Как маркетологам удается возглавить процесс трансформации бизнеса (инфографика)
Когда уровень конкуренции растет, число каналов увеличивается, а ожидания потребителей взлетают до небес, без последовательной трансформации бизнеса просто не обойтись. Узнайте, как маркетологам удается возглавить этот процесс.
5 причин, по которым ваши дизайнеры не используют систему управления проектами
Чтобы успешно применять платформу управления проектами, очень важно, чтобы ее освоили все участники команды. Предлагаем вашему вниманию пять причин для неиспользования системы управления проектами в творческом коллективе, а также способы повысить уровень ее освоения.
Wrike - надежная и удобная система управления проектами
Как создать в Wrike свою первую форму запросов
Рабочие запросы могут быть очень разными: объемными и небольшими, поступившими по электронной почте и на совещании, но самые ужасные из них — те, которых никто не ждал. Все мы так или иначе получаем и отправляем запросы, и неудивительно, что для наших пользователей эта функция была одной из самых долгожданных. Запросы — это новая функциональная возможность Wrike, которая помогает пользователям централизованно контролировать весь объем входящей работы, управлять ею, отслеживать и расставлять приоритеты. Предлагаем пошаговое руководство по созданию первой формы запросов: Этап 1. Доступ к конструктору форм запросов Перейдите в меню управления аккаунтом и выберите вкладку «Запросы» Этап 2. Создание формы Нажмите «+ Добавить форму» и дайте ей название. Нажмите «+ Папка» и выберите папку или проект (подпапку/подпроект), куда будут добавляться задачи, связанные с подачей этого запроса. Нажмите «+ Исполнитель» и выберите, кому назначить данную задачу. Этап 3. Добавление полей в запрос Этот этап поможет вам обеспечить получение всей необходимой информации для выполнения запроса и автоматическое добавление этой информации к задаче. Нажмите «+ Добавить» и выберите тип поля, которое хотите добавить: - короткий ответ - параграф - раскрывающийся список - флажки - поле даты - важность Этап 4. Сопоставление ответов Сопоставление ответов нужно для того, чтобы указать, где должны отображаться ответы в задаче. Например, если вы сопоставили поле короткого ответа с описанием, полученный ответ будет отображаться в описании задачи. Этап 5. Публикация или сохранение новой формы запроса Завершив создание запроса, нажмите «Опубликовать», чтобы сохранить его и дать к нему доступ всем участникам команды в рабочем пространстве. После публикации запроса он будет виден всем пользователям, и они смогут подавать запросы с его помощью. Если вы хотите, чтобы ваш запрос остался личным, нажмите «Сохранить как черновик». Запрос, который был сохранен как черновик и не опубликован, смогут видеть только администраторы в разделе управления аккаунтом. В рабочем пространстве его видно не будет. Если вы хотите получить дополнительную информацию о запросах и о том, как их редактировать и отменять, посетите наш справочный центр. Если вас интересует настройка процесса согласования в Wrike, прочтите эту статью. Как запросы Wrike могут помочь вам в организации рабочего процесса? Поделитесь своими мыслями в комментариях.
Wrike на производстве: интервью с «Модерн Экспо»
Наш клиент — компания «Модерн Экспо» за 23 года выросла из небольшого стартапа в производственный холдинг с 3000 сотрудников, поставляющий торговое оборудование в 60 с лишним стран мира. Большая команда эффективно использует Wrike для организации своей работы, включая производственные департаменты. Конечно, мы не могли пройти мимо возможности узнать из первых рук, как происходит внедрение новых методологий и решений в рабочие процессы компании. Нашими собеседниками стали заместитель генерального директора Андрей Верцешук, менеджер проектов департамента операционного совершенства Андрей Паршин и глава департамента маркетинга Николай Жичук. Расскажите о «Модерн Экспо» сегодня? Чем занимается компания, каковые размеры бизнеса, как организовано производство? Николай: Сегодня группа компаний «Модерн Экспо» — международный холдинг, один из крупнейших поставщиков торгового оборудования в Европе и, пожалуй, в Азии. У нас работает около трех тысяч человек. Материнская компания расположена в Амстердаме, однако больше двух тысяч сотрудников работают в главном офисе и на крупнейшем производстве в городе Луцке, Украина. В луцком офисе находится весь топ-менеджмент, здесь формируется управленческая политика и стратегия развития компании. Кроме того, компания представлена офисами в Германии, России, Польше, Франции, Великобритании и ОАЭ, а также у нас есть сеть из дилеров и дистрибьюторов, помогающая с организацией продаж на других рынках. У «Модерн Экспо» есть три производственные площадки. Одна из них — также в Луцке, на 65 тыс. кв. м. Вторая расположена в другом украинском городе Верхнеднепровске (22 тыс. кв. м) и занята производством холодильного оборудования. Третья площадка (25 тыс. кв. м) находится в Витебске, Беларусь и ориентирована на страны Таможенного союза. Кроме того, сейчас мы строим завод в городе Любин, в Польше. Управляемые email-потоки Какие инструменты для организации работы вы использовали изначально? Как они менялись с ростом компании? Андрей П.: Долгое время для внутренних коммуникаций использовались повседневные штуки, такие как email и Skype. С ростом количества проектов, пришлось задуматься над тем, как этими проектами управлять. Большинство наших ключевых клиентов, — транснациональные компании. Само собой со своим главным офисом, региональным представительством и отдельными объектами (магазинами, складами, точками продаж). Соответственно, каждое звено вносит свою лепту в сам клиентский запрос. Фактически, разные люди на разных уровнях компании-клиента участвуют в коммуникации. С нашей же стороны за коммуникацию с клиентом отвечает один менеджер. Он должен аккумулировать всю поступающую от представителей заказчика информацию. Когда к нему начинает прилетать множество писем, он может очень быстро потеряться, кто, что, откуда и куда отправить, ну и просто-напросто забыть. В Wrike можно организовать такие вещи. Причем мы даже не убирали Outlook, который использовали на тот момент. Просто настроили правила по именам отправителей писем. Например, приходит от ближневосточного менеджера Carrefour письмо. По его имени срабатывает правило и задачка улетает в Wrike, в нужную папку, где содержатся все задачи по магазинам данного менеджера. Вся внутренняя работа по запросу клиента уже строится вокруг этой задачи. «Я купился на динамическую диаграмму Ганта, если честно» А еще какие-то решения пробовали? Андрей В.: Перед тем, как выбрать Wrike, перебрали восемь альтернатив. Даже сейчас у нас осталась группа людей, которые еще работают с LeanKit. Есть два сценария, как мы будем с ними действовать дальше: свяжем их с Wrike через Zapier или у них просто появится потребность продемонстрировать показатели свой продуктивности, и без Wrike это будет невозможно сделать. В принципе, переход на Wrike для нас не был ситуацией, когда просто увидели рекламу и подключили. Это был отбор по конкретным критериям. Изначально возникла дилемма — люди из отдела продаж были уверены, что им нужен CRM. Я не был уверен, что им нужен полноценный глобальный CRM с возможностью сбора тонн информации, поскольку я исходил из числа действительно важных контрагентов, а не всех, с кем продажи работают. С моей точки зрения у нас больше всего хромал процесс формализации бизнес-процессов. Я говорю даже не об их описании, а того как они проходят. Так что при отборе я купился на динамическую диаграмму Ганта, если честно. Это бы один из самых важных моментов. Кроме того, поскольку я сам когда-то был программистом, и для меня было критично, что для настройки и персонализации рабочей среды Wrike, для ее адаптации под конкретную работу навыки программирования не нужны в принципе. Это была уже переломная точка. Динамический Гант плюс простота освоения — если человек хоть немного понимает в том, что он делает, и он пару недель пробовал Wrike, он уже способен эффективно в нем работать. Не нужно специально обученных людей — все относительно быстро и просто. Вот это окончательно все решило. «Вся сложность — в постоянных изменениях» Можете подробнее рассказать о том, какие сложности с прохождением процессов были до Wrike? Андрей В.: Можно одним словом сказать — хаос. Если серьезно, то в целом все выглядело следующим образом. Где-то в поле есть специалист по продажам. На месте есть некий саппорт. Его основная задача взять сообщение от продаж «Клиент хочет вот это, мне все нужно срочно» и более техническим языком перевести это производству: «Произвести то-то, к такой-то дате, туда-то отправить и на эту дату нам нужен монтаж». При этом есть часть продукции, которую мы можем поставить оперативно — она уже есть, готова, а другую часть продукции еще нужно разрабатывать. Вот этот саппорт в середине всего процесса — он критичен; он должен коммуницировать со стороной, создающей и исполняющей задачу. Его процессы так и выглядят — заходят запросы «нужно что-то большое зеленое и вот такое», а он раскладывает эти запросы в вариантах, которые нужны конкретным исполнителям. Фактически он управляет тем, что мы тут называем проектом, хотя по сути это проектный подход к нашему процессу. Вся сложность — в постоянных изменениях. Клиент сегодня хочет одно, завтра оказалось, что sales-менеджер его неправильно понял, и клиент хочет другое. Послезавтра клиент на самом деле хочет другое. Чтобы справиться с этим, нужно было сквозное traceability (англ. «прослеживаемость»), чтобы мы понимали, что планируется сделать, что уже сделано, и какой кусок нужно переделать, чтобы идти дальше. При этом результативность нам нужна стопроцентная. Это не как в классическом Agile-подходе, когда мы не знаем, что сможем довести до конца — здесь мы фактически все, что зашло, должны протянуть до финиша. Как это реализовано в Wrike? Андрей В.: Свои коммуникации sales-менеджер теперь ведет через формы запросов, заполняя нужные поля. То есть саппорту не нужно ничего самостоятельно интерпретировать. Он берет готовую, написанную правильным языком задачу с описанным производственным процессом и запускает в разработку. Изначально понятно как идет проект, куда, на какую дату должно быть сделано. Но вокруг этого и еще есть множество других дополнительных процессов. Мы в каком-то смысле повернуты на Lean, и Wrike в его реализации на местах участвует непосредственно. Например, производство проводит свои аудиты цехов, а в некоторых цехах они ежедневные, через рекуррентную задачу в Wrike. «Вместо того, чтобы бежать из одного конца цеха в другой, можно поменять статус задачи» То есть Wrike удалось внедрить и в цехах? Андрей В.: Это, наверное, уже должен рассказывать не я. Логика внедрения была географически сложная, и функционально сложная и в продуктовом разрезе очень специфичная. У нас широкий ассортимент номенклатуры, мы готовы идти в кастомизацию для клиента, поэтому и структура у нас чрезвычайно сложная. Из-за этого одного идеолога внедрения быть не могло, как и одного человека, который бы понял проблему всех. Вместо этого в процессе внедрения мы сразу закрепляли конкретных ответственных на каждом участке, где работа могла идти иначе и быть эффективнее даже без насаживания каких-то стандартов. Андрей П.: Я попробую описать пример использования Wrike на производстве на конкретном примере. Начальник цеха ставит задачу на мастера ночной смены — описывает, что должно быть сделано, как, цвет и другие детали. Вчера я проходил по цеху и видел, как мастер с телефона отписывал начальнику результаты — фотографировал, показывал, что уже готово, а с чем проблема, поменяв статус задачи на "Сдано с проблемами". Производство использует для задач в Wrike собственный конкретный набор статусов. Мгновенно пришел ответ от начальника цеха — мастер получил по шапке и побежал решать проблему, чтобы все было сделано в поставленные сроки. Основная фишка в том, что работать в Wrike можно, не сидя за компьютером. Каждый носитель более менее нормального смартфона ставит мобильное приложение Wrike. После этого он может получать задания от начальника цеха или от своего мастера и соответственно через приложение мгновенно отчитываться о результатах работы. Люди у нас на производстве сознательные, и работа ради работы не делается. Так что вместо того, чтобы бежать из одного конца цеха в другой, просто чтобы сказать мастеру, что ты все уже сделал, можно просто поменять статус, и будет все понятно. Это дает очень хорошую экономию времени. «У людей появился инструмент показать, что у них есть загруженность» То есть если говорить об измеряемых эффектах, то в первую очередь Wrike дал экономию времени? Андрей П.: Естественно. Андрей В.: Измерять эффект уже было необязательно. Похожая ситуация была с вводом Lean. Нужные площади для производства упали в разы, и это было так очевидно, что и мерить бессмысленно.Такой же эффект дал Wrike. Кроме экономии, как я уже говорил, мы получили traceability, возможность смотреть на рабочий процесс насквозь. Есть один интересный кейс на эту тему. Все началось с нашей работы с конструкторами. Фактически, у Андрея получилось настроить им работу в Wrike по Agile, ничего им не объясняя. Просто разработчики начали управлять своим пулом задач, и такого у них раньше не было. Они привыкли к позиции отдела продаж, а она всегда одинаковая — «я уже это продал, мне это нужно сейчас». С Wrike у людей появился инструмент показать в ответ, что у них есть некая загруженность, что требуются определенные термины для исполнения задачи, и есть некие условия, при которых эта задача может быть закрыта. После того, как обе стороны нашли общий язык в Wrike, пропали глупые вопросы «А почему для моего стеллажа, которых нужно сделать аж две штуки, мне не подготовили конструкторскую документацию?». Вот это traceability было одним из критичных моментов. в принципе, для всей компании это было очень важно. Как проходило внедрение Wrike? Как объясняли людям, зачем это нужно? Андрей П.: Мы внедряем и внедряем. У нас более 3000 человек, так что есть куда стремиться. Могу рассказать интересную историю по поводу внедрения. В одном из sales-департаментов год назад запускали Wrike. Андрей этим занимался. Пока там был менеджер изменений, который всех донимал, объяснял, что это нужно делать — все было хорошо. Потом менеджер поменял позицию и времени у него не осталось. В результате Wrike в департаменте чуть-чуть поработал и закончился. А в начале этого года стали подключать производство. Показали ребятам, что есть такой вот инструмент, который закрывает некоторые ваши проблемы, и они сразу сказали: «Ух, как классно!» И вот цех, в котором это внедрялось в первую очередь, как раз был под тем департаментом, в котором все заглохло. И цех принял решение, что не будет делать ничего, если для этого не будет задачи в Wrike. После того, как решение поддержал начальник всего производства, у ребят из продаж просто не осталось выхода — пришлось осваивать. Какие-то сервисы интегрировали с Wrike? Андрей В.: Сервисы Google, Zapier, интеграция с Outlook. Андрей П.: Интеграция с облачными хранилищами — прекрасная вещь. Все-таки очень много информации лежит на Google Диске, на OneDrive. Когда с помощью интеграции все могут этим пользоваться — это прекрасно. Операционное совершенство Вы говорите, что внедряете Agile, Lean? Есть какие-то люди, которые специализированно за это отвечают? Андрей П.: Наш департамент Operational Excellence, операционного совершенства, как раз для этого и существует, чтобы пробовать разные методологии. Отдел в компании появился недавно, но в принципе концепт operational excellence не новый, он, как и понятно из названия, исходит из возможности улучшения всех процессов. Фактически у департамента есть три главных направления. Во-первых, это Lean. Мы рассматриваем в его широкой нотации, где он применяется и в офисе, не только на производстве. Во-вторых, это проектный менеджмент как таковой. Он занимается вопросами ведения именно проектов. Просто у нас принято называть коммерческими проектами то, что приходит от клиента, так как каждый раз под заказ формируется команда. Однако, строго говоря это все-так не проект, а процесс, так как речь идет о цикличной сущности. Так вот, второе направление — проектное в классическом понимании. Мы сталкиваемся с новой задачей или проблемой, которых раньше не было, у нее есть четкие рамки: во времени, в ресурсах, в самом задании. И в-третьих, это процессы. По факту, пока это направление занимается Wrike, но в будущем это сфера деятельности будет включать фасилитацию и реальную работу с процессами, включая их описание и т. д. В заключение мы традиционно спрашиваем про три самые любимые функции Wrike, и почему именно они любимые Андрей П.: Первое, это формы запросов. Функция просто шикарная и может закрывать практически все. Во-вторых, Гант, естественно Гант. Помимо всего прочего, очень красиво все в нем выглядит. В-третьих, наверное, доски. Ими можно закрывать задачи по канбану. Функция новая, и мы еще не углублялись в освоение настолько, чтобы везде их применять, но мысли уже есть. Осталось найти время.
Десять причин, по которым взорвалась «Звезда смерти»
Давным-давно в далекой-далекой галактике… …проект под названием «Звезда смерти» с грохотом провалился. Давайте же поучимся на ошибках Империи и не дадим своим проектам перейти на темную сторону силы! Ознакомьтесь с новой инфографикой, на которую нас вдохновила киносага «Звездные войны», и во избежание срывов крупных проектов покажите ее всем своим падаванам. Чтобы поделиться инфографикой со всеми падаванами, добавьте ее в свой блог с помощью этого кода: Система управления проектами Wrike> Считаете себя магистром Ордена джедаев? Это не значит, что вам больше нечему учиться! Извлекайте уроки из чужих неудач, чтобы избежать повторения старых ошибок!
Метод критического пути при управлении проектами — просто, как дважды два!
Что же это такое — метод критического пути при управлении проектами? Метод критического пути (МКП) — это метод планирования операций, в основе которого лежит математический алгоритм. Использование такой методики подразумевает создание модели проекта, включающей следующие элементы:
Почему нарушается график работ по проекту и как с этим бороться
Соблюдать график работ по проекту легко, если все идет по плану. Но когда такое случалось в последний раз? Давайте перечислим несколько распространенных ошибок, которые совершают менеджеры проектов при составлении календарного плана, и рассмотрим способы их устранения.
Изучаем рабочие процессы креативных команд на примере записи виниловых пластинок
Узнайте, почему участникам быстрорастущих креативных команд с повторяющимися рабочими процессами будет полезно взглянуть на свою деятельность с точки зрения звукозаписывающей индустрии.
Что значит быть менеджером digital-проектов
Весь мир работает в режиме онлайн, а вы? Давно прошли те дни, когда руководители пользовались бумагой и ручкой, лекционными досками и маркерами, стикерами и стенами офисной кабинки. Даже сохранение документов Microsoft Word и электронных таблиц в папке на вашем компьютере становится делом прошлого. Современные и самые эффективные менеджеры digital-проектов переносят общение с командой и рабочие процессы в онлайн. Благодаря управлению проектами в режиме онлайн, программным решениям для совместной работы и облачным хранилищам файлов рабочие процессы выполняются более эффективно и с лучшими результатами. Вот каким образом облачные технологии помогают улучшить управление digital-проектами: 1. Повышение прозрачности всей рабочей информации Когда менеджер digital-проектов организует проекты и задачи с помощью онлайн-инструмента для управления проектами, доступ к которому есть у всех участников команды, все сотрудники могут в любой момент узнать, на какой стадии выполнения находится проект. Все видят, кому какая задача назначена, каковы сроки выполнения, сколько уже сделано, кто из исполнителей задерживает остальных и что делать дальше. Вы даете своей команде все необходимые знания для эффективной работы. 2. Получение актуальных сведений об обновлениях Облачные решения для управления проектами и совместной работы показывают состояние проекта на текущий момент. Если часть работы будет завершена именно в ту минуту, когда вы следите за ходом выполнения, вы сразу же получите сведения о текущем состоянии и сможете общаться с руководством, используя фактические и самые свежие данные. Вам не придется проводить совещания для уточнения статуса проекта, потому что все необходимые сведения вам предоставит решение для управления проектами. 3. Простой доступ к необходимой информации Сохранение всех документов, изображений и сведений в облачном решении для управления проектами и/или облачном хранилище позволит всем участникам загружать необходимые файлы, когда им будет удобно, и не беспокоить вас. К тому же им не придется ждать целыми сутками, пока вы выкроите время для ответа на их письмо, так что работа будет продвигаться быстрее. 4. Возможность корректировки графиков и назначений А что если один из ключевых сотрудников уйдет на больничный на несколько дней? Это может привести к значительному отставанию от графика. Использование решения для управления проектами, в котором предусмотрены диаграммы Ганта, позволяет легко исправить ситуацию. Проверьте по диаграмме Ганта, возможно ли дождаться возвращения сотрудника. Если есть возможность подождать, переместите задачи на диаграмме Ганта в соответствии с новыми датами выполнения и сообщите команде об обновлении графика. Тем самым вы сохраните единую версию достоверной информации. Если ждать невозможно, назначьте задачу другому исполнителю. Поскольку первоначальный исполнитель отслеживал ход выполнения с помощью онлайн-инструмента для управления проектами, у нового исполнителя будут все необходимые сведения, чтобы продолжить работу. 5. Наличие единой версии достоверной информации Все сведения о работе и отзывы будут храниться в едином местоположении, и вы сможете сверяться с ними по мере необходимости. Больше не будет возражений вроде «А он сказал!» или «Она сказала!», или «Я вообще не знал, что мне это поручено», потому что все данные будут задокументированы и доступны для просмотра всем участникам. Какую систему выбрать? Wrike - система управления электронными проектами, которой пользуются 14 000 компаний по всему миру. Попробуйте, насколько это просто.
Контрольный список для выбора безопасной платформы управления проектами
Безопасность данных — серьезная проблема для многих команд, поскольку соображения безопасности ограничивают возможности сотрудничества с клиентами. Этот контрольный список поможет вам выбрать безопасную платформу управления проектами и совместной работой.
Лучшие рекомендации по соблюдению дедлайнов в маркетинге
Судьба проекта напрямую зависит от соблюдения или несоблюдения сроков. Поэтому мы предлагаем наилучшие советы, которые помогут вам довести кампанию до победного конца и не выбиться из графика сдачи работ.
Для какого дома из «Игры престолов» подходит ваш стиль управления проектами?
Управляете ли вы OKR как Старк? Назначаете роли как Ланнистер? Или сотрудничаете как Баратеон? Давайте посмотрим, какие стили управления проектами вы можете перенять у великих домов Вестероса.
О важности управления проектами: интервью с руководителем PMO Робертом Келли
Многие бизнес-специалисты недооценивают важность управления проектами. На передний план у них всегда выходят развитие бизнеса и показатели рентабельности, а управление часто вообще не попадает в список приоритетов. Большинство людей даже не догадываются, что отсутствие налаженной организации труда приносит им убытки. Мы побеседовали с Робертом Келли (Robert Kelly), руководителем офиса управления проектами (PMO) и управляющим партнером компании Kelly Project Solutions, LLC, о важности управления проектами для бизнеса. Также мы обсудили способы борьбы с низким уровнем эффективности, развитие технологий управления проектами и прогнозы для этой сферы на 2020 год. Ниже приводится полный текст интервью. 1. Расскажите немного о себе. Мы с моей женой Жасмин женаты двенадцать лет, и у нас трое замечательных детей. Если говорить о работе, я вот уже пятнадцать лет волей-неволей занимаюсь управлением проектами, постоянно совершенствуя свое мастерство. Как один из основателей и ведущий чата #PMChat в Твиттере, я постоянно сотрудничаю с лучшими специалистами в этой области из разных стран мира и обсуждаю с ними проблемы лидерства, управления проектами и другие темы, связанные с бизнесом. Наконец, я управляющий партнер консалтинговой фирмы Kelly Project Solutions, которая специализируется на управлении проектами и коммуникацией на малых и средних предприятиях. 2. С какими основными трудностями вы сталкиваетесь как руководитель PMO? Мне кажется, есть несколько общих проблем, встающих перед руководителями PMO в любых организациях: 1. Нехватка квалифицированных кадров. Популяризация готовых шаблонов, «чудодейственных» методик и прочих универсальных решений по управлению проектами привела к росту числа кандидатов, которые ничем не могут похвастаться, кроме знания профессионального жаргона. В этом море посредственности кадровым специалистам очень трудно найти компетентного менеджера проектов. 2. Инвестиции. Слишком часто офис управления проектами рассматривается как центр возникновения затрат, а не источник прибыли. На самом деле, в каком бы бизнесе вы ни работали, управление проектами нужно рассматривать как услугу. У управления проектами гораздо больше точек соприкосновения с клиентом (особенно внешним), чем у продаж или внутреннего руководства. Исследование, проведенное Индустриальной ассоциацией технологий сервиса (TSIA), показало, что модель активного взаимодействия с клиентами в сфере продаж (для управляемых ИТ-услуг) создает в 15 раз больше точек контакта, чем традиционные продажи. Доходы от постоянных клиентов и оценка удовлетворенности потребителей резко возрастают, а длительность циклов продаж и затраты на привлечение клиентов так же стремительно сокращаются. Компании должны вкладывать деньги в обучение менеджеров проектов, в приобретение инструментов для работы с клиентами и в командировочные расходы — для выстраивания взаимоотношений. Это же относится и к внутреннему офису управления проектами. 3. Кризис идентичности. Офисы управления проектами никак не могут определиться, какую роль они должны выполнять — то ли пула ресурсов, то ли руководящего органа, и эта проблема усугубляется с развитием «теневых ИТ». Офисы управления проектами должны получать четкие указания от ИТ-директора, иначе ситуация не изменится и в 2016 году. 3. Как идейный лидер в сфере управления проектами, считаете ли вы внедрение стандартных методик управления проектами обязательным для компаний, и почему? С некоторой осторожностью и с упором на множественное число в слове «методики» я скажу: да. Если вы рассмотрите методику «Бережливое производство плюс шесть сигм», традиционный процесс «От концепции к продукту», Agile-методики, MS Dynamics и т. д., вы сможете разработать набор инструментов и базовых процессов, подходящих для вашего бизнеса и для наиболее распространенных типов ваших проектов. При этом число вариаций нужно свести к минимуму, потому что основное преимущество управления проектами состоит в масштабируемом воспроизводимом процессе, который можно легко освоить и быстро внедрить во всех подразделениях организации. Наличие общей методики и связанной с ней терминологии позволяет очень быстро ввести в курс дела менеджеров проектов, сотрудников и партнеров. По мере накопления опыта полученные показатели и результаты можно использовать в качестве базовых, сравнивая с ними новые результаты для создания среды постоянного совершенствования. 4. Как проблемы с управлением проектами могут повлиять на бизнес? Вам может показаться, будто я сгущаю краски, но плохое управление проектами способно привести предприятие к краху. Если технические требования плохо сформулированы, на рынок может быть выведен некачественный продукт, и это снизит ценность бренда! При работе в условиях жесткого нормативного регулирования отсутствие документации по процессу может отбросить вашу компанию на годы назад из-за штрафов, потери лицензии и т. д. Если рассматривать неэффективное управление проектами в контексте ежедневной рутины, вы неизбежно столкнетесь с двойной работой, неэкономным использованием ресурсов, потерями из-за невыполненных запросов на изменения, тратой времени из-за плохо организованного обмена информацией и т. д. «Плохое управление проектами способно привести предприятие к краху». 5. Как новые технологии влияют на управление проектами и отношение к нему? Новые технологии дают менеджерам проектов прекрасные инструменты для улучшения совместной работы, оптимизации планирования и повышения эффективности при работе над проектами. Единая платформа планирования, обмена информацией, учета расходов и времени каждую неделю экономит вам немало часов работы! Что касается офиса управления проектами, многие платформы для PPM (управления портфелем проектов) позволяют руководителям лучше отслеживать и планировать использование ресурсов, узнавать о статусе проектов и возникающих проблемах с помощью информационных панелей и т. д. Благодаря таким инструментам руководители не вмешиваются в работу проектных групп, задавая им вопросы о статусе, а дают им возможность спокойно заниматься своим делом. 6. Какие три совета вы можете дать сотруднику, стремящемуся повысить свою продуктивность? 1. В конце рабочего дня уделяйте немного времени организационным вопросам. Окиньте мысленным взором свой день перед уходом: вы ничего никому не остались должны? Какие у вас планы на завтра? Какие важнейшие действия следует предпринять в ближайшие сутки-двое? Это позволит снизить количество неожиданно возникающих «подводных камней» и поможет подготовиться к следующему рабочему дню. 2. Пользуйтесь напоминаниями. Даже если вы не используете полномасштабное решение для управления проектами, функция напоминаний есть практически у любой почтовой платформы. Настройте даты и время, чтобы напоминания о невыполненной работе появлялись на экране в нужный момент. 3. Находите время для уединения. Если вы работаете в открытом офисном пространстве (а это сейчас не редкость), иногда бывает просто необходимо занять переговорную минут на тридцать, чтобы собраться с мыслями и разобраться с делами в тишине и покое за запертой дверью. 7. Как, по вашему мнению, изменится (или не изменится) управление проектами в 2020 году? Я думаю, тут могут быть два варианта. Если мы не прекратим использовать готовые шаблоны, управление проектами станет элементарным навыком, доступным для любого сотрудника в отделе. Но поскольку развитие новых технологий все сильнее сдвигается в сторону самообслуживания, гораздо большую опасность для нас представляет облачная автоматизация. Я знаю, что однажды будет разработана платформа самообслуживания, и как на хостинг-фермах сейчас требуется очень небольшое число инженеров, так и для этой платформы не понадобится много менеджеров проектов. Другой путь я вижу в том, чтобы мы, специалисты в сфере управления проектами, не ограничивались планированием работ и процессов, а занялись развитием лидерских навыков и деловых качеств. Если представители нашей профессии будут приносить компании больше пользы, мы получим возможность воплощать в жизнь более приоритетные стратегические инициативы. Когда мы будем представлять для компании более высокую ценность, мы сможем работать в более тесном контакте с ИТ-руководителем и генеральным директором. 8. Замечаете ли вы какую-нибудь новую тенденцию, которой пока еще уделяется недостаточное внимание? PMO как сервис. Организации часто прибегают к услугам консультанта по управлению проектами, потому что специалиста на полной ставке им нечем занять — работы не так много. К несчастью, усилия и время, затраченные на то, чтобы ввести нового консультанта в курс дела, уничтожают все преимущества, которые компания надеялась получить. В современном обществе люди хотят платить только за то, что они потребляют, но кроме этого они хотят индивидуального подхода. Модель «PMO как сервис» обеспечивает и то, и другое. Организация может пользоваться такой услугой, когда это необходимо, и поставщик услуги может назначать им одного и того же менеджера проектов или проводить адаптацию для подготовки к работе. Компании не придется тратить деньги на сертификацию или повышение уровня менеджера проектов, на приобретение лицензий на программное обеспечение для PPM и т. д. Мне такая модель кажется очень перспективной. А какое влияние оказало успешное управление проектами на ваш бизнес? Поделитесь в комментариях историями о том, какая ситуация была у вас изначально и к какому результату удалось прийти. Надеемся, это будет полезно для всех. Чтобы сберечь деньги компании и повысить результативность проектов, попробуйте поработать с бесплатной версией Wrike! О собеседнике: Роберт Келли занимается управлением проектами уже 15 лет. Ему приходилось руководить проектными группами в сорока с лишним странах мира и управлять проектами в сферах продаж, маркетинга и ИТ для компаний из самых разных отраслей. Роберт является управляющим партнером компании KPS, расположенной в городе Роли (Северная Каролина, США) и специализирующейся на предоставлении консультационных услуг в сфере управления проектами. Кроме того, он сооснователь и ведущий чата #PMChat в Твиттере, международного сообщества менеджеров проектов и руководителей компаний, где проводятся обсуждения передовых методик и накопленного опыта. Читайте Роберта в Твиттере: @rkelly976
Как эффективно управлять рабочей загрузкой сотрудников
Управление рабочей загрузкой сотрудников может быть непростой задачей, особенно когда приходится одновременно работать над несколькими проектами. Узнайте, как Wrike помогает эффективно управлять проектами и рабочей загрузкой.
В чем разница между управлением проектами и управлением портфелем проектов?
Управление проектами? Портфелями проектов? Программами? Чем они отличаются? Попробуем дать краткое объяснение, чтобы вы поняли разницу. Что такое управление портфелем? Портфель проектов — это общее представление обо всех проектах организации, выполняемых для достижения стратегических бизнес-целей. Это могут быть все проекты компании, отдельного подразделения или отдела. Источник: Михаил Софонов, управление проектами Управление портфелем включает в себя расстановку приоритетов на основе целей, согласованных руководителями компании, а затем выбор программ и проектов для выполнения в зависимости от ожидаемой пользы для бизнеса, уровня рисков и доступности ресурсов. По словам менеджера проектов Боба Баттрика, управление проектами необходимо, чтобы правильно выполнить проект, а управление портфелем — чтобы выполнить правильные проекты. Менеджеры портфелей проектов оценивают проекты компании и делают вывод о том, насколько хорошо они выполняются, как их можно улучшить и получает ли организация ожидаемые преимущества. Что такое управление программами? Программа — это группа связанных проектов, которые вносят общий вклад в достижение определенной цели или преимущества. У программы есть четкая цель, и каждый проект, включенный в программу, участвует в достижении этой цели. Менеджеры программ изучают зависимости между проектами, риски, проблемы, требования и решения и могут координировать усилия с менеджерами отдельных проектов для получения необходимой информации и успешного выполнения программы. Их не столько интересует успех каждого отдельного проекта, сколько успех всей инициативы и достижение более значимых преимуществ. Также для менеджеров программ очень важно выбрать правильные проекты и правильно расставить приоритеты, чтобы в итоге получить максимальную пользу для бизнеса. Успешные программы приводят к улучшениям, последствия которых могут ощущаться очень долго, и, в отличие от проектов, имеющих конкретный срок выполнения, программы могут быть бессрочными. Организации управляют проектами в рамках более крупной программы, потому что такой подход дает больше возможностей для контроля и больше преимуществ, чем если бы управление проектами осуществлялось по-отдельности. К тому же при отслеживании группы связанных проектов гораздо проще координировать и приоритизировать общие ресурсы, следить за ходом выполнения и результатами. Что такое управление проектами? В то время как портфели и программы отражают более общее представление о деятельности организации, проект — это отдельное начинание: серия задач, нацеленных на производство определенного товара, оказание услуги или создание преимущества в указанный срок. Менеджеры проектов следят за выполнением отдельных проектов, руководят командами и заботятся о соблюдении сроков, бюджетных ограничений и взятых на себя обязательств. Они определяют наилучшие методики, изучают процессы для повышения эффективности и работают с заинтересованными лицами, чтобы в числе прочего добиться ожидаемых преимуществ. Успешное управление проектами означает, что команды и их участники постоянно развиваются и повышают свой уровень, что дает компании значительные конкурентные преимущества. Подробнее об управлении проектами Если вы — начинающий менеджер проектов и только знакомитесь с терминологией и рабочими процессами, мы можем предложить вам полезный материал. Это «Руководство по управлению проектами для начинающих», оно выложено в сети и доступно для чтения совершенно бесплатно. Внесите его в закладки, чтобы не потерять. Источники: PMfiles.com, Wikipedia.org, ProjectSmart.co.uk
Идеальный план управления проектами от пяти экспертов
Неудачное планирование проекта может привести к провалу еще до начала работы над ним. Но вы сможете избежать бесконтрольного расширения его объемов и раздувания бюджета и достигнете намеченных целей. Однако сесть и распланировать весь проект не так просто, как кажется. Как предугадать, сколько времени займет выполнение задач? Как превратить ожидания заинтересованных сторон в конкретные результаты работы? А вдруг что-нибудь пойдет не так? Как составить идеальный план управления проектами? Мы собрали советы от пяти опытных специалистов, которые точно знают, что нужно для создания успешного плана проекта. Главные составляющие плана управления проектом Что нужно включить в план управления проектом? По мнению Элизабет Харрин, известного блоггера, пишущего об управлении проектами, тщательно проработанный план проекта включает следующие элементы: Концепция: ответы на все «что?» и «почему?», краткая информация о замысле, целях и конечных результатах проекта. Стратегия реализации: ответы на все «как?», касающиеся проекта. Какую методику вы будете использовать? Результат будет выдан за один раз или в несколько этапов? Объем работ: что входит (и не входит) в ваш проект? Опишите здесь иерархическую структуру работ и основные результаты. График: в зависимости от того, насколько четко описан ваш проект, это может быть либо общий план выполнения отдельных заданий, либо детальная диаграмма Ганта с указанием вех и сроков их завершения. Организационная структура: обзор иерархии команды проекта, ролей и зон ответственности. Если в работе над проектом участвуют несколько команд или подразделений, нужно указать, как эти команды будут работать друг с другом, кого считать заинтересованными лицами и кто отвечает за достижение каждого отдельного результата. Схема распределения ответственности: эта схема поможет вам определить, кто что делает в рамках проекта. Это таблица с перечислением всех работ по проекту и распределением ролей, в том числе с указанием ответственных исполнителей (назначенных для выполнения работы), подотчетных (с правом голоса и правом наложить вето), консультантов (участвующих в согласовании или обсуждении работ) и сотрудников, которые ставятся в известность (должны знать о выполненном действии или принятом решении). На каждом пересечении действия и роли должен находиться соответствующий сотрудник. Источник изображения: racichart.org План управления рисками и журнал рисков: даже если вы учтете в бюджете каждую копейку и подробно опишете весь ход работы, ни один проект, даже самый скромный, не избавлен от рисков. Нужно с самого начала создать план по определению и уменьшению рисков. Элементы бюджета: добавьте сюда предполагаемые часы переработок, тренинги, затраты на консультации, оборудование и материалы, приобретение ПО, командировочные расходы и т. д. Часть этих цифр трудно определить заранее, но постарайтесь быть как можно более точным и напомните всем, что бюджет — это лишь приблизительная цифра. План взаимодействия и график предоставления отчетности: укажите, с кем вы будете взаимодействовать, какую информацию станете сообщать, как часто и в какой форме. План закупок: если вам нужно приобрести что-либо для проекта (ПО, материалы и т. п.), укажите в этой части плана, как вы предполагаете выбирать поставщика и заключать с ним договор. План управления информацией: опишите, как вы будете хранить и распространять информацию по проекту, контролировать документацию и обеспечивать защиту данных. План управления качеством: укажите, как вы будете управлять качеством работы по проекту, каковы ваши стандарты качества и как вы планируете их поддерживать. Приведите предполагаемое расписание проверок качества или подведения промежуточных итогов. Может показаться, что это огромный объем информации, но помните, что это только образец плана управления проектом. Хороший план не обязательно будет включать все эти элементы. Как отмечает Харрин, «Чересчур подробный план не сделает вас более умным или организованным. Чем он длиннее, тем больше шансов, что никто, кроме вас, не сможет дочитать его до конца». Простой план проекта, которому удобно следовать, — это наилучший вариант. Начните с ТЗ Как говорит Брэд Игленд, опытный руководитель ИТ-проектов, автор и консультант, основа успешного плана проекта — это техническое задание (ТЗ). Почему? Потому что оно помогает прийти к согласию в начале работы. Позже, когда возникнут новые требования и объемы проекта начнут расширяться, можно будет вернуться к ТЗ и проверить, для чего изначально задумывался этот проект. ТЗ должно включать в себя описание целей и задач проекта, его промежуточных результатов, определение этапов, предварительный объем работ, расчет времени и расходов, а также общее описание ролей и зон ответственности в команде. Установите таймер Макс Уайдмен, известный руководитель проектов и соавтор первого PMBoK («Свода знаний по управлению проектами»), предпочитает упрощенную схему составления плана проекта. Его подход, названный SCOPE-PAK, поможет вам составить план проекта за час или даже меньше (можете завести таймер, как советует Уайдмен). Соберите заинтересованных лиц и членов команды и определите, чего вы хотите добиться и как собираетесь это сделать. Этап 1: Заинтересованные лица. Запишите, к кому следует обращаться за помощью, информацией или одобрением, и определите спонсора проекта. Если список получился слишком длинным, разбейте его на главных и второстепенных участников. Этап 2: Компоненты. Это ваша иерархическая структура работ. Перечислите все существенные единицы работы и предложения (оценивать их вы будете потом, а пока просто запишите). Ограничьте список 30 пунктами, а если члены команды пытаются добавить что-нибудь еще, закруглитесь и переходите к следующему этапу. Этап 3: цели и результаты. Запишите цель проекта, затем определите, какими должны быть его результаты. Проверьте, все ли правильно, задав вопрос: «Если мы проделаем все, что указано на этапе 2, достигнем ли мы наших целей?» Этап 4: возможные альтернативы. Какие есть альтернативные пути, которые приведут вас к тем же результатам? Есть ли более эффективный способ достичь своих целей? Этап 5: экономика и препятствия. Какова стратегия финансирования проекта? Насколько он важен в сравнении с другими проектами? Какие ресурсы вам потребуются? С какими препятствиями вы столкнетесь? Этап 6: план наступления. Изучите список единиц работы и определите, что следует сделать сначала. Поставьте у этого пункта букву A. Таким же образом расставьте Б, В и т. д. Затем выясните, что можно сделать одновременно с пунктами A, Б и т. д. Так вы составите график работ по проекту. Этап 7: допущения и риски. Какие трудности могут встретиться при выполнении каждой задачи? Как можно сократить риски или найти обходные пути? Этап 8: основные показатели успеха. Определите 3-4 самых главных заинтересованных участника и спросите: «Какой результат скорее всего их удовлетворит?» Это и будут показатели успешности проекта. Решите, как измерить каждый из них по завершении проекта. Вы можете (и должны) проработать проект дальше, чтобы уточнить план работы, но всего за час вы сможете составить вполне приличный план наступления: выявить заинтересованных лиц, прояснить цели и определить результаты проекта. Не увлекайтесь планированием Для Рикардо Варгаса, всемирно известного специалиста по управлению проектами, главной составляющей успешного проекта является оперативность действий. Руководители проектов должны уметь быстро реагировать на требования клиентов и заинтересованных лиц, а это означает, что нужно сразу начинать действовать, а не сидеть за столом и обсуждать графики и бюджеты. На бумаге ваш проект не стоит ничего, так что процесс планирования нужно максимально сократить. Включайте в план проекта только самое необходимое и сразу же приступайте к работе! Варгас использует обобщенную версию руководства по планированию из PMBoK. Узнать больше о каждом аспекте его процесса планирования вы можете в его блоге. Не усложняйте Планы проектов могут очень быстро стать громоздкими, особенно когда дело доходит до мнений заинтересованных лиц и спонсоров. Чтобы не слишком усложнять дело, автор блога об управлении проектами Кайрон Бондейл предлагает начать с пяти вопросов, которые создадут основу и придадут глубину деталям плана. Зачем? Каковы основные преимущества реализации этого проекта для бизнеса? Что? Что входит в объем работ по проекту? Кто? Каковы основные роли, требующиеся для выполнения пункта «Что»? Когда? Когда необходимо выполнить пункт «Что», чтобы получить «Зачем»? Где? Где лучше всего выполнять работу? Где «Что» может быть использовано клиентами и конечными пользователями? Только после того, как вы закончите отвечать на эти вопросы, можно переходить к ответам на вопрос «Как?». Лучшие методики планирования управления проектами Как видите, даже у специалистов по управлению проектами есть различные подходы к созданию плана проекта. Правильного пути не существует, но есть один прием, с которым согласны все опытные руководители: прежде чем браться за работу, уточните с заинтересованными лицами основные цели проекта. Еще один совет: перед началом работы проведите организационное совещание. Воспользуйтесь возможностью объяснить команде цели проекта, роли и зоны ответственности, установить стандарты успешной работы и выбрать методику и инструменты управления проектом. И последнее: фиксируйте все. Записи о ходе проекта помогут вам проанализировать свою работу и принимать более взвешенные решения. Wrike — система планирования управления проектами, которой пользуются 14000 компаний во всем мире. Попробуйте, чтобы улучшить планирование!
Четыре способа обойтись без диаграммы Ганта при управлении проектом
Диаграмма Ганта — очень полезный инструмент для управления проектом, но важно знать, как и в каких обстоятельствах следует ею пользоваться. Вот несколько вещей, которых стоит избегать при составлении графика вашего следующего проекта.