Kreativ-Teams stehen ständig unter dem Druck, überzeugende, innovative Kampagnen liefern zu müssen. Und es kann durchaus vorkommen, dass man unter diesem Druck einknickt, wenn Zeit und Ressourcen fehlen.

Laut den Ergebnissen unserer Agile-Marketing-Umfrage ist die Entwicklung von Kampagnen, die im Markt herausstechen, die größte Herausforderung, vor der Marketer heute stehen. Kreativ-Teams kämpfen jedoch mit der Flut von Anfragen, die aus verschiedenen Abteilungen und über unterschiedliche Plattformen eingehen. Eine Zusammenarbeit wird dadurch praktisch unmöglich und höchst ineffizient. Details und Feedback gehen in einem Meer von E-Mails, Instant Messages und Dokumenten verloren.

Aber nicht nur das: Kreativ-Teams müssen gleichzeitig sicherstellen, dass ihre Arbeit nicht nur gut, sondern auch einzigartig und eingängig genug ist, um Kunden zu gewinnen.

All diese Dinge führen dazu, dass Sie Ihr Team erweitern möchten, um die ständig wachsende Arbeitsbelastung zu bewältigen. Es kann aber durchaus sein, dass Ihr Team dazu noch nicht bereit ist.

Hier sind die Gründe, warum Ihr Kreativ-Team noch nicht skalierbar ist und wie Sie das beheben können:

1. Es gibt keinen zentralen Ort für Ideen und Inspiration.

Wann haben Sie das letzte Mal ein Brainstorming durchgeführt? Und wenn es erst kürzlich war, was ist mit all diesen Ideen passiert? Wenn Sie sich unsicher sind, haben Sie möglicherweise eine ganze Sitzung verschwendet und alle wertvollen Ideen Ihres Teams verloren. Es hat keinen Sinn, Ihrem Team weitere Mitarbeiter hinzufügen, wenn Sie schon jetzt die Ideen des aktuellen Teams nicht richtig nutzen.

Dokumentieren Sie alle Ihre Ideen an einem zentralen Ort, so dass Ihre Brainstorming-Sitzungen umsetzbarer werden. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass keine einzige Idee verloren geht und gleichzeitig bekommt Ihr Team das Gefühl, dass ihre Beiträge wirklich gehört werden. Sie können dieses Dokument sogar verwenden, um Ideen außerhalb einer Brainstorming-Sitzung zu erfassen.

Laut David Miller, Forscher und beitragender Autor bei ProProfs, „entstehen bei kreativen Aufgaben während der Arbeit laufend neue Ideen und es ist wichtig, dass diese Ideen mit den Teamkollegen und der Projektleitung geteilt und diskutiert werden. Diese neuen Ideen können das Endprodukt verbessern oder sogar komplett verändern. Da sich Ihr Produkt also während des gesamten Entstehungsprozesses weiterentwickelt, ist es von wesentlicher Bedeutung, dass alle Teammitglieder nahtlos gut informiert sind."

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2. Sie haben keine Möglichkeit, ad-hoc-Anfragen zu organisieren.

Gemäß einer Umfrage zu Kreativ-Teams, die wir durchführten, verbringen die meisten Kreativen mindestens 25% ihrer Zeit mit der Organisation von Ad-hoc-Anfragen – zusätzlich zu ihren laufenden Projekten. Wenn Sie eine 40-Stunden-Woche arbeiten, dann sind das 10 Stunden pro Woche, die Sie Last-Minute-Anfragen widmen.

Im Kreativ-Bereich sind Ad-hoc-Anfragen unvermeidlich. Aber indem man auf sie vorbereitet ist, kann man sie besser bewältigen.

Setzen Sie ein Tool ein, mit dem Sie Last-Minute-Anfragen annehmen können, und direkt alle Informationen erhalten, die Sie im Vorfeld benötigen. Das verhindert, dass Sie sich abstrampeln müssen, um die Arbeit erledigen zu können. Indem Sie einen Prozess für Anfragen einführen, verleihen Sie diesem Chaos Struktur. Und wenn Sie dann schließlich Ihr Team doch noch ausbauen, können Sie alle Last-Minute-Anfragen an einem einzigen Ort konzentrieren und die Arbeit entsprechend verteilen.

Sehen Sie, wie man bei TeamViewer die Zusammenarbeit beschleunigen konnte, indem man etwas Besseres als E-Mails einsetzte.

3. Feedback wird über mehrere Plattformen verteilt.

Feedback ist für alle kreativen Arbeiten von entscheidender Bedeutung. Und je mehr Leute gebeten werden, eine Prüfung vorzunehmen, desto schwieriger kann es sein, sich auf eine finale Version festzulegen. Beim Skalieren wird die Zusammenarbeit zur notwendigen Belastung und es wird noch schwieriger, alle Leute an einen Tisch zu bekommen, um eine endgültige Entscheidung zu treffen. Stattdessen wird Feedback per E-Mail, Telefon, persönlich oder Instant Messages usw. weitergeleitet. Das alles im Blick zu behalten ist schon eine Arbeit für sich und es entstehen Engpässe, die die eigentliche Arbeit behindern.

Feedback sollte an einem zentralen Ort konsolidiert werden. Wir verwenden dazu gerne den Begriff Single Source of Truth. Alle Beteiligten können vollen Einblick in das Projekt haben und können widersprüchliches Feedback in Echtzeit lösen. Das erleichtert eine gesunde Zusammenarbeit, indem Entscheidungen alle an einem Ort getroffen werden und Feedback klar und nachvollziehbar ist.

4. Änderungen in letzter Minute verursachen Verzögerungen.

In der heutigen Zeit, in der immer mehr Mitarbeiter remote und länderübergreifend (manchmal über mehrere Zeitzonen hinweg) arbeiten, sind Änderungen in letzter Minute schädlich für die Produktion. Tatsächlich sagen 59% der befragten Kreativen, dass Änderungen in letzter Minute der Hauptgrund für verpasste Deadlines sind. Ups.

Holen Sie sich so viele Informationen im Voraus und legen Sie mit dem Team die Erwartungen fest. Wenn beispielsweise Entscheidungsträger rechtzeitig Muster von dem vorlegen, was sie erwarten, können Änderungen in letzter Minute reduziert werden. Indem eine klare Frist für die Übermittlung von Feedback gesetzt wird, werden Änderungen auf den letzten Drücker vermieden. Auch dafür ist die Single Source of Truth eine große Hilfe: Wenn es doch zur unvermeidlichen Bearbeitung in letzter Minute kommt, dann gibt es einen zentralen Ort, an dem dies dokumentiert wird.

5. Sie haben keine Zeit für Kreativität.

Jeder Kreative will mehr Zeit haben, um wirklich nur das zu tun, was er liebt. Warum wird dann dieses Talent mit administrativer Arbeit verschwendet?

Das Kreativ-Team der Umpqua Bank hatte ein ähnliches Problem. Als das Team wuchs, war die Arbeit über mehrere Plattformen hinweg verteilt und die Zeit, die ursprünglich für Kreativität eingesetzt wurde, wurde jetzt zur Verwaltung von E-Mails und Tabellen aufgewendet.

Durch den Einsatz eines Tools, mit dem viel Arbeit automatisiert wurde, wurde ihre Kreativität wieder zum Leben erweckt.

„Wenn man von Angesicht zu Angesicht zusammenarbeitet, dann geht es mehr um die kreativen Elemente eines Projekts als um die Prozesse,“ sagt Carrie Buttke, VP und Marketing Manager bei der Umpqua Bank. „Man kann die kollaborative Energie für kreativere Dinge einsetzen, wenn die Routineaufgaben eines Projekts automatisch erledigt werden.“

Schauen Sie sich die ganze Geschichte an:

Halten Sie inne, bevor Sie sich vergrößern

Bevor Sie die Gelegenheit ergreifen, neue Grafiker zu holen, konzentrieren Sie sich darauf, Ihre aktuellen Prozesse und Tools zu verfeinern und aufzufrischen. Wie oft hält Ihr Team Deadlines ein? Werden Ihre Anfragen und Freigaben effektiv verwaltet? Wenn Sie bei der Beantwortung dieser Fragen zusammenzucken, dann ist es an der Zeit, Ihren Workflow zu straffen.

Jeder möchte sein Team erweitern, aber nicht jeder achtet darauf, wie man vorher effizienter werden kann. Da Zusammenarbeit ein so wesentlicher Bestandteil der kreativen Arbeit ist, ist es wichtig, dass Sie Ihre Prozesse auf Vordermann bringen. Entwickeln Sie sich weg von den alten Wegen und investieren Sie in eine Single Source of Truth, um aus dem Chaos straffe Prozesse zu schaffen. Dann kann sich Ihr Team auf das konzentrieren, was es am besten macht - besonders dann, wenn Sie bereit sind, Ihr Team zu erweitern.

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