Digitaler Alltag: So organisiert sich Deutschland im Büro
Deutsche Unternehmen sind im Digitalisierungs-Fieber. Wie die Digitalisierung bei den Büroangestellten, die letztlich mit neuen Software-Tools arbeiten, ankommt, ist die Fragestellung im aktuellen Wrike Digital Work Report. Wir haben untersucht, wie sich Büroarbeiter in Deutschland, Frankreich und Großbritannien organisieren und welche Werkzeuge sie dafür einsetzen. Der Werkzeugkoffer der Schreibtischtäter Im Durchschnitt jongliert jeder deutsche Büroarbeiter mit etwa fünf verschiedenen IT-Tools. Etwa sieben Prozent der Befragten nutzt sogar mehr als zehn digitale Hilfsmittel. Und ihre Anzahl scheint tendenziell zu steigen: 45 Prozent der Befragten nehmen gegenüber dem Vorjahr einen leichten Zuwachs der digitalen Hilfsmittel wahr. 15 Prozent bemerken sogar eine signifikante Steigerung. Dabei sind E-Mails zwar das meistgenutzte Tool, doch gleichzeitig sehen 40 Prozent der Befragten darin ein Hemmnis, um ihre Arbeit produktiv erledigen zu können. Die meistgenutzten Tools zur Arbeitsorganisation in deutschen Büros E-Mail – 75 Prozent Tabellen-Programme – 62 Prozent Handschriftliche Notizen – 44 Prozent Konferenzsysteme (Audio, Video, Web) – 28 Prozent ERP-Systeme – 26 Prozent Instant Messaging-Dienste – 26 Prozent Projektmanagement-Software – 25 Prozent CRM-Software – 24 Prozent Collaboration-Software – 17 Prozent Der Ländervergleich zeigt, dass Frankreich in Sachen Digitalisierung weiter zu sein scheint als Deutschland: Bei unseren Nachbarn im Westen nutzen nur 59 Prozent E-Mail regelmäßig für die Organisation ihrer Aufgaben, handschriftliche Notizen führt nur noch jeder vierte. Im Gegensatz dazu kommen in französischen Büros CRM-Tools (32 Prozent) häufiger zum Einsatz. Auch Collaboration-Software, die die Organisation gemeinsamer Projekte und Aufgaben erleichtert, hat sich in Frankreich bereits stärker durchgesetzt: Sie werden von nahezu jedem vierten (24 Prozent) genutzt, in Deutschland sind es erst 17 Prozent. Vielleicht ein Grund, warum die Franzosen trotz stärkerem Arbeitsanstieg (77 Prozent vs. 72 Prozent) weniger gestresst sind (60 Prozent vs. 65 Prozent)? Keine Qual der Wahl Nur 14 Prozent der Befragten des Digital Work Reports gaben an, ihre eigenen Tools nutzen zu dürfen. Demgegenüber haben 84 Prozent keine Möglichkeit, selbst über die Werkzeuge, die sie für ihre Aufgaben benötigen, zu entscheiden. Davon bestimmt in über 60 Prozent der Fälle die IT-Abteilung, in 24 Prozent der Bereichs- oder Teamleiter, welche Tools auf dem Rechner oder dem beruflich genutzten Smartphone landen. Was aus IT-Sicht und im Sinne der Komplexitätsreduzierung nachvollziehbar und sinnvoll ist, führt aus Mitarbeitersicht aber zu geringerer Produktivität und schlechterer Effizienz. Schließlich wünschen sich 21 Prozent der Mitarbeiter bessere Hilfsmittel, wenn sie danach gefragt werden, wie ihr Arbeitgeber sie in ihrer Produktivität unterstützen kann – der Wunsch rangiert dabei gleich hinter den Bedürfnissen nach besserer Kommunikation, mehr Work-Life-Balance und größerer Wertschätzung. Individuelle Einschätzung Insgesamt stehen die Deutschen der Digitalisierung jedoch positiv gegenüber: So sind sich 74 Prozent der befragten Büroarbeiter sicher, dass die Einführung und Nutzung digitaler Hilfsmittel sowie die Digitalisierung an sich einen positiven Einfluss auf das eigene Unternehmen haben. Davon haben 57 Prozent festgestellt, dass dadurch Informationen zuverlässiger zur Verfügung stehen und geteilt werden. Über 50 Prozent sind der Meinung, dass es jetzt einfacher ist, von anderen Standorten oder von Zuhause zu arbeiten. 48 Prozent glauben, dass durch die Nutzung neuer Tools die Datensicherheit verbessert wird. Wie (und womit) arbeiten wir in 10 Jahren? Die grundsätzlich positive Einstellung gegenüber den digitalen Hilfsmitteln prägt auch die Prognose zu deren zukünftiger Nutzung: 37 Prozent der Befragten können es sich vorstellen, dass alle heute genutzten Hilfsmittel auch in 10 Jahren noch zum Einsatz kommen. Es ist bemerkenswert, dass fast jeder vierte Deutsche überzeugt ist, dass die beiden aktuell meistgenutzten Werkzeuge – Tabellen (24 Prozent) und E-Mail (21 Prozent) – bald von unseren Rechnern verschwinden werden. Die besten Zukunftsprognosen erhalten dagegen Tools, die die Kommunikation und Zusammenarbeit vereinfachen: Nur 8 Prozent glauben, dass Instant Messaging-Dienste in zehn Jahren verschwunden sein werden, gefolgt von Social Media (10 Prozent), Konferenzsystemen (11 Prozent) und Collaboration-Tools (12 Prozent). Infographic brought to you by Wrike
Wie die Digitalisierung Ihren Alltag verbessern kann und wie nicht
Zu welcher Generation gehören Sie? Generation X, Y oder Z? Obwohl die kommende Generation Z mit mobilen Geräten, digitalen Tools und Social Media aufwächst, ist Ihr Optimismus, was das Neue Arbeiten betrifft doch gesunken. Mobiles Arbeiten, vertrauensbasierte Arbeitszeiten, Homeoffice - nope, 9-bis-5 und definierte Arbeitsplätze, das ist es, was sie wollen.
Wie die Digitalisierung unsere Arbeitswelt nachhaltig verändert
Dieser Beitrag ist im Rahmen der Blogparade des PM Camp Berlin zum Thema “DIGITALISIERUNG – in Projekten und darüber hinaus …” entstanden. Während meines Berufslebens habe ich schon sehr viel zum Thema Digitalisierung gelesen, gehört, geschrieben. Wenn man im IT-Bereich arbeitet, bleibt das nicht aus. Dadurch verliert der Begriff Digitalisierung irgendwann seine Aussagekraft: er kommt einem in so vielen Kontexten entgegen, dass man ihn gar nicht mehr bewusst wahrnimmt. Ähnlich verhält es sich mit dem Inhalt, den der Begriff Digitalisierung umschreibt: die Entwicklungen sind so schleichend, dass wir sie häufig gar nicht mehr wahrnehmen. Wir haben das Gefühl, dass alles beim Alten bleibt, obwohl die digitale Welt sich schneller und schneller dreht. Schleichende Entwicklungen nehmen wir kaum wahr Eines der bekanntesten Beispiele für dieses Phänomen sind die beiden Fotos der Papstwahl 2005 und 2013: Während 2005 noch kaum Handys zu sehen waren, heben 2013 fast alle Wartenden ihr Smartphone in die Höhe, um das beste Foto zu schießen – und es im Anschluss virtuell zu teilen. Das selbe historische Ereignis ist innerhalb von nicht einmal zehn Jahren durch die Digitalisierung zu einem anderen geworden.Um die schleichende Veränderung durch die Digitalisierung wirklich zu spüren, bedarf es manchmal eines Sprungs, wie oben bei den Bildern. Diesen Sprung hatte ich Ende letzten Jahres, als mein Mann und ich beschlossen, von Deutschland nach Irland zu ziehen. Das fing schon damit an, dass hier sehr viele Menschen bereits ganz selbstverständlich den Service nutzen, sich Lebensmittel nach Hause liefern zu lassen. Dublin bildet eines der digitalen Zentren Europas und hier begann ich bei Wrike zu arbeiten. Wrike ist ein Anbieter von Projektmanagement- und Collaboration-Software, ein Start-up mit Wurzeln im amerikanischen Silicon Valley. Auch die Europazentrale in Dublin ist stark von einer amerikanischen Unternehmenskultur geprägt. Von agilen Arbeitsweisen bis hin zum papierlosen Büro ist hier schon einiges umgesetzt, was in Deutschland meist noch theoretisch diskutiert wird. Virtuelles Arbeiten: weniger E-Mails und mehr Freiheiten Die größte Überraschung war für mich, wie selbstverständlich hier über Ländergrenzen hinweg gearbeitet wird. Ein Großteil meines Teams sitzt in den USA, ein anderer Teil in St. Petersburg. Meetings finden virtuell statt und Projekte werden über unser Projektmanagement-Tool abgewickelt. So kann jeder in seiner Zeitzone arbeiten und das jeweils nächste Team kann den Stand des Projekts mit wenigen Klicks einsehen, Dokumente bearbeiten und Kommentare hinzufügen. Um gut zusammenzuarbeiten, müssen wir nicht unbedingt im gleichen Gebäude sitzen, nicht einmal auf dem gleichen Kontinent leben. Die Digitalisierung des Projektmanagements bedeutet auch, dass Meetings effizienter werden, weil alle nötigen Informationen im Team transparent vorliegen. Verbunden mit agilen Arbeitsweisen und schnellen Entscheidungswegen entsteht so eine Atmosphäre, in der man als einzelner viel erreichen kann und es Spaß macht, Ideen umzusetzen. Eine zweite Überraschung: ich bekomme kaum E-Mails. Und wenn ich E-Mails erhalte, sind es Nachrichten von Externen. Alles Interne wird in Wrike abgebildet – denn natürlich nutzen wir die Software, die wir weltweit vertreiben, auch für die Organisation unseres eigenen internationalen Teams. Der deutlich reduzierte Posteingang hat zur Folge, dass ich mich weniger von E-Mails getrieben fühle, sondern meinen Arbeitstag selbst einteilen und gestalten kann. Wenn alles virtuell stattfindet sind auch Homeoffice oder das kurzzeitige Arbeiten aus dem Ausland kein Problem. Kurzum: die Freiheiten werden größer. Die Digitalisierung mitgestalten Ein Nebeneffekt des virtuellen Arbeitens freut auch die Umwelt: mein Schreibtisch ist komplett papierlos, ich habe nicht einmal einen Stift zur Hand, etwas, das ich mir in Deutschland nicht hätte vorstellen können. In Dublin dagegen ist es schon real. So kommen wir auch zurück zum Anfang dieses Artikels: Die Digitalisierung ist ein Prozess, der die Art wie wir leben und arbeiten nachhaltig verändert, auch wenn es uns manchmal nicht bewusst ist. Doch gerade weil die Digitalisierung so tiefgehende, schleichende Veränderungen nach sich zieht, lohnt es sich, sie zu diskutieren und vor allem mitzugestalten. Schließlich ist die Digitalisierung nichts, was einfach passiert: Sie ist direkte Folge dessen, wie wir heute unsere (Arbeits-)Welt gestalten und wird morgen unser Alltag sein. Sie wollen die Diskussion mitverfolgen? Lesen Sie weitere Artikel der Blogparade des PM Camp Berlin zum Thema “DIGITALISIERUNG – in Projekten und darüber hinaus …”.
Marketing-Fachkräfte beim Thema Automatisierung mit Scheuklappen unterwegs
Marketing-Verantwortliche unterschätzen den positiven Einfluss von Automatisierung auf ihre Effizienz: Obwohl ihre Arbeitsbelastung zunimmt, stehen sie dem Thema Prozessautomatisierung zögerlich gegenüber.
Wrike beim PMI EMEA Congress 2018
Wie können Projektmanager auch im digitalen Zeitalter noch einen Unterschied machen? Wrike diskutiert mit, wenn sich die führenden Projekt-, Programm- und Portfoliomanager von 7. bis 9. Mai beim PMI EMEA Kongress 2018 in Berlin treffen.
Projektleiter 2030 - Von verwaltender Planung zu strategischer Führung
Im Rahmen der Blogparade des Projektmagazins setzen wir uns mit der Frage auseinander: "Projektleiter 2030 – längst abgeschafft oder Schaltzentrale der digitalen (Projekt-)Welt?" Für die Prognose nehmen wir die einzelnen Aufgaben eines Projektleiters genauer unter die Lupe und betrachten, welche davon entweder schon heute oder in absehbarer Zukunft durch technische Hilfsmittel verändert werden - und in welcher Form.
dmexco 2017: Ein Blick in die digitale Glaskugel
Automatisierung, Internet of Things und künstliche Intelligenz – diese Stichworte sind längst im Sprachgebrauch der digitalen Wirtschaft verankert. Und doch kommt man kaum hinterher, wie schnell die Digitalisierung unser tägliches Arbeitsleben verändert und welche Innovationen der Software-Schmieden nur auf die große Enthüllung warten. Einen umfassenden Einblick in die neuesten Trends und Themen bietet die dmexco nicht nur als Ausstellermesse, sondern vor allem auch als Fachkonferenz mit einer Vielzahl an Keynotes, Vorträgen und Diskussionen. In diesem Jahr hat sich auch eine Delegation von Wrike in das Getümmel gestürzt, Kontakte geknüpft und Neuheiten analysiert. Und natürlich auch: Best Practices geteilt. Vor dem mit 200 Besuchern vollbesetzten Speaker’s Forum hielt Franziska Bernhard, Leiterin unseres Marketing-Teams in Europa, einen Vortrag über Prozessoptimierung in Marketing-Teams und die strukturellen Voraussetzungen für erfolgreiche Marketingkampagnen – mit einer so anschaulichen Präsentation, dass gleich mehrere Zuhörer ihr Smartphone für Fotos zückten. Um viele Eindrücke und Informationen reicher kehrte das Team ins Büro zurück und schaut schon gespannt ins nächste Jahr. Die Digitalisierung legt schließlich keine Pause ein! test
Wrike Digital Work Report 2016: Die Top 5 Produktivitätskiller in deutschen Büros
Zu viele Dinge gleichzeitig erledigen, ist der größte Bremsklotz im Arbeitsalltag deutscher Büroangestellter. Im „Wrike Digital Work Report 2016“ haben wir Büroangestellte in Deutschland, Großbritannien und Frankreich gefragt, wie hoch sie ihre Arbeitsbelastung einschätzen, welche Faktoren die Produktivität einschränken und welche Mitarbeiter besonders unter den Produktivitätskillern leiden. Arbeitsbelastung steigt Auf die Frage, ob die Arbeitsbelastung im Vergleich zu Vorjahr zugenommen hätte, antwortete ein Viertel der Befragten in Deutschland, dass sie „signifikant zugenommen“ hätte. Für 47 Prozent der Deutschen ist sie „leicht angestiegen“. Insgesamt registrieren drei Viertel der befragten Deutschen einen Anstieg der Arbeitsbelastung. Bei der Optimierung der eigenen Produktivität gibt es aber noch Potential: So sind nur 18 Prozent der Befragten der Meinung, ihr volles Produktivitäts-Potential auszuschöpfen. Unter Büroangestellten in Frankreich und Großbritannien sind sogar jeweils nur 15 Prozent der Meinung, maximal produktiv zu sein. Die Top 5 Produktivitätskiller in Deutschland sind: Zu viele Dinge gleichzeitig erledigen Zu viele E-Mails Zu viele ineffiziente Meetings Schlechte Kommunikation mit dem Vorgesetzten oder im Team Nicht auffindbare Informationen Frauen leiden besonders unter schlechter Kommunikation Bemerkenswert ist, dass nicht alle Mitarbeiter gleich stark von den oben genannten Faktoren beeinträchtigt sind: Frauen leiden mehr unter schlechter Kommunikation als die männlichen Kollegen. Männer empfinden wiederum ineffiziente Meetings deutlich belastender als Frauen. Auch mit der E-Mail-Flut haben Männer anscheinend stärker zu kämpfen und gaben dies häufiger als Produktivitätshemmnis an. Ältere Mitarbeiter sind belastbarer Außerdem fällt auf, dass die Generation 55+ besonders belastbar und produktiv ist: Im Vergleich zur „Generation Y“ hat sich die Arbeitsbelastung in den Augen älterer Angestellter im Vergleich zum Vorjahr deutlich weniger erhöht: Von einer signifikanten Zunahme sprechen hier nur 19 Prozent im Vergleich zu 26 Prozent bei der Generation der 18- bis 34-Jährigen. Auch bei der Einschätzung der eigenen Produktivität haben Mitarbeiter, die 55 Jahre oder älter sind die Nase vorn: 26 Prozent geben an, maximal produktiv zu arbeiten. In der Generation Y sind nur 17 Prozent dieser Ansicht.