen. Erfahren Sie jetzt, wie das schriftliche Festlegen Ihrer Ziele, Ihre Produktivität bei der Arbeit und in Ihrem persönlichen Leben in die Höhe treibt. Was Sie über Ihre Ziele wissen müssen Die Harvard Initiative for Learning and Teaching veröffentlichte einen Artikel über das Setzen von Zielen, in dem sie diesen Begriff wie folgt definierte: „der Prozess der Festlegung eines Ergebnisses (Zielsetzung), das als Ziel der eigenen Handlungen dient." Das Festlegen von Zielen führt u.a. zu besseren Leistungen und einer stärkeren Motivation. Wer seine Ziele schriftlich genau festlegt, erreicht diese mit größerer Wahrscheinlichkeit als derjenige, der dies nicht tut. Außerdem rät Harvard dazu, auch aufzuschreiben wie Sie vorhaben Ihr endgültiges Ziel zu erreichen. Wer schriftlich festlegt "warum" und – was noch wichtiger ist – "wie" er seine Ziele erreichen will, wird diese mit größerer Wahrscheinlichkeit im Laufe der Zeit verinnerlichen und "Ziel-relevante" Fähigkeiten entwickeln. Möchten Sie langfristig, messbar Ihre Produktivität steigern? Dann legen Sie schriftlich fest, was Sie erreichen wollen und welche Schritte Sie unternehmen werden, um dorthin zu gelangen. Wie Sie Ihre Ziele klassifizieren, um eine optimale Produktivität zu erreichen Der nächste Schritt besteht darin, Ihre Ziele in zwei Kategorien zu unterteilen: Vorgehensorientierte Ziele: Situationsübergreifende Strategien, die Ihnen dabei helfen, etwas Bestimmtes zu erreichen, zum Beispiel: Ich erlerne eine bestimmte Problemlösungskompetenz. Ergebnisorientierte Ziele: Aufgabenspezifische Ziele, zum Beispiel: Ich entwerfe 7 Werbeplakate oder Ich schreibe eine E-Mail an einen bestimmten Kollegen. Sie fördern Ihre Selbstwirksamkeit und Leistung am besten, indem Sie beide Arten kombinieren. Am produktivsten sind Sie, wenn Sie mit vorgehensorientierten Zielen beginnen und den Fokus dann auf entsprechende ergebnisorientierte Ziele verlagern. Konzentrieren Sie sich also nicht nur auf Ziele der einen Kategorie, sondern kombinieren Sie beide auf eine Art, die Fortschritte erkennen lässt. Hier ein Beispiel: Nachforschungen über die verfügbaren Tools für das gleichzeitige Hochladen mehrerer Dateien anstellen, die Vor- und Nachteile abwägen. Einen Datei-Uploader für das Projekt auswählen. oder... Einen Kurs finden, der alle Themen im Zusammenhang mit grundlegendem Social-Media-Marketing behandelt. Anmelden zu einem SMM-Kurs. Gehen Sie so genau wie möglich ins Detail, wenn Sie Ihre Ziele aufschreiben, indem Sie sich von der Vorgehensweise bis zum Ergebnis entlanghangeln. Schreiben Sie keine Ziele auf, die zu leicht zu erreichen sind Forschungen haben ergeben, dass anspruchsvolle Ziele zu persönlichem Wachstum führen. Wenn Sie überprüfen, welche Fortschritte Sie bezüglich Ihrer Ziele gemacht haben, dann möchten Sie, dass Ihr Fortschritt auch wirklich sichtbar ist. Wenn Sie einfach nur monoton und trocken Ihre täglichen Aufgaben notieren, dann verpufft jegliche Motivation und Produktivität. Die Ziele, die Sie sich setzen, sollten wirklich die Gefühle widerspiegeln, die Sie erreichen möchten. Setzen Sie sich also Ziele, die eine gewisse Herausforderung für Sie darstellen. Sie sollten realistisch sein, aber Tatendrang in Ihnen wecken. Lassen Sie sich von der Arbeit anderer Personen inspirieren und wählen Sie Ziele aus, die Sie anregen und motivieren. Ihre Ziele sind ein Spiegelbild dessen, was Sie anstreben zu tun und zu sein; sind sie uninteressant und banal, dann wird Ihr Leben es auch sein. Legen Sie Ihre Ziele bereits schriftlich fest? Wenn Sie klare, präzise Ziele aufschreiben, werden Sie produktiver werden. Beziehen Sie die Schritte mit ein, die sie ergreifen müssen, um die Ziellinie zu erreichen, verbinden Sie vorgehens- und ergebnisorientierte Ziele und setzen Sie Ihre Ziele hoch genug an, um motiviert zu bleiben. Nehmen Sie diese Ideen noch heute in Ihren kurz- und langfristigen Plan mit auf. Legen Sie Ihre Ziele bereits schriftlich fest? Dann freuen wir uns darauf, Ihre Ratschläge oder Tipps im unten stehenden Kommentarbereich zu lesen. Wie haben Sie diese Vorgehensweise erfolgreich zu einer dauerhaften Gewohnheit gemacht? Eva Creerson berät Studenten zum Thema Karriere und Produktivität beim Schreibservice-Unternehmen Master Papers. Sie ist immer auf der Suche nach neuen Möglichkeiten, Arbeitsweisen zu optimieren.
30 Tage Digital Detox: Zügeln Sie Ihre Techniksucht, um produktiv zu bleiben
Unlängst haben wir einen Blog-Beitrag zum Thema Gewohnheiten geschrieben: Wie man gefestigte Routinen auf ihre Sinnhaftigkeit untersuchen und bei Bedarf so aufrütteln kann, dass sich dies positiv auf Ihre Produktivität, Konzentration und sogar Kreativität auswirkt. Es ist wichtig, immer mal wieder darüber nachzudenken, was wir in unserem Autopilot-Modus eigentlich alles machen, um dann den Ballast abzustrampeln und nur das zu behalten, was hilfreich ist. Andernfalls könnten wir eine Techniksucht entwickeln, genauso wie Andrew Sullivan, Gründer und Autor des Politikblogs The Dish (ehemals The Daily Dish). Er schrieb kürzlich einen Essay darüber, wie seine Sucht nach Nachrichten und Online-Informationen seine Gesundheit ruinierte. In dem letzten Jahr, in dem er tagtäglich noch mehrere Beiträge veröffentlichte, kämpfte er mit vier Bronchialinfekten, und sein eigener Witz darüber, dass das Internet töten könne, wurde für ihn zu real, um noch lustig zu sein. Ich habe früher gewitzelt: Sollte das Internet töten können, dann wäre ich der Erste, der das erfahren würde. Jahre später ist der Witz recht fad geworden. Man gewöhnt sich schnell an die tägliche Nutzung digitaler Werkzeuge und kann dann das Gleichgewicht verlieren. Sogar am Arbeitsplatz schauen 44 % der Mitarbeiter nach eigener Aussage mehr als 20 Mal am Tag auf Ihre Mobilgeräte! Deshalb müssen wir unsere Routinehandlungen untersuchen und unsere gewohnheitsgemäße Nutzung dieser Produkte überprüfen. Helfen sie dabei, unsere Lebensqualität zu verbessern? Oder schaden sie unserer Konzentrations- und Leistungsfähigkeit? Newports zwei Denkweisen bei der Beurteilung digitaler Werkzeuge Ich höre Sie fragen: „Warum soll ich überhaupt hinterfragen, welche Tools und Apps ich verwende? Sie sind doch alle irgendwie hilfreich!“ Das kann sein. Cal Newport, Autor von Deep Work und Informatik-Professor an der Georgetown University, schlägt vor, dass es eigentlich nur zwei Denkweisen gibt, mit denen man seine digitalen Werkzeuge betrachten kann. Erstens gibt es die "Jeder Nutzen zählt"-Denkweise, die im wesentlichen behauptet, man sollte ein Tool verwenden, solange es einen Nutzen bietet — egal welchen Nutzen. In dieser Kategorie findet man Menschen, die ihre 12-Stunden-täglich-Facebook-Gewohnheit verteidigen, weil sie dadurch mit ihren Schulkameraden verbunden sind. Oder Leute, die darauf schwören, dass sie vier Stunden täglich Twitter nutzen müssen, um ihre Nachrichten zu erhalten. Im nachfolgenden Video sehen Sie Jim Clark, Unternehmer/Informatiker/Gründer von Silicon Graphics, Netscape und einigen anderen Unternehmen, darüber sprechen, warum es ihm nicht gefällt, wie die sozialen Medien unsere Zeit auffressen. Der entsprechende Abschnitt beginnt ab Minute 42. Newport schlägt vor, dass Sie statt der "Jeder Nutzen zählt"-Denkweise die Handwerker-Denkweise übernehmen sollten, bei der man nur die Werkzeuge verwendet, die den größten Nutzen für die Dinge bieten, die einem am wichtigsten sind. Fühlen Sie sich instinktiv von einer glitzernden neuen App angezogen, weil alle anderen Kollegen sie nutzen? Dann denken Sie doch bitte noch einmal darüber nach. Wird sie Ihnen helfen, Ihre größeren Ziele zu erreichen? Oder stopfen Sie damit Ihr Mobilgerät einfach nur mit einer weiteren Ablenkung voll? Denken Sie daran, Apps werden so kreiert, dass sie süchtig machen Wissen Sie, warum es so schwierig ist, Apps wie Facebook und Twitter zu beenden? Weil sie von Grund auf so entwickelt wurden, dass sie so suchterzeugend wie möglich sind. Nir Eyal, Autor von Hooked und Vordenker über die Psychologie süchtig machender Produkte, hat die Frage zerlegt, warum sich Apps so sehr an uns festkrallen. „Es ist ein 4-stufiger Prozess", sagt Eyal, „bei dem Ihr Problem mit der von einem Unternehmen angebotenen Lösung verknüpft wird, und zwar so häufig, dass eine Gewohnheit entsteht.“ „Es beginnt mit einem Auslöser, der uns daran erinnert, dass wir die App benötigen, und der bewirkt, dass wir mit der App eine Aktion erfolgreich ausführen. Dadurch entsteht eine variable Belohnung, nach der wir uns dann sehnen, und zu der wir immer wieder zurückkommen, so dass gewährleistet ist, dass wir psychologisch in die App investieren “, sagt Eyal. Hat diese App oberste Priorität in unseren Gedanken, werden wir sie auch als erste antippen. „Das Produkt mit dem „Gedanken-Monopol“ ist das erfolgreiche Produkt“, sagt Eyal. Paradebeispiel: Sie langweilen sich irgendwo in einer Schlange, welche App tippen Sie als erste an? Wenn Sie schnell Informationen benötigen, welche Webseite rufen Sie auf? Das sind alles sehr konkrete Alltagsprobleme, und viele Apps oder Produkte haben einen Weg gefunden, ihre Lösung mit unserem Schmerz zu verbinden. Sie sind süchtig geworden. Wie sieht eine erfolgreiche Entgiftung aus? Wie kann man sich nun erfolgreich digital entgiften? Hier einige der vielen Ansätze, die gute Chancen haben, Einfluss auf Ihr abgelenktes digitales Leben zu nehmen. 30 Tage lang jeden Tag eine neue Gewohnheit erlernen Eine der wahrscheinlich besten und detailliertesten Methoden zur erfolgreichen digitalen Entgiftung ist der bewusste Austausch einer digitalen Gewohnheit mit einer gesünderen, nicht-digitalen Gewohnheit. In ihrem Artikel für Forbes „Try The 30-Day Digital Detox Challenge“ verschreibt Nancy Colier die Gewohnheit, zu erlernen, während einer geselligen Runde kein Mobilgerät zu verwenden (Tag 2), oder damit aufzuhören, das Gerät in die Tasche zu stecken und mitzunehmen, wenn man es nicht benötigt (Tag 3), und das Badezimmer in eine technikfreie Zone zu verwandeln (Tag 13). Fügen Sie Ihrem Repertoire jeden Tag eine neue Gewohnheit hinzu, bis Sie alle 30 Gewohnheiten gleichzeitig praktizieren. Die Methode besticht durch Einfachheit und ist dadurch gut umsetzbar. Die Verwendung von Technik zeitlich begrenzen Unsere Eltern hatten schon das Richtige im Sinn, als sie immer sagten: „Nur eine Stunde Fernsehen heute Abend, Liebling!“ Durch die Auferlegung fester Grenzen bei der Technik-Nutzung wird man davon abgehalten, in die Sucht der immer verfügbaren Echtzeit-Informationen zu gleiten. Tipp: StayFocusd ist eine Browser-Erweiterung, die die Zeitspanne begrenzt, die Sie auf zeit-verschwenderischen Websites wie Facebook oder YouTube verbringen. Tipp: Hören Sie damit auf, nach allem und jedem zu suchen. Erforschen Sie Pfade statt Maps. Verwenden Sie ein Wörterbuch oder eine Enzyklopädie anstelle einer Suchmaschine. Tipp: Erzwingen Sie technikfreie Stunden: vielleicht die erste Stunde nach dem Aufwachen oder sofort nach dem Abendessen, so gewinnen Sie Qualitätszeit. Dopamin in sportlicher Betätigung suchen Erinnern Sie sich, dass Nir Eyal sagte, dass wir wegen der variablen Belohnung immer wieder zu unseren Apps zurückkehren? Diesen Dopamin-Schub können wir auch anderswo erhalten. Holland Haiis, Expertin für digitale Entgiftung und Autorin von Consciously Connecting: A Simple Process to Reconnect in a Disconnected World, teilt uns diese verständige Weisheit mit: „Das Dopamin in unserem Gehirn wird durch die Unberechenbarkeit stimuliert, die Social Media, E-Mails und Text-Nachrichten bieten. Es ist ein Teufelskreis, und um diesen Zyklus zu brechen, muss man die gleiche Unberechenbarkeit und Stimulation suchen, die dort draußen zu finden ist, wenn man trainiert. Beim Joggen, Fahrradfahren oder Gehen weiß man nie, was man nach der nächsten Kurve sehen wird.“ Statt also nach Facebook zu greifen? Ziehen Sie die Laufschuhe an. Trimmen Sie Ihre Liste der Apps & Erweiterungen Auf Ihrem Gerät befinden sich mehr Apps als Sie benötigen. Wahrscheinlich auch mehr Browser-Erweiterungen als nötig. Nachdem Sie überlegt haben, welche Tools Ihnen echten Nutzen geben, beschneiden Sie den Rest. Hier einige Tipps: Tipp: Löschen Sie Ihre Facebook- und Twitter-Apps. Sie wissen, warum Ihre Batterie immer leer ist? Weil diese beiden Apps immer aktiv sind und Ihren Standort und Ihre Gewohnheiten verfolgen. Sie sind berüchtigt dafür, Ihre Akkulaufzeit und Ihre Freizeit aufzufressen. Wenn Sie wirklich auf sie zugreifen müssen, benutzen Sie Ihren mobilen Browser. Tipp: Wenn Sie eine App oder Browser-Erweiterung nicht erkennen, dann deinstallieren Sie sie so schnell wie möglich. Da sie offensichtlich in letzter Zeit nicht benutzt wurde, und Sie sich nicht einmal erinnern können, wofür sie ist: weg damit! Tipp: Führen Sie eine aktive Liste aller neuen Apps oder Erweiterungen, die Sie ausprobieren. Notieren Sie das Installationsdatum und geben Sie sich 7 Tage Zeit, um sie probeweise zu benutzen. Ist sie für Ihre Arbeit wertvoll, behalten Sie sie. Wenn nicht, deinstallieren! Kalter Entzug Social-Media-Tools gehören zu den Produkten, die für die tägliche Arbeit im Marketing essentiell sein können, aber gleichzeitig bei allen anderen, die einfach nur ihre Arbeit erledigen wollen, extrem ablenkend wirken können. In seinem Buch Deep Work schlägt Cal Newport einen extremen Ansatz zur Beurteilung Ihrer sozialen Netzwerke vor: Verzichten Sie von jetzt auf gleich 30 Tage lang auf sie, ohne jemandem etwas davon zu sagen, und dann beantworten Sie nach dieser Pause zwei Fragen: Hat Ihre Abwesenheit aus einem sozialen Netzwerk Ihre Fähigkeit beeinträchtigt, Ihre Arbeit zu erledigen oder Werte für Ihr Unternehmen zu schaffen? Hat es die Leute interessiert, dass Sie dieses soziale Netzwerk nicht benutzt haben? Wenn Sie beide Fragen bejahen, dann werden Sie dieses soziale Netzwerk wahrscheinlich weiter benutzen müssen. Wenn nicht, dann bleiben Sie weg! Obwohl Newport anerkennt, dass es nicht für alle realistisch sein kann, Social Media zu verlassen, möchte er Folgendes herausstellen: Verwenden Sie sie NUR, wenn sie wirklich zur Verbesserung Ihrer Arbeit und Ihrer Ziele beitragen. Wenn sie das nicht tun, dann haben Sie sie gerade erfolgreich einen Monat lang aus Ihrem Leben verbannt, so kann es also auch weitergehen. Es ist an der Zeit, Ihre Technik-Sucht zu zügeln Letztendlich können wir uns nur selbst die Schuld geben, wenn wir den Punkt erreichen, wo unsere Aufmerksamkeitsspannen so zersplittert sind, dass wir nicht einmal in der Lage sind, ein persönliches Gespräch einige Sekunden lang aufrecht zu erhalten. Genau jetzt ist es an der Zeit, dass wir unsere Gewohnheiten mit unseren Apps und Geräten unter die Lupe nehmen. Genauso wie wir intelligente Entscheidungen bezüglich unserer Ernährungsweisen treffen, müssen wir die gleichen Entscheidungen für unseren Geist, unsere Aufmerksamkeitsspannen und letztlich für unsere Produktivität fällen. Weiterlesen Sie benutzen das Internet falsch: Hier erfahren Sie, wie man endlich digitale Ablenkungen beseitigt Süchtig nach Multitasking: Die wissenschaftlichen Gründe, warum Sie nicht aufhören können, mit der Arbeit zu jonglieren Stellen Sie Ihre Routine auf den Kopf und ernten Sie unerwartete Vorteile
Der hohe Preis des Multitaskings: 40% Produktivitätsverlust durch ständigen Aufgabenwechsel
Die Versuchung dem Multitasking zu verfallen, ist in modernen Büros allgegenwärtig. Ob es sich bei dem Büro um den Küchentisch oder eine Heerschar von Bürozellen handelt, macht hierbei keinen Unterschied. Von E-Mails über Chat-Benachrichtigungen bis hin zum Sirenengesang der sozialen Medien - es mangelt niemals an Orten, zu denen unsere Gedanken abschweifen könnten. Das Problem hierbei ist, wenn wir von einer Aufgabe zur nächsten springen, können wir nicht wirklich mehr Arbeit erledigen. Wir zwingen unser Gehirn, ständig von einem in den anderen Gang zu schalten, das heißt, noch härter zu arbeiten, um letztendlich qualitativ schlechtere Ergebnisse zu liefern, und erschöpfen hierbei unsere mentalen Kraftreserven. Multitasking kann ganz verschieden aussehen, doch egal in welcher Form, der Preis des Multitaskings ist sehr hoch. Für die meisten von uns wäre es unrealistisch zu glauben, dass wir die Multitasking-Gefahr komplett umgehen können, aber mit einem besseren Verständnis, wie es sich auf unsere Produktivität auswirkt (und welche Persönlichkeitstypen besonders anfällig sind) können wir die negativen Auswirkungen in Grenzen halten. 3 Arten des Multitaskings SMS schreiben am Steuer - das ist eine typische Multitasking-Situation, die in den Medien viel Aufmerksamkeit erhält. Dieser Versuch, unsere Aufmerksamkeit zweizuteilen ist jedoch nur eine Art und Weise, wie wir unser Gehirn dazu zwingen wollen, sich gleichzeitig in zwei Richtungen zu bewegen. In ihrer Zusammenfassung zum Thema Multitasking-Forschung gibt die American Psychological Association an, dass es drei Arten des Multitaskings gibt: Das gleichzeitige Erledigen von zwei verschiedenen Aufgaben. Hierzu gehören das Telefonieren während des Autofahrens oder das Beantworten von E-Mails während eines Webinars. Von einer Aufgabe zu einer anderen wechseln, obwohl die erste Aufgabe noch nicht erledigt ist. Das haben wir alles schon erlebt. Wir sind in unsere Arbeit vertieft und urplötzlich taucht diese dringende Aufgabe auf, die unsere absolute Aufmerksamkeit verlangt. Das ist die wohl frustrierendste Art des Multitaskings, die sich jedoch am schwersten vermeiden lässt. Schnell hintereinander zwei oder mehr Aufgaben erledigen. Das hört sich eigentlich nicht nach Multitasking an, aber unser Kopf braucht genügend Zeit, um in einen anderen Gang zu schalten, damit er effizient arbeitet. Um etwas klarzustellen: Keine dieser Multitasking-Arten ist zwangsläufig schlimmer als die anderen; sie alle drei verringern unsere Effektivität und führen zu geistiger Ermüdung. Seien Sie auf der Hut vor allen drei Arten des Multitaskings und Sie gewinnen die Kontrolle über Ihre Konzentration wieder. Der Mythos der Multitasking-Fähigkeit Schätzungen besagen, dass nur 2% der Bevölkerung das Multitasking tatsächlich korrekt beherrschen, und ironischerweise ist bei genau diesen Menschen die Wahrscheinlichkeit am geringsten, dass sie dem Multitasking verfallen. Das Problem an der Sache ist, wir alle denken, dass wir zu diesen 2% gehören und benutzen unsere selbst empfundene Fähigkeit als Rechtfertigung dafür, mit zu vielen Aufgaben zu jonglieren. Jüngsten Forschungen zufolge sind die Menschen, die am häufigsten ins Multitasking geraten, wahrscheinlich sogar am schlechtesten darin (2). David Sanbonmatsu, David Strayer, Nathan Medeiros-Ward und Jason Watson des Department of Psychology der University of Utah tauchen in ihrer Studie über Multitasking tief in dieses Problem ein: "Die selbst wahrgenommene Fähigkeit zum Multitasking stellte sich als extrem übersteigert heraus; tatsächlich beurteilte die Mehrheit der Teilnehmer sich selbst als überdurchschnittlich Multitasking-fähig. Diese Einschätzungen hatten mit der Realität wenig zu tun, die wahrgenommene und die tatsächliche Multitasking-Fähigkeit lagen weit auseinander." Gehen Sie nicht davon aus, dass Sie zu den 2% gehören, die das Multitasking beherrschen, konzentrieren Sie sich auf eine einzige Aufgabe und erzielen Sie so Spitzenleistungen. Single-Tasking - Lohnt sich die Mühe? Das Hin- und Herspringen zwischen Aufgaben scheint in dem Moment, wo wir dies tun, nicht sonderlich viel Zeit zu kosten, aber diese kleinen Zeitfresser summieren sich schnell. Die American Psychological Association sagt: "Obwohl die zeitlichen Kosten für einen Aufgabenwechsel relativ klein sind, manchmal nur wenige Zehntel einer Sekunde pro Wechsel dauern, summieren Sie sich beträchtlich, wenn Menschen immer wieder zwischen Aufgaben hin- und herwechseln. Oberflächlich gesehen scheint Multitasking effizient zu sein, in Wirklichkeit kostet es jedoch mehr Zeit und hat mehr Fehler zur Folge. David Meyer sagt, dass selbst kurze geistige Blockaden, die durch das Umschalten zwischen Aufgaben entstehen, uns 40 Prozent unserer produktiven Zeit kosten." Wäre es nicht toll, die 40 Prozent Ihrer produktiven Zeit zurückzugewinnen? Das sind bis zu 16 Stunden pro Woche, die wir zurückerobern könnten, wenn wir Multitasking aus unserem Arbeitsalltag streichen. Für so viel wertvolle Zeit lohnt es sich bestimmt, Ihr Telefon mal stummzuschalten! Die 4 häufigsten Multitasking-Persönlichkeiten Einigen von uns fällt es viel schwerer als anderen, der immerwährenden Multitasking-Bedrohung standzuhalten. Die bereits erwähnte Studie der University of Utah hat vier Personentypen bestimmt, die eine größere Tendenz zum Multitasking aufweisen: Ihr Ansatz besteht darin, so viele Ziele wie möglich zu erreichen. Der Gedanke, je mehr Aufgaben Sie gleichzeitig bearbeiten, desto mehr Aufgaben können Sie auch erledigen, zieht Sie unwiderstehlich an. Sie suchen immer neue Reize in Ihrem Arbeitsalltag. Sie wollen Ihr Gehirn ständig auf Trab halten und genießen den Reiz des Neuen, wenn Sie zu einer neuen Aufgabe wechseln. Sie sind überzeugt, dass Sie zu den 2% gehören. Wer überzeugt ist, dass er das Multitasking gut beherrscht, tendiert viel eher dazu als solche, die sich selbst nur als durchschnittlich einschätzen. Aber, wie wir bereits gesehen haben, spielt uns unsere Selbstwahrnehmung gern mal einen Streich. Es fällt Ihnen schwer, sich zu konzentrieren. Wenn Sie sich leicht ablenken lassen oder es Ihnen Probleme bereitet, äußere Reize auszublenden, dann kann es deutlich schwieriger für Sie sein, das Multitasking abzuschütteln. Sollten Sie sich in einer dieser Kategorien wiederfinden, dann lassen Sie den Kopf nicht hängen. Sie können Ihr Multitasking-Verhalten immer verbessern - und selbst wenn Sie nur 20% Ihrer verlorenen Zeit zurückholen, ist das ein ziemlich großer Gewinn. Erste Schritte: Wie Sie Multitasking in den Griff bekommen Als allererstes sollten Sie sich vor Augen führen, dass es Ihnen nicht möglich sein wird, Multitasking vollständig auszurotten - zumindest nicht sofort. Am besten Sie versuchen, es auf bestimmte Teile Ihres Tages zu beschränken. Schaffen Sie als erstes eine Umgebung, in der Multitasking sehr schwierig ist. Die folgenden zwei miteinander verknüpften Strategien helfen Ihnen, noch mehr produktive Zeit Ihres Tages zu sichern. 1. Komplexe Aufgaben identifizieren und diesen ihren richtigen Platz zuweisen Finden Sie heraus, welche Ihrer regelmäßigen Aufgaben den höchsten Schwierigkeitsgrad aufweisen und suchen Sie sich für diese dann eine Zeit und eine Umgebung aus, in der Sie ablenkungsfrei arbeiten können. Das gleiche gilt für neue Aufgaben, die Sie erhalten. Die APA stellt fest: Je komplexer und unbekannter die Aufgaben sind, desto mehr Zeit verlieren Sie, wenn Sie zwischen ihnen hin- und herwechseln. Sparen Sie eine Menge Zeit (und Geisteskraft), indem Sie Ihre Konzentration auf Laserschärfe hochstellen, während Sie Ihre kompliziertesten Aufgaben eine nach der anderen bewältigen. 2. Multitasking-Management mit vertrauten Aufgaben Zu welchen Zeiten und in welchen Umgebungen zeigt sich Ihre Multitasking-Gefahr am häufigsten? Legen Sie in solchen Situationen den Schwerpunkt auf sich wiederholende oder bekannte Aufgaben. Dies hilft Ihnen, die Bäumchen-Wechsel-Dich-Kosten zu minimieren und gibt Ihnen gleichzeitig die Gelegenheit, ein wenig Ihren natürlichen Multitasking-Tendenzen zu frönen. Einen Raum für Multitasking zu schaffen, ist besonders wichtig, wenn Sie in einem der vier oben genannten Persönlichkeitstypen entsprechen. Es wird ein hartes Stück Arbeit sein, das Multitasking aus Zeiten konzentrierter Bemühungen auszumerzen, es zu anderen Zeiten zuzulassen, kann diesen Prozess erleichtern. Wie viel Zeit werden Sie zurückgewinnen? Ermitteln Sie die Situationen, in denen Multitasking Sie am meisten Zeit kostet: Übt die Anerkennung, dass Sie "so viel Arbeit schaffen" eine unwiderstehliche Versuchung auf Sie aus? Erregt jeder Piep Ihres Computers Ihre sofortige Aufmerksamkeit? Haben Sie Angst, eine spannende Geschichte auf Twitter zu verpassen? Was auch immer Ihren Multitasking-Schalter umlegt, ermitteln Sie den Auslöser, sperren Sie Ihn weg, wenn Sie Ihre komplexesten Aufgaben bearbeiten, so dass Sie sich konzentrieren und produktiver sein können. Je besser Sie die Multitasking-Gefahr verstehen, desto eher können Sie Maßnahmen ergreifen, um die negativen Auswirkungen auf Ihre Produktivität zu minimieren. Wie viel Zeit könnten Sie zurückgewinnen? --- Quellen: 1. American Psychological Association: http://www.apa.org/research/action/multitask.aspx Sanbonmatsu DM, Strayer DL, Medeiros-Ward N, Watson JM (2013) Who Multi-Tasks and Why? Multi-Tasking Ability, Perceived Multi-Tasking Ability, Impulsivity, and Sensation Seeking. PLoS ONE 8(1): e54402 2. Rubinstein, Joshua; Meyer, David, E.; and Evans, Jeffrey E. Executive Control of Cognitive Processes in Task Switching. Journal of Experimental Psychology: Human Perception and Performance 2001, Vol. 27, No. 4, 763-797. Über die Autorin: Andrea Fryrear ist Content Marketer für MarketerGizmo, wo sie Marketing-Schlagworte und Modeerscheinungen analysiert und hofft, in ihrem Kern Perlen der Weisheit zu finden. Ihr Steckenpferd ist agiles Marketing, das ihrer Hoffnung nach der Schlüssel zu einer noch erfüllenderen Marketing-Karriere für den Einzelnen und einer noch leistungsfähigeren Marketingabteilung für Unternehmen ist. Sie ist glückliches Mitglied des LinkedIn-Netzwerks.
Warum wir über unsere Arbeit jammern & wie wir damit aufhören können
Forscher sagen, dass wir uns 15 bis 30 mal am Tag beschweren und das meistens über unseren Job. Warum jammern wir über unsere Arbeit? Schauen wir uns einmal an, was Jammern eigentlich ist, warum wir es tun und wie wir es überwinden können, um ein positiveres Leben zu genießen.
Techniken und Tipps für Problemlösungen (die tatsächlich funktionieren)
Wenn Sie mit einem sehr schwerwiegenden Problem konfrontiert werden, wo sollten Sie anfangen? Welche Techniken für Problemlösungen können Sie JETZT SOFORT einsetzen, die Ihnen helfen werden, die richtigen Entscheidungen zu treffen? In diesem Post finden Sie Tipps und Techniken für komplexe Problemlösungen, damit Sie Schwierigkeiten wie ein Experte bewältigen können.
5 Taktiken, damit Sie Ihre Deadlines nicht wegen anderen verpassen
Andere Abteilungen dazu zu bewegen, sich an Ihre Deadlines zu halten, kann schwierig sein. Diese 5 leicht umsetzbaren Taktiken verhindern, dass es durch andere Abteilungen zu unnötigen Verzögerungen kommt.
Problemlösende Tools für produktivere Teams
Es ist oft eine große Herausforderung, Teams und Projekte auf Kurs zu halten. Hier können die richtigen Werkzeuge für straffe Arbeitsabläufe und stabile Fortschritte sorgen. Entdecken Sie unsere Palette an problemlösenden Tools und Techniken, die typische Hindernisse bei der Teamarbeit aus dem Weg räumen und die Produktivität im Unternehmen steigern.
Werfen Sie die Küchenuhr weg: 4 neue Produktivitätstechniken, die Sie unbedingt ausprobieren müssen
Sie wissen alles über Pomodoro, GTD und 80/20 – und entweder sind Sie ein großer Fan oder diese Techniken lassen Sie absolut kalt. Hier ein paar neue Produktivitäts- und Aufgabenmanagement-Techniken, die Ihnen dabei helfen, super produktiv zu sein, ohne mit einem Burnout zu enden. 1. "Don't Break the Chain" (Die Kette nicht unterbrechen) von Jerry Seinfeld Ja, genau, der Komiker Jerry Seinfeld. Es hat sich herausgestellt, dass er jahrelang auf einem Geheimrezept für tägliche Produktivität saß, das vor kurzem eine Menge Aufmerksamkeit erregte. Und so funktioniert's: Sie benötigen einen roten Filzstift und einen Kalender, der an einer auffälligen Stelle platziert ist. Wählen Sie eine Routineaufgabe, ein wichtiges Ziel oder eine Fähigkeit, die Sie verbessern möchten. Das kann alles sein: von "Sport machen" über "Chinesisch lernen" bis hin zu "die Kundenbindung um 10% erhöhen." Jeden Tag, an dem Sie auf dieses Ziel hinarbeiten oder die zugehörige Aufgabe ausführen, markieren Sie in Ihrem Kalender mit einem großen dicken X. Schon bald werden Sie eine Kette aus X-en haben. Und jetzt... unterbrechen Sie die Kette nicht. So einfach ist das! Sie können diese Technik anwenden, um mehre Ziele oder neue Gewohnheiten zu verfolgen, aber seien Sie vernünftig bei Ihrer Wahl. Wenn Sie zu viel auf einmal versuchen und die Aufgaben jonglieren, werden Ihre Ketten unweigerlich unterbrochen und Ihr ganzes System bricht zusammen. Versuchen Sie Ihre Ketten auf ein oder zwei großen Zielen aufzubauen. Kontinuierlicher, täglicher Fortschritt hat große Auswirkungen! Nutzen Sie diesen Ansatz um: in eine neue Routine zu kommen, stetige Fortschritte bei einem großen Projekt zu machen und sich selbst einen größeren Motivationsschub zu geben, Dinge zu erledigen – auch wenn Sie dazu gerade keine Lust haben. Ist es an der Zeit, Ihre Produktivität zu steigern? Schieben Sie das nicht länger auf – starten Sie noch heute Ihren kostenlosen Wrike Test! 2. Die "Muss, Sollte, Möchte"-Methode (Must, Should, Want) von Jay Shirley Jay Shirley, Schöpfer der Plattform The Daily Practice, die einem bei der Aneignung neuer Gewohnheiten hilft, entwickelte diesen Ansatz, um seine eigenen Tage sowohl produktiver als auch angenehmer zu machen. Und so funktioniert's: Wenn Sie morgens Ihre To-do-Liste erstellen, beginnen Sie als erstes mit diesen drei Einträgen: 1. Ich muss ______________ (eine Aufgabe mit hoher Priorität, die unmittelbare Auswirkungen haben wird) 2. Ich sollte ____________ (eine Aufgabe, die einen Beitrag zu Ihren langfristigen Zielen leistet) 3. Ich möchte ______________ (etwas, das Sie wirklich tun möchten) Mit diesem Ansatz arbeiten Sie tagtäglich an etwas, aus dem Sie bereits kurzfristig Nutzen ziehen, und Sie legen die Grundlage für langfristige Ziele. Und die "Ich möchte"-Aufgabe hilft Ihnen, etwas für Ihre Seele zu tun, indem Sie ein wenig Zeit mit etwas verbringen, wofür Sie sich wirklich begeistern. Am nächsten Tag, vielleicht bei Ihrer ersten Tasse Kaffee, sehen Sie Ihre Aufgaben noch einmal durch und beurteilen die Ergebnisse. Haben Sie alles erreicht, was Sie wollten? Sind Sie mit den Ergebnissen zufrieden? Zwischen der Bearbeitung der Aufgaben und der erneuten Durchsicht eine Nachtruhe einzubauen, gibt Ihrem Gehirn neue Kraft und Ihnen ein wenig Abstand. Nachdem Sie Ihre gestrigen Fortschritte überprüft haben, erstellen Sie eine neue "Muss, Sollte, Möchte"-Liste für den heutigen Tag. Nutzen Sie diesen Ansatz um: Burnout zu verhindern und keine Angst mehr vor Ihrer To-do-Liste zu haben. Außerdem ist es gut für Ihre Gesundheit, wenn Sie jeden Tag etwas tun, das Ihnen Freude bereitet, und es hilft Ihnen, langfristig produktiv zu sein. 3. Die "Anti-To-do-Liste" von Marc Andreessen Haben Sie jemals am Ende eines arbeitsreichen Tages auf Ihre To-do-Liste geschaut und gedacht: "Ich habe heute überhaupt nichts geschafft"? Das ist ziemlich entmutigend. Und es stimmt einfach nicht. Die Chancen sind groß, dass Sie in Wirklichkeit eine Menge Arbeit erledigt haben – es spiegelt sich nur nicht in Ihrer To-do-Liste wider. Dennoch kann dieses Gefühl der Enttäuschung Ihre Motivation stark nach unten ziehen. Marc Andreessen, Mitbegründer von Netscape, begann eine "Anti-To-do-Liste" in seine täglichen Gewohnheiten einzubauen, um seine Produktivität zu messen. Und so funktioniert's: Jedes Mal, wenn Sie im Laufe des Tages etwas Sinnvolles tun, schreiben Sie es auf. Das war's schon. Ihre To-do-Liste ist ein Standard, dem Sie niemals dauerhaft gerecht werden können, und Ihre Anti-To-do-Liste ist Ihre täglich wohlverdiente Belohnung. Sie sollten nicht darauf warten, bis ein Projekt abgeschlossen ist, um zu feiern, was Sie erreicht haben oder Ihre Fortschritte zu genießen. Es ist erstaunlich, wie das Gefühl, produktiv zu sein, Ihnen helfen kann Ihre Produktivität hoch zu halten. Wenn Sie sich das nächste Mal nach einem hektischen Tag fragen: "Was habe ich eigentlich heute erreicht?", dann holen Sie Ihre Anti-To-do-Liste hervor und klopfen sich selbst auf die Schulter. Nutzen Sie diesen Ansatz um: Anreiz und Motivation aus Ihren täglichen Leistungen zu gewinnen, schrittweise Fortschritte zu messen und ein klareres Bild davon zu erhalten, womit Sie Ihre Arbeitszeit tatsächlich verbringen. 4. Die "Biologische Primetime" (Biological Prime Time) von Sam Carpenter Wie viele Tassen Kaffee brauchen Sie, um den Tag zu überstehen? Gibt es einen bestimmten Zeitpunkt am Nachmittag, an dem Sie sich total schlapp fühlen? In seinem Buch "Game the System" (Manipulieren Sie das System) konzentriert sich Sam Carpenter auf das, was er seine "biologische Primetime" nennt, beziehungsweise das Zeitfenster, in dem er am produktivsten ist. Und so funktioniert's: Beginnen Sie damit, auf folgende drei Aspekte zu achten: Ihre Produktivität, Konzentration und Motivation. Alle ein bis zwei Stunden bewerten Sie diese auf einer Skala von 1-10. Nach ungefähr einer Woche können Sie ein einfaches Diagramm erstellen und erste Trends feststellen. Immer, wenn Ihre Produktivität, Konzentration und Motivation sich an einem Höhepunkt treffen, haben Sie Ihre "biologische Primetime" gefunden. Bildnachweis: Chris Bailey Wenn Sie diese optimalen Zeitpunkte genau bestimmen, können Sie Ihre wichtigsten Aufgaben oder Besprechungen für jene Zeiten einplanen. Auf diese Weise sind Sie in entscheidenden Momenten in Ihrer Höchstform und können diese Zeitfenster der konzentrierten Produktivität für Projekte mit hoher Priorität freihalten. Nutzen Sie diesen Ansatz um: Zusammenhänge zwischen Ihrer Ernährung, Ihren Schlafgewohnheiten und der Arbeitsumgebung zu entdecken, um Ihre täglichen Gewohnheiten zu optimieren und die Produktivität zu steigern. Teilen Sie Ihre persönlichen Produktivitätsstrategien: Essen Sie den "Eat the frog"-Frosch? Befolgen Sie die 2-Minuten-Regel? Behalten Sie Ihre To-Dos mit Stift und Papier im Auge oder bevorzugen Sie 5 Strategies for Forming Team Productivity Habits (5 Strategien, um Ihrem Team Produktivitätsgewohnheiten anzueignen). Quellen: Lifehacker, JayShirley.com, iDoneThis.com, AYearofProductivity.com
Effektiv sein: 13 einfache Strategien, um smarter zu arbeiten
Egal welchen Beruf Sie ausüben und in welcher Branche Sie tätig sind, wir alle möchten effektiv arbeiten und unsere beruflichen Ziele erreichen. Aber Leistungsfähigkeit ist wesentlich mehr, als nur Dinge auf der To-do-Liste durchzustreichen — es geht darum, genau das zu tun, was wichtig ist. Um leistungsstärker zu arbeiten, müssen Sie glücklicherweise nur kleine Änderungen an Ihren täglichen Arbeitsgewohnheiten vornehmen: Fangen Sie mit diesen Tipps an und beobachten Sie, wie sich Ihre Produktivität täglich steigert. 13 Methoden, um effektiver zu arbeiten Kürzen Sie Ihre Aufgabenliste Wir alle wissen, wie lähmend der Anfang eines großen Projektes oder eine scheinbar nicht zu bewältigende To-do-Liste sein können. Blockieren Sie sich nicht selber mit einer unendlichen Aufgabenliste! Wählen Sie 3 bis 5 wichtige Aufgaben aus, die Sie an einem Tag erledigen sollten und konzentrieren Sie sich nur darauf. Wenn Sie schneller fertig werden als geplant, können Sie immer noch ein paar Aufgaben anhängen, aber vergessen Sie nicht, es überschaubar zu halten, um produktiv arbeiten zu können — was wesentlich wichtiger ist, als nur den ganzen Tag über beschäftigt zu sein. Nutzen Sie einen Zeitplan anstatt einer To-do-Liste Setzen Sie sich hin, überprüfen Sie wie viel Zeit Ihnen heute zur Verfügung steht und machen Sie realistische Überlegungen darüber, was Sie schaffen können. Jetzt können Sie einen Plan aufstellen: legen Sie Zeitfenster für jede einzelne wichtige Aufgabe fest — vergessen Sie nicht, auch Pausen einzulegen. In dem Sie ein bisschen Zeit in Ihre Tagesplanung investieren, können Sie von den Tageszeiten profitieren, an denen Sie besonders konzentriert und motiviert sind, sichtbare Fortschritte bei wichtiger Arbeit erzielen und die notwendigen Pausen einlegen, um geistig fit zu bleiben. Behalten Sie immer den nächsten Schritt im Auge Wenn wir wichtige Dinge aufschieben, passiert das oft einfach, weil wir nicht wissen, wo wir anfangen sollen. Wenn wir uns allerdings im Klaren darüber sind, was wir als nächstes machen müssen, wenn wir eine Teilaufgabe beendet haben, ist es wesentlich einfacher, den Faden später wieder aufzunehmen. Daher ist es sinnvoll, bei Beendigung einer Aufgabe immer den „nächsten Schritt“ festzulegen, damit Sie sich am nächsten Tag sofort wieder konzentriert in die Arbeit vertiefen können. Gut organisiert ist halb gewonnen Leistungsstarke Menschen verfügen über ein System, das Ihnen hilft, die genauen Informationen zu finden, die sie brauchen und zwar zum richtigen Zeitpunkt. Ein einfaches System, wie die Selbstmanagement-Methode Getting Things Done (GTD) von David Allen kann hilfreich sein, um die psychische Belastung zu verringern und den Kopf von Dingen, die man nicht vergessen darf, zu befreien, um diese Gehirnkapazität für wichtigere und effektivere Arbeit zu nutzen. Sorgen Sie dafür, dass es schwierig ist, schlechten Gewohnheiten nachzugehen Konstante Ablenkungen schlauchen Ihre Leistungsfähigkeit und Ihren IQ. Es ist unmöglich, effizient zu arbeiten, wenn Sie nicht in Top-Form sind. Eine gute Lösung dafür ist, sich selber Hindernisse zu stellen. Zum Beispiel, wenn Sie alle paar Minuten Ihr Smartphone aus der Tasche ziehen, um sich mit einem Kumpel per Textnachrichten zu unterhalten oder Ihre privaten sozialen Netzwerke überprüfen, schließen Sie Ihr Handy einfach in eine Schublade ein und legen Sie den Schlüssel in einen Schrank auf einem anderen Stockwerk oder bitten Sie einen vertrauenswürdigen Kollegen, den Schlüssel bis zum Mittagessen aufzubewahren. Setzen Sie Prioritäten Zu wissen, wann man Nein sagen muss, ist ausschlaggebend für effektive Arbeit. Denken Sie darüber nach, was wirklich wichtig ist — was genau macht den Unterschied aus, um Ihre Ziele zu erreichen? Welche Projekte wirken sich am meisten auf den Unternehmenserfolg aus? Befreien Sie sich von Beschäftigungsarbeit, die für nichts taugt. Ein Modell, bei dem die Zielsetzung durch messbare Ergebnisse gesteuert wird, wie z. B. OKRs (Ziele und Schlüsselergebnisse), ist eine praktische Art und Weise, die täglichen Anstrengungen an klar festgelegten Zielen auszurichten, die einen direkten Einfluss auf den Erfolg des ganzen Unternehmens haben. Erledigen Sie zuerst die wichtigste Aufgabe Morgens ist man meistens motivierter und kreativer. Deswegen ist es sinnvoll, den Tag direkt mit einer wichtigen Aufgabe zu beginnen, anstatt diese kostbare Zeit mit der Durchsicht des Posteingangs zu verschwenden (was außerdem schnell Ihre Pläne über den Haufen werfen kann, weil die geplante Aufgabe von den Anfragen in der Inbox verdrängt wird oder sogar ganz verloren geht). Lassen Sie lieber einige Stunden vergehen, bis Sie die Inbox öffnen, und arbeiten Sie in dieser Zeit an einem wichtigeren Projekt, solange Sie noch voller mentaler Energie sind. Planen Sie abends den nächsten Tag Sie sollten nachts nicht wach bleiben und gequält an die anstehende Arbeit des nächsten Tages denken. Stattdessen stellen Sie abends lieber eine kurze To-do-Liste auf, die Ihnen am nächsten Morgen helfen wird, fit in den Tag zu starten und den für den restlichen Arbeitstag eine produktive Dynamik beizubehalten. Versuchen Sie, eine nur mittelschwere Aufgabe auf die Liste zu schreiben — laut Dr. Mihaly Csiksgentmihalyi, entsteht dadurch ein Sweetspot, der dem Gehirn hilft, besser in den „Flow“ zu kommen, ein Zustand in dem Sie absolut in Ihrer Arbeit vertieft sind und am leistungsfähigsten arbeiten. Das kommt zustande, wenn sich das Niveau der Herausforderung mit Ihren Fähigkeiten an einem hohen Punkt kreuzen. (Wenn die Aufgabe keine Herausforderung darstellt, langweilen Sie sich und wenn die Herausforderung zu groß ist, fühlen Sie sich frustriert und gestresst). Nutzen Sie Zeit, in der Sie nichts zu tun haben, um Verwaltungsaufgaben zu erledigen Die Zeit in der Schlange im Supermarkt, im Bus, bei der Bank, im Aufzug usw. muss nicht unbedingt verschwendete Zeit sein. Nehmen Sie ein Buch mit, das Sie schon seit längerem lesen wollten, beantworten Sie einige E-Mails oder werfen Sie einen Blick auf die letzten Status-Aktualisierungen. Oder lassen Sie einfach die Gedanken schweifen und beobachten Sie die Welt um sich herum: Man kann nie wissen, wann die nächste großartige Idee auftaucht! Planen Sie Meetings mit sich selber ein Schaffen Sie eine ablenkungsfreie Zone, wo Sie hingehen können, wenn Sie ungestört denken müssen. Tragen Sie Zeitfenster in Ihren Kalender ein, in denen Sie nicht gestört werden möchten, deaktivieren Sie Ihre E-Mail- und Instant-Messaging-Benachrichtigungen (oder noch besser, unterbrechen Sie die Internetverbindung) und konzentrieren Sie sich während ein oder zwei Stunden ausschließlich auf eine einzige Aufgabe. Ändern Sie Ihre Einstellung Anstatt zu denken „Heute bin ich total überfordert!“ und „Ich fühle mich gerade so gestresst!“ denken Sie einfach „Auf diese zwei Dinge muss ich mich heute konzentrieren“. Die Situation aus einer anderen Perspektive zu betrachten, kann Wunder wirken und das Motivations- und Energieniveau steigern. Achten Sie auf gute, deutliche Kommunikation Wir alle müssen auf der Arbeit für gewisse Aufgaben mit anderen zusammenarbeiten. Effektive Zusammenarbeit ist also ausschlaggebend, um die eigene Leistungsfähigkeit zu steigern. Am besten kann man unnötige Nacharbeit und Zeitverschwendung vermeiden, indem man Missverständnisse ausschließt, die auf mangelhafte Kommunikation zurückzuführen sind. Legen Sie alles von Anfang an klar und deutlich dar und Sie werden sich eine Menge Zeit und mentale Energie sparen, die für die Überprüfung und das Überarbeiten von Aufgaben erforderlich ist. Versuchen Sie mehr Zeit mit Arbeit zu verbringen, die Sie genießen Wenn Ihre Arbeit Sie interessiert, eine Herausforderung für Sie darstellt und Sie gut in Ihrem Job sind, sind Sie engagierter — und leistungsfähiger. Denken Sie darüber nach, welche Aspekte Ihrer Arbeit Sie mögen, für welche Fähigkeiten Sie am meisten gelobt werden und bei welcher Art von Projekten Ihre Kollegen Sie um Hilfe bitten. Natürlich werden nicht alle Projekte auf der Arbeit Ihre Leidenschaft entfachen, aber mit ein bisschen Kreativität können sogar ungeliebte Aufgaben Spaß machen oder eine Herausforderung darstellen. Zum Beispiel wenn Sie Stundenzettel oder Spesenabrechnungen erstellen, setzen Sie sich selber ein Zeitlimit und versuchen Sie sich das nächste Mal selber zu übertreffen. Versuchen Sie jeden Tag etwas Neues zu lernen oder überwinden Sie sich etwas zu tun, was Sie noch nie gemacht haben. Weitere Tipps und Materialien, um leistungsfähiger auf der Arbeit zu sein Diese Sammlung von Tipps und Tools für Leistungsfähigkeit und Motivation wird Ihnen helfen, effektiver zu arbeiten, egal, ob Sie im Marketing, im Projektmanagement, in der Softwareentwicklung oder einem anderen Bereich tätig sind.
