Hачало работы над проектом зачастую становится самым сложным этапом. Нужно приложить огромные усилия, чтобы запустить процесс.
В химии количество энергии, необходимое для запуска химической реакции, называется энергией активации. Попытайтесь представить бугор в начале трассы, который нужно преодолеть, прежде чем вы наберете скорость, спускаясь со склона. Чтобы было проще перебраться через это препятствие, часто используются элементы — ферменты. Они играют роль катализаторов и значительно снижают количество энергии, необходимой для запуска химической реакции.
Катализатор успешного запуска
Запуск проекта при наличии всей необходимой информации и лучших исполнителей служит катализатором для успешного выполнения проекта и снижает количество энергии активации, которая нужна вашей команде, чтобы реализовать проект. В результате работа выполняется более четко, недоразумений становится меньше, и все участники действуют согласованно.
Мы попросили Майкла Вильяреала, менеджера по управлению маркетинговыми кампаниями в LinkedIn, объяснить, как им удается гарантировать успешное начало каждого из проектов.
Пять способов снизить энергию активации и успешно запускать ваши проекты
1. Сплотите команду вокруг общих идей и ценностей
На нашей ежегодной пользовательской конференции Wrike Collaborate Эшли Шапиро сказала, что «сотрудничество начинается с вовлечения». Получение одобрения и согласия всех участников — это важный первый шаг, который окажет влияние на всю команду и принятие дальнейших решений.
«Поставьте основную цель и убедитесь, что она понятна вашей команде и всем заинтересованным сторонам», — говорит Вильяреал. Сотрудники LinkedIn называют эти принципы переходом от концепции к ценностям. Важность состоит в том, чтобы сплотить участников команды вокруг общего дела.
2. Создайте меню услуг
Если ваша команда оказывает услуги другим подразделениям организации и получает входящие запросы, очень важно, чтобы вы разработали четкое «меню» для каждого конкретного ресурса, материала или услуги. Это поможет предотвратить недоразумения и бесконтрольное расширение объема работ, а также собрать людей, технологии и ресурсы, необходимые для быстрого выполнения запроса.
«Как только основная цель поставлена, отнеситесь к тому, что вы делаете, как к услуге, и составьте меню. Формы запроса Wrike служат очень важным дополнением к меню команды», — говорит Вильяреал.
В меню маркетинговой команды LinkedIn перечислены все услуги, которые оказывает команда. Они сгруппированы по форматам, каналам и типам. Это позволяет проще выявлять потребности проекта и сразу видеть, кто задействован в его реализации.
3. Определите процесс
Как только вы сформулируете предложения услуг, следующими шагами будут определение этапов каждого предложения и оценка времени, которое потребуется для выполнения каждого из этапов. Так вы повысите прозрачность информации для всех участников и сможете более точно прогнозировать длительность всего проекта.
Ваши процессы могут казаться достаточно прямолинейными. Но вам все равно нужно подробно их рассмотреть, прежде чем вводить в систему управления проектами.
Команда LinkedIn на этом не остановилась. Каждый процесс регулярно оценивается, чтобы выявить возможности для улучшения или оптимизации. При этом задаются следующие вопросы:
- Каким будет интерфейс для пользователей?
- Где будут оставляться комментарии и отзывы?
- Кто будет выполнять обновления; что будет обновляться и когда?
Если ваши процессы налажены и задокументированы, вы будете тратить гораздо меньше времени на обдумывание дальнейших действий.
4. Требуйте формальной отправки всех запросов
Управление рабочими запросами, поступающими по электронной почте, из чатов и неформальных бесед, — слишком неудобный и трудоемкий процесс. Без внедрения формальной процедуры трудно обеспечить подотчетность и прозрачность информации в большой компании.
Выберите один канал для отправки рабочих запросов и опишите шаг за шагом весь процесс. Если вашим сотрудникам больше не придется вспоминать, в каких сообщениях Slack нужно искать сведения о проекте, или кого из участников следует ставить в копию при электронной переписке, это сильно сократит число недоразумений и поможет быстрее наладить совместную работу.
Если вы создадите формы запроса и станете их использовать в процессе приема рабочих заданий, это поможет вашей команде получить три важных преимущества:
- Формы помогают получить всю информацию, необходимую вам для начала работы, непосредственно от автора запроса, который лучше всего понимает его суть.
- Они позволяют команде приступить к работе без промедления.
- Благодаря им автор запроса должен будет четко указать, что именно необходимо сделать, и это позволит вам лучше контролировать объем работ по проекту.
Маркетинговая команда LinkedIn использует динамические формы запросов Wrike, приступая к работе над всеми своими проектами. «Если запрос был отправлен не через Wrike, мы не станем его обрабатывать», — говорит Вильяреал.
Одна из мощных функций динамических форм — возможность добавления условий. Информация передается нужному специалисту и хранится в одном месте.
Нужная информация. Чтобы собрать все необходимые данные, автору запроса задаются вопросы, выбор которых зависит от его предыдущих ответов.
Нужный специалист. Владельцы проектов назначаются автоматически в зависимости от типа запрашиваемых работ.
Нужное местоположение. Проекты создаются и сохраняются в соответствующих папках, предназначенных для определенной команды или отдела.
После того, как входящие рабочие запросы начали поступать по одному управляемому каналу в едином формате, следующим шагом стала оптимизация выполнения повторяющихся задач с помощью шаблонов. В Wrike входящие запросы, отправленные с помощью формы запроса, можно автоматически преобразовать в шаблонный проект.
5. Создайте библиотеку шаблонов
Один из самых простых способов снизить энергию активации — это использовать шаблоны. Шаблоны позволяют копировать проекты, вместо того чтобы каждый раз начинать их с нуля. Для каждого пункта в вашем меню услуг создайте серию шаблонов, учитывающих тип проекта, его продолжительность и сложность, а также состав проектной группы.
Обязательно добавьте в них не только задачи, которые нужно выполнить, но и сроки, исполнителей, порядок выполнения, а также все дополнительные документы, материалы и инструкции, чтобы вся информация лежала в одном удобном хранилище. Предоставив всем участникам доступ к материалам проекта, вы сможете значительно сократить ненужные объемы переписки и значительно упростить адаптацию новых сотрудников. Набор бесплатных шаблонов проектов можно найти здесь.
Формула безостановочного движения
Новый проект может показаться слишком сложным, если у участников вашей команды нет четких указаний. Для успешного начала работ по проекту вам нужно сплотить команду, настроить рабочие процессы, разработать систему получения входящих запросов и создать библиотеку шаблонов. Сократив количество энергии активации, вы сможете настроить команду на успех и задать правильный вектор движения.
Что такое Scrum? Что такое PRiSM? И чем они отличаются от PRINCE2?
Наша электронная книга поможет вам узнать основы популярных методологий управления проектами.
Спасибо за интерес к нашей электронной книге!
Загрузите его сейчасМы также отправили ссылку на электронную книгу на ваш адрес электронной почты для вашего удобства.
