Как справиться с кризисной ситуацией, управляя проектом (инфографика)
Каждый новый проект потенциально способен развиться в кризисную ситуацию. Однако проектный менеджер не должен сидеть сложа руки из страха, что что-то может пойти не так. Гораздо продуктивнее обдумать все возможности и встретить проблемы в полной боевой готовности. Каждая кризисная ситуация в управлении проектами складывается из трех периодов: 1. предкризисного; 2. кризисного; 3. посткризисного. Эта инфографика расскажет, что должен знать менеджер проекта, чтобы выйти победителем на каждом этапе и успешно завершить проект, преодолев все препятствия. Просто перечитывайте это руководство перед стартом каждого проекта, и вы будете готовы ко всему. Когда вам покажется, что реальность выходит из-под контроля, вспомните — у вас есть все необходимые навыки и ресурсы, чтобы справиться с трудностями. Вам понравилась эта инфографика? Поделитесь ей с коллегами или разместите ее на вашем сайте. Код для вставки:
Wrike - надежная и удобная система управления проектами
Практические рекомендации по началу проекта
Цели каждого проекта уникальны, как и сложности, с которыми придется столкнуться при работе над ним. Поэтому, чтобы управлять проектами эффективнее, их разбивают на фазы. Такой подход упрощает оценку объема работ и внесение по необходимости как небольших коррективов, так и значительных изменений в планы. Согласно «Руководству к своду знаний по управлению проектами», существует пять фаз управления проектами (или пять групп управленческих процессов). Это инициация, планирование, исполнение, контроль и завершение. Вместе они составляют жизненный цикл управления проектом. В этой статье приводятся полезные советы и рекомендации для первой фазы проекта — инициации. Что такое фаза инициации проекта? Для разных компаний ответ будет разным, однако есть признак, по которому мы можем отделить эту фазу от всех остальных: это период до утверждения проекта и начала подробного планирования. Обычно во время инициации спонсор вместе с менеджером представляют три главные характеристики проекта: цели, объем работ и ограничения. Затем они подготавливают устав проекта, который заинтересованные стороны должны утвердить до начала планирования. После этого более подробно уточняются сроки и бюджет. Рекомендации по инициации проекта Будьте готовы ответить, почему этот проект вообще существует Вопрос философский, но важный, и ответ на него необходим для дальнейшей работы. О проекте нужно знать три вещи: Каковы цели проекта? Почему мы начинаем проект именно сейчас? Какие преимущества для бизнеса мы получим? Возможно, у вас уже есть разработанный бизнес-кейс, если раньше вы делали нечто подобное. Если же проект для вас совершенно новый, заняться кейсом стоит именно сейчас. Это поможет вам обосновать необходимость проекта и ответить на три вопроса, приведенных выше. Как можно раньше определите круг заинтересованных лиц Часто при старте нового проекта все имеют очень смутное представление о том, кто является основными заинтересованными сторонами. Полный список тех, на кого проект окажет влияние, можно составить позже, но уже во время инициации важно определить и согласовать круг основных заинтересованных лиц. Именно эти люди впоследствии будут принимать решения, имеющие серьезные последствия для проекта. Среди них обязательно окажутся владельцы бизнес-процессов, старшие руководители и другие ответственные лица. В этом деле вам очень поможет так называемая диаграмма RASCI (матрица распределения ответственности). С ее помощью можно указать исполнителей (тех, кто делает работу), ответственных (отвечающих за выполнение работы), утверждающих результаты, консультантов (мнение этих людей важно для выполнения задачи) и информируемых лиц (им сообщают о ходе проекта). Фиксируйте обязательства заинтересованных лиц Любой менеджер проектов скажет — взаимодействие с заинтересованными сторонами никогда не проходит гладко. Поэтому все их устные обязательства нужно записывать и согласовывать. Считайте, что это своего рода контракт, описывающий их роли в проекте. Все обязательства должны быть официально включены в устав проекта, который будет подписан в конце фазы инициации. Например, в уставе может быть указано, сколько человек составляют кворум для принятия решения или как долго должно продолжаться обсуждение до принятия решения. Используйте контрольный список для фазы инициации проекта Составить устав проекта Многие ошибочно полагают, что для составления устава или плана проекта достаточно внести в шаблон основную информацию о проекте, но это не так. Устав проекта описывает начальное видение проекта, представляемое его спонсором и менеджером. Это основа организации работы на протяжении всего жизненного цикла управления проектом. Любые изменения, вносимые в устав, должны проходить тщательный процесс утверждения. Именно поэтому очень важно делать устав максимально понятным и подробным. Включить в устав объем проекта Пожалуй, самой важной частью устава станет описание объема проекта, очерчивающее, что входит в проект, а что нет. На протяжении фазы инициации этот вопрос должен детально обсуждаться до тех пор, пока главные заинтересованные лица не будут удовлетворены. Утвержденный объем проекта должен быть задокументирован в уставе и подписан этими лицами. Что еще должно входить в устав проекта: Результат деятельности. Результаты работы, которые должны быть подготовлены в определенный срок и предоставлены в виде, согласованном заинтересованными сторонами. Бизнес-потребность. В бизнес-кейсе определяются общие преимущества проекта и планируемые затраты на него. Ограничения. Все ограничения проекта: затраты, человеческие ресурсы, сроки, качество и потенциальная окупаемость. Предположения. Условия, соблюдения которых можно ожидать в будущем. Риски. Непредвиденные события, которые могут повлиять на людей, процессы, технологии и ресурсы, задействованные в проекте. В их силах уничтожить проект или значительно задержать его завершение. Что посеешь, то и пожнешь От того, как вы начинаете проект, очень часто зависит его успех. Вы выполнили все задачи в контрольном списке для фазы инициации? Это поможет вам адекватно представить свое видение для утверждения и оценить масштабы работы. Инициация — и в первую очередь написание устава — прокладывает путь к успеху всего начинания. Не пропускайте этот важный шаг.
Две возможности настраиваемых полей
Настраиваемые поля в значительной степени облегчают управление проектами и составление отчетов. Однако отдельные возможности этой функции известны далеко не всем пользователям. Ниже мы приводим два примера, которые пригодятся вам в ежедневной работе. 1. Настройка поля и формата Теперь у вас есть выбор: добавлять настраиваемые поля и форматы только на уровне папки, папки и проектов или переносить их на уровень отдельных задач и подзадач. Вам нужно отслеживать бюджет, но не хочется захламлять каждую задачу лишней информацией? Предпочитаете расставлять приоритеты задачам только на уровне папки? Любите табличный вид, но вам не требуется подробная информация по каждой задаче? Никаких проблем. Просто выберите, где разместить данные, при добавлении настраиваемого поля в таблицу. 2. Тип поля — «Пользователи» Тип поля под названием «Пользователи» позволяет выбирать пользователей аккаунта из раскрывающегося списка и добавлять их в настраиваемые поля для папок, задач и подзадач. Это упростит создание команды проекта, выбор участника команды для финальной проверки конкретной задачи или указание ответственного за утверждение операций в папке — вводить имена полностью больше не требуется. При создании настраиваемого поля в таблице нужно выбрать тип «Пользователи». Если начать печатать имя в ячейке такого типа, Wrike автоматически предложит список подходящих пользователей в вашем аккаунте, так что вам останется только выбрать нужного. Эти возможности упрощают добавление новой информации в проект. И маркетологи, и разработчики, и менеджеры проекта могут гибко настраивать проекты, оставляя только то, что необходимо. Работать с настраиваемыми полями не сложнее, чем вставлять новые столбцы в таблицу!
На исходной позиции: что нужно, чтобы стать руководителем проектов
Сегодня профессия руководителя проекта — одна из самых востребованных как на российском, так и на зарубежном рынке труда. И, конечно, всех новичков в этом непростом деле волнует множество вопросов. Что нужно сделать, чтобы стать руководителем проектов? Требуется ли для этого высшее образование? Что первично — теория или практика? Можно ли стать руководителем проекта без опыта работы? Чтобы развеять сомнения и ответить на все эти вопросы, мы встретились с Юлией Бажановой, PMP, руководителем проектного офиса и главным редактором сообщества Управление-проектами.РУ. В цикле из трех статей Юлия рассказывает о том, как стать успешным руководителем проектов и что для это нужно. Очень хочется, чтобы можно было сказать "нужно прочитать вот эти 2 книги и сходить вот на этот курс, и все— вы готовый руководитель проекта". Но, к сожалению, настолько простого рецепта нет. Поэтому в первой из трех статей мы поговорим о том, что нужно для того, чтобы стать руководителем проектов. Главное — мотивация! Первый вопрос, который вам нужно себе задать: а какова моя мотивация? Профессия руководителя проекта — достаточно молодая, и не все понимают, что за ней стоит. Многим кажется, что "это работа, где все делают другие, а ты просто раздаешь указания", "руководителям проектов много платят", "это модно и современно", "быстрый карьерный рост в проектном управлении обеспечен" и так далее. Однако это не совсем так. Хороший разработчик зарабатывает больше руководителя проекта. Покомандовать в современных матричных структурах не получится, а модность и современность профессии не означает, что вам будет комфортно в этой роли. Так почему же вы хотите стать руководителем проектов? В качестве примера хорошей мотивации можно привести следующее — вы хотите создавать что-то новое, делать то, чего в этой (или другой) компании до вас еще никто не делал, вести людей за собой и делать так, чтобы их глаза также горели идеей, как ваши и так далее. Если это про вас— идем дальше! "Проектный" склад ума Второе, что стоит сделать — это проанализировать свой предыдущий опыт, чтобы понять, действительно ли вам стоит попробовать себя в профессии руководителя проекта. Вам скучно сидеть на одном месте или вы с удовольствием делаете одно и то же, постоянно совершенствуясь? Вы любите и умеете организовывать работу других людей, или вам проще следовать определенным регламентам, разработанным другими? Для вас важно видеть конкретный результат своей работы или правильный и отлаженный процесс со всеми его нюансами? Стресс или серьезный сбой какого-то рабочего процесса заставляет вас мобилизоваться? Либо в такой ситуации вам некомфортно, и все, чего вам хочется, чтобы все как можно скорее вернулось на исходные позиции? Чтобы ответить на приведенные выше вопросы, например, вспомните институт— вы были или хотели быть старостой или хоть раз организовывали мероприятие для группы? Вы хоть раз брали на работе инициативу по организации, например, экологического пикника или внедрения новой практики? Важно понимать, что "процессный" склад ума — это не плохо, но в проектной деятельности вам будет некомфортно от постоянного стресса и ежедневных изменений. Если динамично меняющаяся среда вокруг— это ваше, то однозначно стоит попробовать! Знание основ управления проектами в вашей отрасли Если с мотивацией и проектным складом ума все в порядке, стоит погрузиться чуть глубже, и ознакомиться с самыми основами управления проектами. Для этого необязательно идти на какие-то курсы. Можно послушать несколько вебинаров и почитать тематические ресурсы по управлению проектами, при желании— изучить стандарт PMI или IPMA. На выходе должно быть понимание: Что же такое проект и в чем состоят его ограничения В чем заключается задача руководителя проекта и зачем он вообще нужен Что представляет собой жизненный цикл проекта в вашей отрасли, и что должно происходить на каждом его этапе Какие знания вам нужны, чтобы успешно управлять проектом на всех этапах Я не зря подчеркиваю важность понимания жизненного цикла в зависимости от отрасли. Например, в разработке программного обеспечения и в строительстве школы жизненный цикл проекта будет очень и разным. "Универсального" управления проектами не существует. Что бы не говорили стандарты, и ценность профессионала определяется не только его опытом в управлении проектами, но и опытом в конкретной отрасли. Именно поэтому высшее образование в управлении проектами — точно не самая необходимая вещь, которая нужна на старте. Опыт выполнения некоммерческого проекта Исключительно для того, чтобы потом не расстраиваться от неверно принятого решения — можно сделать псевдо-проект с применением всей изученной теории, чтобы попробовать применить изученную теорию на практике. Например, построить летний домик на участке. Или запустить жене, которая любит вышивать, интернет-магазин, в котором будут продаваться ее работы. Или даже организовать семейный отпуск, пройдя все проектные этапы, от инициации и планирования до завершения. Это позволит и потренироваться, и лучше понять "зачем это все". Если после всех перечисленных шагов вы поняли, что управление проектами — это "ваше", и что вам это интересно— в следующем посте мы цикла мы расскажем о том, как получить первые проекты и набрать портфолио. _________________________________ Автор статьи: Юлия Бажанова, PMP, руководитель проектного офиса, главный редактор Управление-проектами.РУ— некоммерческого сообщества людей, которые являются профессионалами в управлении проектами или только хотят этому научиться, а также профессионалов из смежных областей: управления продуктом, бизнес-анализа, тестирования, разработки и проч.
Как адаптировать креативное агентство к рыночной реальности
Креативное агентство видело и лучшие годы. Тогда идея считалась самостоятельным и достойным оплаты продуктом. Контракты заключались на годы. Стратеги могли написать бриф и считать свою работу сделанной. Впрочем, ностальгия не лучшая альтернатива выручке. Wrike используют для управления проектами тысячи агентств, так что мы решили обобщить опыт наших клиентов по рыночной адаптации. Красный океан Все любят посмотреть “Каннских львов” в свободную минуту, но когда дело доходит до бизнеса, заказчика при работе с креативным агентством гораздо больше занимает KPI и ROI, чем регалии и фестивальные успехи. Недавно мы предложили опробовать наш сервис директору одного из крупных российских агентств. Ответ мы получили довольно пессимистичный: Наши клиенты пытаются заработать в красном океане с маржинальностью, стремящейся к нулю. Агентства пытаются получить от них какую-то часть тех копеек, а вот ваш сервис пытается получить что-то от агентств. Креативные агентства — и в самом деле, частые пользователи Wrike. Мы можем не только “что-то получить”, но и многое дать игрокам этого рынка, и наше решение востребовано именно в этой рыночной ситуации. Но мысль автора понятна. Кризис урезал бюджеты и число желающих делать и давать рекламу через агентства. Внезапно оказалось, что рынок тесноват, а его участники не готовы к работе в жестких условиях. Это наложилось и на другие, более растянутые во времени тенденции. Девальвация идеи Все меньше клиентов ценят креативную часть работы. Как правило, всех интересует законченный кейс: анализ аудитории и каналов продвижения, продакшен контента, разработка и воплощение стратегии его запуска. То есть за свои деньги клиент хочет получить то, чего ему не хватает. Недостаток идей человек ощущает редко, но зато ему вполне очевидны такие вещи, как нехватка экспертизы и ресурсов, которые помогут разработать и запустить успешную кампанию на десятках digital- и не только каналов. В такой ситуации креативный потенциал важен, однако отлаженные процедуры, четкое выполнение сроков, предсказуемые результаты значат не меньше. Растущий объем работы Сами проекты становятся более трудоемкими. Новые каналы и форматы появляются каждый год. Это растущая нагрузка не только на стратега, которому нужно проанализировать эффективность каждого варианта и проработать продвижение по всему спектру вариантов. Это означает и растущие в геометрической прогрессии объемы продакшена. Там где 10 лет назад хватало одного ролика для ТВ, теперь понадобится целый мини-сериал на YouTube. Разовые контракты Ведение постоянных аккаунтов остается верным куском хлеба для все меньшего числа агентств. Остальные имеют дело с контрактами на один проект. Их предпочитают все более крупные заказчики. По сути, агентство становится артелью фрилансеров с юридическим лицом, которое каждый раз имеет дело с новым клиентом. Его бренд, продукты и особенности общения приходится осваивать с нуля и завоевывать его доверие тоже. Как делать больше без новых людей Креативное агентство должно работать над операционным совершенством бизнеса. Найти время и ресурсы без массового найма сотрудников можно только оптимизацией рабочих процессов и переосмыслением каждого значимого этапа в работе — от планирования проектов до общения с клиентами. В силу своей специфики исторически креативные агентства не уделяли много внимания управлению проектами и организации ежедневной работы сотрудников. С одной стороны это плохо, с другой это значит, что есть куда расти — есть скрытые резервы, которые нужно освободить и успевать больше имеющимися силами. Нам бы очень хотелось сказать, что достаточно внедрить систему управления проектами и заставить всех заполнять в ней брифы, ставить задачи и отчитываться по полученному фидбеку. Однако, в реальности приходится идти и на другие изменения — менять подход к организации работы, обучать сотрудников и по-новому взаимодействовать с клиентами. Основные правила Производство контента должно быть именно производством. Это подразумевает в каком-то смысле конвейерную работу с соблюдением инструкций и использованием заготовок. При правильной организации это не убьет творческий подход, зато позволит резко снизить уровень хаоса, сократить время на выполнение задач и минимизировать число ошибок в работе. Заготовки — это главный секрет ускорения работы над проектом. Если у вас уже есть наработанная практика в дизайне стендового оформления или разработке кампаний для социальных сетей — этот опыт важно формализовать и оформить в виде шаблонов с планом действий. Это может быть набор задач в системе управления проектами, пункты в таблице, mind map или что-то еще. Важно, чтобы, получив задачу, сотрудники сразу понимали, какой из имеющихся шаблонов в “библиотеке” агентства им нужно взять для начала работы, чтобы человек не начинал работу каждый раз с чистого листа. В таком шаблоне должен быть перечень основных задач, их последовательность и зависимость между собой, а также справочная информация (что где брать и кто за что отвечает). В зависимости от специфики бизнеса/проекта, шаблоны можно создавать под конкретные форматы, типы кампаний, отраслевые категории и т. д. Помимо ускорения процесса и сокращения числа ошибок, шаблоны представляют собой удобный “курс молодого бойца” и в делают сотрудников взаимозаменяемыми. Формировать группу людей под проект станет гораздо проще. Как это может помочь? Скоро вы осознаете, что вам не так уже катастрофически не хватает людей, и с квалификацией у тех, что есть — тоже все неплохо. Как обычно, производительность труда зависит в первую очередь от грамотного менеджмента, и даже самая креативная сфера — не исключение. Есть и еще один плюс. Имея четкую последовательность этапов и статусов готовности для основных типов проектов, вы быстро поймете, сколько времени занимает каждый этап в работе агентства. Это позволит гораздо увереннее и реалистичнее планировать сроки. Некоторые этапы плохо поддаются прогнозированию — например, сроки утверждения макетов и получения обратной связи от заказчика. Однако, и здесь есть что улучшить. Как продавать процесс Несмотря на мантру, что главное — не процесс, а результат, заказчикам постоянно кажется, что их проекту уделяется мало внимания, а просьбы о доработках принимаются в штыки. Чтобы укрепить лояльность клиента и повысить вероятность повторных заказов, агентству нужно научиться демонстрировать не только готовый продукт, но и эффективный рабочий процесс. Заняться этим стоит на этапе планирования, чтобы избежать трудностей с взаимопониманием уже в начале сотрудничества. Поэтому важно обосновать и детализировать требуемое время. Лучше если это будет не просто наспех набросанный хронологический список, а серьезная подготовленная визуализация, например, в форме диаграммы Ганта. Это, во-первых, докажет вашу профессиональную состоятельность. Вы же закажете 3D-модель гостиной с предполагаемым результатом, прежде чем отдавать реальное помещение на растерзание дизайнеру? Иллюстрация рабочего времени, которое планирует оплатить заказчик, не менее важна. Кроме того, каким бы гениальные менеджеры не работали в вашем агентстве, хорошая визуализация позволит разгрузить голову и не прокручивать одни и те же даты, задачи и имена в голове по двадцать раз на дню. Достаточно будет просто открыть нужную диаграмму. Во-вторых, диаграмма Ганта не просто отражает зависимости и график готовности задач, но и очень наглядно показывает, что сроки — результат серьезного планирования, задействования множества сотрудников и оптимизации рабочих процессов. Например, заказчику будет очевидно, что многие задачи расположены на временной шкале параллельно друг другу, то есть будут выполняться одновременно — график уплотнен до предела, чтобы успеть в названный срок. Это здорово помогает обосновать озвучиваемые сроки. Почему это важно для заказчика Креативное агентство должно открыть для заказчика “внутреннюю кухню” его проекта. Так, наши пользователи из агентства Position2 предоставляют клиенту гостевой аккаунт в системе управления проектами. Так он сможет наблюдать обновления задач и рабочие обсуждения и даже участвовать в них. Это позволяет получить обратную связь на ранней стадии, избежав переделок финального продукта. Кроме того, заказчик будет осторожнее просить о переделках, если он будет точно знать, каких усилий это требует и насколько сдвинет сроки. Пункт в договоре о количестве рабочих итераций не будет лишним, но если вы докажете, что этот пункт стоит там не просто так, это будет гораздо эффективнее для долгосрочного сотрудничества. Вовлечение заказчика в рабочий процесс креативного агентства на уровне вашей системы управления проектами, ускорит и упростит процесс утверждения финального продукта. Одно дело в первый раз показать уже готовый результат, а другое быстро показывать и получать фидбек прямо в процессе подготовки макетов, черновых вариантов видео и других промежуточных материалов. Если заказчик одобрял работу на ранних этапах, к итоговому продукту у него останется гораздо меньше претензий и вопросов. Если вы работаете в Wrike, то можно использовать специальную функцию “Согласование”, чтобы автоматизировать и упорядочить процесс получения наглядной обратной связи от всех проверяющих и исправление материалов по комментариям. Понимание того, как происходит работа и ощущение причастности к процессу, оказывают очень сильное влияние и на то, как заказчик воспринимает итоговый продукт, и на его лояльность. Прозрачность — не просто красивое слово, это вполне реальный инструмент увеличения повторных заказов.
Пошаговое руководство по созданию временного графика в Microsoft Project
Наглядная временная шкала проекта — лучший друг менеджера. При управлении крупными проектами простой способ отчитаться перед руководством и заказчиками, представив им полный обзор выполняемых работ, может оказаться поистине бесценным. В то же время, если вы руководите проектом, и вам нужно углубиться в детальную информацию о вехах и зависимостях, такие временные шкалы позволяют и легко увидеть, как выполняется проект в целом, и уделить внимание любой отдельной задаче или сроке. Поскольку временные шкалы проекта в виде диаграмм Ганта пользуются большой популярностью в качестве инструмента планирования и управления, возможность работы с ними предлагается в десятках приложений для управления проектами, в том числе в Excel, Microsoft Project и Wrike. Здесь мы покажем вам, как строить временную шкалу в MS Project, а также предложим более простой способ ее создания в Wrike. Как создать временную шкалу с помощью Microsoft Project Шаг 1. Для создания диаграммы Ганта в Microsoft Project, нажмите «Представление» (View), затем выберите пункт «Временная шкала» (Timeline). Шаг 2. Щелкните правой кнопкой мыши любую из своих задач и выберите «Добавить на временную шкалу» (Add to Timeline). Повторите это действие для каждой задачи или вехи в вашем проекте. Шаг 3. Если вы хотите создать несколько временных шкал, выберите представление «Временная шкала» (Timeline view), а затем «Формат» (Format). Выберите «Панель временной шкалы» (Timeline Bar) в меню «Формат» (Format). Шаг 4. Щелкните временную шкалу правой кнопкой мыши и выберите «Диапазон дат» (Date Range). Укажите даты начала и окончания. Шаг 5. Добавьте цвета и измените стили текста, щелкнув мышью на любом участке временной шкалы и выбрав «Формат» (Format). Шаг 6. Чтобы открыть доступ к вашей временной шкале, созданной в MS Project, выберите в меню «Формат» (Format) команду «Копировать временную шкалу» (Copy Timeline). Выберите размер в зависимости от ваших потребностей: для отправки в электронном сообщении выбирайте маленький размер, для использования в слайдах презентации — средний, а для показа в полном размере — большой. После этого вы можете вставить временную шкалу в виде изображения в любую другую программу. Простой способ создания временной шкалы в режиме онлайн Вместо того, чтобы вручную добавлять задачи и вехи на временную шкалу проекта, воспользуйтесь онлайн-инструментом для создания диаграмм Ганта. Временная шкала Wrike делает процесс планирования проекта гораздо более простым. Wrike автоматически наносит все задачи проекта и сроки их выполнения на интерактивную временную шкалу. Назначайте даты, задавайте вехи и зависимости правой кнопкой мыши и вносите изменения, перетаскивая задачи и сроки. Просроченные задачи автоматически выделяются красным цветом, так что ничто не ускользнет от вашего внимания. Кроме того, к интерактивным временным шкалам проще предоставить доступ, и вам не придется выбирать верный размер для слайда в PowerPoint или электронного сообщения. В Wrike вы можете оперативно дать коллегам доступ к временной шкале, сделав снимок экрана и отправив ссылку на него клиентам и заинтересованным лицам, чтобы они могли следить за ходом выполнения проекта. Воспользуйтесь бесплатной пробной версией Wrike и ознакомьтесь с ее возможностями без загрузки и установки приложения. А затем прочтите углубленное руководство по работе с временной шкалой Wrike, чтобы создать свою первую диаграмму Ганта и приступить к работе над проектом в считанные минуты. Как временные шкалы проекта помогли вам выполнить работу в срок? Поделитесь историями успеха в комментариях.
Химия: что лежит в основе каждого успешного проекта
Запуск проекта при наличии всей необходимой информации служит катализатором для успешного выполнения проекта и снижает количество энергии активации, которая нужна вашей команде, чтобы пройти весь маршрут от старта до финиша.
Project-хаки при инициации и планировании проектов
Недавно у нас прошел вебинар с Денисом Фадиным о том, как спланировать и запустить идеальный проект. Мы обсудили как работать с заказчиком и ключевыми стейкхолдерами, а также составлять и актуализировать план проекта. Давайте разберемся, на что должны обратить внимание руководители проекта, чтобы ничего не упустить. PROJECT-ХАК 1: КОМУ НУЖЕН ТВОЙ ПРОЕКТ? Как руководитель проекта вы должны убедиться в том, что у проекта есть Заказчик. Это должен быть конкретный человек, а не целое подразделение или рабочая группа. Вы обязательно должны назначить встречу Заказчику и еще раз обсудить все детали. Обязательно зафиксируйте то, что ожидается от проекта, и поделитесь информацией со всеми заинтересованными лицами. PROJECT-ХАК 2: СУТЬ ПРОЕКТА ДОЛЖНА БЫТЬ ПРОСТА И ПОНЯТНА Суть проекта должна отражать его цель, быть краткой и понятной для всех участников проекта. Прежде всего, она должна включать: Цели проекта; Результаты проекта; SCOPE проекта (его содержание); Архитектуру проекта; Дорожную карту проекта (roadmap проекта или визуальное представление стратегии реализации проекта). Пример реализованного в банке проекта Как мы видим на данном примере, суть проекта отражена в последовательности шагов, которые должны выполняться клиентом и сотрудником в определенном порядке. PROJECT-ХАК 3. ЧТО ВАЖНЕЕ ДЛЯ ЗАКАЗЧИКА И СТЕЙКХОЛДЕРОВ? На стадии инициации и планирования проекта важно расставить приоритеты. Могут возникнуть определенные риски или сложности (например, увеличение сметы или срыв запланированных сроков проекта). Изначально обговорите это с заказчиками и стейкхолдерами и приоритезируйте те показатели, которые имеют для вас ключевое значение. PROJECT-ХАК 4: ЦЕЛИ, ЗАДАЧИ, РЕЗУЛЬТАТЫ, КРИТЕРИИ УСПЕШНОСТИ И КПЭ ПРОЕКТА Определите цели проекта. Обязательно начинайте их формулировать с глагола в начальной форме и совершенном виде (а именно, какую задачу вы хотите решить). Цель должна находится вне проекта — то есть результат проекта не может быть самой целью. Частые ошибки при формулировании. В цели указывается перечень задач, которые помогут ее достигнуть, или же сами результаты. Определите задачи проекта — это иерархическая структура работ (WBS, work breakdown structure). Что именно нужно сделать, чтобы цели проекта были достигнуты? Частые ошибки при формулировании. Указывается слишком детальный перечень задач. Результаты проекта. Они бывают качественные (их лучше формулировать в виде объекта, физического или виртуального — например, возведен, зарегистрирован, согласован) или количественные (ключевые показатели эффективности в числовом значении). Частые ошибки при формулировании. Формулируются только количественные результаты проекта или указывается статус качественного результата проекта. Также зачастую возникает ситуация, когда указывается слишком большой перечень количественных результатов, многие из которых являются расчетными от других. Критерии успешности проекта: Достигнуты все результаты проекта — если не достигнут хотя бы один результат, то проект нельзя считать успешным и завершенным. Допустимая норма превышения бюджета от запланированного, а также сроков выполнения проекта. Допустимый уровень качества результатов проекта, удовлетворенности пользователей и клиентов (NPS, CSI) и так далее. Частые ошибки при формулировании. На стадии инициации проекта команда забывает сформулировать критерии успешности проекта. Другая ситуация, что они могут быть ограничены только один критерием — достигнуты все результаты проекта. Также могут отсутствовать допустимые нормы превышения бюджета или сроки проекта — то есть, при малейшем превышении проект считается неуспешным. PROJECT-ХАК 5: ДЕЛАЙТЕ ТОЛЬКО РЕАЛИЗУЕМЫЕ ПРОЕКТЫ Прежде всего, ставьте реализуемые цели, которые вы можете достигнуть в рамках проекта. Как это сделать? Сокращайте SCOPE проекта; Максимально увеличивайте объем выделяемых ресурсов и сроки на реализацию проекта. PROJECT-ХАК 6: ПЛАНИРУЙТЕ С УМОМ Важно понимать, что план — это не догма, а живой документ, который требует постоянной актуализации. Не нужно планировать то, что может очень сильно изменится. На стадии инициации проекта разбейте его на ключевые вехи и отслеживайте ход проекта. Это позволит на любом этапе получить необходимую информацию и при необходимости своевременно вносить корректировки. PROJECT-ХАК 7: ЧТО ТАКОЕ ИДЕАЛЬНО СПЛАНИРОВАННЫЙ ПРОЕКТ? Руководитель проекта должен стремиться к тому, чтобы после стадии инициации и планирования рабочая группа четко понимала цели и суть проекта, тогда такой проект смело можно будет назвать идеальным. Для того, чтобы еще больше углубиться в тему, рекомендую следующий список литературы и полезных ресурсов по управлению проектами: «Deadline. Роман об управлении проектами», Том ДеМарко. Книга для руководителей проектов любого масштаба, которая поможет разобраться с процессами на стадии инициации и запуска проекта. «Управление проектами от А до Я», Ричард Ньютон. Пошаговая инструкция, с чего начинать и чем завершать работу над любым проектом. Каждая глава представляет собой следующий, новый этап развития проекта. «Управление проектами в стиле ДРАЙВ», Федор Афанасьев. Краткий практический курс, пройдя который вы освоите основные принципы и сможете выработать практические навыки управления проектами. «Управление проектами», В.Богданов. Книга для менеджеров, которые решили автоматизировать управление проектами в своем бизнесе и внедрить систему управления проектами. «Управление проектами для неофициальных проект-менеджеров», Кори Когон, Э Союзетт Блейкмор, Джеймс Вид. О принципах, практических примерах и инструментах реального и высокоэффективного управления проектами, которые могут быть использованы в организациях любого уровня. «Руководитель проектов. Все навыки, необходимые для работы», Рэндалл Инглунд, Альфонсо Бусеро. Хорошо структурированное прикладное пособие по развитию всех необходимых навыков менеджера проектов. «Основы проектного менеджмента. Классическое руководство», Джозеф Хигнии. Руководство по проектному менеджменту, основанное на классическом своде знаний PMBOK. «Управление проектами. Быстрый старт», Ким Хэлдман. Книга об основах проектного менеджмента для новичков. «Управление проектом на одной странице», Кларк Кэмпбелл. Автор делится секретами успешного управления проектами и лучшими практиками. Художественная литература, из которой можно почерпнуть проектную смекалку: «Повесть о Ходже Насреддине», Леонид Соловьев. Полезные ресурсы: Блог «Управление проектами.РУ». Профессиональное сообщество для тех, кто умеет или хочет научиться хорошо управлять проектами. Также в блоге есть колонка Wrike c практическими кейсами. 100 правил руководителя проектов NASA. ________________________________________________________________________________________ О спикере: Денис Фадин, IPMA Level B, PMI PMP, Certified Agile Professional, серебряный призер международного конкурса «Young Project Manager of the Year 2018». Руководитель направления крупного российского банка. Опыт управления проектами — более 8 лет.
Десять форм запросов, которые помогут вашей команде добиться успеха
В каком бы отделе вы ни работали и какую бы должность ни занимали, верно одно: кто-нибудь от вас всегда чего-то хочет. Трудитесь ли вы над крупным проектом или оказываете мелкую услугу другому отделу, рабочие запросы сыплются на вас на совещаниях и неформальных встречах, в мгновенных сообщениях и электронных письмах. Недавно мы представили новую функцию — запросы Wrike, которая поможет вам справиться с потоком входящих заданий, действовать организованно и заблаговременно собирать всю необходимую информацию. После того, как вы научитесь создавать собственные формы запросов в Wrike, вам стоит ознакомиться с шаблонами десяти самых распространенных форм запросов. 1. Форма запроса на создание нового проекта Необходимые поля: Название Отдел Приоритет Плановая дата начала Плановая дата завершения Описание проекта Сметная стоимость Другие заинтересованные отделы 2. Форма запроса на устранение проблемы или внесение изменений Необходимые поля: Название проблемы Проект, с которым связана проблема Дата запроса на устранение проблемы Тип проблемы ошибка идея запрос на улучшение Описание проблемы Разрешение и последующие шаги 3. Творческое задание Необходимые поля: Название работы Тип материала Новая работа или обновление? В случае обновления ссылка на предыдущий материал Целевая аудитория Целевой канал Призыв к действию Одобрен ли запрос менеджером по маркетингу? Описание работы Зависимость от кампании / запуска При наличии зависимости идентификатор в Marketo 4. Запрос в службу поддержки Необходимые поля: Дата Ф.И.О. Отдел Платформа / операционная система Оборудование / устройство Описание проблемы Приоритет 5. Прием нового сотрудника Необходимые поля: Ф.И.О. нового сотрудника Отдел Роль / должность Дата начала работы Требования к оборудованию ноутбук гарнитура телефонный аппарат прочее Требования к программному обеспечению MS Office Adobe Creative Suite Программный телефон Создание учетной записи для Salesforce Wrike join.me 6. Запрос маркетинговой кампании Необходимые поля: Руководитель кампании Тип кампании Печать Оплачиваемая реклама Эл. почта Социальные сети Видео Название кампании Срок выполнения проекта Даты начала и завершения кампании Каналы Целевая аудитория Цели кампании Описание кампании / дополнительная информация 7. Запрос о возмещении расходов Необходимые поля: Ф.И.О. сотрудника Отдел Ф.И.О. руководителя Период расходов Назначение расходов Описание расходов Общая сумма расходов Приложения (чеки и квитанции) 8. Запрос отпуска Необходимые поля: Ф.И.О. сотрудника Отдел Непосредственный руководитель Дата начала Дата окончания 9. Запрос доступа через систему безопасности Необходимые поля: Ф.И.О. сотрудника Должность / отдел Запрашиваемые ресурсы для доступа Уровень доступа Причина доступа Продолжительность 10. Запрос офисных принадлежностей Необходимые поля: Ф.И.О. сотрудника Отдел Необходимые принадлежности Желаемая дата получения (опционально) Нужны другие шаблоны Wrike? Научитесь создавать шаблоны папок и задач, чтобы копировать проекты и не тратить лишнее время на выполнение повторяющихся задач.
Четыре шага к успешному спонсированию проекта
Спонсирование проекта — это важнейший фактор в достижении успеха [1]. Но на практике полноценную поддержку спонсоров получают менее двух третей всех проектов [2]. При этом по статистике вовремя, без превышения бюджета и в полном соответствии с требованиями и спецификациями выполняются менее 40% всех проектов [3], а это значит, что потребность в хороших спонсорах высока как никогда. Как обеспечить эффективную спонсорскую поддержку? 1. Убедитесь, что спонсоры понимают, насколько важна их роль для успешного завершения проекта. Срывы проектов обходятся компаниям в 109 млн долларов на каждый инвестированный миллиард [2]. Так что показывайте руководителям и спонсорам статистику — конкретные суммы и цифры — чтобы убедить их в том, что они обязаны играть активную роль в управлении проектом, а не пассивно наблюдать за стараниями менеджеров. 2. Разъясните спонсорам проекта их функции и обязанности. Спонсор проекта, особенно если он впервые выполняет эту роль, может не вполне понимать, в чем состоит его задача и какие отношения ему необходимо поддерживать с менеджером проекта. А если он этого не понимает, то и и не сможет делать то, что от него требуется. Как утверждает Рон Розенхед (Ron Rosenhead), спонсор проекта должен отслеживать его выполнение, содействовать в решении проблем и обеспечивать поддержку проекта со стороны других руководителей, служа связующим звеном между менеджером проекта и вышестоящим начальством. Хороший спонсор помогает оперативному принятию решений и получению нужных ресурсов, чтобы менеджеру проекта не приходилось сталкиваться с препятствиями на каждом шагу. Но при этом спонсор проекта должен всегда сохранять объективность суждений и понимать, как конкретный проект согласуется с более крупными бизнес-целями и стратегией компании. 3. Регулярно проводите совещания со спонсорами и как можно раньше обеспечьте эффективный обмен информацией. Секрет успешных взаимоотношений спонсора и менеджера проекта прост: главное здесь — взаимная информированность. С самого начала работ по проекту установите график регулярных совещаний, будь то раз в неделю, дважды в месяц или ежемесячно. На первом совещании обсудите цели проекта и все, что необходимо каждому из вас для достижения этих целей. Воспользуйтесь контрольным списком по спонсированию проекта, чтобы выстроить обсуждение и точно выяснить, чего вы ожидаете друг от друга. 4. Помогите спонсорам проекта получить организационную поддержку. 85% руководителей организаций, принявших участие в исследовании Питера Тейлора (Peter Taylor), заявили, что у них есть спонсоры проектов. При этом 83% опрошенных признались, что не делают ничего для поддержки, обучения или информирования таких спонсоров [4]. В результате роль спонсора проекта оказывается чисто номинальной — сами спонсоры не понимают, насколько она важна, и не знают, в чем должен заключаться их вклад в успешное выполнение проекта. Для начинающих спонсоров проектов (в отличие от менеджеров) существует очень мало внешних ресурсов с информацией о наиболее эффективных методиках спонсирования. Спонсирование проектов, включающее в себя постоянное обучение и активный подход к обмену эффективными методиками и знаниями, должно стать в организации одним из главных приоритетов. Поэтому, отчитываясь об успешном выполнении проектов, обязательно подчеркивайте вклад спонсоров и напоминайте о том, что эффективная подготовка спонсоров для новых проектов отвечает интересам всей организации. Советы по взаимодействию с «трудными» спонсорами Если спонсор вашего проекта слишком занят, не успевает отслеживать меняющиеся бизнес-цели или просто не считает ваш проект приоритетным, попробуйте наладить с ним взаимоотношения, воспользовавшись этими советами: Обсуждайте возможные последствия для проекта. Скажите спонсору: «Это действие (или бездействие) приведет к такому-то результату. А такие варианты действий помогут исправить положение». При обсуждении исходите из того, что вы оба стремитесь к успешному выполнению проекта, и сосредоточьтесь на том, что можно сделать сообща для достижения совместной цели. Дайте спонсору понять, что именно от него зависит, получите ли вы поддержку высшего руководства, достаточные ресурсы и т. д., и следовательно, он отвечает за успех проекта в той же степени, что и вы. Учитывайте мнение начальства. Вы сможете заручиться помощью и поддержкой вашего спонсора, если будете знать, чего на самом деле хочет его начальник. Напоминайте спонсору о том, что ваше эффективное сотрудничество поможет ему завоевать расположение высшего руководства. Если вы готовы поделиться своим опытом с коллегами в комментариях, мы будем только рады. Источники: 1. «Executive Sponsor Engagement: Top Driver of Project and Program Success», PMI, 2014 г. 2. «The High Cost of Low Performance», PMI, 2014 г. 3. «CHAOS Manifesto», The Standish Group, 2013 г. 4. Питер Тейлор, «Project Sponsors are from Venus», LinkedIn Pulse, 2014 г. 5. Strategies4Sponsors.com 6. Quickbase.Intuit.com 7. SensiblePM.com, «Strategies for Project Sponsorship» — #PMHangout21
Метод OKR: планирование с недостижимыми целями
Два года назад мы в Wrike начали использовать для планирования проектов метод целей и ключевых результатов (Objectives and Key Results, метод OKR). Его придумали и впервые применили для в Intel, потом подхватили в Google, LinkedIn и Twitter. Метод универсален, хорошо помогает фокусироваться на целях, повышает инициативность и стимулирует работу между разными командами в компании. Плюс его можно отлично реализовать, используя инструменты системы планирования управления проектами, что для нас было одним из ключевых требований. Если вы ищете подходящий подход к планированию проектов и оценке эффективности командной работы или даже лично для себя, предлагаем присмотреться к OKR внимательнее. Специфика метода OKR Начнем с того, что метод OKR – это сравнительно агрессивная техника целеполагания и планирования. Изначально метод использовался для постановки квартальных целей, однако сегодня большинство компаний используют его и для годового планирования. Суть в том, что для каждой заданной цели должен существовать ряд измеряемых результатов (метрик), которые бы показывали, насколько достигнута цель. Это помогает, во-первых, добиться измеримости прогресса в конкретных показателях, а во-вторых, не размывать фокус в повседневной работе. С тем, чтобы не распыляться и избежать выгорания, связано и ограничение на цели и метрики. Можно создать не более 5 целей на планируемый период и не более 4 метрик для каждой из них. Ключевая особенность метода состоит в том, что эти цели должны быть принципиально недостижимы. Если цели достигнуты на 100%, они считаются недостаточно амбициозно поставленными, и в планировании на следующий период нужно это учесть. Оптимальным будет выполнение 60-75% результатов из каждой цели. Получается, что OKR с самого начала провоцирует вас на пресловутый выход из зоны комфорта и более смелый подход к планированию. Другая особенность методики, отличающая ее от KPI и других методов измерения производительности, это то, что OKR никак не влияют на оценку сотрудника и размер бонусов и прочих поощрений. Считается, что OKR можно использовать только в том случае, если компания сознательно культивирует доверие к сотрудникам. Без кнута и пряника людям будет проще ставить действительно сложные цели, не боясь, что их накажут за невыполнение, а тактика постановки простых целей, чтобы получить премию в конце квартала, окажется бессмысленной. Wrike воплотит ваши отличные бизнес-идеи на практике. Попробуйте нашу систему планирования управления проектами бесплатно » Планирование проектов: от общего к частному Метод OKR предусматривает обязательную детализацию целей от общекорпоративных до конкретного человека. Понятно, что сотрудникам технического или, скажем, дизайнерского отдела неочевидно, с чего им начать свой день, чтобы помочь компании «увеличить продажи» или «повысить удовлетворенность клиентов». И OKR требует «дробить» общие цели до осязаемого уровня. Это позволяет скоординировать работу отдельных людей и отделов в едином направлении. Метод используется одновременно на трех уровнях: — всей компании, — отдела или команды, — каждого сотрудника. Цели и метрики на каждом уровне отличаются степенью конкретности, но они должны быть согласованы между собой и способствовать достижению общих целей компании. Годовые цели разрешается корректировать в конце каждого квартала, но квартальные цели менять нельзя, чтобы полностью сконцентрироваться на их достижении. Еще одно ограничение состоит в том, как именно формулируются общие цели и метрики. В отличие от традиционного корпоративного планирования более половины целей должны быть сформулированы снизу вверх – на встречах команд или нескольких отделов, работающих над одним проектом (например, запуск сайта). Процесс формулирования может включать в себя несколько итераций, чтобы команды могли все обсудить заранее и получить четкое представление о дальнейшей координации работы. Примеры Допустим, компания поставила перед собой следующую цель:Попасть в тройку самых скачиваемых приложений на App Store. Ключевые результаты: Увеличить число пользователей приложения на 50% Повысить рейтинг приложения до 4,5 звезд Получить 100 положительных отзывов от пользователей Выпустить 3 новые функции На уровне отдела мобильной разработки ей могут соответствовать такая цель и ключевые результаты: Увеличить удовлетворенность пользователей на 30%. Опросить 1000 пользователей и выявить главные жалобы и запрашиваемую функциональность Провести 10 UX-тестов с пользователями, чтобы выявить проблемы интерфейса Разрешить не менее половины жалоб, полученных в ходе опроса Выпустить 3 новые функции На индивидуальном уровне iOS-разработчик может поставить себе следующую цель. Увеличить удовлетворенность пользователей интерфейсом на 50%. Релиз нового интерфейса Получить как минимум 50 отзывов о новом интерфейсе Закрыть все баги, связанные с релизом в течение квартала. Как видно, цели и результаты обязательно должны быть измеряемы. В конце квартала или года каждый сотрудник оценивает выполнение своих целей от 0 до 1 и вычисляет общий прогресс. Как уже говорилось, 60-70% каждой цели является оптимальным. Эффект Хорошая новость состоит в том, что плохих результатов в OKR быть просто не может! Поэтому если вы не довольны своими результатами в других системах планирования, вам точно понравится эта. Если по одной из целей получились низкие результаты– это повод переоценить ее значимость и либо понизить приоритет, либо переформулировать, либо вообще отказаться от нее. В целом же список достигнутых за квартал конкретных результатов наглядно показывает распределение времени, достижения и пробелы. А значит, OKR помогает составить более точный план на будущее. Если последовательно придерживаться планирования с OKR, то основатели методики гарантируют нам следующие улучшения. Более последовательное принятие решений на всех уровнях. Перед постановкой новой задачи сотрудники будут задумываться, как она связана с общими целями компании и отдела. Понятные метрики для измерения прогресса. Поскольку метрики уже заложены в постановку цели, вы всегда будете опираться на объективные, а не субъективные критерии. Более прозрачная коммуникация между командами при планировании и выполнении проектов. Синхронизация усилий команд в сторону общей цели, поставленной с помощью метода OKR. Спустя год использования OKR в Wrike, мы готовы признать, что эти изменения произошли. При очень быстром росте компании для нас крайне своевременным оказался инструмент, который помог улучшить работу между отделами и преобразовать команды в сторону кросс-функциональных групп, которые работают над общими целями. Особенно актуальным это оказалось при запуске новых функций продукта. Будем рады прочитать о вашем опыте планирования в команде и впечатлениях от OKR в комментариях. Система планирования управления проектами Wrike избавит вас от рутинной работы и поможет сфокусироваться на важном. Начните бесплатную пробную версию сегодня, чтобы ускорить взаимодействие команды.
Станьте партнером Wrike в России и СНГ
Если вы давно хотели порекомендовать Wrike своим клиентам или читателям, теперь у вас есть возможность получить за это вознаграждение. Wrike запускает партнерскую программу в России и странах СНГ и предлагает сразу два варианта сотрудничества. Первая рассчитана на консультантов и агентства, которые занимаются подбором и внедрением корпоративных сервисов. Она предполагает разделение дохода от привлеченных клиентов. Второй вариант — для владельцев сайтов с оплатой за факт покупки (CPS). Партнерские программы Wrike уже несколько лет работают в США, и теперь Россия и СНГ стали первым зарубежным рынком для их локализации. В рамках тестового запуска в России мы заранее протестировали работу с несколькими агентствами, интернет-магазинами и медиа, чтобы оптимизировать рабочие процессы и предлагаемый контент под потребности новых партнеров. Партнерская программа Wrike для консультантов рассчитана на маркетинговые и консалтинговые агентства, а также представителей софтверной розницы. В рамках программы партнер должен поддерживать непосредственный контакт с каждым клиентом, оказывая услуги по подбору, развертыванию и адаптации корпоративного ПО. Компания помогает партнерам освоить продукт, предлагает бесплатный аккаунт Wrike для демонстрации сервиса, а также оказывает оперативную поддержку в решении технических вопросов на русском языке. Оплата услуг партнера может составлять до 20% платежей клиента, которого он ведет. Для того чтобы обеспечить качество партнерских услуг, заявки на участие в программе проходят предварительную квалификацию. Есть и минимальные требования по числу клиентов, которых партнер должен ознакомить с Wrike каждый месяц. Программа Wrike для медиапартнеров рассчитана на владельцев тематических сайтов и CPA-программ и предполагает привлечение клиентов по реферальной ссылке. Медиапартнерам предоставляются баннеры, обзоры сервиса, скриншоты и другие маркетинговые материалы, включая возможность создания контента под конкретного медиапартнера. Размер комиссии зависит от того, какую версию Wrike приобретает привлеченный клиент, и составляет $200 - за аккаунт Business, $300 - за Enterprise. При этом реферальный идентификатор пользователя действует 90 дней. Таким образом медиапартнер получит комиссию, даже если привлеченный им клиент приобрел Wrike не сразу после перехода по ссылки. Кроме того, мы выплатим вам бонус за аккаунты, которые просто начали пробную версию: $100 за 100 триалов в месяц, $250 за 250 триалов. У медиапартнеров нет никаких ограничений по географии или языку сайта — вы можете привлекать клиентов по всему миру, главное, чтобы они воспользовались вашей уникальной реферальной ссылкой. Чтобы присоединиться к программе, отправьте заявку в разделе для партнеров или для медиапартнеров. После того как ваша заявка будет одобрена, вы получите подтверждение по почте и сможете войти в аккаунт, чтобы начать работу. В личном кабинете вам всегда будет доступна статистика по привлеченным клиентам, информация о комиссии и промо-материалы. Будем рады видеть вас в числе наших партнеров!
Как приучить креативную команду к сервису совместной работы
Внедрение системы для совместной работы в творческом коллективе Вы — креативный директор. У вас слишком много проектов, ваши подчиненные выбиваются из сил, и вы понятия не имеете, как наладить быструю и эффективную работу с помощью той системы, которой вы пользуетесь сейчас. Что же делать? Решения для организации совместной работы помогают высвободить время, которое обычно растрачивается впустую на посещение ненужных совещаний, просмотр и отправку безумного количества писем, поиск вложений и последних версий обновленных документов. Более того, такие сервисы позволяют больше времени уделять творчеству, а не изучению спецификаций проекта или деловой переписке. Вместе с тем, у креативных команд всегда множество параллельных задач в работе. У них нет времени испытывать новые инструменты, которые в конечном итоге могут оказаться непригодными. Прежде чем приобретать решение для организации совместной работы и очертя голову бросаться его осваивать, прочтите наши рекомендации, чтобы сделать именно тот выбор, который одобрит ваша вечно занятая креативная группа. А тогда уже осваивайте и творите! 1. Определите процессы, для которых вам нужен инструмент Вам хорошо известны все ваши рабочие процессы. Поэтому, как первый пользователь и главный специалист по работе с новым решением, воспользуйтесь своими знаниями и составьте набор четко сформулированных правил по применению нового инструмента, чтобы ваши сотрудники понимали, чего им следует ожидать. Создайте документ, в котором будет описано: Какие функциональные возможности вы будете использовать, и каким образом. У некоторых сервисов такой широкий спектр возможностей, что многие из них вам могут никогда не пригодиться. Составьте список функций, которые будет использовать ваша команда, и обязательно укажите, каким образом эти функции помогают упростить рабочие процессы. Как будут организованы задачи. Любой инструмент для совместной работы предлагает свою систему организации задач в виде папок или проектов, чтобы пользователям не приходилось долго искать то, что им нужно. Определитесь, будет ли ваша команда упорядочивать работу по типам материалов, заказчикам, ответственным дизайнерам или по всем перечисленным параметрам одновременно. Выберите тот вариант, который вам лучше всего подходит. Как называть задачи. Внедрение четкой системы наименований поможет вашим сотрудникам понимать суть любой задачи, не открывая ее. Система должна включать в себя правила, типа таких: названия задач должны начинаться c имени клиента в квадратных скобках, например [Клиент], после имени клиента в названии задачи должен идти глагол, например «Создать» или «Обновить», названия задач должны заканчиваться расчетной продолжительностью выполнения, например [2ч]. Как будут организованы вложения. Объясните всем сотрудникам, как должны храниться документы и файлы с результатами работы, чтобы эти материалы было легко найти. Будут ли все они лежать в одной папке? Будут ли они прикрепляться на уровне папки, на уровне проекта, или на уровне отдельных задач? Есть ли у вас общий диск, на котором хранятся все файлы? Как вы станете называть файлы, чтобы их имена были понятными? После завершения проекта будут ли окончательные версии отчетных материалов храниться в каком-либо определенном месте? Планирование регулярных совещаний. Если у вас принято проводить регулярные совещания, заведите соответствующие задачи в своей системе. Это необязательный шаг, но он позволяет централизованно хранить всю информацию о совместной работе — которая, разумеется, включает совещания. Мы предлагаем создать папку под названием «Совещания» с подпапками для различных видов совещаний (если это необходимо). Затем в этой папке создайте задачу с датой и временем запланированного совещания, назначьте ее всем приглашенным, настройте дату и сделайте задачу повторяющейся. Во время совещаний добавляйте заметки о ходе обсуждения к этой задаче, чтобы любой участник мог получить к ним доступ и при необходимости внести свои дополнения. 2. Сформируйте небольшую тестовую группу Если вы описали процессы, для которых будет использоваться сервис, это вовсе не значит, что вы создали наилучшую методику работы для своей команды. Как и в работе с клиентами, вам необходима обратная связь. Обычно сервисы предлагают до 2 недель бесплатного пробного доступа, и это нужно использовать! Сформируйте небольшую группу «первопроходцев», которые начнут осваивать новый инструмент, разъясните им описанные процессы, обучите работе с функционалом и попросите сразу же начать использовать инструмент при выполнении крупного или маленького проекта. Распишите им преимущества нового программного решения и посоветуйте использовать его как можно чаще, чтобы уменьшить вероятность возвращения к прежним методам работы. Интенсивные испытания в боевых условиях дадут вам больше понимания о пригодности сервиса, чем том технической документации. Wrike — единая среда для совместной работы, в которой сотрудники могут держать описание задания, файлы и дискуссии в общей задаче и не выискивать каждый раз информацию в почте и разных файлохранилищах. Попробуйте бесплатно » 3. Оптимизируйте процессы Прежде чем подключать к системе всех сотрудников вашей команды, попросите участников тестовой группы, чтобы они внесли необходимые дополнения или изменения в предложенные вами процессы. Если они будут предлагать более удачные методы использования программных функций, имена папок, названия задач и т. д., вносите их предложения в документацию по процессам. Именно эти люди должны решать, как будет использоваться новый инструмент для совместной работы, потому что они работают с ним каждый день. 4. Предложите программный инструмент всем сотрудникам команды После того как вы и ваша тестовая группа разработаете надежный способ внедрения и использования инструмента для совместной работы, настанет время «вывести его в люди». Предложите его всем участникам команды точно так же, как предлагали тестовой группе. Передайте им документацию по рабочим процессам, проведите обучение и попросите сразу же начать использование инструмента в работе над новым проектом. 5. Вносите дальнейшие корректировки по мере надобности Продолжайте собирать отзывы. Если у сотрудников будут появляться идеи о том, как повысить эффективность инструмента, рассмотрите каждую из них с точки зрения пользы для команды и достижения конечных целей. Если процесс не работает, создайте решение для этой проблемы и проверяйте его результативность раз в месяц или квартал, чтобы убедиться, что неполадка исправлена. Если вы используете решение по модели SaaS («программное обеспечение как услуга»), поставщик, скорее всего, будет постоянно предлагать вам обновления, улучшения и новые функциональные возможности. Всегда задумывайтесь о том, действительно ли необходимо внедрять эти новые функции в рабочий процесс. Не каждая из них вам подойдет, поэтому обновляйте процессы, только если вы знаете, что это поможет работе вашей команды. Wrike обеспечивает полный рабочий цикл проекта: от идеи и задания до его согласования. Интеграция с Adobe, Google Drive, Dropbox и Box позволит синхронизировать все файлы в одном сервисе. Попробуйте бесплатно » Помогите своей команде работать слаженнее и эффективнее Воспользуйтесь этими пятью рекомендациями, чтобы помочь вашей творческой группе успешно освоить новый программный инструмент, оптимизировать совместную работу и больше времени тратить на творчество, а не на проверку почтовых ящиков. Если вы можете поделиться опытом удачного или неудачного развертывания решения для совместной работы, предлагайте свои советы в комментариях!
Семь психологических триггеров, о которых должен знать каждый маркетолог
Маркетологи могут применять множество различных методов, чтобы подтолкнуть людей к нужным поступкам, но нет ничего более эффективного, хотя и связанного с многими нюансами, чем использование психологических триггеров.
Учимся управлять участниками проекта на примере сериала «Девочки Гилмор»
«Девочки Гилмор» — жизнеутверждающий американский телесериал, известный своими стремительными перепалками. И все же его продолжение на канале Netflix может преподать нам ценный урок управления участниками проекта. Возьмите чашку кофе и читайте.
Взять сроки под контроль: календарный план проекта
Есть множество различных способов создать шаблон календарного плана, и руководитель должен выбрать тот из них, который наилучшим образом подходит для его команды. Предлагаем несколько соображений, которые стоит учесть при составлении календарного плана проекта.
10 требований к системе для управления креативными проектами
Креативные команды всегда получают большое количество запросов от других подразделений. Это естественно, особенно если клиентская база и популярность компании растут. Однако чем выше спрос и больше нагрузка, тем тяжелее становится работать. Если перегруженность приводит к тому, что важные задачи остаются без внимания, а дедлайны срываются, команде стоит задуматься о приобретении системы управления креативными проектами, которая поможет грамотно распределить усилия. На что следует обратить внимание, выбирая подобное программное обеспечение? Мы подготовили список из 10 пунктов, описывающих функциональность идеального инструмента для организации креативной работы. Ключевые функции системы для управления креативными проектами 1. Эффективное управление файлами Креативные команды почти всегда активно обмениваются сообщениями с клиентами, постоянно получая новые указания и отправляя исправленные версии заказанных материалов, так что возможность иметь круглосуточный доступ к файлам и вложениям становится жизненно необходимой. Также нужна поддержка версий, чтобы вашей команде больше не приходилось разбираться в пяти документах с именем FINAL-LOGO.psd в поисках самого последнего варианта. 2. Удобное средство коммуникации помимо электронной почты Возможность обсуждать работу необходима креативным командам как воздух. Причем в идеале это обсуждение должно как можно меньше походить на неэффективную и трудоемкую электронную переписку. Нужен способ вести дискуссии в том же пространстве, где находятся актуальные задачи и файлы. У членов команды должна быть возможность оставить отзыв и обменяться мнениями с коллегами по поводу недавно загруженного дизайн-макета, последнего пресс-релиза, или даже о выборе места для вечеринки. 3. Совместное редактирование Идеальное программное обеспечение для управления креативными проектами предоставляет всем членам команды доступ к документам и файлам и дает возможность изменять их одновременно. Ни один документ не должен оказаться заблокированным в тот момент, когда он кому-то больше всего нужен. Кроме того, такая возможность позволяет разделить задачу между коллегами. 4. Удобное отслеживание рабочего времени Креативные агентства обычно требуют почасовую оплату, поэтому важно иметь какой-то способ отслеживания оплачиваемых часов. Если в программное обеспечение для управления проектами встроен тайм-трекер, для учета рабочего времени нужно просто нажать на кнопку. 5. Удобные отчеты на основе данных реального времени Подготовка отчетности не должна вызывать затруднений. Выбранная вами система должна позволять составлять любые отчеты на основе актуальных данных, независимо от того, нужен ли вам табель учета рабочего времени или таблица с недельными показателями производительности вашей команды, — и делать это легко, без мучений. 6. Визуализация временной диаграммы проектов Чтобы помочь вам соблюдать график, программное обеспечение должно отображать взаимосвязи и сроки отдельных задач в рамках общей картины. Идеально, если календарное планирование визуализировано, потому что в этом случае вы сразу видите общую временную шкалу, зависимости между задачами и основные вехи проекта. 7. Управление ресурсами Для успеха проекта крайне важно знать, каких сотрудников, а также какие физические и виртуальные ресурсы можно на него выделить. Поэтому ваша система для управления креативными проектами должна позволять каждому увидеть рабочую нагрузку и доступность ресурсов. 8. Гибкое управление задачами Чем проще создать папку проекта и организовать задачи внутри нее, тем лучше. Удобный интерфейс потребительского уровня — это большой плюс. Если система не позволяет легко перемещать объекты, связывать задачи или добавлять теги для обозначения контекста, ищите другой вариант. 9. Нативные мобильные приложения Факты: 47% всей электронной почты в настоящее время просматривается на мобильных устройствах, также ожидается, что тенденция использования собственных устройств для работы (BYOD) в ближайшие пять лет будет активно развиваться. Так что совершенно необходимо, чтобы инструмент, который вы используете для управления творческими проектами, имел собственное мобильное приложение, а не только поддерживал доступ через мобильный браузер. Ваши сотрудники будут работать с мобильных устройств, и решение должно обеспечить им такую возможность. 10. Настраиваемые рабочие процессы Каждый творческий коллектив имеет свой уникальный стиль работы. Команда не должна подстраиваться под новое программное обеспечение — это система должна адаптироваться к привычным вам методам.