Auch kleine Projekte können komplex werden und viel Verwaltung erfordern. Der Projektmanager muss Kosten, Zeitpläne und Ressourcen beaufsichtigen, Änderungen verfolgen, Risiken überwachen und über Fortschritte berichten.

Der Versuch, all das mit einer einfachen Tabelle zu handhaben, kann sehr zeitaufwändig sein und zu Fehlern, Verzögerungen und Frust führen. Es ist somit kein Wunder, dass viele Leute sich für Projektmanagement-Software interessieren.

Auf dem Markt gibt es heute viele Angebote für kostenlose Projektmanagement-Software. Auf den ersten Blick kann dies als natürliche Wahl für Einzelpersonen, Startups und kleine Unternehmen erscheinen. Was kann es schon schaden, etwas kostenloses auszuprobieren? Besonders wenn Sie sich noch gar nicht so sicher sind, ob Sie überhaupt eine Projektmanagement-Software benötigen?

Leider gibt es nichts, was völlig kostenlos ist.

Jedes angeblich „kostenlose“ Tool für Projektmanagement wird einige versteckte Kosten mit sich bringen. Für mittlere, große und schnell wachsende Unternehmen können diese Kosten noch höher sein.

Lesen Sie weiter, um mehr über die Top 5 der versteckten Kosten in „kostenloser“ Projektmanagement-Software zu erfahren. Aber zunächst wollen wir die verschiedenen Arten „kostenloser“ Optionen auf dem Markt betrachten.

Vier Möglichkeiten für kostenlose Projektmanagement-Software

Es gibt 4 Hauptarten kostenloser Projektmanagement-Tools und jede bringt andere Risiken und versteckte Kosten mit sich:

  • Open Source. Open-Source-Tools kann man kostenlos herunterladen, verändern, kopieren und unter Lizenz weiterverteilen. Diese Tools werden von freiwilligen Communities erstellt und verwaltet und sind nicht an einen einzigen Anbieter oder Lieferanten gebunden. Open-Source-Software kann von Premium-Anbietern in bezahlte Softwarepakete umverpackt werden.
  • Freeware. Diese Tools sind das Eigentum eines Unternehmens oder einer Privatperson. Auch sie können kostenlos heruntergeladen, aber nicht verändert, kopiert oder weiterverbreitet werden.
  • Shareware. Shareware-Tools bieten eine kostenlose Probezeit, erfordern dann aber für die Weiternutzung eine geringe Gebühr.
  • Freemium. Bei Freemium-Software handelt es sich um kostenlose, eingeschränkte Versionen einer Premium-Software. Sie ermöglichen es Kunden, sich mit einem Tool vertraut zu machen und das Potential der Software zu evaluieren.

5 versteckte Kosten in kostenloser Projektmanagement-Software

Es gibt 5 versteckte Kosten, die Sie bei der Beurteilung einer kostenlosen Projektmanagement-Software berücksichtigen sollten.

Nr. 1 - Standardlösungen

Mit Ausnahme von Open Source Software, lässt sich kostenlose Projektmanagement-Software nicht benutzerdefiniert anpassen. Auch wenn Sie ein Open-Source-Tool wählen, ist eine Anpassung arbeitsintensiv und komplex. Sie werden jemanden innerhalb des Unternehmens benötigen, der die Fähigkeiten und das Wissen über die Software hat, um sie anzupassen und zu pflegen – was zu Arbeitskosten führen wird.

Das bedeutet, dass es nicht einfach sein wird, Ihre kostenlose Projektmanagement-Lösung so anzupassen, dass sie die einzigartigen Bedürfnisse Ihres Unternehmens, Projekts oder Teams erfüllt.

Beispielsweise unterstützen kostenlose Tools in der Regel nur eine einzige Projektmanagement-Methodik. Wenn Ihr Unternehmen bei einigen Projekten Agile und bei anderen PRINCE2 verwendet, werden Sie zwei separate Tools benötigen.

Sie werden auch nicht in der Lage sein, das Tool so einzurichten, dass es zu Ihren Arbeitsabläufen, Prozessen und organisatorischen Strukturen passt. Das kann bezüglich Prüfungen, Freigaben und Sicherheit Kopfschmerzen bereiten.

Eventuell werden Sie sogar feststellen, dass Sie Ihr Geschäft verändern müssen, so dass es zu dem Tool passt – das wird die Akzeptanz sehr viel schwieriger machen und zu Ineffizienzen in ihrem Unternehmen führen.

Wenn Ihr Team die Software nicht verwenden möchte, kann das zu noch mehr Problemen führen. Beispielsweise kann es dazu führen, dass Ihr System nicht ausreichend Daten hat, Sie keine rechtzeitigen Aktualisierungen bekommen und dass Sie Kollegen hinterherrennen müssen, um benötigte Information zu erhalten.

Ein Vorteil von Projektmanagement-Software ist ihre Fähigkeit, Echtzeit-Einblicke in den Status des Projekts zu liefern. Das kann die Kommunikation fördern und die Entscheidungsfindung verbessern. Was ist aber, wenn Ihre Software nicht die Berichte bereitstellt, die Ihre Unternehmensführung sehen will? Was ist, wenn die Software nicht einmal Berichte anbietet?

Sie werden gezwungen sein, ohne Berichte auszukommen oder Sie müssen Ihre Berichte außerhalb des Systems erstellen, was wieder mehr Zeit und Aufwand bedeutet. Der Versuch, ein Tool dazu zu zwingen, etwas zu tun wofür es nicht vorgesehen ist oder zur Anpassung an Ihr Unternehmen eine Übergangslösung zu erstellen, kann dazu führen, dass Sie Produktivität einbüßen.

Nr. 2 - Unfähigkeit, mit Ihrem Unternehmen zu wachsen

Die meisten kostenlosen Projektmanagement-Tools sind im Leistungsumfang begrenzt und oft auf eine begrenzte Anzahl von Nutzern, Projekten und Daten beschränkt. Eventuell fehlen bestimmte Funktionen und Möglichkeiten.

Im Zusammenhang mit APIs und Integrationen gibt es auch häufig Beschränkungen. Die Möglichkeit, Daten an und von anderen wichtigen Geschäftslösungen zu übertragen, ist eine der wichtigsten Funktionen im Projektmanagement. 

Was ist, beispielsweise, wenn Ihr Marketing-Asset-Management, die Automatisierung und die Analytik alle von separaten Tools behandelt werden? Wenn sich diese Tools nicht mit Ihrer Projektmanagement-Software integrieren lassen, werden Sie gezwungen sein, mit einer fragmentierten Sicht Ihrer Marketingkampagnen auszukommen oder Sie müssen die Daten manuell in das Tool eingeben.

Dieser Mangel an Integration birgt die folgenden Risiken:

  • Verzögerungen. Es wird Verzögerungen bei der Aktualisierung der Informationen von einem System zum anderen geben.
  • Fehler. Da die Informationen manuell eingegeben werden, erhöht sich das Risiko für falsche Eintragungen.
  • Disparität. Unterschiedliche Plattformen werden unterschiedliche Informationen enthalten. Um einen vollständigen Überblick über Ihre Initiativen zu bekommen, müssen die Daten mühsam systemübergreifend zusammengesucht werden.
  • Verwirrung. Misstrauen und Verwirrung entstehen, wenn unterschiedliche Systeme unterschiedliche Informationen zur Verfügung stellen.

Um den Informationsfluss zu optimieren, während Ihr Unternehmen wächst und weitere Tools einsetzt, ist es sehr wichtig, dass Ihre Projektmanagement-Plattform mit diesen anderen Business Tools verbunden wird. Da dies mit der kostenlosen Software nicht möglich ist, werden Sie letztlich dazu gezwungen, die Tools zu wechseln.

Wenn Sie an die Grenzen des Tools stoßen oder feststellen, dass Sie zusätzliche Leistungen benötigen, stehen Sie vor der Wahl, entweder ein Upgrade zu machen oder eine neue Projektmanagement-Software einzuführen. Sowohl die Konfiguration als auch der Datentransfer können dann Kopfschmerzen bereiten. Historische Informationen können verloren gehen und es wird unmöglich, langfristige Entwicklungen zu sehen.  

Wir betrügen uns oft selbst indem wir uns einreden, wir könnten ewig mit der kostenlosen Version auskommen. Wenn die kostenlose Version nicht mehr ausreicht, zögern wir, zu einem anderen Tool wechseln, weil unsere Nutzer bereits in der kostenlosen Version ausgebildet wurden, sie damit vertraut sind und unsere Daten bereits darin enthalten sind. Diese mangelnde Bereitschaft zur Veränderung kann dazu führen, dass man mehr in ein Premium-Tool investiert als für vergleichbare kostenpflichtige Optionen auf dem Markt.

Nr. 3 - Aufgabenverwaltung, nicht Projektmanagement

Während viele kommerziell erhältliche Optionen als kostenlose Projektmanagement-Tools bezeichnet werden, sind sie oft nur als schicke „To-do“-Listen ausgelegt. Diese Tools bieten nur einige ausgewählte Funktionen und sind für Aufgabenverwaltung konzipiert statt für Projektmanagement.

Vielleicht funktionieren sie recht ordentlich wenn es darum geht, Aufgaben zu erstellen und zu verfolgen, das wäre aber eine kurzsichtige Betrachtungsweise und nur ein kleiner Teil von Projektarbeit. Mit dieser Art Tool kann man nicht bequem sehen, wie Aufgaben miteinander in Beziehung stehen.

Ohne Funktionalitäten wie die Möglichkeit, Vorgänger und Nachfolger zu erstellen, kann man keine Abhängigkeiten oder den kritischen Pfad betrachten und verwalten. Anders gesagt: Wenn eine Aufgabe fehlschlägt, kann es unglaublich schwer sein, zu begreifen, wie sich das auf das Gesamtprojekt auswirkt.

Ohne eine Projektmanagement-Zeitleiste kann es schwieriger sein, Ressourcen und Aufgaben zu koordinieren, die voneinander abhängig sind, und sicherzustellen, dass die Ressourcenverteilung korrekt durchgeführt wird. Nehmen wir beispielsweise an, sie haben Sigrid 6 Aufgaben zugewiesen, und Bernhard 10, die alle Ende nächster Woche fällig sind. Wer hat die größere Kapazität?

Auf den ersten Blick scheint Sigrid mehr Kapazität zu haben - aber was ist, wenn ihre Aufgaben doppelt so viel Zeit in Anspruch nehmen wie die von Bernhard? Mit einem einfachen Aufgabenverwaltungs-Tool lässt sich diese Frage nicht beantworten. Und das bedeutet, dass man unmöglich wissen kann, wer überarbeitet ist und wer noch Kapazitäten frei hat, ohne außerhalb des Systems zu arbeiten, um die Antwort zu finden.

Die beste Projektmanagement-Software sollte Risiko- und Change-Management, Projektanalyse und Reporting sowie Entscheidungsfindung unterstützen. Sie sollte helfen, einen Überblick über das Projekt zu geben – und das kann eine Aufgabenverwaltung nicht.

Nr. 4 - Mangelnde Schulung und Support

Die meisten bezahlten Projektmanagement-Lösungen werden durch Schulung und Support in Form von engagierten Kundenerfolgsmanagern, Support Teams und/oder Professional Services Teams begleitet. Eine Gewährleistungsfrist und laufende Wartung werden ebenfalls standardmäßig angeboten.

Anbieter von bezahlter Software möchten Sie als zufriedenen Kunden behalten und deshalb sorgen sie dafür, dass Sie die Voraussetzungen für den Erfolg haben. Sie sind bereit, Ihnen zu helfen, das Tool an die individuellen Bedürfnisse Ihres Teams anzupassen und sie helfen in Rekordzeit, typische Probleme zu lösen, die Sie eventuell haben können. Sie bieten auch regelmäßige Upgrades, Wartung und Patches, während sie die Software laufend verbessern.

Kostenlose Lösungen können natürlich keinen Service auf diesem Niveau anbieten. Entwickler kostenloser Software sind nicht davon abhängig, ob Sie Erfolg haben oder nicht, denn sie haben so oder so keinen Vorteil davon.

Ohne Support und Training werden die Kosten für die gesamte Vorlaufzeit, der Aufwand und die Kosten für die Schulung Ihrer Mitarbeiter und die Konfiguration der Software aus Ihrer Tasche bezahlt. Wenn ein Bug oder ein Fehler in der Software auftritt, werden Sie nach einer Lösung suchen müssen und diese dann testen. Das bedeutet, dass Sie für den Umgang mit der Software Zeit investieren müssen, die Sie eigentlich für Ihre Projekte und das Wachstum Ihres Unternehmens hätten einsetzen wollen.

Manche Leute behaupten, dass ein Vorteil von Open-Source-Software darin liegt, dass sie von einer großen User-Community unterstützt wird. Allerdings kann die schiere Menge an widersprüchlichen Informationen überwältigend und frustrierend sein.

Nr. 5 - Sicherheitsrisiken

Ihre Projektmanagement-Software wird ein Speicherplatz für große Mengen an Unternehmens-Informationen werden. Auch ohne die Integration mit anderen Managementsystemen wird Ihre Software im Laufe der Zeit eine beträchtliche Anzahl an Daten enthalten, unter anderem:

  • Kunden, mit denen Sie gearbeitet haben
  • Gewinnspannen für Projekte
  • Interne und externe Kosten
  • Arbeits- und Ressourcendaten
  • Trends im Laufe der Zeit

Zu den Informationen könnten auch gewonnene Erkenntnisse, Projektausschreibungen und andere sensible Daten gehören, wie z.B. Lohn- und Gehaltsabrechnungen. Es ist wichtig zu überlegen, wem Sie diese Informationen anvertrauen und wie sicher das sein wird.


Hier sind 3 primäre Sicherheitsrisiken, die man bei der Bewertung eines kostenlosen Projektmanagement-Tools berücksichtigen sollte:

  • Datensicherheit. Verlassen Sie sich auf andere, die Ihre Projektdaten für Sie speichern? Wenn diese verloren gehen, steht Ihnen dann ein Back-up zur Verfügung? Wenn es sich um eine kleine oder relativ unbekannte Firma handelt, was passiert, wenn sie den Betrieb einstellt? Sie könnten alle aktuellen und historischen Projektdaten verlieren.
  • Preisgabe von (Meta-)daten. Es ist wichtig zu überlegen, warum das Tool kostenlos ist und was der Anbieter im Austausch für den Zugang zu Ihren Daten gewinnt. Bekommt er Zugang zu Ihren Unternehmens-, Kunden- oder anderen vertraulichen Informationen, die Sie nicht freigeben möchten?
  • Sicherheitsverletzungen. Cloudbasierte Open-Source-Software, selbst wenn sie für Enterprise-Kunden entwickelt ist, kann in Bezug auf Sicherheits-Angriffe anfällig sein, besonders wenn die Sicherheits-Patches nicht regelmäßig gepflegt werden. Wie wird die kostenlose Software Ihre Daten vor Diebstahl schützen?

Einige Fragen, die Sie sich stellen sollten, sind:

  • Lässt das Unternehmen eine Überprüfung ihrer Sicherheit und Kontrollen durch Dritte durchführen?
  • Wird es eine Verschlüsselung ruhender Daten geben?
  • Wenn ja, werden diese Daten von Ihrem eigenen Unternehmen oder vom Anbieter verwaltet werden?
  • Wie viel Kontrolle haben Sie darüber, wer Zugang zu Ihren Daten hat?
  • Ist der Anbieter auf Sicherheit und Vertraulichkeit geprüft worden?

Die Auswahl Ihrer Projektmanagement-Software

Wenn Sie bereit sind, alle Vorteile zu erleben, die eine bequeme und doch leistungsstarke Projektmanagement-Software bietet, prüfen Sie, dass das Tool in das Sie investieren, es auch Wert ist. Denken Sie daran: Nichts im Leben ist völlig kostenlos und es ist wichtig, dass man alle im Laufe der Zeit entstehenden vollen Kosten berücksichtigt.

Dazu gehört auch der Zeitaufwand, um Nutzer zu schulen, das System zu konfigurieren und es im Laufe der Zeit zu pflegen. Wichtige Faktoren sind auch die Flexibilität der Software, sodass sie mit Ihrem Unternehmen wachsen kann, und wie sicher die Nutzung ist. 

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