Tipps für den Aufbau eines Kalenders für eine integrierte Marketingkampagne

Ihr Unternehmen bringt ein neues Produkt auf den Markt und Sie sind dafür verantwortlich, eine integrierte Marketingkampagne zur Unterstützung der Markteinführung zu erstellen.

Dabei haben Sie es mit E-Mail-Ankündigungen, unterstützenden Blogartikeln, bezahlter Werbung, Social-Media-Beiträgen, zahlreichen Teams und sehr vielen verschiedenen Meilensteinen und Fristen zu tun.

Einen Mangel an beweglichen Teilen gibt es wirklich nicht — und Sie sind dafür verantwortlich, alles zu überwachen.

Treibt das Ihren Puls in die Höhe? Das können wir nachvollziehen. Es lässt sich nicht leugnen: bei einer integrierten Kampagne muss man bei vielem auf dem Laufenden bleiben. Hier nun die gute Nachricht: Mit einem Kalender für integrierte Marketingkampagnen wird Ihr Job viel einfacher.

Damit Ihr Kalender jedoch effektiv sein kann, muss er korrekt zusammengestellt werden. Sie haben es wahrscheinlich erraten: Es ist viel mehr erforderlich als einfach nur willkürlich Termine in eine Marketingkalender-Vorlage einzutragen.

Hier finden Sie einige Tipps, um das Beste aus Ihrem integrierten Marketingkalender zu machen, sich Kopfschmerzen und Ärger zu ersparen und – was am wichtigsten ist – Ihr Team auf die Erfolgsspur zu bringen.

Tipp Nr. 1: Immer mit einem Briefing beginnen

Sie wissen es schon: Der Marketingplan ist Ihre Roadmap. Er wird verhindern, dass Ihre gesamte Kampagne entgleist; Sie verspüren somit ein Gefühl der Dringlichkeit, diesen schnellstmöglich zu erstellen – Sie wollen proaktiv sein.

Aber nicht so schnell. Ja, Ihr Kalender ist wichtig, aber er sollte nicht das Erste sein, was Sie bei der Planung Ihrer integrierten Kampagne erstellen.

Bevor Sie Ihre Ärmel hochkrempeln und Termine zuweisen, ist es wichtig, dass Sie die Zusammenhänge genau verstehen – zum Beispiel den Zweck und die Ziele Ihrer Kampagne und wie Sie den Erfolg messen.

Man vergisst leicht, dass eine Marketingkampagne an sich schon ein kreatives Projekt ist. Wenn Sie also noch kein Kreativ-Briefing für diese Initiative haben, sollten Sie eins erstellen.

Beantworten Sie im Rahmen dieses Prozesses Fragen wie:

  • Was ist der Zweck dieser Marketingkampagne? Was wollen Sie erreichen?
  • Wer ist die Zielgruppe? Was sollten alle Teams über diejenigen wissen, die Sie ansprechen wollen?
  • Welche Kanäle werden Sie nutzen?
  • Was müssen Teams über den Ton oder die Vorgehensweise Ihrer Kampagne wissen?
  • Wie hoch ist Ihr Budget? Wie wird das Budget unter den Teams aufgeteilt?

Nachdem Sie all diese ersten Gedanken in einer kurzen Zusammenfassung festgehalten haben, werden Sie es auch hilfreich finden, ein Kickoff-Meeting zu veranstalten, bei dem Sie und alle wichtigen Akteure sich zusammensetzen und diese wichtigen Details absprechen.

Dieser Schritt darf bei keinem Kreativ-Projekt fehlen, besonders nicht bei einem integrierten Projekt. Da so viele verschiedene Teams an dieser Kampagne arbeiten, ist es wichtig, sie um ein gemeinsames Ziel und ein gemeinsames Messaging herum zu vereinen.

Wenn Sie alles formell zusammenfassen, erhalten Sie und Ihre Teammitglieder etwas, worauf Sie zurückgreifen können, damit alle die richtige Perspektive im Sinn behalten können, während Sie Ihren Kampagnenkalender skizzieren – und ihn tatsächlich ausführen.

Tipp Nr. 2: Isolierte Kalender vermeiden

Wir alle haben es schon einmal erlebt: Das E-Mail-Marketing-Team weiß, dass es eine Reihe von E-Mails senden muss, um Aufmerksamkeit zu generieren und das neue Produkt anzukündigen – und deshalb erstellen sie sich einen eigenen E-Mail-Kalender in einer Tabelle.

Das Content-Team macht dasselbe. Genau wie das Grafikteam. Und das Social-Team. Es gibt sogar einen separaten Event-Marketing-Kalender für die Webinare und Instagram Lives, die Sie ausführen werden, um Aufsehen für das Produkt zu erregen.

All diese wichtigen Informationen werden dadurch sofort isoliert, und die Teams haben jetzt keine Ahnung, wie ihre eigenen Beiträge zur größeren Kampagne passen. Bei einer wirklich integrierten Kampagne brauchen Teams aber einen transparenten Kalender für die das große Ganze – nicht nur die eigenen Verantwortlichkeiten.

Natürlich wollen einzelne Teams in der Regel ihre eigenen Kalender, da der Blick auf den Gesamtzeitplan sehr verwirrend sein kein. Man sieht also, wie wichtig es ist, ein Kalenderverwaltungstool zu finden, mit dem die kampagnenbezogene Arbeit unterteilt werden kann, etwa nach folgenden Elementen:

  • Team (z.B. E-Mail-Team oder Content-Team)
  • Art des Projekts (z.B. Blog-Beitrag oder eine Landingpage)
  • Status (z.B. Aktiv oder erledigt)
  • Kanal (z.B. Website oder E-Mail)

Auf diese Weise kann alles in einem einzigen Kalender erscheinen und dem gesamten Team als Single Source of Truth dienen. Einzelpersonen haben jedoch weiter die Option, ihre eigenen Ansichten zu filtern, sodass sie einen klaren Zeitplan mit Dingen haben, die nur für ihr Team gelten.

Wrike Kalender gibt Ihnen genau diese Möglichkeiten. Es können individuelle Kalender für die einzelnen Kategorien erstellt und dann übereinander gelegt werden, um eine transparente Einsicht in die Gesamtkampagne zu erhalten.

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Tipp Nr. 3: Den erforderlichen Kontext leicht zugänglich machen

In einer integrierten Kampagne gibt es so viele Details und verschiedene Gruppen, dass es für einen einzelnen Kalender fast unmöglich ist, die ganze Geschichte darzustellen.

Sie können sehen, dass das Content-Team nächste Woche einen unterstützenden Blog-Beitrag veröffentlichen wird. Aber worum geht es darin überhaupt? Gibt es einen Call to Action? Wie soll er verteilt werden? Oder Sie wissen, dass das E-Mail-Team morgen eine Sendung geplant hat. Aber an wen wird es gesendet? Was ist der Inhalt?

Von Ihnen kann nicht erwartet werden, dass Sie all diese Informationen im Kopf behalten und von anderen können Sie es vernünftigerweise auch nicht erwarten. Deshalb müssen Sie und Ihre Teammitglieder leicht auf den Kontext zugreifen können, den Sie brauchen – genau dann, wenn Sie ihn brauchen.

Natürlich ist es viel zu umständlich, all diese Informationen direkt im Kalender aufzuführen. Deshalb bietet die Verwendung einer Kalenderfunktion innerhalb einer kollaborativen Arbeitsplattform große Vorteile.

Wrike-Kalender verlinken sich beispielsweise mit zugrundeliegenden Aufgaben und Projekten in Wrike, sodass Teammitglieder sich durch den Kalender hindurchklicken können, um die Details und Aktualisierungen zu erhalten, die sie benötigen, ohne ihnen hinterher laufen zu müssen.

Wenn man bei so vielen häufigen Übergaben und simultanen Aufgaben diesen Kontext stets zur Hand hat, werden Arbeitsabläufe optimiert, der Zusammenhalt gefördert, alle bleiben auf dem neuesten Stand und man kann sicher sein, dass nichts durchs Netz fällt.

Tipp Nr. 4: Die Abhängigkeiten verstehen

Einen Kalender zu planen ist einfach, wenn alles linear verläuft. Das ist aber eher selten der Fall wenn man eine integrierte Marketingkampagne zusammenstellt. Teams arbeiten gleichzeitig an Aufgaben, weshalb Sie alle Abhängigkeiten zwischen den Aufgaben kennen müssen, damit Sie sie in Ihrem Kalender berücksichtigen können.

Das lässt sich am einfachsten mit der Methode des kritischen Pfades (CPM) erreichen. Erstellen Sie zunächst eine Masterliste aller am Projekt beteiligten Aufgaben. Prüfen Sie, dass Sie diese als tatsächliche, detaillierte Aufgaben (z.B. Textentwurf für einen Blog-Beitrag) aufführen, im Gegensatz zu den Endleistungen im Zusammenhang mit Ihrer Kampagne (z.B. Blog-Beitrag).

Nachfolgend haben wir ein sehr vereinfachtes Beispiel für die integrierte Marketingkampagne für Ihre Produkteinführung:

  • Content für eine Launch-E-Mail entwerfen
  • Content für den Launch-Blogpost entwerfen
  • Start-E-Mail entwickeln
  • Blog-Beitrag hochladen
  • E-Mail-Versandt zeitlich planen
  • Veröffentlichung des Blog-Beitrags zeitlich planen

Als nächstes müssen Sie ermitteln, welche Abhängigkeiten zwischen diesen Aufgaben bestehen — Sie müssen also feststellen, welche Aufgaben nicht erledigt werden können, bevor eine andere fertig ist.

Diese sind im obigen Beispiel leicht zu erkennen. Beispielsweise kann die Launch-E-Mail nicht entworfen oder geplant werden, bis der E-Mail-Content festgelegt ist. Das ist eine Abhängigkeit, die Sie beim Auslegen Ihres Kalenders beachten möchten.

Schließlich sollten Sie den kritischen Pfad Ihres Projekts identifizieren. Ihr kritischer Pfad ist die längste Abfolge von Aufgaben. Aufgaben auf diesem Pfad (oder Pfaden – Projekte können mehr als einen kritischen Pfad haben) müssen sorgfältig verwaltet werden, da Verzögerungen Ihr gesamtes Projekt zurücksetzen könnten. Ein Gantt-Diagramm kann hilfreich sein, um diese Aktivitäten darzustellen und Ihre längste Sequenz vom Projektstart bis zum Ende zu identifizieren.

Das gibt Ihnen und Ihrem Team ein besseres Verständnis der gesamten Kampagne und wie die eigenen Fristen dort hinein passen, was das Verantwortungsgefühl erhöht. An dieser Stelle ist es auch ratsam, einige Grundregeln dafür festzulegen, wie Abhängigkeitspatzer der Gruppe mitgeteilt werden, damit die Kampagne wieder auf Kurs gebracht werden kann.

Tipp Nr. 5: Bereit sein, Dinge neu zu bewerten und zu lernen

Wir werden es nicht beschönigen: Kalender für integrierte Marketingkampagnen können komplex sein. Einen zu erstellen, der für Sie und Ihr Team funktioniert, ist ein ständiger Lernprozess, und Sie sollten darauf vorbereitet sein, ihn als solchen zu behandeln.

Setzen Sie sich am Ende jeder Kampagne mit allen relevanten Teammitgliedern zusammen, um festzustellen, was gut gelaufen ist und was besser hätte laufen können.

Wäre es hilfreich gewesen, die Arbeit anders zu organisieren oder zu kategorisieren? Sollten Übergaben sorgfältiger koordiniert werden oder wurden einige Abhängigkeiten übersehen? Müssen Kommunikationswege in Bezug auf den Kalender expliziter geäußert werden? Hätten Sie von einer Vorlage für einen Wochenplan oder einem detaillierteren Kalender profitieren können?

Das sind alles wichtige Informationen, die Sie wissen müssen, wenn Sie das nächste Mal an einem Kalender arbeiten. Überspringen Sie also diese Zeit des Rückblicks, der Reflexion und des Gesprächs nicht, denn dadurch können Ihre integrierten Kampagnenkalender weiter gestrafft werden und – wichtiger noch – hilfreicher sein.

Wenn Sie einmal etwas entwickelt haben, das funktioniert, sollten Sie den Erfolg auch für die Zukunft sichern. Erstellen Sie auf der Grundlage Ihres erfolgreichen Marketing-Kalenders eine Vorlage, auf die Sie das nächste Mal wieder zugreifen können, ohne das Rad neu erfinden zu müssen.

Perfektionieren Sie Ihren Kalender und halten Sie Ihre integrierte Marketingkampagne auf Kurs

Eine integrierte Marketingkampagne ähnelt oft einer Symphonie. Ja, die einzelnen Instrumente (in diesem Fall die Teams) können alleine musizieren, aber sie klingen viel besser, wenn sie zusammenwirken.

Allerdings kann es sich als schwierig erweisen, sie zusammenzuhalten - und wenn nur eine Person das Tempo verliert oder nicht den richtigen Ton trifft, dauert es nicht lange, bis ein großes Chaos entsteht.

Glücklicherweise kann Ihnen ein Marketingkalender helfen, weiterhin schöne Musik zu machen. Die oben genannten Tipps werden dafür sorgen, dass Sie einen erstellen werden, der Ihnen und Ihrem Team hilft — anstatt Sie zu behindern.

Und noch ein Tipp? Testen Sie Wrike Kalender, um den Planungsprozess zu vereinfachen und Echtzeit-Sichtbarkeit in alle Ihre Kampagnen zu erhalten.

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