Планирование возобновления работы команды в офисе может стать нелегкой задачей. 

Какие меры безопасности нужно принять? Как вы сообщите о новых правилах и ожиданиях? Все сразу вернутся в офис или вы будете планировать поэтапное возвращение? 

Многое предстоит сделать, но есть и хорошие новости. Переход на удаленную работу произошел практически моментально, чтобы сохранить безопасность всех сотрудников, но теперь вы можете не спеша разработать план возвращения к работе. Для этого нужно тщательно продумать стратегию. 

Весь мир пока не торопится вернуться в офис, но в некоторых странах сотрудники уже возвращаются на привычные рабочие места. 

Поэтому независимо от того, находитесь вы уже в процессе возвращения или готовитесь к будущему, воспользуйтесь нашими советами для стратегически выверенного, организованного и — самое главное — безопасного возвращения к работе в офисе. 

Возвращение в офис: как подготовить рабочее место и команду

Приятно думать о возвращении в офис. Но тут есть и свои сложности. Многое изменится, и это может вызывать у сотрудников напряжение.

Вот несколько советов по подготовке команды и офиса к возвращению. 

Советы по подготовке команды

Важно признать, что многие сотрудники могут отнестись к возвращению с опасением. 

Эти сомнения вполне оправданы, и на них стоит обратить внимание. Но еще лучше повысить уверенность сотрудников:

  1. Четко объясните новые процедуры и меры безопасности
    Вам нужно будет принять меры обеспечения безопасности, рекомендованные вашим штатом или страной (подробнее разберем ниже). Отправьте сотрудникам письмо со всей информацией об этих мерах, чтобы они лучше ознакомились с ними и поняли, что вы серьезно относитесь к их безопасности.

    Создание учебных курсов для ознакомления сотрудников с новыми процедурам обеспечит их соблюдение и облегчит возвращение к работе. 
  2. Предоставьте выбор
    Если ваши возможности позволяют, не обязывайте сотрудников работать из офиса. Предоставьте им право выбора. Если они не будут испытывать беспокойство и неуверенность, пусть выходят на работу в офис. Но те, кто хочет остаться дома, могут продолжить работать удаленно.
  3. Будьте открыты к обратной связи и обсуждению проблем
    Ваши сотрудники должны почувствовать себя активными участниками процесса возвращения в офис. Предоставьте им возможности оставлять отзывы и озвучивать волнующие проблемы — например, о времени работы в офисе или еженедельных совещаниях. Это не только вселит в них уверенность, но и поможет вам поддерживать благоприятную атмосферу в офисе и улучшать рабочие процессы. В этом деле учиться чему-то новому придется всем.   

Советы по подготовке офиса 

При подготовке помещения многое зависит от его особенностей, размера команды и т. п. 

Однако есть несколько общих рекомендаций по улучшению и адаптации офиса:

  • Убрать или расставить мебель так, чтобы обеспечить соблюдение безопасной дистанции
  • Проверить работу вентиляционной системы в здании и при необходимости внести изменения
  • Установить защитные щиты или иные физические барьеры в нужных местах
  • Организовать станции с санитайзерами и средствами индивидуальной защиты (СИЗ)
  • Провести полную уборку и санитарную обработку помещений, запланировать регулярное проведение уборки
  • Разместить информационные указатели с напоминаниями о соблюдении новых мер безопасности

Как использовать Wrike для разработки плана возвращения к работе

Разработать задачи по подготовке офиса, документации и ресурсов – многое предстоит сделать для возвращения вашей команды в офис.

Wrike поможет отследить все процессы и эффективно управлять проектом. Начните с создания папки в Wrike с названием «Возвращение в офис» или выберите похожее название. В этой папке вы можете создавать отдельные проекты. Пример:

  • Проект №1: подготовка офисного помещения
  • Проект №2: подготовка команды

А в этих проектах вы можете разбивать работу на разные задачи (с указаниями к действию: например, «установить прозрачные щиты» или «отправить уведомление команде»), назначать исполнителей задач и следить за ходом работ. Это означает, что никто не выйдет в офис, пока не будут приняты все подготовительные меры. 

Использование Wrike для планирования поэтапного возвращения к работе

Раз у вас уже есть основная схема работы, вы можете использовать Wrike для составления поэтапного плана возвращения в офис — сотрудники будут выходить не все сразу, а постепенно. 

Вы с сотрудниками можете использовать Wrike для организации совместной работы, обсуждения критериев и принятия решений. Будете выводить на работу группы сотрудников в алфавитном порядке? Или в зависимости от их должности или отдела? Как вы определите, что готовы перейти к следующему этапу?

Эти моменты нужно согласовать, а в Wrike есть интеграция с электронной почтой и мессенджерами, что наладит централизованное взаимодействие для учета мнений каждого участника.

Кроме того, если вы хотите тщательно составить план, вы можете создать задачи в проекте «Возвращение в офис» по каждому этапу и назначить исполнителей, которые выйдут в офис в определенной группе. Вы даже можете установить зависимости задач по этапам. 

Допустим, вам нужно дезинфицировать офис и получить партию СИЗ до перехода к следующему этапу возвращения сотрудников в офис. Установив соответствующие зависимости задач в Wrike, вы не сможете перейти к выполнению следующих задач, пока не выполните эти подготовительные мероприятия. 

Как использовать Wrike для управления запасами СИЗ

Не секрет, что с самого начала пандемии наблюдается нехватка СИЗ. А если вы планируете вернуться к работе при соблюдении мер безопасности, вам нужно убедиться в наличии достаточного количества запасов для всех сотрудников.

У Wrike есть множество функций для управления ресурсами, которые помогут отслеживать, распределять и эффективно использовать материалы и оборудование. 

Наверняка вы не хотите, чтобы ваши сотрудники пришли в офис и не могли получить СИЗ для обеспечения собственной безопасности. Поэтому рациональное управление ресурсами – первостепенная задача. 

Будьте готовы к безопасному возвращению в офис в любой момент

Возможно, вы сейчас разрабатываете план возвращения к работе. Или, возможно, выход ваших сотрудников на работу еще запланирован на будущее.

Независимо от вашей ситуации, тщательная подготовка – главный критерий плавного перехода от удаленной работы к офисному взаимодействию

Используйте наши советы в качестве ориентира, и ваше возвращение в офис будет успешным, оптимизированным и безопасным.

Хотите облегчить процесс возвращения в офис? Wrike поможет все распланировать. Попробуйте бесплатную версию.

Что такое Scrum? Что такое PRiSM? И чем они отличаются от PRINCE2?

Что такое Scrum? Что такое PRiSM? И чем они отличаются от PRINCE2?

Наша электронная книга поможет вам узнать основы популярных методологий управления проектами.

Please enter a value
Please enter a value
Please enter your phone number
Please select an option
Please select an option
Please select an option
Please select an option
Please select an option

By completing and submitting the form, I acknowledge Wrike's Privacy Policy.

Please accept policy to proceed
Please accept policy to proceed
Server error. We're really sorry. Wait a few minutes and try again.

Thanks for your interest in our eBook!

Download it now

We have also sent the eBook link to your email for your convenience.