Использование Wrike для планирования возвращения к работе в офисе

Планирование возобновления работы команды в офисе может стать нелегкой задачей. 

Какие меры безопасности нужно принять? Как вы сообщите о новых правилах и ожиданиях? Все сразу вернутся в офис или вы будете планировать поэтапное возвращение? 

Многое предстоит сделать, но есть и хорошие новости. Переход на удаленную работу произошел практически моментально, чтобы сохранить безопасность всех сотрудников, но теперь вы можете не спеша разработать план возвращения к работе. Для этого нужно тщательно продумать стратегию. 

Весь мир пока не торопится вернуться в офис, но в некоторых странах сотрудники уже возвращаются на привычные рабочие места. 

Поэтому независимо от того, находитесь вы уже в процессе возвращения или готовитесь к будущему, воспользуйтесь нашими советами для стратегически выверенного, организованного и — самое главное — безопасного возвращения к работе в офисе. 

Возвращение в офис: как подготовить рабочее место и команду

Приятно думать о возвращении в офис. Но тут есть и свои сложности. Многое изменится, и это может вызывать у сотрудников напряжение.

Вот несколько советов по подготовке команды и офиса к возвращению. 

Советы по подготовке команды

Важно признать, что многие сотрудники могут отнестись к возвращению с опасением. 

Эти сомнения вполне оправданы, и на них стоит обратить внимание. Но еще лучше повысить уверенность сотрудников:

  1. Четко объясните новые процедуры и меры безопасности
    Вам нужно будет принять меры обеспечения безопасности, рекомендованные вашим штатом или страной (подробнее разберем ниже). Отправьте сотрудникам письмо со всей информацией об этих мерах, чтобы они лучше ознакомились с ними и поняли, что вы серьезно относитесь к их безопасности.

    Создание учебных курсов для ознакомления сотрудников с новыми процедурам обеспечит их соблюдение и облегчит возвращение к работе. 
  2. Предоставьте выбор
    Если ваши возможности позволяют, не обязывайте сотрудников работать из офиса. Предоставьте им право выбора. Если они не будут испытывать беспокойство и неуверенность, пусть выходят на работу в офис. Но те, кто хочет остаться дома, могут продолжить работать удаленно.
  3. Будьте открыты к обратной связи и обсуждению проблем
    Ваши сотрудники должны почувствовать себя активными участниками процесса возвращения в офис. Предоставьте им возможности оставлять отзывы и озвучивать волнующие проблемы — например, о времени работы в офисе или еженедельных совещаниях. Это не только вселит в них уверенность, но и поможет вам поддерживать благоприятную атмосферу в офисе и улучшать рабочие процессы. В этом деле учиться чему-то новому придется всем.   

Советы по подготовке офиса 

При подготовке помещения многое зависит от его особенностей, размера команды и т. п. 

Однако есть несколько общих рекомендаций по улучшению и адаптации офиса:

  • Убрать или расставить мебель так, чтобы обеспечить соблюдение безопасной дистанции
  • Проверить работу вентиляционной системы в здании и при необходимости внести изменения
  • Установить защитные щиты или иные физические барьеры в нужных местах
  • Организовать станции с санитайзерами и средствами индивидуальной защиты (СИЗ)
  • Провести полную уборку и санитарную обработку помещений, запланировать регулярное проведение уборки
  • Разместить информационные указатели с напоминаниями о соблюдении новых мер безопасности

Как использовать Wrike для разработки плана возвращения к работе

Разработать задачи по подготовке офиса, документации и ресурсов – многое предстоит сделать для возвращения вашей команды в офис.

Wrike поможет отследить все процессы и эффективно управлять проектом. Начните с создания папки в Wrike с названием «Возвращение в офис» или выберите похожее название. В этой папке вы можете создавать отдельные проекты. Пример:

  • Проект №1: подготовка офисного помещения
  • Проект №2: подготовка команды

А в этих проектах вы можете разбивать работу на разные задачи (с указаниями к действию: например, «установить прозрачные щиты» или «отправить уведомление команде»), назначать исполнителей задач и следить за ходом работ. Это означает, что никто не выйдет в офис, пока не будут приняты все подготовительные меры. 

Использование Wrike для планирования поэтапного возвращения к работе

Раз у вас уже есть основная схема работы, вы можете использовать Wrike для составления поэтапного плана возвращения в офис — сотрудники будут выходить не все сразу, а постепенно. 

Вы с сотрудниками можете использовать Wrike для организации совместной работы, обсуждения критериев и принятия решений. Будете выводить на работу группы сотрудников в алфавитном порядке? Или в зависимости от их должности или отдела? Как вы определите, что готовы перейти к следующему этапу?

Эти моменты нужно согласовать, а в Wrike есть интеграция с электронной почтой и мессенджерами, что наладит централизованное взаимодействие для учета мнений каждого участника.

Кроме того, если вы хотите тщательно составить план, вы можете создать задачи в проекте «Возвращение в офис» по каждому этапу и назначить исполнителей, которые выйдут в офис в определенной группе. Вы даже можете установить зависимости задач по этапам. 

Допустим, вам нужно дезинфицировать офис и получить партию СИЗ до перехода к следующему этапу возвращения сотрудников в офис. Установив соответствующие зависимости задач в Wrike, вы не сможете перейти к выполнению следующих задач, пока не выполните эти подготовительные мероприятия. 

Как использовать Wrike для управления запасами СИЗ

Не секрет, что с самого начала пандемии наблюдается нехватка СИЗ. А если вы планируете вернуться к работе при соблюдении мер безопасности, вам нужно убедиться в наличии достаточного количества запасов для всех сотрудников.

У Wrike есть множество функций для управления ресурсами, которые помогут отслеживать, распределять и эффективно использовать материалы и оборудование. 

Наверняка вы не хотите, чтобы ваши сотрудники пришли в офис и не могли получить СИЗ для обеспечения собственной безопасности. Поэтому рациональное управление ресурсами – первостепенная задача. 

Будьте готовы к безопасному возвращению в офис в любой момент

Возможно, вы сейчас разрабатываете план возвращения к работе. Или, возможно, выход ваших сотрудников на работу еще запланирован на будущее.

Независимо от вашей ситуации, тщательная подготовка – главный критерий плавного перехода от удаленной работы к офисному взаимодействию

Используйте наши советы в качестве ориентира, и ваше возвращение в офис будет успешным, оптимизированным и безопасным.

Хотите облегчить процесс возвращения в офис? Wrike поможет все распланировать. Попробуйте бесплатную версию.

комментарии 0

К сожалению, этот контент недоступен из-за ваших настроек конфиденциальности. Для просмотра этого контента нажмите кнопку «Настройки файлов cookie» и согласитесь принимать рекламные файлы cookie.

Настройки файлов cookie