Цели каждого проекта уникальны, как и сложности, с которыми придется столкнуться при работе над ним. Поэтому, чтобы управлять проектами эффективнее, их разбивают на фазы. Такой подход упрощает оценку объема работ и внесение по необходимости как небольших коррективов, так и значительных изменений в планы.

Согласно «Руководству к своду знаний по управлению проектами», существует пять фаз управления проектами (или пять групп управленческих процессов). Это инициация, планирование, исполнение, контроль и завершение. Вместе они составляют жизненный цикл управления проектом.

В этой статье приводятся полезные советы и рекомендации для первой фазы проекта — инициации.

Что такое фаза инициации проекта?

Для разных компаний ответ будет разным, однако есть признак, по которому мы можем отделить эту фазу от всех остальных: это период до утверждения проекта и начала подробного планирования.

Обычно во время инициации спонсор вместе с менеджером представляют три главные характеристики проекта: цели, объем работ и ограничения. Затем они подготавливают устав проекта, который заинтересованные стороны должны утвердить до начала планирования. После этого более подробно уточняются сроки и бюджет.

Рекомендации по инициации проекта

Будьте готовы ответить, почему этот проект вообще существует

Вопрос философский, но важный, и ответ на него необходим для дальнейшей работы. О проекте нужно знать три вещи:

  • Каковы цели проекта?
  • Почему мы начинаем проект именно сейчас?
  • Какие преимущества для бизнеса мы получим?

Возможно, у вас уже есть разработанный бизнес-кейс, если раньше вы делали нечто подобное. Если же проект для вас совершенно новый, заняться кейсом стоит именно сейчас. Это поможет вам обосновать необходимость проекта и ответить на три вопроса, приведенных выше.

Как можно раньше определите круг заинтересованных лиц

Часто при старте нового проекта все имеют очень смутное представление о том, кто является основными заинтересованными сторонами. Полный список тех, на кого проект окажет влияние, можно составить позже, но уже во время инициации важно определить и согласовать круг основных заинтересованных лиц. Именно эти люди впоследствии будут принимать решения, имеющие серьезные последствия для проекта. Среди них обязательно окажутся владельцы бизнес-процессов, старшие руководители и другие ответственные лица.

В этом деле вам очень поможет так называемая диаграмма RASCI (матрица распределения ответственности). С ее помощью можно указать исполнителей (тех, кто делает работу), ответственных (отвечающих за выполнение работы), утверждающих результаты, консультантов (мнение этих людей важно для выполнения задачи) и информируемых лиц (им сообщают о ходе проекта).

Фиксируйте обязательства заинтересованных лиц

Любой менеджер проектов скажет — взаимодействие с заинтересованными сторонами никогда не проходит гладко. Поэтому все их устные обязательства нужно записывать и согласовывать. Считайте, что это своего рода контракт, описывающий их роли в проекте. Все обязательства должны быть официально включены в устав проекта, который будет подписан в конце фазы инициации.

Например, в уставе может быть указано, сколько человек составляют кворум для принятия решения или как долго должно продолжаться обсуждение до принятия решения.

Используйте контрольный список для фазы инициации проекта

Составить устав проекта

Многие ошибочно полагают, что для составления устава или плана проекта достаточно внести в шаблон основную информацию о проекте, но это не так. Устав проекта описывает начальное видение проекта, представляемое его спонсором и менеджером. Это основа организации работы на протяжении всего жизненного цикла управления проектом. Любые изменения, вносимые в устав, должны проходить тщательный процесс утверждения. Именно поэтому очень важно делать устав максимально понятным и подробным.

Включить в устав объем проекта

Пожалуй, самой важной частью устава станет описание объема проекта, очерчивающее, что входит в проект, а что нет. На протяжении фазы инициации этот вопрос должен детально обсуждаться до тех пор, пока главные заинтересованные лица не будут удовлетворены. Утвержденный объем проекта должен быть задокументирован в уставе и подписан этими лицами.

Что еще должно входить в устав проекта:  

  • Результат деятельности. Результаты работы, которые должны быть подготовлены в определенный срок и предоставлены в виде, согласованном заинтересованными сторонами.
  • Бизнес-потребность. В бизнес-кейсе определяются общие преимущества проекта и планируемые затраты на него.
  • Ограничения. Все ограничения проекта: затраты, человеческие ресурсы, сроки, качество и потенциальная окупаемость.
  • Предположения. Условия, соблюдения которых можно ожидать в будущем.
  • Риски. Непредвиденные события, которые могут повлиять на людей, процессы, технологии и ресурсы, задействованные в проекте. В их силах уничтожить проект или значительно задержать его завершение.

Что посеешь, то и пожнешь

От того, как вы начинаете проект, очень часто зависит его успех. Вы выполнили все задачи в контрольном списке для фазы инициации? Это поможет вам адекватно представить свое видение для утверждения и оценить масштабы работы. Инициация — и в первую очередь написание устава — прокладывает путь к успеху всего начинания. Не пропускайте этот важный шаг.

комментарии 0