Химия: что лежит в основе каждого успешного проекта

Hачало работы над проектом зачастую становится самым сложным этапом. Нужно приложить огромные усилия, чтобы запустить процесс.

В химии количество энергии, необходимое для запуска химической реакции, называется энергией активации. Попытайтесь представить бугор в начале трассы, который нужно преодолеть, прежде чем вы наберете скорость, спускаясь со склона. Чтобы было проще перебраться через это препятствие, часто используются элементы — ферменты. Они играют роль катализаторов и значительно снижают количество энергии, необходимой для запуска химической реакции.

The_Chemistry_Behind_Every_Project_Kickoff_2
Источник фотографии: https://opentextbc.ca/anatomyandphysiology/chapter/2-3-chemical-reactions/

Катализатор успешного запуска

Запуск проекта при наличии всей необходимой информации и лучших исполнителей служит катализатором для успешного выполнения проекта и снижает количество энергии активации, которая нужна вашей команде, чтобы реализовать проект. В результате работа выполняется более четко, недоразумений становится меньше, и все участники действуют согласованно.

Мы попросили Майкла Вильяреала, менеджера по управлению маркетинговыми кампаниями в LinkedIn, объяснить, как им удается гарантировать успешное начало каждого из проектов.

Пять способов снизить энергию активации и успешно запускать ваши проекты

1. Сплотите команду вокруг общих идей и ценностей

На нашей ежегодной пользовательской конференции Wrike Collaborate Эшли Шапиро сказала, что «сотрудничество начинается с вовлечения». Получение одобрения и согласия всех участников — это важный первый шаг, который окажет влияние на всю команду и принятие дальнейших решений.

«Поставьте основную цель и убедитесь, что она понятна вашей команде и всем заинтересованным сторонам», — говорит Вильяреал. Сотрудники LinkedIn называют эти принципы переходом от концепции к ценностям. Важность состоит в том, чтобы сплотить участников команды вокруг общего дела.

2. Создайте меню услуг

Если ваша команда оказывает услуги другим подразделениям организации и получает входящие запросы, очень важно, чтобы вы разработали четкое «меню» для каждого конкретного ресурса, материала или услуги. Это поможет предотвратить недоразумения и бесконтрольное расширение объема работ, а также собрать людей, технологии и ресурсы, необходимые для быстрого выполнения запроса.

«Как только основная цель поставлена, отнеситесь к тому, что вы делаете, как к услуге, и составьте меню. Формы запроса Wrike служат очень важным дополнением к меню команды», — говорит Вильяреал.

The_Chemistry_Behind_Every_Project_Kickoff_3

В меню маркетинговой команды LinkedIn перечислены все услуги, которые оказывает команда. Они сгруппированы по форматам, каналам и типам. Это позволяет проще выявлять потребности проекта и сразу видеть, кто задействован в его реализации.

3. Определите процесс

Как только вы сформулируете предложения услуг, следующими шагами будут определение этапов каждого предложения и оценка времени, которое потребуется для выполнения каждого из этапов. Так вы повысите прозрачность информации для всех участников и сможете более точно прогнозировать длительность всего проекта.

The_Chemistry_Behind_Every_Project_Kickoff_4

Ваши процессы могут казаться достаточно прямолинейными. Но вам все равно нужно подробно их рассмотреть, прежде чем вводить в систему управления проектами.

Команда LinkedIn на этом не остановилась. Каждый процесс регулярно оценивается, чтобы выявить возможности для улучшения или оптимизации. При этом задаются следующие вопросы:

  • Каким будет интерфейс для пользователей?
  • Где будут оставляться комментарии и отзывы?
  • Кто будет выполнять обновления; что будет обновляться и когда?

Если ваши процессы налажены и задокументированы, вы будете тратить гораздо меньше времени на обдумывание дальнейших действий.

4. Требуйте формальной отправки всех запросов

Управление рабочими запросами, поступающими по электронной почте, из чатов и неформальных бесед, — слишком неудобный и трудоемкий процесс. Без внедрения формальной процедуры трудно обеспечить подотчетность и прозрачность информации в большой компании.

Выберите один канал для отправки рабочих запросов и опишите шаг за шагом весь процесс. Если вашим сотрудникам больше не придется вспоминать, в каких сообщениях Slack нужно искать сведения о проекте, или кого из участников следует ставить в копию при электронной переписке, это сильно сократит число недоразумений и поможет быстрее наладить совместную работу.

Если вы создадите формы запроса и станете их использовать в процессе приема рабочих заданий, это поможет вашей команде получить три важных преимущества:

  • Формы помогают получить всю информацию, необходимую вам для начала работы, непосредственно от автора запроса, который лучше всего понимает его суть.
  • Они позволяют команде приступить к работе без промедления.
  • Благодаря им автор запроса должен будет четко указать, что именно необходимо сделать, и это позволит вам лучше контролировать объем работ по проекту.

Маркетинговая команда LinkedIn использует динамические формы запросов Wrike, приступая к работе над всеми своими проектами. «Если запрос был отправлен не через Wrike, мы не станем его обрабатывать», — говорит Вильяреал.

Одна из мощных функций динамических форм — возможность добавления условий. Информация передается нужному специалисту и хранится в одном месте.

Нужная информация. Чтобы собрать все необходимые данные, автору запроса задаются вопросы, выбор которых зависит от его предыдущих ответов.

Нужный специалист. Владельцы проектов назначаются автоматически в зависимости от типа запрашиваемых работ.

Нужное местоположение. Проекты создаются и сохраняются в соответствующих папках, предназначенных для определенной команды или отдела.

После того, как входящие рабочие запросы начали поступать по одному управляемому каналу в едином формате, следующим шагом стала оптимизация выполнения повторяющихся задач с помощью шаблонов. В Wrike входящие запросы, отправленные с помощью формы запроса, можно автоматически преобразовать в шаблонный проект.

5. Создайте библиотеку шаблонов

Один из самых простых способов снизить энергию активации — это использовать шаблоны. Шаблоны позволяют копировать проекты, вместо того чтобы каждый раз начинать их с нуля. Для каждого пункта в вашем меню услуг создайте серию шаблонов, учитывающих тип проекта, его продолжительность и сложность, а также состав проектной группы.

Обязательно добавьте в них не только задачи, которые нужно выполнить, но и сроки, исполнителей, порядок выполнения, а также все дополнительные документы, материалы и инструкции, чтобы вся информация лежала в одном удобном хранилище. Предоставив всем участникам доступ к материалам проекта, вы сможете значительно сократить ненужные объемы переписки и значительно упростить адаптацию новых сотрудников. Набор бесплатных шаблонов проектов можно найти здесь.

Формула безостановочного движения

Новый проект может показаться слишком сложным, если у участников вашей команды нет четких указаний. Для успешного начала работ по проекту вам нужно сплотить команду, настроить рабочие процессы, разработать систему получения входящих запросов и создать библиотеку шаблонов. Сократив количество энергии активации, вы сможете настроить команду на успех и задать правильный вектор движения.

комментарии 0

Для просмотра данного контента необходимо согласиться с использованием cookie-файлов.

Узнайте подробности