Für einfachere Projektprognosen: Die neuen Ressourcen-Reservierungen von Wrike

Die Wirtschaft gewinnt nach den Lockdown-Zeiten langsam wieder an Fahrt, die Verbraucherausgaben steigen und Unternehmen setzen sich ehrgeizige Wachstumsziele. Tatsache ist allerdings, dass strategische Projekte, die diese Ziele unterstützen, eine angemessene Ressourcenausstattung brauchen, damit sie budget- und termingerecht die gewünschten Ergebnisse bringen. Doch auf dem momentan sehr engen Arbeitsmarkt sind Spitzentalente schwer zu finden und noch schwerer zu halten.

Teamleiter möchten natürlich Burnout vermeiden und die Personalfluktuation reduzieren, gleichzeitig aber auch ihre Projekte voranbringen. Es gilt also, Ressourcenanforderungen für das gesamte Projektportfolio sorgfältig zu planen, damit die Organisation über ausreichende Kapazitäten für neue Initiativen verfügt.

Mit begrenztem Einblick in aktuelle geschäftliche Prioritäten und zusätzlichen Bedarf ist die Ressourcenplanung jedoch oft von vornherein zum Scheitern verurteilt. Das Ergebnis: verschwendete Zeit und überlastete Mitarbeiter. Wir freuen uns deshalb sehr, die neuen Ressourcen-Reservierungen von Wrike vorzustellen: eine einfachere Methode zur Planung der Ressourcenanforderungen Ihrer Projekte, mit verbessertem Einblick in Ressourcenkapazität und -bedarf. Nachfolgend erfahren Sie, wie Sie Ihre Projektprognosen revolutionieren.

Zur Erinnerung: Das sind Reservierungen

Mit Wrikes Ressourcen-Reservierungen können Sie Aufwandsschätzungen für ein Projekt erstellen und speichern. Der Aufwand ist die Zeit, die ein Nutzer oder eine Arbeitsrolle Ihrer Schätzung nach brauchen wird, um eine Aufgabe zu erledigen. Aufwand kann sich von Dauer unterscheiden; die Dauer bezieht sich auf die Zeit, innerhalb der ein Verantwortlicher die Aufgabe ausführen sollte.

Warum Ressourcenplanung für den Geschäftserfolg so wichtig ist

Eine genaue Planung der Ressourcen ist entscheidend, um den fristgerechten Abschluss von Projekten zu gewährleisten. Wenn bei Projektbeginn zu wenig Mitarbeiter bereitstehen oder nicht die richtigen Arbeitsrollen vorhanden sind, ergeben sich kostspielige Verzögerungen, die letztendlich die Unternehmensziele gefährden. Für Fachdienstleister können unterbesetzte Projekte das Unternehmen viel Geld kosten und wertvolle Kundenbeziehungen aufs Spiel setzen.

Um eine erfolgreiche Projektabwicklung sicherzustellen, Unternehmensziele zu erreichen und die Mitarbeiterzufriedenheit zu steigern, müssen Sie die Ressourcenplanung in Ihre Projektprognosen einbeziehen. Wrikes Ressourcen-Reservierungen helfen Ihnen, vorauszuplanen und Ihre Ressourcen bedarfsgerecht zuzuteilen, je nach Projektpriorität, aktueller Ressourcenverfügbarkeit und zukünftigem Bedarf. 

Jetzt neu: Ressourcen-Reservierungen von Wrike

Mit Wrikes Ressourcen-Reservierungen können Projektmanager schnell abschätzen, wie viele Stunden ein bestimmter Nutzer oder eine Arbeitsrolle für ein Projekt vermutlich aufwenden muss; detaillierte Arbeits- oder Projektstrukturpläne sind dafür nicht mehr erforderlich. Anhand dieser Daten können Projektmanager dann gemeinsam mit Teamleitern die Ressourcenanforderungen eines Projekts klären, um die verfügbaren Ressourcen für Projekte mit hoher Priorität einzuteilen und eine erfolgreiche Abwicklung sicherzustellen, ohne individuelle Mitarbeiter zu überlasten. 

Wrike Ressourcen-Reservierungen geben Teamleitern und PMOs zudem die Möglichkeit, bessere Prozesse für ihre Projektprognosen zu entwickeln, den Portfolio-Ressourcenbedarf für das gesamte Quartal vorherzusehen und Zeitplanungsszenarios zu bewerten, bevor Aufgaben an Teammitglieder verteilt werden. Sie können Projekte priorisieren, indem sie die Ressourcenanforderungen der Projekte mit der tatsächlichen Verfügbarkeit vergleichen und Tätigkeiten nach Kompetenz und Kapazität delegieren. Wrike Ressourcen-Reservierungen sind eine einfachere Methode, um Ressourcen über das gesamte Portfolio und den gesamten Mitarbeiterpool hinweg zu schätzen, zu planen und zuzuweisen.

So funktioniert es

Wenn Projektmanager mit der Planung eines neuen Projekts in Wrike beginnen, können sie die Ressourcen-Ansicht als „Kladde“ verwenden, um grob zu umreißen, welche Aufgaben anstehen und welche Arbeitsrollen dafür erforderlich sind. Anschließend muss geschätzt werden, wie viele Stunden eine erforderliche Ressource für die jeweilige Aufgabe benötigt. Dazu erstellt der Projektmanager eine neue Reservierung und markiert so die Zeit dieser Ressource, ohne tatsächlich irgendwelche Aufgaben zuzuweisen. 

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Wenn ein Projektmanager in Wrike eine Reservierung für eine bestimmte Ressource erstellt, erscheint sie als „reservierter Aufwand“ dieser Ressource im Arbeitsauslastungs-Diagramm des Teammanagers. So können Teammanager einschätzen, wie viele Stunden für ein Teammitglied oder eine Arbeitsrolle angefordert wurden und wie viel Kapazität zur Verfügung steht. Hat ein Teammitglied genug Zeit für die Mitwirkung an einem angeforderten Projekt, kann der Teamleiter die Arbeit zuweisen. Läuft ein Mitarbeiter jedoch Gefahr, überbucht zu sein, können Projektmanager und Teamleiter über alternative Ressourcenlösungen sprechen.

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Wrike Ressourcen-Reservierungen sind auch ein sehr praktisches Tool zur Planung kurz- und mittelfristiger Ressourcenanforderungen für anstehende Projekte im Portfolio. Anhand verschiedener Reservierungsszenarios können PMO oder Abteilungsleiter mehrere potenzielle Ressourcenverteilungen über sämtliche Projekte hinweg visualisieren und die Option auswählen, die den strategischen Zielen der Organisation und den Ressourcenanforderungen des Projekts am besten entspricht. 

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Nicht zuletzt können Projektmanager nach Abschluss eines Projekts den geschätzten Aufwand – die Ressourcen-Reservierungen – mit der tatsächlich aufgewendeten Zeit vergleichen und so ihre zukünftigen Projektprognosen verbessern.

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5 Anwendungsfälle für Ressourcen-Reservierungen von Wrike

Mithilfe von Ressourcen-Reservierungen können Sie schätzen, wie viel Zeit jede Arbeitsrolle für anstehende Projekte aufwenden muss. Lesen Sie mehr über die fünf Anwendungsfälle, bei denen dies den größten Nutzen bringt.

1. Kapazitätsplanung

Sie erhalten einen Überblick über die erforderlichen Ressourcenkapazitäten für sämtliche Aktivitäten Ihrer Organisation in den nächsten drei bis sechs Monaten. Wenn nicht genügend Ressourcen vorhanden sind, muss das PMO bestimmte Projekte priorisieren und andere zurückstellen. In Wrike können Sie sehen, wie viel Arbeit erledigt werden muss und wie viele Stunden pro Arbeitsrolle verfügbar sind.

2. Bedarfsplanung

Sie sehen genau, was von den Mitgliedern Ihres Teams im nächsten Quartal verlangt wird. Wenn bestimmte Ressourcen ständig gefragt sind, kann Ihr PMO oder die Abteilungsleitung die Einstellung neuer Mitarbeiter empfehlen. In Wrike erstellt das PMO Reservierungen, um zu schätzen, wie viel Zeit jede Arbeitsrolle oder jeder Nutzer für anstehende Projekte aufwenden muss.

In den Arbeitsauslastungs-Diagrammen der Teams einer Abteilung zeigt Wrike genau an, wie viele Stunden angefordert wurden und wie viele tatsächlich verfügbar sind. Sind Ressourcen überlastet, können PMO und Abteilungsleitung gemeinsam die Projekte für das kommende Quartal priorisieren.

3. Ressourcenanfragen

Mit einem besseren Verständnis von Gesamtbedarf und Arbeitsauslastung können Teamleiter eingehende Ressourcenanfragen bedenkenlos genehmigen, ohne versehentlich ihre Teammitglieder zu überfordern. Der Projektmanager erstellt eine Reservierung in Wrikes Ressourcen-Reservierungen, um die Zeit eines Nutzers für ein Projekt anzufordern. Im Arbeitsauslastungs-Diagramm des Teams kann der Teamleiter dann nachsehen, wie viele Stunden angefordert wurden und wie viele verfügbar sind. Sofern die Ressource genug Zeit hat, kann der Teamleiter die Arbeit direkt vom Arbeitsauslastungs-Diagramm aus zuweisen.

4. Ressourcenprognosen auf Portfolio-, Programm- und Projektebene

Damit die strategischen Projekte von höchster Priorität pünktlich abgewickelt werden, müssen PMOs sicherstellen, dass ausreichende Ressourcen reserviert sind. Ansonsten laufen sie Gefahr, wichtige Deadlines zu verpassen. In Wrike kann das PMO Reservierungen erstellen, um zu schätzen, wie viel Zeit jede Arbeitsrolle oder jeder Nutzer für anstehende Projekte aufwenden muss. Mit der Ressourcen-Ansicht erhält das PMO einen Überblick über sämtliche Ressourcen und deren reservierten Aufwand auf Portfolio-, Programm- oder Projektebene. Sind gewisse Ressourcen für das Quartal überbucht, kann das PMO Mitarbeiter und Projekte umplanen und so sicherstellen, dass immer genug Ressourcen für die wichtigste Arbeit vorhanden sind.

5. Optimierte Planung

Projektmanager können die Genauigkeit ihrer Ressourcenschätzung verbessern, um die Prognostizierung und Planung zukünftiger Projekte zu optimieren. Dazu erstellt das PMO Reservierungen, mit denen sich abschätzen lässt, wie viel Zeit ein Nutzer oder eine Arbeitsrolle einem Projekt widmen muss. Im Verlauf des Projekts erfassen Nutzer ihre Arbeitszeit für Projektaufgaben. Nach Abschluss des Projekts kann das PMO einen Bericht erstellen, um den geschätzten (d. h. reservierten) Aufwand und den tatsächlichen Zeitaufwand zu vergleichen. Daran lässt sich die Qualität der Schätzungen ablesen.

Intelligentere Ressourcenzuweisung

Eine präzise Ressourcenzuweisung sollte bei der Projektplanung immer dazugehören. Als Teamleiter gibt es für Sie genug schwierige Aufgaben zu koordinieren, damit die Projekte rollen. Es wäre ein Fehler, die Ressourcenzuweisung dabei aus dem Blick zu verlieren.

Nutzer von Wrike Pinnacle haben bereits Zugriff auf Ressourcen-Reservierungen. Alle anderen Nutzer von Wrike können sich an ihren Kundenerfolgs-Manager wenden und eine Demo ansehen. Nehmen Sie dann ein Upgrade auf Wrike Pinnacle vor und nutzen auch Sie Ressourcen-Reservierungen, um Ihre Ressourcenplanung für Projekte zu vereinfachen.

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